Programa nacional de cardiopatías congénitas

1. 5 Programa nacional de cardiopatías congénitas Modulo 5: Facturación, control y pagos de los módulos de prestaciones Docente: Antonia Procida

2. Circuito administrativo de autorización de pago

3. Control y autorización del pago por parte de la UGSP Revisión de las facturas: • En su función de control la UGSP deberá verificar la documentación recibida de los Efectores (Hospitales Referentes y Tratantes), de ser aprobada emitirá una Orden de Pago, la cual será remitida a la Unidad de Administración (UA) del Fondo de Reaseguramiento Solidario (FRS).

4. Todo el proceso de control, emisión de la Orden y despacho a la UFI-S, no podrá superar los diez (10) días corridos a contar desde el día asignado como fecha límite para la presentación de las facturas.

5. Los controles a realizar por la UGSP, comprenden los siguientes aspectos: • Control formal de la documentación recibida. • Tipo de prácticas, códigos y valores facturados. • Documentación de respaldo requerida.

6. Resultados • Que esté todo bien. • Que se deba aplicar algún ajuste. • El ajuste puede implicar un débito o crédito.

7. Motivos que pueden implicar realizar ajuste: • Por errores de cálculo. • Más días de internación a los permitidos por el módulo. • Prácticas no autorizadas o no comprendidas por el programa. • Los valores no corresponden a los valores del nomenclador. • Falta documentación respaldatoria. • Reportes sin autorizar.

8. Desglose de la documentación • Documentación incompleta, dejar constancia y se dará al Efector la posibilidad de subsanarla. • Archivar transitoriamente el expediente.

9. El Efector deberá subsanar el error en un plazo no mayor a 7 días corridos. • Si la institución no cumple en el plazo establecido la UGSP, devolverá la documentación.

10. Liquidación y comunicación del resultado • Confeccionar una Hoja de liquidación donde queden explícitos los motivos y cálculos que determinen el importe aprobado.

11. La UGSP deberá, comunicar al establecimiento el resultado de la revisión. • Incluir en la Hoja de liquidación, la aclaración: “Este importe queda sujeto a auditoría en terreno”. • La H.C. como los conceptos que fueron incluidos en la factura podrán ser revisado por auditores médicos.

12. Modalidades de notificación • Vía telefónica, con la finalidad de poner en aviso error u omisión detectado y los plazos para subsanarlos (agilizar tiempos de envío). En todos los casos la UGSP deberá, comunicar al establecimiento el resultado de la revisión y las modalidades podrán ser:

13. Vía mail, a través de una dirección decorreo electrónico formal*. * Correo formal: cuando el responsable manifiesta por escrito que se dará por notificado en esa dirección, dicha declaración se deberá adjuntar al contrato.

14. ¿Cuándo se está en condiciones de emitir la Orden de Pago? • Realizados los controles. • Determinados los ajustes. • Notificados.

15. La UGSP deberá emitir la Orden de Pago en original y copia. • Original se enviará a la UFI-S/MSAL, para su ejecución. • Copia quedará archivada transitoriamente en el sector a la espera de la notificación de la transferencia de los fondos por parte de la UFI-S.

16. Características de la Orden de Pago • Número correlativo y fecha de emisión. • Datos del Efector beneficiario de la Orden de Pago (Establecimiento que ha facturado). • Nombre, Nº Cta. Cte. y CBU a donde serán transferidos los fondos. • Datos del beneficiario del Plan Nacer (Nombre y clave).

17. Identificación del comprobante (factura que se esta cancelando). • Detalle de conceptos y valor a reconocer. • Importe facturado por dicho beneficiario y valor total a transferir. • Datos de todos los que intervinieron en la generación de esta Orden de Pago (confeccionó, revisó y autorizó).

18. Adecuada confección y resguardo de las OP • Se recomiendan dos firmas autorizantes, (Responsable administrativo de la UGSP y Coordinador de la UGSP) y tres campos (confeccionó, revisó y registró) que permitan la identificación de los responsables de las tareas durante el proceso.

19. Recepcionada la notificación de la transferencia de los fondos por parte de la UFI-S, anular la copia de la orden de pago con un sello “fechador-pagador”. • Archivar la notificación de transferencia de los fondos con la copia de la orden de pago anulada. • La OP será individual, no resumida y deberá mencionar la factura que cancela (para evitar dificultades en la búsqueda de la documentación de respaldo).

20. La numeración debe ser correlativa y cronológica. • Si es necesario modificar algún dato, una vez que fue notificado el Efector y enviada a la UFI-S, se deberá anular la misma y confeccionar otra con la numeración que corresponde.

22. Sugerencias para armar el envío de las OP a la UFI-S • Emitir una nota/remito en original y copia. • Se enviará con la/las Orden/es de Pagos a la UFI-S/MSAL.

23. El duplicado será conformado por la UFI-S y devuelto a la UGSP. • Una vez realizado el envío por correo postal de la documentación, deberá informarse a la UEC vía correo electrónico (informa.ccc@gmail.com) en formato PDF, con datos de envío.

24. Adecuado manejo de la documentación • Armar un legajo/expediente en original con toda la documentación. • Adjuntar copia de débitos realizados y montos aprobados (Hoja de liquidación).

25. Adjuntar copia de la notificación con los montos aprobados y débitos realizados.  • Ajuntar la copia de la orden de pago  • Adjuntar copia de nota/remito del envío de la OP fecha de recepción por parte de la UFI-S / MSAL. 

26. Adjuntar la notificación de la transferencia realizada por laUFI-S / MSAL. • Foliar todas las hojas y documentación que integren el legajo/expediente.  • Archivar definitivamente el legajo/expediente. • De fácil acceso en caso de auditorias.

27. Transferencia de fondos

28. Envío de la Orden de Pago y copia de la factura El original de la Orden de Pago deberá ser enviada por correo a la Unidad de Administración del Fondo de Reaseguramiento en la UFI-S, dirigida a la Lic. Verónica Ferraris, (Avda. 9 de Julio 1925, piso 4° CABA-CP: C1073ABA).

29. Transferencia de fondos a cargo de la UFI-S • Recepcionada la Orden de Pago, la UFI-S realizará la transferencia al Prestador por cuenta y orden de la UGSP, contando con un plazo máximo de 10 días, desde la fecha de recibida la orden de pago.

30. Los recursos se depositarán en la cuenta corriente denunciada por el establecimiento en el Compromiso de Gestión suscripto. • La UFI-S notificará la transferencia a la UGSP, al establecimiento y a la UEC. • La emisión del recibo y su envío a la UGSP, cerraría todo el proceso de facturación y pago.

31. Plazos: Facturación – Control - Pago • Prestador Deberá presentar las facturas antes del día 10 de cada mes. (Las presentadas con posterioridad a esa fecha podrán considerarse como presentadas el día 10 del mes siguiente)

32. EPCSS Verificará la liquidación recibida, emitirá la Orden de Pago y enviará a la Unidad de Administración del FRS dentro de los 10 díasde vencido el plazo para que el prestador presente las cuasi facturas. • UFI-S Ejecutará la transferencia,con un plazo máximo de 10 días.

33. Todo el proceso de control y transferencia de la factura no deberá exceder los 30 días de presentada la misma por el Prestador.

34. Notificaciones al Efector • Por parte de la UGSP: • El resultado del control realizado en la factura. • Débitos a aplicar en futuros pagos por controles posteriores de la ACE y/o de las Áreas de Control Interno del Plan Nacer. • Por parte la UFI-S: • Fecha de la transferencia de los fondos.

35. Importancia de las notificaciones • Para el Hospital de Referencia y/o Centro Cardiovascular Tratante: • Conocer los motivos de los débitos. • Anular copia de la factura con sello “pagador”. • Emitirá recibo. • Archivará la documentación.

36. Para la UGSP: • Anular la orden de pago con sello. • Archivar el expediente.  • Para la UEC: • Permitirá controlar el cumplimiento de los plazos previstos y aplicará sanciones.

37. Es responsabilidad de todos los actores el control de las transferencias de los fondos.