Objectivos de Aprendizagem

1. Objectivos de Aprendizagem • No final desta lição, será capaz de: • compreender os princípios para escrever introduções, conclusões e sumários executivos; • reconhecer técnicas para organizar e explicar a sua informação; • compreender técnicas para escrever frases claras e concisas; e • compreender como editar eficazmente os seus documentos.

2. Introdução A estrutura e a linguagem dos seus relatórios deve prender os seus leitores – de forma fácil e convincente. Mas como escolher a forma mais adequada de organizar a sua informação?

3. Escrever a introdução, conclusão e sumário Qualquer relatório precisa de uma introdução e uma conclusão eficazes. Sumário executivo Mas que informação isso deve conter, e quanta informação? Introdução Corpo principal O mesmo se pode dizer dos sumários executivos, com mais uma pergunta: Conclusão Será que preciso mesmo dele?

4. Escrever a introdução, conclusão e sumário Executive summary A introdução é como um “cartão de visita”. É a sua primeira – e melhor – oportunidade de cativar o seu público. A pergunta principal a fazer é: Introdução Main body Quais são os eventos mais importantes que levaram à elaboração deste relatório? Conclusion

5. Escrever a introdução, conclusão e sumário Uma boa introdução guia o leitor do conhecimento geral para os detalhes. Ela também deve dar ao leitor três coisas específicas: Executive summary Introdução 1 Criar um contexto partilhado pelo leitor e o autor Main body 2 Estabelecer claramente o objectivo do relatório Conclusion 3 Descrever a organização do relatório

6. Escrever a introdução, conclusão e sumário A conclusão dá-lhe mais uma oportunidade de levar o leitor na direcção que você escolher. Executive summary Técnicas para conclusões eficazes: Introduction Recomende acções Main body Repita os pontos mais importantes Sumarize todo o documento Conclusão Realce a importância do tópico Crie um sentido de finalização

7. ! Escrever a introdução, conclusão e sumário Um sumário executivo é uma breve descrição dos conteúdos mais importantes de um relatório. Sumário executivo Introduction • Se o seu relatório estiver bem escritoe organizado, o autor pode: • rever o que escreveu, • extrair as ideias mais essenciais, e • incluí-las no sumário. Main body Conclusion • O sumário executivo deve incluir o que você quer que o leitor recorde.

8. Escrever a introdução, conclusão e sumário Um sumário executivo deve conter as respostas que os decisores procuram no relatório. Portanto, lembre-se: Sumário Executivo • Qual é o problema? • O que é necessário para o resolver? • Como é que deve ser resolvido? • Quais são os benefícios de o resolver desta maneira?

9. Técnicas de organização e explicação Como organizar e explicar a sua informação? Há três esquemas (ou sequências) comuns que o podem ajudar: A sequência indutiva começa com detalhes específicos e utiliza-os para construir uma conclusão ou recomendação geral. O padrão dedutivo é o oposto do padrão indutivo. O modelo espaço/tempo dispõe a informação de acordo com a sequência em que os leitores a podem encontrar no mundo real.

10. Técnicas de organização e explicação Dentro dos esquemas organizativos, há essecialmente seis técnicas para explicar a sua informação: Um exemplo concretiza uma ideia geral através de uma ou mais circunstâncias específicas. Exemplo Uma analogia é um tipo de exemplo, que compara uma coisa com outra. Analogia Uma definição identifica algo de forma única. Definição Categorização é pegar na informação e dividi-la em partes distintas. Categorização Comparação e contraste é ilustrar as semelhanças e diferenças, respectivamente. Comparação e contraste Causa e efeito explica porque é que uma coisa aconteceu. Causa e efeito

11. Escrever frases claras e concisas • O seu estilo de escrita precisa de ser: • claro, • explícito, e • fluir com rapidez e lógica. • Consegue-se um alto nível de fluidez de leitura ao incorporar: • clareza, • economia e • direccionamento na sua escrita. • (especialmente a nível da frase)

12. Escrever frases claras e concisas Para “medir” a fluidez de leitura, faça as seguintes perguntas a si próprio: O meu leitor vai compreender o que escrevi ao ler a frase rapidamente? O meu leitor vai compreender o que escrevi sem ter que voltar atrás e reler algumas partes? O meu leitor vai ficar sem fôlego no meio da frase? Usei uma palavra grande onde uma pequena bastaria? Há mais do que uma ideia na minha frase? Há palavras (particularmente adjectivos e advérbios) que podem ser retiradas?

13. Escrever frases claras e concisas Exemplo de uma frase: A mesma frase melhorada: “A área de comunicação que os pontos focais estão interessados em conhecer melhor está relacionada com os relatórios técnicos usados na agricultura e no governo.” “Os pontos focais gostariam de saber mais sobre relatórios técnicos usados na agricultura e no governo.” Consultar o anexo “Writing readable sentences” para aprender técnicas importantes para maior fluidez de leitura.

14. Editar documentos Depois de ter completado um rascunho do relatório, precisa de o rever cuidadosamente. Aqui estão alguns elementos a que se deve prestar atenção: OrtografiaRepetição de informação PontuaçãoFrases densas, pesadas Encadeamento dos parágrafos Clareza da mensagem Informação em faltaQuestões politicamente sensíveis FormatoCoerência dos parágrafos Informação desnecessáriaRepetição desnecessária de palavras Sequência lógica dos parágrafosErros gramaticais

15. Editar os documentos Um processo ieal de edição tem três fases: Fase conceptual/estrutural Edição Fase linguística Fase de revisão /formatação

16. Editar os documentos Fase conceptual / estrutural Nesta primeira fase lê-se rapidamente o documento. Deve-se concentrar a atenção apenas nos seguintes elementos do quadro anterior: • Clareza da mensagem • Encademaento dos parágrafos/ideias • Informação em falta • Informação desnecessária • Repetição de informação

17. Editar os documentos Fase linguística A edição linguística é a fase que consume mais tempo, já que o autor tem que ler cuidadosamente o documento, palavra por palavra, e perguntar-se “Será que me agrada a maneira como exprimi esta ideia?” Deve concentrar a sua atenção nos seguintes elementos do quadro: : • Frases densas, pesadas • Clareza da mensagem • Questões politicamentre sensíveis • Repetição desnecessária de palavras • Sequência lógica das frases

18. Edição dos seus documentos Fase de revisão / formatação Revisão é simplesmente verificar se há erros. Deverá concentrar-se nos seguintes elementos do quadro: • Ortografia • Pontuação • Gramática

19. Sumário Uma boa introdução deve estabelecer claramente o objectivo do relatório e antecipar a sua organização. Técnicas para elaborar conclusões eficazes são: recomendar acções, repetir os pontos principais, resumir todo o documento, re-enfatizar a importância do tópico. Utilizarão esquemas indutivos, dedutivos e/ou de espaço/tempo para organizar a vossa informação e diversas técnicas para a explicar. Ao incorporar clareza na vossa escrita, especialmente a nível das frases, poderão alcançar um alto nível de fluidez de leitura. Um processo ideal de edição tem três fases: fase conceptual/estrutural, fase linguística e fase de revisão / formatação.