Gestão do Tempo e Organização do Trabalho

1. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho Luiz Augusto Costacurta Junqueira CEO costacurta@institutomvc.com.br www.institutomvc.com.br

2. Pense no que programou para fazer amanhã ....... • Às 18 horas você foi ao médico e ficou sabendo que tem 6 meses de vida • Como fica sua programação para amanhã? • O tempo é um bem inelastico • Vivemos como se o tempo não tivesse limites • Todos nós temos 24 horas para gastar • “É um bem socializado”

3. Começando... Antigamente, quanto mais rica, menos a pessoa trabalhava. Podia se dedicar a si, à família e aos amigos. Hoje, quanto mais rico, mais o homem trabalha. E não tem tempo para si próprio, para a família e muito menos para os amigos. O Futuro do Trabalho: Fadiga e ócio na sociedade pós-industrial Domenico De Masi

4. Os luxos do Século XXI O que é luxo hoje? No passado, luxo podia ser dinheiro, os carros de muitas cilindradas ou os barcos. Hoje as coisas raras são sobretudo o tempo, o espaço, o silêncio, a autonomia e a segurança. Esses são os grandes luxos para o século 21. Domenico De Masi

5. Está Chegando ao fim o enfoque puramente mecanicista Mais importante do que “ganhar tempo” é como usar o tempo que se ganha O uso do tempo como instrumento de diferencial competitivo constitui outra tendência clara. É a diferenciação da concorrência, via administração do tempo Não dá mais para se tentar envolver apenas o Executivo/Gerente na solução do problema administração do tempo; sua secretária, seus subordinados, seus superiores, são elementos fundamentais para, em conjunto, resolver o problema. Quando se fala em solucionar problemas de administração do tempo é fundamental que se busque a causa do problema; tratar apenas os efeitos é solução para curto prazo As interrupções nem sempre são problemáticas; suspender toda e qualquer interrupção pode representar a perda da oportunidade de fechar o maior negócio do ano Tempo do Executivo: O Que Há de Novo

6. A programação de apenas 70/80% do dia costuma ser uma das características de executivos eficazes • Usar o tempo como instrumento para melhoria da qualidade de vida é outra clara tendência • A utilização da mais moderna tecnologia de informação/comunicação está cada vez mais presente • A eficácia do executivo não é medida pela assimilação de uma tecnologia, mas pelo uso que se faz dela para aumentar a receita ou diminuir a despesa do seu negócio

7. Grupos de 4 • Qual o maior Problema? • 5 Minutos

8. Autodiagnóstico Que É Mais Importante: Trabalho ou Família? Quanto Tempo Dedicar a Cada Um? • Se você souber que vai morrer dia 30/07.... • O que fazer ou como fazer? • Você sabe dizer não? E o sim? • Objetivos  prioridades  atividades? • Importância atividade = Tempo dedicado a ela? • Urgente = apareceu de repente? • Você começa o dia pelo assunto mais importante? • Marca momento de início e fim de cada atividade? • O que acontece quando entra de férias? • Quanto tempo para rotina e inovação? • Qual o percentual do seu dia costuma programar? • Ganhar tempo ou usar bem o tempo?

9. ATIVIDADES/TAREFAS IMPORTANTES E URGENTES

10. Matriz do Tempo

11. Usando seu tempo com prazer Você é kairos ou chronos? • Kairos tem a ver com valores e quantidade no uso do tempo • Chronos tem a ver com horários, atrasos, prazos e duração de eventos e atividades

12. Aproveite e curta seu tempo! • Tempo é algo para ser experimentado, e a essência do kairos é o que se obtém desse tempo. • Já o chronos está preocupado com o quanto se gastou e o quanto resta desse mesmo tempo

13. Grupos de 5 • Qual o maior obstáculo? • À Solução • 5 Minutos

14. Aspectos Estratégicos Mostrar à outra parte envolvida que ela também terá benefícios com sua idéia Explicar antes, às pessoas envolvidas, o porquê de sua aplicação Implantar as idéias gradualmente Iniciar pela idéia/sugestão cuja implantação dependa exclusivamente de você Ser flexível, evitando radicalismos Ter persistência Evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelo outro Respeitar o tempo do outro Obstáculo/Cumplices

15. O superior Se for interrompido pelo superior pondere: “Fulano, você pediu para eu ir até ai agora mas estou com sicrano, tratando do assunto X: devo ou não subir?” Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu superior toda semana Manter o superior informado do progresso dos seus esforços Subordinados Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também alternativas de solução Habituar os subordinados a ligar previamente para você Nas conversas com subordinados, solicitar que os assuntos sejam tratados na seqüência do mais importante para o menos importante Aspectos Táticos

16. Secretária • Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária.Usar estes momentos para definir pessoas, documentos, que quer ou não receber • Solicitar a ela que coloque, por escrito, e arquive toda instrução sua • Pedir que a documentação seja entregue empilhada e arrumada, colocando na parte superior o que for mais importante • Instruir sua secretária para interrompê-lo o mínimo necessário, de preferência através de bilhetes • Clientes • Reservar horários predeterminados para atendimento de clientes • Definir, previamente, de comum acordo com os clientes, o momento do início e término de cada entrevista

17. Grupos de 6 • O que você faria se “ganhasse” 60 minutos por dia? • Exemplifique/Quantifique • 8 minutos

18. Não desanime ao primeiro fracasso;até porque ele vai acontecer Comece pelo que depender de você Divulgue o que deu certo;isso realimenta o processo “Por que nos tenemos nada lo haremos todo” Carlos Dittborn “Do que nada se espera é que não sai nada mesmo” Bãrão de Itararé Para Encerrar