1 / 54

Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN

Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf Projektledare Agneta.Sjofors@eken.lu.se. Innehåll. Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin

luigi
Download Presentation

Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf Projektledare Agneta.Sjofors@eken.lu.se

  2. Innehåll • Bakgrund • Behov till betalning • Processen i Lupin • Regler: inköp, delegation • Tidplan • Lär dig mer…

  3. Bakgrund Bakgrund • Bättre affärer (mer värde för pengarna!) • Mer tid åt kärnverksamheten • Ökad kvalitet • Miljövinster • Omvärldstryck

  4. Bakgrund Vi köper tjänsten av: som ägs av Proceedo är en s k ASP: Application Service Provider De sköter hårdvara, mjukvara, teknisk drift o underhåll, vidareutveckling/uppgraderingar (2 ggr per år) Skanning av pappersfakturor sköts av: Pappersfakturorna långtidsarkiveras på:

  5. Mölndals Stad Norska Forsvaret Bakgrund Andra Proceedokunder:

  6. Bakgrund Lunds universitets inköp 2005 • 8 400 leverantörer • 1,5 miljarder kronor • Låg avtalstrohet • 400 ramavtal • 130 000 fakturor (exklusive privatpersoner)

  7. 1000-6100 100-999 10-99 5-9 Andel leverantörer som skickade EN faktura år 2005 4 3 2 Bakgrund Antal fakturor per leverantör 2005

  8. Bakgrund Antal fakturor per leverantör 2005 - endast de som skickade fler än 4 fakturor • 2 000 leverantörer (tot 8 400) • 120 000 fakturor (tot 131 000) • (exklusive privatpersoner)

  9. Innehåll • Bakgrund • Behov till betalning • Processen i Lupin • Regler: inköp, delegation • Tidplan • Lär dig mer…

  10. Från behov till betalning! Behov t betalning Elektronisk fakturahantering Elektroniskt inköp Behov Ej matchning/ ej order Granskning Attest Matchning mot order/ leveranskvittens Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Order Betalning Leveranskvittens Leverans Godkännande Matchning mot abonnemangs- avtal Abonnemangs- avtal digital faktura elektronisk faktura Skanning pappers- faktura

  11. Behov t betalning Gamla flödet - manuell hantering Godkännande Order till leverantör Ankomst- registrering Sakattest Definitiv- registrering Utbetalnings- order Betalnings- godkännande Till betalning Beställning Nya flödet -manuellt inköp, elektronisk fakturahantering -elektronisk inköps- och fakturahantering Godkännande Order till leverantör Granskning o kontering Attest Till betalning Beställning Beställning o kontering Godkännande Order till leverantör Leverans- kvittens Faktura- matchning Till betalning Beställare/granskare Ekonomiadm på inst. Automatiskt steg Godkännare/attestant

  12. Innehåll • Bakgrund • Behov till betalning • Processen i Lupin • Regler: inköp, delegation • Tidplan • Lär dig mer…

  13. Processen i Lupin Hur fungerar Lupin?

  14. Från behov till betalning! Processen i Lupin Elektroniskt inköp Behov Ej matchning/ ej order Granskning Attest Matchning mot order/ leveranskvittens Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Order Betalning Leveranskvittens Leverans Godkännande Matchning mot abonnemangs- avtal Abonnemangs- avtal digital faktura elektronisk faktura Skanning pappers- faktura

  15. Processen i Lupin Beställning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

  16. Processen i Lupin Produktsökning - katalog 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

  17. Processen i Lupin Underlag för beställning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Fördefinierade leveransadresser

  18. Processen i Lupin Underlag för beställning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Lupin föreslår konto

  19. Processen i Lupin Godkänna beställning – i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

  20. Processen i Lupin ….eller direkt via e-post! 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

  21. Processen i Lupin Order till leverantör/-er 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala • Godkänd beställning går automatiskt vidare i Lupin • Varje beställning genererar automatiskt en eller flera order till en eller flera leverantörer

  22. Processen i Lupin Leveranskvittens 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

  23. Från behov till betalning! Processen i Lupin Elektronisk fakturahantering Behov Ej matchning/ ej order Granskning Attest Matchning mot order/ leveranskvittens Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Order Betalning Leveranskvittens Leverans Godkännande Matchning mot abonnemangs- avtal Abonnemangs- avtal digital faktura elektronisk faktura Skanning pappers- faktura

  24. Processen i Lupin Pappersfakturornas väg innan du ser dem i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala • Överföring • till Lupin (digitala fakturan) • till Svenskt Arkiv för arkivering (pappersfakturan) • Postöppning • Sortering • Skanning • Tolkning • Validering

  25. Processen i Lupin Fakturahantering och betalning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala • Faktura matchas automatiskt mot godkänd beställning och utförd leveranskvittens • Färdig faktura går till betalning i redovisningssystemet • Order saknas = krävs efterattest

  26. Efterattestflöde: Granska faktura Processen i Lupin

  27. Efterattestflöde: i Lupin Attestera faktura Processen i Lupin

  28. …eller direkt via e-post Processen i Lupin

  29. Innehåll • Bakgrund • Behov till betalning • Processen i Lupin • Regler: inköp, delegation • Tidplan • Lär dig mer…

  30. Regelverk Inköp – regler • Inköp ska ske via ramavtal när sådant finns för önskad vara eller tjänst • Om ramavtal ej finns = upphandling <300 tkr Direktupphandling >300 tkr Upphandling => kontakta institutionens inköpssamordnare

  31. Regelverk Inköp – vägledning/information • Ny hemsida är under utveckling • Info kommer på Lupins välkomstsida! • Under tiden: • www.upphandling.lu.se • portal.adm.lu.se • Nyhetsbrev – anmäl dig under Inställningar • Kort info om inköp/upphandling under Inköp

  32. Regelverk Ny delegationsordning för attesträttigheter • Prefekten delegerar - får inte delegeras vidare • Stående delegation till stf prefekt när prefekten inte är tillgänglig • Rätt delegera till biträdande prefekt • Delegation till annan kräver godkännande av kanslichef för berört område • Annan: • Verksamhetsledare med budgetansvar (kst eller aktivitet/-er) • Annan med lämplig kompetens och ansvarsställning (t ex administrativt ansvarig) • Ingen anställd får attestera för utgifter som berör personen själv • (prefekts egna utlägg ska t ex attesteras på områdesnivån) • Beslut om delegation ska revideras och uppdateras årligen • Kopia på beslut ska skickas till Ekonomienheten

  33. Regelverk Ny attesthierarki • Beloppsgränser i kombination med • kostnadsställe / aktivitet • Möjligheter, exempel: • Prefekten attesterar allt • Biträdande prefekt/-er attesterar allt, prefekten attesterar biträdande prefekts inköp • Avdelningsföreståndare attesterar på sina kostnadsställen – ev i kombination med att även prefekten attesterar allt över ett visst belopp • Personer med verksamhetsansvar attesterar sina delar (aktivitet = även kostnadsställeansvarig måste attestera) • Man kan inte attestera egna beställningar.

  34. Innehåll • Bakgrund • Behov till betalning • Processen i Lupin • Regler: inköp, delegation • Tidplan • Lär dig mer…

  35. Tidplan Tidplan för införande av Lupin FAS 1 Områdesvisa stormöten Vad: Allmän info, starta tankearbetet… Vem: alla berörda FAS 2 Institutionsbesök/uppsättning Vad: Inköp, attesthierarki,gruppstruktur… Vem: institutionsledningen FAS 3 Institutionsbesök/utbildning Vad: Utbildning Vem: alla som behöver utbildning, bestäms av institutionsledningen • FAS 4 Utrullning efter hand under hösten 2006, • ev även första kvartalet 2007

  36. Tidplan Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Institutionsledningen behöver vara förberedd på att prata om institutionens: • Inköp • Attesthierarki • Gruppstruktur

  37. Tidplan Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) • Inköp • Samordna inköp eller ej? • Olika för olika typer av inköp: • kontorsmaterial? • kemikalier? • datorer och kringutrustning? • resor? • fika/dyl till möten? • böcker? • …? • Attesterare bör inte vara inköpare

  38. Tidplan Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) • Attesthierarki • Olika aspekter att fundera på: • ansvar • närvaro • antal personer per beställning/faktura • semestervikarier • man får ej godkänna egna inköp

  39. Tidplan Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) • Gruppstruktur Lunds universitet Värden (aktiviteter, v-grenar….) kan tilldelas till grupper och individer mer eller mindre finfördelat. Uppsättning av grupper och vilka värden de ska tilldelas görs i samband med institutionsbesök 1. Område A Institution X Institution Y Avd 1 Avd 2 Grupp z Duktig, Bror Färdig, Klara Kula, Kalle Område B

  40. Innehåll • Bakgrund • Behov till betalning • Processen i Lupin • Regler: inköp, delegation • Tidplan • Lär dig mer…

  41. Lär dig mer… E-learning för anställda:Proceedo Academy www.proceedo.net/academy 1. Vid login första gången: klicka här. Då får du upp en ruta: 2. Ange Företag: Lunds universitet, Kod: 5000 Fyll i användarinformation (t o m uppgift om e-post), bestäm användarnamn samt lösenord 3. Efter att du genomfört registreringen kan du använda ditt användarnamn och lösenord för att träna i Proceedo Academy Alternativ för Mac-användare: info kommer på http://www.eken.lu.se/org/efh/ 3 1 2

  42. Bilderna finns på Ekonomienhetens hemsida: www.eken.lu.se • Längst ner på sidan: ”Elektronisk inköps- och fakturahantering (LUPIN)” www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf Där finns även fler exempel på attesthierarkier samt på gruppstruktur m m.

  43. Appendix

  44. Attesthierarkier Attesthierarki, exempel A Kostnadsställehierarki Prefekt Åberg0-999 PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 Prefekten attesterar allt på institutionen.

  45. Attesthierarkier Attesthierarki, exempel B Kostnadsställehierarki PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 Avd f Widén 0-999 Avd fWidén0-999 Avd fSjösten 0-999 Avd fSjösten0-999 Avd fHansson 0-999 Avd fHansson0-999 Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterarallt på sina respektive avdelningar.

  46. Attesthierarkier Attesthierarki, exempel C Kostnadsställehierarki PrefektÅberg25-999 PrefektÅberg 25-999 Avd fWidén 0-999 Avd fWidén 0-999 Avd fSjösten 0-999 Avd fSjösten 0-999 Avd fHansson 0-999 Avd fHansson 0-999 Avdelningsföreståndarna/motsv attesterarallt på sina respektive avdelningar och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten.

  47. Attesthierarkier Attesthierarki, exempel D Kostnadsställehierarki PrefektÅberg25-999 Adm chef Janson 0-999 PrefektÅberg25-999 Adm chefJanson 0-999 PrefektÅberg25-999 Adm chefJanson 0-999 PrefektÅberg25-999 Adm chefJanson 0-999 Administrativa chefen attesterar allt och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten.

  48. Attesthierarkier Attesthierarki, exempel E Kostnadsställehierarki PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 Avd fWidén0-999 Avd fWidén0-999 Avd fSjösten0-999 Avd fSjösten0-999 Avd fHansson0-999 Avd fHansson0-999 Aktivitet 50002134001 Våld och genus del A Gr chef Lövborg 0-999 50002134002 Våld och genus del B Gr chef Lövborg 0-999 Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterarallt på sina respektive avdelningar (jfr B). Inköp i forskargruppen ”Våld och genus” ska dock först attesteras av forskargruppschefen innan det går för attest av avdelningsföreståndaren.

  49. Gruppstruktur Gruppstruktur, exempel A Personer som beställer/godkänner för hela institutionen läggs under grupp 50002000(Etnologiska inst). Personer som beställer/godkänner för en avdelning läggs under den avdelningen, t ex 50002100(Etnologi). Varje avdelning tilldelas sitt kostnadsställe, alla verksamhetsgrenar och alla sina aktiviteter.

  50. Gruppstruktur Gruppstruktur, exempel B Här har man på den ena avdelningen även lagt undergrupper för några forskningsgrupper. Personer som beställer/godkänner för endast en forskningsgrupp läggs under den gruppen, t ex 5000210002(Våld och genus). Forskningsgrupperna är helt och hållet bidragsfinansierade så de tilldelas inte alla verksamhetsgrenar utan endast 35 Forskning bidrag, och endast sina aktiviteter.

More Related