Recette Présentation du processus standard de la recette

1. Recette Présentation du processus standard de la recette Détails et explicitations dans les commentaires du document

2. Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Transverse Budget La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Les référentiels Comprendre les processus de la dépense Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte d’achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette 70’ Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

3. Sommaire Concepts clés • Concepts clés Processus standard de la recette • Acteurs et étapes clés • Principe de séparation des rôles Impacts Budgétaires et Comptables • Processus standard de recette • Quiz Quiz

4. Concepts clés

5. 1 Concepts clés • Recettes des organismes • Le terme « recettes » est pris dans son sens budgétaire : ensemble des moyens assurant la couverture des « dépenses ». • Elles sont inscrites au tableau des autorisations budgétaires. • Les recettes correspondent aux encaissements rapprochés à un titre de recette. Leur montant prévu au budget a un caractère évaluatif. • D’origines variées, les recettes d’un organisme peuvent provenir : • de l’Etat (subvention pour charge de service public, dotation en fonds propres et autres subventions de l’Etat) ; • d’un tiers autre que l’Etat (subvention, dons et legs, mécénat, activité commerciale, etc.). • Elles sont par défaut globalisées. • Recettes fléchées • Un « marquage » des dépenses et/ou des recettes peut être réalisé pour pouvoir restituer l’ensemble des actes de gestion associés à une même finalité ou un même dispositif de financement. Il s’agit en particulier du cas des recettes fléchées. • Titre de recette • Document matérialisant la créance vis-à-vis d’un « tiers » • Le titre de recette validé par l’ordonnateur vaut ordre de recouvrer.

6. Processus standard de la recette

7. 1 Processus standard de la recetteActeurs et étapes • Le processus de la recette comporte cinq étapes : Rôles Service Métier Gestionnaire et Responsable du titre Comptable chargé de la prise en charge Comptable du recouvrement Responsable de la trésorerie 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement • Un événement qui fait naître un droit est constaté par un service métier. • Cet événement peut être un service fait (réalisation d’une prestation, une vente) • Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires • Il crée un titre de recette • Le responsable du titre de recette le valide • Le comptable contrôle et prend en charge le titre • La facture peut être envoyée par l’ordonnateur ou le comptable • La créance est suivie par le comptable, qui mène les actions de recouvrement adaptées en relation avec l’ordonnateur • La créance est encaissée • L’encaissement est rapproché du titre de recette Description

8. 1 Processus standard de la recetteEtape 1 : Constatation de la recette 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement • Un événement qui fait naître un droit est constaté par un service métier. • Cet événement peut être un service fait (réalisation d’une prestation, une vente) • L’événement à l’origine peut être : • Une livraison, la réalisation d’une prestation ou encore une vente • Le résultat d’une décision. Ex. : une décision d’attribution de subvention au profit de l’organisme • Directement l’émission d’une facture. • Action de l’étape : • Préparer la facturation le cas échéant • Réunir les pièces justificatives • Transmettre ces éléments au gestionnaire des titres de recettes qui pourra émettre le titre de recettes associé • Impacts budgétaire ou comptable : aucun • Points d’attention : cette étape peut prendre la forme d’une constatation des produits dès l’acquisition des droits. Rôles Service Métier

9. 1 Processus standard de la recetteEtape 2 : Liquidation de la créance – 1/2 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement • Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires et crée un titre de recette • Le responsable du titre de recette le valide • Etape de création d’un titre de recette par le gestionnaire • Le titre de recette comporte : • L’ordre de recouvrer • L’avis des sommes à payer • Le gestionnaire du titre de recette • Saisit le titre de recette dans l’outil • Contrôle la qualité des informations transmises par les services métier. Ex. : vérification du fondement de la créance, suivi du délai de transmission des éléments par les services métiers, etc. • Impacts budgétaire ou comptable : aucun • Points d’attention : • Les titres de recette doivent être identifiés de manière unique, et être restituables et auditables en permanence dans l'outil informatique. • Le regroupement par bordereaux n'est, de ce fait, pas reconduit. Rôles Gestionnaire

10. 1 Processus standard de la recetteEtape 2 : Liquidation de la créance – 2/2 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement • Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires et créé un titre de recette • Le responsable du titre de recette le valide • Validation du titre de recette par le responsable du titre • Le titre de recette est transmis par le gestionnaire pour validation au responsable du titre de recette : • En cas de refus, le titre est retourné au gestionnaire pour modification • En cas de validation matérialisée dans le système : le titre vaut ordre de recouvrer et est transmis au comptable pour la prise en charge. • Impacts budgétaire ou comptable : aucun • Points d’attention : • Le titre de recette doit faire l’objet d’un circuit de validation dématérialisé portant les pièces justificatives. Rôles Responsable du titre

11. 1 Processus standard de la recetteEtape 3 : Prise en charge du titre de recette 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement • Le comptable contrôle et prend en charge le titre • La facture peut être envoyée par l’ordonnateur ou le comptable • Transmission du titre de recette au comptable de la prise en charge : • Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité générale (sauf rejet) Etapes de prise en charge en circuit dématérialisé Contrôle du titre Après prise en charge, le titre n’est plus modifiable. L’avis des sommes à payer (la facture dans le cadre d’une activité commerciale) peut être envoyé Rôles Rejet du titre de recette, avec renseignement d’un motif de rejet Retour au responsable du titre de recette pour modification Aucun impact comptable Comptable chargé de la prise en charge

12. 1 Processus standard de la recetteEtape 4 : Recouvrement 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement • La créance est suivie par le comptable, qui mène les actions de recouvrement adaptées en relation avec l’ordonnateur • Si le règlement attendu n’a pas lieu spontanément, des actions sont menées par le comptable de recouvrement • Le comptable du recouvrement dispose du titre de recette qui fonde l’action de recouvrement et a force exécutoire • Les actions de recouvrement peuvent générer des droits nouveaux pour l’organisme (au titre des frais engagés) • Impacts budgétaire ou comptable : aucun Etapes du Recouvrement Le règlement attendu n’a pas lieu Recouvrement amiable Rôles Si échec du recouvrement amiable, engagement d’une procédure de recouvrement contentieux, avec information préalable à l’ordonnateur Comptable du recouvrement

13. 1 Processus standard de la recetteEtape 5 : Encaissement – 1/2 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement • La créance est encaissée • L’encaissement est rapproché du titre de recette • Cette étape se décompose en deux sous-étape : l’encaissement et le rapprochement • Première sous-étape : Encaissement par le responsable de la trésorerie : • L’encaissement est constaté en trésorerie • L’encaissement de la facture peut être partiel ou total • Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité générale Etapes de l’encaissement Le règlement est adressé L’encaissement est constaté sur le compte de l’organisme Rôles Responsable de la trésorerie Une écriture d’encaissement est enregistrée en comptabilité générale

14. 1 Processus standard de la recetteEtape 5 : Encaissement – 2/2 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement • La créance est encaissée • L’encaissement est rapproché du titre de recette • Deuxième sous-étape : rapprochement de l’encaissement et du titre par le responsable de la trésorerie : • Identification du titre de recette correspondant à l’encaissement • Impact en comptabilité budgétaire effectué lors du rapprochement du paiement avec un titre de recette • Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité budgétaire Rôles Responsable de la trésorerie

15. 1 Processus standard de la recettePrincipe de séparation des rôles Séparation des rôles de « prise en charge », de « recouvrement » et de « responsable de la trésorerie » : Il est nécessaire que chacune des interventions soit tracée dans les outils. • Le comptable chargé de la « prise en charge » est en relation avec les gestionnaires et les responsables des titres de recette : • Il est responsable des contrôles liés à la prise en charge et de l’enregistrement des écritures comptables • Il est chargé de la validation du titre de recette, qui est ensuite mis en recouvrement Comptable chargé de la prise en charge • Le comptable chargé du « recouvrement » met en œuvre les procédures adéquates de recouvrement ; Comptable du recouvrement • Le responsable de la trésorerie réalise l’encaissement des créances. Responsable de la trésorerie

16. Impacts budgétaires et comptables

17. 1 Impacts budgétaires et comptables Sur le processus standard de la recette 1 2 3 4 5 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement Etape Impact comptable Impact budgétaire Lors du rapprochement de l’encaissement avec le titre

18. Quiz

19. 1 Quiz Question 1 L’étape de prise en charge du titre de recette a un impact sur : 1- la comptabilité budgétaire 2- la comptabilité générale 3- les deux comptabilités Réponse : Réponse 2 : a un impact sur la comptabilité générale - débit d’un compte de créances – compte de classe 4 - crédit d’un compte de produits – compte de classe 7

20. 1 Quiz Question 2 L’encaissement a un impact 1- en comptabilité budgétaire 2- en comptabilité générale 3- les deux Réponse : Réponse 2 : a un impact sur la comptabilité générale - Débit d’un compte de trésorerie – compte de classe 5 - Crédit d’un compte de créances – compte de classe 4

21. 1 Quiz Question 3 Quand intervient la comptabilisation budgétaire du titre de recette ? Réponse : Réponse : l’impact en comptabilité budgétaire a lieu lors du rapprochement entre l’encaissement et le titre de recette