Indicadores de Desempeño en el Sector Público

1. Curso Planificación Estratégica y Construcción de Indicadores Montevideo-Uruguay Ministerio de Relaciones Exteriores 4-6 de Diciembre 2006 Indicadores de Desempeño en el Sector Público Marianela Armijo Consultora Área de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/CEPAL Marianela.armijo@cepal.org

2. INDICADORES DE DESEMPEÑO • OBJETIVOS DE LA EVALUACION DE GESTION • PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES • INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS • DIFICULTADESEN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

3. OBJETIVOS USO INDICADORES • Induce mejoras en Información • Fundamenta la discusión de Resultados • Posibilita la Evaluación • Apoya el proceso de Formulación de Políticas • Facilita el establecimiento de Compromisos de Resultado

4. INDICADORES DE DESEMPEÑO:CONCEPTOS INDICADOR COMO HERRAMIENTA QUE ENTREGA INFORMACION CUANTITATIVA RESPECTO DEL LOGRO O RESULTADO EN LA ENTREGA DE PRODUCTOS (BIENES O SERVICIOS) GENERADOS POR LA INSTITUCION, CUBRIENDO ASPECTOS CUANTITATIVOS O CUALITATIVOS. INDICADORES DE DESEMPEÑO INCORPORADOS EN EL PRESUPUESTO INCLUYEN UNA META A CONSEGUIR EN ALGUN AMBITO DEL DESEMPEÑO: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA

5. EVALUACION DE LA GESTION FOCO DE LA EVALUACION MEDICION DEL DESEMPEÑO LOGRADO POR LAS INSTITUCIONES ELABORACION DE MEDIDAS DE DESEMPEÑO PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS RESULTADOS

6. INDICADORES DE DESEMPEÑO (*) AMBITOS DE CONTROL PROCESO PRODUCTO RESULTADO D I M E N S I O N E S EFICACIA EFICIENCIA ECONOMÍA CALIDAD (*) Indicadores de Desempeño. www.dipres.cl

7. ¿Cómo están cambiando las condiciones que estamos interviniendo? RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME) ¿ Cuántas unidades de productos y servicios estamosgenerando? PRODUCTO – (OUTPUT) ¿Con qué rapidez lo estamos haciendo? ¿Cuanto nos cuesta? PROCESO ¿Cuántos recursos invertimos, cuanto personal trabajó en el proceso? INSUMO (INPUTS)

8. - la gente ve los avisos - las actitudes de la gente se ven afectadas  -el comportamiento se ve afectado  -menor incidencia de enfermedades relacionadas con el tabaquismo Resultados Inmediatos Intermedios Finales - avisos realizándose en la Televisión Productos -diseño y pruebas de los avisos  -producción de los avisos  -compra del tiempo de aviso comercial Procesos (Actividades) Insumos (Inputs) $$ de la campaña

9. Metas Economia Calidad

10. IDENTIFICAR LAS AREAS DE MEDICION DE DESEMPEÑO EFICACIA EFICIENCIA ECONOMIA CALIDAD

11. EFICACIA: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, a través de los productos o resultados obtenidos, sin referencia al costo de consecución de los mismos

12. CONCEPTOS EFICACIA • RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO REALIZADO-SOLICITADO) • FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO) • COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE) • IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE ATACAR)

13. EFICACIA (Cobertura)/Producto PORCENTAJE DE AREA DE CULTIVO INCLUIDA EN EL PROGRAMA Area Total del Programa de Cultivo Area de cultivo incluida en el Programa Dirección General de Servicios Agrícolas . Uruguay COBERTURA DE CONTROL DE EMISIONES DE LOS BUSES INTERURBANOS Controles de emisiones de Buses Interurbanos Total de Buses Inter urbanos Subsecretaria de Transportes Chile PORCENTAJE DE RECLUSOS INCLUIDOS EN PROGRAMA DE ACTIVIDAD INDUSTRIAL Reclusos con actividad industrial Total de reclusos Dirección Nacional de Cárceles Uruguay

14. EFICACIA

15. Porcentaje de desempleo de población reclusa aprobada (Produtividad de los participantes año t -Productividad participantes año t-1/Produtividad participantes año t-1)*100

16. EFICIENCIA • Describe la relación entre dos magnitudes: • La producción física de un producto (bien o servicio) y • Los insumos o recursos que se utilizaronb para alcanzar ese nivel de producción • Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos • Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

17. EFICIENCIA

18. EFICIENCIA

19. ECONOMIA • Capacidad de la institución para mover adecuadamente los recursos financieros en el cumplimiento de sus objetivos: Eficiencia manejo de recursos Uso actual de recursos en relación a lo planeado Autosuficiencia financiera en la capacidad de generar ahorros y en la existencia de equilibrio presupuestario

20. ECONOMIA Porcentaje de recuperación de créditos de corto plazo Gasto de actividades de apoyo/gastos totales Aporte de beneficiarios a financiamento/Monto total de inversión del programa Gasto de funcionamento/gastos ejecutados totales Recuperación de cobranza/Facturación

21. Calidad Capacidad de la institución por responder en forma consistente, rápida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas. Mejorar los atributos y características de los productos. B) Mediciones Directas. Grado de satisfacción de los usuarios.

22. CALIDAD

23. CALIDAD

24. Oportunidad Accesibilidad Percepción de usuarios Precisión Porcentaje de respuestas a los Parlamentarios dentro de los límites acordados. Número de localidades cubiertas por atenciones móviles Porcentaje de aprobación excelente de los talleres de trabajo, por los participantes Porcentaje de contratos terminados por errores Porcentaje de reportes económicos entregados en tiempo acordado Nº de horas que la Biblioteca está abierta fuera de las horas de trabajo Número de fallas reales/ Fallas programadas Porcentaje de Población con necesidades especiales que son miembros activos de la Biblioteca INDICADORES DE CALIDAD Porcentaje de usuarios satisfechos Nº de usuarios satisfechos/ Total usuarios encuestados Porcentaje de contratos con uno o más errores encontrados por revisiones externas Número de intervenciones con retraso/ Número de intervenciones totales Nº de usuarios Satisfechos con el trato en la atención/ Total usuarios

25. ASIGNAR LAS RESPONSABILIDADES POR EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS

26. Centros de Responsabilidad • Unidad de la Organización que genera un producto o servicio • Tiene un responsable a cargo con autonomía y autoridad • Tiene recursos asignados para la generación de los productos o servicios

28. CONSTRUCCION DE FORMULAS

29. DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS • A) BASES DE COMPARACIÓN: Sirve para medir cobertura lograda, cumplimiento programado, cumplimiento solicitado Lo que se hace Lo que debe hacerse Nº de usuarios por atender Nº de usuarios atendidos Nº de certificados emitidos Nº Certificados solicitados Monto inversión ejecutada Monto asignado para inversión

30. EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO • LO PROGRAMADO, COMPARACION RESPECTO DEL OBJETIVO DEFINIDO • Porcentaje de vías navegables ya habilitadas Fórmula de cálculo 1999 2000 2001 s/d s/d (120/143)*100 83,9% Vías navegables habilitadas año t/ Vías navegables programadas año t

31. FORMULAR ALGORITMOS B) DEFINICIÓN DE RATIOS Sirve para medir Costos medios, producto medio, indicadores de eficiencia Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas Producto medio: Nº inspecciones realizadas/ Nº inspectores

32. EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO TASA DE VARIACION Porcentaje de aumento del parque informático de la Unidad Ejecutora y su conexión en red Fórmula de cálculo: 1999 2000 2001 [(Equipos incorporados y 53 71 96 conectados en el año t/ equipos conectados año t-1) -1] *100 33,9% 35,2%

33. EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO Tiempo máximo de respuesta de tramitación Fórmula de cálculo: 1999 2000 Meta Sumatoria de N°de días de Tramitación/N°de tramitaciones Realizadas 18días 30días 25días (días)

34. Programas Gubernamentales de Fondos Concursables Eficacia/Resultado Intermedio Porcentaje de actividades culturales ejecutadas que cumplen sus objetivos      Calculo ((Número de actividades culturales ejecutadas en el año t que cumplen con sus objetivos/Número total de actividades culturales ejecutadas en el año t)*100)

35. Eficacia (Proceso) CALCULO (Sumatoria Documentos de Instrucciones elaboradas por la Dirección de Política Multilateral para las sesiones de la AGNU/Nº Total de temas a tratar por parte de Chile en la agenda de la sesiones de la AGNU)*100) • Porcentaje de documentos de instrucciones elaborados por la Dirección de Política Multilateral respecto de los temas a tratar en las sesiones de la Asamblea General de la ONU (AGNU)      Fuente: www.dipres.cl

36. Calidad (Producto) GESTION DE LA COOPERACION INTERNACIONAL • Porcentaje de instituciones beneficiarias que evalúan la gestión de Cooperación Internacional con notas entre 5 y 7      ((Nº de instituciones beneficiarias que evalúan la gestión de Cooperación Internacional con notas entre 5 y 7/ Nº total de instituciones que responden encuesta)*100)

37. ESTABLECER REFERENTES COMPARATIVOS BASES DE COMPARACION: • DESEMPEÑO HISTORICO • OBJETIVOS DEFINIDOS • DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

38. Información Histórica Estimación Meta Producto relevante Programa/ Indicadorde Fórmula de cálculo Medios de (bien y/o servicio) al Subtítulo/ ítem/ Desempeño verificación 2002 1998 1999 2000 2001 que se vincula asignación Eficacia Eficiencia Economía Calidad MATRIZ DE INDICADORES (*) DIMENSIONES DEL DESEMPEÑO (*) Indicadores de Desempeño. www.dipres.cl

39. RECOPILAR LA INFORMACIONNECESARIA PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES Y CONSTRUIR SISTEMAS DE INFORMACION TIPOS DE INFORMACION • Información contable-presupuestaria • Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal • Encuestas, estudios especiales • Benchmarking,etc

40. Validar los indicadores

41. CUESTIONARIO DE VALIDACIÓN DE LOS INDICADORES • Requisito a validar SI/ NO • El indicador tiene claramente un producto relevante o estratégico con el cual se vincula y un objetivoasociado • El indicador tiene claramente una meta o referente para ser medido su resultado • El resultado del indicador explica de forma precisa y clara el grado de cumplimiento de la meta o elresultado es ambiguo • Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser analizado por el responsable • Se ha definido la frecuencia de medición del indicador • La unidad de medición es adecuada para la meta que se espera medir • En la construcción del indicador han participado el Jefe del área o centro de Responsabilidad • Los indicadores han sido validados por la Unidad de Control de Gestión y por la Dirección para • informarse del desempeño del Área o Centro de Responsabilidad Fuente: Muñiz (2003).

42. INTERPRETAR LOS RESULTADOS • NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION • SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS: RESULTADOS, IMPACTO, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD • “CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”:

43. Comunicar e informar • Ministerio/ Dirección de la Entidad • Usuarios-Ciudadanos • Ministerio de Economía y Finanzas/Oficina de Presupuestos • Ciudadanía

46. Comunicar e informar • La comunicación de los resultados tiene que estar focalizada en los aspectos claves de la gestión con mensajes simples, directos y demostrables • El contenido de la comunicación en lo posible debe ser educativo considerando las necesidades de información de los usuarios-ciudadanos • La información debe ser entregada en informes que tengan alguna periodicidad.

47. INTEGRALIDAD DE LAS METAS INDICADOR DE EFICACIA Población escolar en programa / población escolar total Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55% de la población escolar. Llegar a un costos promedio de $5 Alcanzar1000 calorías por ración INDICADOR DE CALIDAD * Calorías por ración. * Porcentaje de aceptación de los escolares (encuesta) INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones: gasto total programa / número de raciones

48. PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES • TRAMPA DE LA MEDICION: SE MUESTRA COMO RESULTADOS (Y SE HACE) SOLO LO QUE SE PUEDE MEDIR • SE TIENDE A MEDIR DE ACUERDO A LA INFORMACION DISPONIBLE, DESCUIDANDO LA MEDICION DE LOS ASPECTOS MAS RELEVANTES • SUBVALORACION DE LAS METAS FRENTE A UN AMBIENTE PUNITIVO DE LA EVALUACION

49. PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES • TENDENCIA A MEDIRLO TODO PARA NO SUBREPRESENTAR ESFUERZOS • SE DESARROLLAN INDICADORES PERO NO SE USAN PARA LA TOMA DE DECISIONES.

50. LIMITACIONES PARA LAEVALUACION DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN EL AMBITO PUBLICO • DIFICULTAD PARA VINCULAR ASIGNACION DE PRESUPUESTO A RESULTADOS LOGRADOS Relación entre resultados y recursos asignados no puede ser lineal • LA EVALUACION TIENE UN COMPONENTE POLITICO IMPORTANTE Efectos de mostrar públicamente las deficiencias de desempeño