Orçamento de Materiais e Estoques Orçamento de Despesas Gerais

1. UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTOCENTRO DE CIÊNCIAS JURÍDICAS E ECONÔMICASDEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS Orçamento de Materiais e Estoques Orçamento de Despesas Gerais Orçamento de Investimentos e Financiamentos Grupo Pérola Angelica Kely Correia Ohnesorge Derliane de Oliveira Damasceno Masato Kuranouchi

2. Orçamento de Materiais e Estoques

3. Orçamento de Materiais e Estoques O orçamento de materiais compreende quatro peças: • Consumo de materiais: que indica o custo dos materiais que serão consumidos pelo programa de produção. • Estoque de materiais: que é decorrente da política de estocagem. • Compras de materiais: que é uma consequência dos dois orçamentos anteriores. • Saldo final mensal de contas a pagar a fornecedores: que é determinado pelo orçamento de compras.

4. Orçamento de Materiais e Estoques Para a execução destes orçamentos são necessários três estruturas ou tipos de informações: • Conhecimento da estrutura dos produtos; • Conhecimento do lead times dos processos de produção, vendas e compras; • Conhecimento do tipo de demanda de materiais.

5. Tipos de Materiais Materiais Diretos: estão ligados à estrutura do produto e compreendem: • Matérias-primas básicas dos produtos finais e complementares; • Componentes agregados às matérias-primas transformadas; • Materiais de embalagem. Materiais Indiretos: são necessários para os processos fabril e comercial e para atender aos departamentos de apoio. Compreendem: • Materiais auxiliares, necessários aos processos produtivos e comerciais, mas que não se incorporam aos produtos finais e são consumidos durante os processos; • Materiais para manutenção dos equipamentos e instalações; • Materiais de expediente necessários aos processos administrativos.

6. Estrutura dos Produtos A estrutura dos produtos compreende todos os materiais que formam o produto final. Faz-se um detalhamento da composição do produtos, de forma hierárquica, do produto final, conjunto, subconjunto e partes. Este detalhamento é denominado breakdown. CADEIRA PÉ (4) ENCOSTO (1) ASSENTO (1) BASE (1) ESPUMA (1)

7. Lead Times São tempos de espera. Todos os processo são desenvolvidos dentro de uma sequência lógica, consomem recurso de tempo. Os materiais utilizados nesses processos precisam estar a tempo para o início de cada fase do processo A empresa precisa desenvolver todo um sistema para identificar todos os tempos do processamento. Os materiais devem estar estocados e disponíveis com antecedência, para que os processos não sejam interrompidos.

8. Lead Times, MRP, Política de Estoques e Prazo Médio de Estocagem O sistema MRP – Material Requirements Planning (Planejamento das Necessidades de Material) incorpora os lead times dos processos produtivos, indicando para os responsáveis pela fábrica quando os produtos devem ser fabricados, informando as quantidades e prazo de execução. Para trabalhar o orçamento de compras de forma mais sintética muitas empresas estão adotando o critério de prazo médio de estocagem de materiais. Este prazo é o giro de estoque em relação ao consumo de materiais, transformado em dias de consumo. Da mesma forma a política de estoque também pode ser expressa em dias.

9. Comportamento da Demanda dos Materiais O MRP trabalha com dois conceitos de demanda: • Dependente: é a necessidade de materiais relacionada com a estrutura dos produtos; e • Independente: é a necessidade de materiais que não é atrelada diretamente com as estruturas de produtos. A metodologia utilizada para calcular as necessidades desses materiais é a do ponto do pedido, onde, com informações do consumo médio já acontecido dos materiais e da política de estocagem arbitrada para cada um deles, se determina em que momento os materiais devem ser comprados.

10. Tipos de Materiais e Comportamento da Demanda • Os materiais diretos tem comportamento de demanda dependente. • Os materiais indiretos tende a ter comportamento independente de demanda. Mas há uma série de materiais indiretos, principalmente os auxiliares que tem uma correlação de consumo direta com o processo de fabricação dos produtos e que podem ter demanda dependente.

11. Sistema de Custos e Custo de Materiais dos Produtos O grande usuário das informações da estrutura dos produtos é o sistema de custos. A apuração do custo unitário dos produtos parte da estrutura do produto para obter os custo unitário dos materiais de cada produto. O custo dos materiais compreende as matérias-primas e os componentes adquiridos de terceiros.

12. Orçamento de Consumo de Materiais São as seguintes estruturas informacionais básicas necessárias para o orçamento de consumo de materiais: • Orçamento do programa de produção; • Estrutura dos produtos constantes do programa de produção; • Informações de demanda média dos materiais indiretos; • Preço de compra dos materiais constantes do sistema de suprimentos; • Política de estocagem.

13. Apuração do Custo Unitário de Materiais por Produto De posse da estrutura de cada produto e as informações dos preços de aquisição de materiais pode-se construir o custo unitário de materiais de cada produto. Uma metodologia de cálculo a ser utilizada é manter o custo unitário com preços fixos em uma data-base, para depois, na elaboração do orçamento de consumo fazer uma indexação média, em virtude das eventuais variações de preços.

14. Impostos sobre Compras Para início do orçamento de compras é necessário identificar os impostos sobre as entradas de materiais e serviços. Como cada empresa tem sua especificidade e os impostos são variáveis, utiliza-se o conceito de alíquotas médias, que podem ser obtidas na escrituração fiscal.

15. Orçamento de Compras e Estoque de Materiais O orçamento de compras de materiais decorre: • Da política de estoque de materiais; • Do orçamento de consumo de materiais-líquido dos impostos; • Dos impostos incidentes sobre compras de materiais. A mensuração dos estoque de materiais deve ser feita após a adoção do critério de valorização. A metodologia ideal para mensuração dos estoques de materiais é: • Identificar pelo MRP as quantidades que o sistema projeta como estoque final de cada item de matéria-prima, componente e material indireto; • Fazer projeção do preço médio sem impostos de cada material, tomando como base os dados do estoque inicial e os preços médios de compra orçados; • Elaborar a mensuração de cada item pelo preço médio obtido acima.

16. Orçamento de Estoques de Produtos em Processo e Produtos Acabados Há um aumento da complexidade do cálculo da projeção, pois envolvem também o custo de fabricação, cujos dados provem do orçamento das despesas departamentais. Necessita-se orçar os custos: • Da produção; • Da produção acabada; • Da produção inacabada (estoque em processo); • Da produção vendida; • Dos estoques de produtos acabados. A maior dificuldade centra-se na valoração dos custos da produção que não foram alocados à produção acabada e continuam retidos em elaboração.

17. Estoque de Produtos em Processo e Custo da Produção Acabada Exemplo de orçamento de estoque de produção em processo e mensuração do custo da produção acabada, tomando como base os dados anuais orçados para fins de simplificação.

18. Estoque de Produtos Acabados e Custo dos Produtos Vendidos Partindo do custo da produção acabada pode-se elaborar o custo médio dos produtos fabricados e consequentemente, vendidos ou estocados.

19. Variação dos Estoques de Produção Para fins de elaboração da demonstração de resultados mensais projetada, é necessária a obtenção dos dados da variação dos estoques industriais. Como o orçamento de estoques em processo e acabados foi feito de forma anual e sintética, elaboramos uma tabela objetivando distribuir a variação do ano desses estoques para todos os meses do período orçado.

20. Variação dos Estoques de Produção

21. Orçamento de Despesas Gerais

22. Aspectos Gerais do Orçamento de Despesas • Orçamento seguindo a hierarquia estabelecida; • Departamentalização; • Orçamento para cada área de responsabilidade; • Custos Controláveis; • Quadro de premissas; • Levantamento das informações-base; • Observação do comportamento dos gastos; • Orçar cada despesa segundo sua natureza e comportamento.

23. Organograma Empresarial e Departamentalização O orçamento segue a hierarquia da empresa. A representação através de um organograma facilita a análise dos gastos, identificação dos setores e sintetiza os orçamentos analíticos. A departamentalização é o critério mais utilizado para estruturar o sistema de informação contábil orçamentário, segundo o organograma empresarial. Consiste em identificar as menores áreas de responsabilidade, com o menor nível de decisão e, portanto, grau de responsabilidade sobre controle, dentro do conceito de centro de custo ou centro de despesa.

24. Organograma Empresarial e Departamentalização

25. Accountability e Custos Controláveis É importante que cada responsável, no menor nível de decisão da hierarquia da empresa, tenha seu próprio orçamento. O fundamento dessa responsabilidade é o conceito de custos controláveis, ou seja, devemos orçar para cada centro de custo unicamente os custos que são controlados pelo responsável pelo centro de custo.

26. Accountability e Custos Controláveis Não existem custos não controláveis. Conforme Moore e Jaedicke, “...todos os custos são controláveis gerencialmente em um nível ou outro” O Conceito de custos controláveis está dentro de um conceito fundamental de contabilidade por responsabilidade que é denominado de accountability, que, em linhas gerais, é a responsabilidade do gestor de prestar contas de seus atos ou a obrigação de reportar os resultados obtidos.

27. Rateio no orçamento de Despesas Departamentais Algumas despesas são de consumo comum, ou seja, os gastos são efetuados de uma só vez, mas o serviço atende a vários setores ou centro de custos. Ex. Gastos com conservação e limpeza dos edifícios. O rateio não é recomendado sob o conceito de accountability. Deve-se sempre orçar a despesa no centro de custo do responsável pela gestão do gasto.

28. Orçamento por atividades As empresas que adotam o método de custeamento atividades (Custeio ABC) devem, em princípio, adotar a mesma metodologia no seu processo orçamentário. Assim, o orçamento de cada centro de custo deverá ter suborçamentos por atividade.

29. Característica comportamentais dos Gastos Cada despesa apresenta um valor que decorre de suas características próprias. Sendo a principal a variação do seu valor em ralação a alguma outra variável, que ocorre dentro ou fora da empresa, e que se relaciona com a despesa. Essa reação é denominada comportamento das despesas.

30. Característica comportamentais dos Gastos Cada despesa deve ser orçada segundo suas características comportamentais. A classificação tradicional para análise de comportamento dos gastos em relação a alguma atividade é a sua separação em custos e despesas fixas e custos e despesas variáveis. Neste caso, as variáveis utilizadas são o volume de produção e de vendas, ou o volume de atividades que direcionam os gastos.

31. Custos Fixos e capacidade de produção ou vendas Os custos fixos também denominados custos de capacidade, medem os gastos necessários para a operacionalização da fábrica e da comercialização em determinado nível de capacidade. Podem ser classificados em custos fixos comprometidos e custos fixos discricionários.

32. Custos Fixos e capacidade de produção ou vendas • Custos fixos comprometidos: são aqueles ligados intrinsecamente à utilização de um parque fabril ou comercial – são gastos para manter a fábrica ou as vendas em operação. Ex. Aluguéis de imóveis operacionais, taxas de funcionamento, etc. • Custos fixos discricionários: são gastos que são administrados e podem ser alterados dependendo da dotação orçamentária anual. Ex. despesas com publicidade e propaganda.

33. Custos Variáveis, Semivariáveis, Semifixos e Estruturados • Custo Variável: É o custo que tem relação direta e proporcional com o volume de produção, venda ou outra atividade. Ex. Materiais diretos; • Custos Semivariáveis – São custos que variam em proporção diversa da proporção da variação do volume de produção ou de venda. Ex. Gastos com Materiais indiretos; • Custos Semifixos - São os custos que contêm, na sua formação de valor, uma parcela fixa e outra que varia com as atividades. Ex. Gastos despesas com telefone (assinatura mais pulsos);

34. Custos Variáveis, Semivariáveis, Semifixos e Estruturados • Custo Estruturado – É chamado de custo estruturado o custo que tem uma variação em relação ao elemento sob o qual ele é estruturado ou ligado e é causa de seu valor maior ou menor. Ex. Despesas de viagens relacionadas com quantidade de vendedores; despesas de consulta a entidades de proteção ao crédito, que estão relacionadas com pedidos de venda e análise de crédito a serem efetuados.

35. Despesas a serem orçadas Para cada departamento (centro de custo) deverá haver uma peça orçamentária que compreenda as despesas e suas responsabilidades e administração. Em linhas gerais, são quatro grupos de despesas: • Mão-de-Obra Direta e Indireta; • Consumo de materiais indiretos; • Despesas Gerais Departamentais; e • Depreciações e Amortizações Departamentais.

36. Mão-de-Obra Direta e Custos Indiretos de Fabricação Uma metodologia muito utilizada é elaborar o orçamento de despesas departamentais separando os gastos com mão-de-obra direta dos demais, que passam a ser denominados, no seu conjunto, de custos, gastos ou despesas indiretas de fabricação. O pressuposto básico é que mão-de-obra direta é um custo variável/direto, enquanto que os demais gastos são indiretos e devem ser absorvidos no custeamento unitário dos produtos, não havendo a necessidade de separação pelos principais grupos de despesas, nem pelo centro de custo.

37. Mão-de-Obra O orçamento dessas despesas apresentará gastos previstos com as despesas de pessoal de toda a empresa. Os gastos com pessoal incluem todo o tipo de remuneração paga aos funcionários, bem como os encargos sociais incidentes sobre a mão-de-obra.

38. Mão-de-Obra -> Dados Quantitativos É imprescindível no orçamento de despesas incorporar os dados quantitativos básico referentes à mão-de-obra, tais como: • Número de funcionários por centro de custo, diretos e indiretos; • Horas a serem trabalhadas por centro de custo, diretas e indiretas.

39. Consumo de Materiais Indiretos Compreende o orçamento dos materiais indiretos utilizados nas operações do departamento ou atividade, sejam eles ligados indiretamente aos produtos finais ou necessários para atividades dos funcionários. Devem ser orçados por centro de custos, pois não são ligados diretamente aos produtos e o seu consumo é acionado pelo responsável do departamento.

40. Consumo de Materiais Indiretos Os principais materiais indiretos são, entre outros: • Materiais auxiliares; • Ferramental e dispositivos; • Combustíveis; • Lubrificantes; • Material de manutenção; • Material de conservação e limpeza; • Material de segurança do trabalho; • Material de expediente; e • Material de escritório.

41. Despesas Gerais Departamentais São as demais despesas de consumo dos centros de custos ou atividades, conforme o plano de contas utilizado pela empresa. Cada despesas deve ser orçada considerando suas características próprias e seu comportamento em relação a alguma atividade estruturada, se houver.

42. Despesas Gerais Departamentais Alguns exemplos de despesas gerais: • Energia Elétrica; • Telecomunicações e comunicações; • Gastos com consumo de água e esgoto; • Publicidade, propaganda, brindes, anúncios e publicações; • Comissões sobre vendas; • Aluguéis e arrendamento mercantil; • Consultoria, assessoria, auditoria externa; • Despesas Legais; • Serviços autônomos.

43. Depreciações e Amortizações Compreende as depreciações e amortizações de bens e direitos a disposição de cada centro de custo. O subsistema de controle patrimonial auxilia no cálculo das depreciações e amortizações. Devem ser alocadas e orçadas por centro de custo/departamento. As despesas a serem orçadas compreendem as depreciações e amortizações: • dos bens e direitos existentes; • dos bens e direitos a serem adquiridos durante o exercício orçamentário e decorrente do orçamento de investimentos.

44. Bens de Uso Comum ou sem Clara Atribuição Departamental Esse orçamento apresenta algumas dificuldades operacionais, por isso algumas empresas não orçam as depreciações e amortizações por centro de custo. São algumas dificuldades: • Equipamentos qualificados pelo setor de custos como diretos aos produtos, e portanto, sem necessidade de atribuir responsabilidade departamental; • Bens e direitos controlados centralizadamente por outros setores em que o uso e a necessidade sejam distribuídos em todos os departamentos. Ex. equipamentos de informática controlados pelo setor de Tecnologia de informação, mas de uso distribuído.

45. Bens de Uso Comum ou sem Clara Atribuição Departamental • Bens que são de uso comum e a depreciação só pode ser distribuída através de critérios de rateio. Ex. sanitários, corredores, veículos de transporte interno e externo. • Bens em desuso ou em disponibilidade para venda, em que a depreciação é calculada apenas para fins fiscais. Ex. imóveis não operacionais, equipamentos desativados das operações e preparados para venda, leilão ou sucateamento.

46. Bens de Uso Comum ou sem Clara Atribuição Departamental Algumas sugestões para inclusão da depreciação e amortização no orçamento, segundo Padoveze: • Criação de um centro de custo específico para absorver as depreciações e amortizações, com administração do setor de controladoria, sem atribuição a nenhum outro departamento, no caso de itens em desuso e em disponibilidades. • Alocar as depreciações e amortizações aos setores que centralizam sua administração, no caso dos elementos patrimoniais de uso comum.

47. Bens de Uso Comum ou sem Clara Atribuição Departamental • Alocar as depreciações e amortizações aos setores que utilizam os bens e direitos, no caso de uso distribuído. • Alocar as depreciações e amortizações no centro de custo da gerência ou diretoria responsável, no caso de equipamentos diretos.

48. Critério de cálculo das Depreciações e Amortizações A depreciação pode ser vista sob vários conceitos, sendo alguns: • Depreciação como perda de valor dos bens pelo uso, desgaste ou obsolescência; • Depreciação como método de incorporação do custo dos equipamentos imobilizados para custeio dos produtos; • Depreciação como avaliação da perda do potencial de serviços futuros dos imobilizados; • Depreciação para incorporação no processo de análise de retorno de investimentos.

49. Critério de cálculo das Depreciações e Amortizações Os diversos conceitos fazem com que o valor a ser lançado a titulo de depreciação e amortização seja bastante discutido. Os critérios possíveis de serem adotados são diversos. Sob o enfoque de gestão econômica e Controladoria com o foco em resultados, o conceito mais adequado de depreciação é entender a depreciação como perda do potencial de serviços futuros a ser prestado pelo equipamento.

50. Critério de cálculo das Depreciações e Amortizações No entanto, está havendo um uso intenso da contabilidade para fins fiscais e legais. Desta maneira, há um entendimento que o cálculo das depreciações e amortizações no plano orçamentário pode ser feito sob este conceito, fazendo com que a projeção da Demonstração de Resultado e do Balanço Patrimonial reflita os demonstrativos contábeis sob os conceitos legais.