Nytt i FS og Oppfriskning

1. Nytti FSogOppfriskning Kathy Foss Haugen 11. Februar 2013

2. Målgruppe for presentasjonen: • Opptaksmedarbeidere som har jobbet med FS i minst to opptak • Erstatter dagsseminar for viderekommende • Todagerskurset er primært for de som trenger en full gjennomgang av modulen. Oppstartsseminar 2013

3. Innhold • Nytt i FS • Oppfriskning • Og kanskje en pause eller to… Oppstartsseminar 2013

4. Nytt i FS • Søknad samlebilde NOM • Dato for siste endring av vurdering vises nå nederst til høyre i bildet (vises med Hele-knappen). RT955337 • Søknad samlebilde • Nye felt for utvekslingsperiode for søker (nedre del av bildet - Hele-knappen). Disse brukes av rutinen FS159.001 ved oppretting av utvekslingsperson. • Kontrollen av internt og eksternt sted på søknad mot utvekslingsavtale er endret slik at den fungerer likt med utvekslingsperson. Dersom avtalen er tilknyttet et utvekslingsprogram med N for "Forutsetter utvekslingsavtale", vil ikke stedkontrollen bli utført. RT995758 • Søknad samlebilde historikk • Funksjon for å lime inn nøkkel er rettet for dette bildet. RT955615 Oppstartsseminar 2013

5. Nytti FS 2 • Spesiell søknad • Rettelse gjort i funksjonen for beregning av tid for praksis. Testen for overlapp mellom to praksisperioder er forbedret. Det gjenstår fortsatt noen få tilfeller der denne beregningen kan bli feil (se RT-sak). RT958996 • Fane Praksis: Rettet feil som oppstod når fradato for periode var satt senere enn dagens dato. Nå gis det et varsel dersom dette gjøres. RT1055078 • Fane Praksis: Rettet feil som oppstod ved der fradato og tildato var samme dato. RT1073616 • Vitnemålsbehandling • Nytt parameter for visning av fag: Vis kun endringer i forhold til valgt vitnemål. Pr default er denne krysset av slik at kun fag med hvit bakgrunn vises. Det er også lagt på et felt som styrer hvor mange fag som skal vises i denne nedtrekkslisten. RT962608 • Opptakstudieprogram samlebilde • Fane Opptakstermin: Ved oppdatering av Emnekombinasjon blir det kontrollert om emnekombinasjonen kan inngå i emnekombinasjonshierarkiet for gitt kull. RT1026322 Oppstartsseminar 2013

6. Nytti FS 3 • Opptakstype • Nytt felt: La søker laste opp dokumenter. Dersom det angis J for denne vil søker kunne laste opp dokumenter i søknadsweb innenfor søkesekvensen. Dersom søker har søknad til minst et opptak med J i dette feltet vil menyvalget for dokumentarkiv også vises. Det forutsetter at applikasjonsmodul DOKARKIV har J for aktiv i bildet Applikasjon - Modulvalg. Oppstartsseminar 2013

7. Nytt i FS 4 • FS120.003 Tilbudsbrev • Nytt flettefelt SOKTEKST i avsnitt 10. RT1079137 • FS141.001 Enkel opptaksstatistikk: Søknadsalternativer krysset med prioritetstall • Utplukk på jasvar forutsetter nå også verdi I eller S for tilbudstatus. RT1028557 • FS155.003 Søkere med studierett • Rapporten er endret slik at den også teller med opptakstudieprogram som ikke er tilknyttet studieprogram. RT994535 Oppstartsseminar 2013

8. Nytt i FS 4 • FS158.001 Automatisk behandling av søkere med godkjent elektronisk vitnemål • Endring av beregning av gjenstående søkere å behandle. Denne beregningen følger nå parametere som angis ved rutinekjøring. RT1001051 • Det er lagt til en ekstra sjekk på om vitnemålskontrollen har forkastet vitnemålet. Beregningen vil med dette ta en del lengre tid enn tidligere (ca 10 minutter med for hele søknadsmengden for de største institusjonene). RT971533 • FS159.001 Oppretting av søkere som student • Kull blir nå opprettet på grunnlag av opptakstudieprogramtermin, eller på grunnlag av opptakstermin. Dersom kull-termin er angitt på søknadsalternativ, vil dette fortsatt ikke bli generert automatisk - for å unngå feilsituasjon. RT994826 • FS160.001 Opptak • Det er lagt inn spesialbehandling av vektingstype PR, da denne gir 0 studiepoeng pr semester. RT963002. • Rutinen endret slik at den kun gir flere tilbud dersom det på opptaket er angitt J for at søker skal angi vekting på søknaden. RT981653 Oppstartsseminar 2013

9. Endringer som kommer i versjon 7.3 på bakgrunn av kravspec fra SO • For person er det lagt til et nytt felt for land videregående opplæring. Dette feltet er tatt inn i bildet Person/student, i rammen for gsk og studentgrunnlag. Her er det mulig å oppdatere feltet. Feltet er også tatt med i Søknad samlebilde i rammen for gsk ogstudentgrunnlag. Her er det uten oppdateringsmuligheter, men en kan søke på feltet. • Ny tabell Søkerspørsmåltype: Nytt kodebilde • Ny tabell Søkerspørsmål: kommer sannsynligvis som et undervindu i Søknad samlebilde • Løpskode for nvbfag er økt fra 20 til 27 tegn (er endret i bilder). • Omfang for vgdokfag er økt med et siffer (er endret i bilder). Oppstartsseminar 2013

10. FS158.001 Automatisk behandling av søkere • Henter frem alle søknader uten verdi for 'Kan saksbehandles', for søkere som har et og bare et vitnemål som søkeren har godkjent brukt i opptaket. • For disse gjøres følgende: 1) Kvalifikasjonsgrunnlag gis verdi: Dersom søker er 22 år eller eldre, eller vitnemålet som behandles har verdi N for førstegangsvitnemål: VES Dersom søker er 21 år eller yngre og vitnemålet som behandles har verdi J for førstegangsvitnemål: VOV Dersom fagene på vitnemålet strekker seg over mer enn 3 år, gis det et varsel i resultatrapporten etter kjøring (da er det kanskje ikke et førstegangsvitnemål, og denne må muligens sjekkes). 2) Vitnemålet godkjennes, med all automatisk oppdatering (samme som godkjenningsknappen i søknad samlebilde) 3) Alle funksjonene bak 'Fullfør' i søknad samlebilde blir utført • Bør kjøres rett etter import • Rutinen sletter eventuelle DUA-mangler Oppstartsseminar 2013

11. FS158.001 • Kan kjøres for tidligere beregninger • Kan slette DUA-mangler Oppstartsseminar 2013

12. FS158.001 • Kan også kjøres for tidligere beregninger • Rutinen gjennomgår alle søkere med KAR-poeng som er beregnet automatisk på grunnlag av et vitnemål uten tillegg. Dermed får en også med dem som tidligere er beregnet manuelt ved hjelp av godkjenn vitnemål-knappen i søknad samlebilde. • Rutinen er utstyrt med en knapp for å sette i gang en databasejobb (engangsjobb) for å kjøre beregningen i bakgrunnen. Resultatet av kjøringen tas vare på i en egen logg. I dialogen for FS158.001 er det lagt til mulighet for å se alle beregninger som er gjort for en gitt jobb eller for en gitt søker. Jobben har ikke noen begrensninger mht antall søkere den kan behandle • Ved manuell kjøring vil det gis et varsel om at maksimalt 99 søkere behandles av gangen Oppstartsseminar 2013

13. Fullfør-knappen • Fullfør-knappen i Søknad samlebilde gjør alt i rutinen FS157.001 • Alt kan markeres og kjøres samtidig Oppstartsseminar 2013

14. Mottak av følgeskjema • Manuell registrering • Mulig å koble til lyspenn Oppstartsseminar 2013

15. Søkere med e-vitnemål Søkernr har ulike farger avhengig av om det finnes dokumenter på SODA: Grønn: det finnes Blå: det finnes ikke Vtmnr har 3 ulike farger avhengig av resultatet i kontrollmotoren: Grønn: godkjent Svart: ikke godkjent Rød: vitnemålet er annulert Oppstartsseminar 2013

16. Stegene i enkel saksbehandling. Rekkefølge: Kvalgrunnlag J i Kan beh Lagre Godkjenn vtm Fullfør Oppstartsseminar 2013

17. FS143.001 Videregående skole dokument Rapporten viser alle vitnemål i ulike farger. Fanen samlet viser alle fag, og fargen viser hvilket vitnemål det enkelte fag kommer fra. Kan velge å vise frem annulerte vitnemål. Oppstartsseminar 2013

18. FS101.014 Behandlingsdokumenter Oppstartsseminar 2013

19. Ubehandlet dokument Dersom det kommer inn nye dokumenter, så vil det stå J i feltet Ubehandlet dokument. Oppstartsseminar 2013

20. Kvalifikasjonsgrunnlag – styrer mye! • Kompetansekrav • Kvoter • Poengtyper Det er derfor svært viktig å sette riktig kvalgrunnlag! Oppstartsseminar 2013

21. Søkerlister Oppstartsseminar 2013

22. Vitnemålsbehandling Velg vitnemål SB= Samme beregning, for ulike kompetansekrav Skriv inn forbedringer NB! Husk å lagre endringer før poengberegning Skriv inn tilleggsfag Oppstartsseminar 2013

23. Vitnemålsbehandling – flere vitnemål • Fag – viser alle fagkoder fra samme reform som vtm • Vg.dok- viser alle fag på søkerens vitnemål unntatt det vtm som er valgt • Vg.dok fag- viser alle fag på alle søkerens vtm • Fag med annen karakter eller merknad i et annet vitnemål vises med hvit bakgrunn • Fag som finnes på vtm med samme resultat/merknad vises med grå bakgrunn Oppstartsseminar 2013

24. Vitnemålsbehandling - fagkonvertering Fagkonvertering benyttes når søker har to vtm – ett KL og ett R94 – og det skal velges inn tilleggsfag fra det andre vtm Grønn – det beståtte faget Rød- Faget finnes allerede på vtm Oppstartsseminar 2013

25. Vitnemålsbehandling - PRA Velg grunnlag Fag kan velges inn Oppstartsseminar 2013

26. Vitnemålskalkulator • Tast inn karakterene • Lagre • Beregn karakter • Gjenta eventuelt for andre varianter • Kontrollmodus Oppstartsseminar 2013

27. Kompetanse for person Det opprettes en kompetanse for person pr kompetanseregelverk som søkeren skal vurderes i forhold til. Alle de ulike kompetansekrav innenfor kompetanseregelverket blir gjennomgått for å finne ut søkeren kvalifiserer. Oppstartsseminar 2013

28. Rangering for person Oppstartsseminar 2013

29. Søknad samlebilde - ProfilSK • Fagprofil for spesielle fagkrav • Gjelder Kun for VOV/VOT • Skal kun brukes for søkere uten e-vtml, for søkere med e-vtml gjøres det automatisk • Brukes for å angi at en søker er kvalifisert i for eksempel førstegangskvoten men ikke i ordinærkvote • Registrer oppnådde fagkrav og søkeren vil bli kvalifisert i kvoten • Det som vises er Poengvariant og spesielle krav Oppstartsseminar 2013

30. Poengberegning HØY NB! Husk likebehandling av søkere • Kan gjøres automatisk ut i fra egen vurderingsprotokoll • Algoritme Høy17 må være koblet til poengtypen HØY • Beregnes ved knappen BP eller Fullfør i Søknad samlebilde NOM Oppstartsseminar 2013

31. Tidlig opptak – pga oppholdstillatelse Kommer med ØNS X- bedt om forhåndsløfte A- for sent • -gjelder kun søkere utenfor EU/EØS • HUP • Må sette tilbudsgaranti på alle søknads-alternativer Oppstartsseminar 2013

32. Tidligopptak - forhåndsløfte Søker poengberegnes på vanlig måte, og SO kjører opptak basert på fjorårets poenggrenser. Avslag tidlig opptak Oppstartsseminar 2013

33. Disp-søkere -SettGSK-avslag -Sett kvalifisert J/N -Sett tilbudsgaranti Oppstartsseminar 2013

34. Omgjøring av DSP For å kunne omgjøre til DSP Må avslagskode GSK være registrert. Fører til at alle får B-rolle for sine egne alternativ. Oppstartsseminar 2013

35. Realkompetansesøker Oppstartsseminar 2013

36. Realkompetansesøkere • REA-kryss • X - kryss • L – opprinnelig blank, men B eller T-rollen har endret dette. • S – søkerens ønske er avslått • A – for sent, avslått • U – avslått, søker for ung <25 år • R – registrert som blank, senere rettet • Knapp Omgjør REA Oppstartsseminar 2013

37. Realkompetansesøkere - tekst • Teksttyper: • AVS • TIL • Tekstene overføres til SO og tas med i brevene. Kan definere standard tekster Oppstartsseminar 2013

38. Realkompetansesøkere – standard tekst Tekstene må opprettes i bildet Tekstalternativ Oppstartsseminar 2013

39. HUP-ere • Registrer: • Grunnlag • Kan beh =J • GSK • Sett tilbuds-garanti Oppstartsseminar 2013

40. Vurdering ekstern – sendes SO Oppstartsseminar 2013

41. Spesiell søknad Opplysninger som registreres i dette bildet, blir liggende og slettes ikke av historikk-overføring Oppstartsseminar 2013

42. Spesiell søknad - Praksis Omregning fra timer til månedsverk Oppstartsseminar 2013

43. Søknad samlebilde - SpesVurd Fanen SpesVurd Grønn: dersom det eksisterer rader Blå dersom minst en rad har verdi for et av spesiell-vurderingsfeltene De samme fargene benyttes også i bildet Spesiell søknad, undervindu SpesSøkAlt Oppstartsseminar 2013

44. FS107.001 Spesialbehandlede søkere Rapporten brukes mye som grunnlag i opptakskomiteer Oppstartsseminar 2013

45. Rangeringstall HUP Ved å sette Rangeringstall HUP (Nivå) er det lettere å følge opp HUP’ene i etterfyllingsopptakene Oppstartsseminar 2013

46. Mangler • 3 typer mangler • Gsk – FS120.001 • Søknad - FS120.001 • Spesielle fagkrav – FS120.002 Oppstartsseminar 2013

47. Mangelbrev FS120.001 Brevmal: Mangelbrev Grønn: Mangeltekst finnes og kan brukes for denne søkeren Rød: Mangeltekst finnes ikke Marker alle de aktuelle manglene, og de blir tatt i brevet og opprettet som mangler i undervindu Mangel Oppstartsseminar 2013

48. Mangelbrev FS120.001 Oppstartsseminar 2013

49. Mangeltekstene flettes inn i brevet og alle mangler. Det er ikke nødvendig • Journalmerknad tas med for den enkelte søker dersom den er oppgitt Oppstartsseminar 2013

50. Gjøre søkere til studenterFS159.001 Oppstartsseminar 2013