A kontrolling rendszer kialakításának lépései .

1. A kontrolling rendszer kialakításának lépései. Előadó: Sókiné dr. Nagy Erzsébet

2. A controlling rendszer megvalósításának lépései Ahhoz, hogy hatékony controlling rendszert építsenek ki a vállalkozások, több lépcsős programot kell végrehajtaniuk.

3. Szakértőkigénybevétele • A vezetés a rendszer kialakítását külső szakértőkre bízhatja. • Ekkor is ismernie kell a feladatokat, hiszen részt vesz a rendszer kialakításban. • A managment nélkül nem lehet a vállalkozás helyzetéhez, céljaihoz legjobban igazodó rendszert kialakítani.

4. A rendszer építés folyamata • 1. A vállalkozás jelenlegi tervezési és elszámolási rendszerének felmérése • 2. A controlling rendszerrel szemben támasztott követelmények meghatározása • 3. Az elszámolási rendszer fejlesztésének lépései

5. A rendszer építés folyamata • 4. A stratégiai és operatív tervezési rendszer kiépítése. • 5. Komplex vezetési információs rendszer létrehozása. • 6. A controlling számítógépesítése. • 7. A controlling szervezet. • 8. A továbbfejlesztés feladatai.

6. Helyzetelemzés • Vizsgáljuk, hogy milyen elemek léteznek már,ésmi hiányzik. Mindenhol van valamilyen rendszer. • A tervezés és a számvitel területén kezdjük az elemzést.

7. Számvitel helyzetének meghatározása • Elégséges-e a költség nemek differenciálása? • A költséghely számítás: felelősségi területek szerint jól elhatárolt költséghelyekretörténik? • A költségnem számításon belül megfelelően elkülönítették a fix- és változó költségek.

8. Számvitel helyzetének meghatározása (2) • Van-e rendszeres utókalkuláció és eredményszámítás? • A költségviselő számításban alkalmaznak-e egységes, célszerű kalkulációkat és dokumentálják-e ezeket? • Az árbevétel számítás mennyire mélyen tagolt és megállapíthatók-e a piaci döntéseket is biztosító fedezeti összegek?

9. Számvitel helyzetének meghatározása • Van-e az árbevétel-költség és pénzügyi számításoknak megfelelő egyeztetése? • Rendszeres a likviditási helyzet áttekintése?

10. Számvitel helyzetének meghatározása • Van-e a költség és árbevétel számításnak világosan definiált kapcsolata a tervezéssel? • Alkalmaznak-e egységes és célszerű beruházási számítást és dokumentálják-e ezt?

11. A tervezési helyzet elemzése • Folyik-e stratégiai tervezés? • Zárt rendszerű-e az akciótervezés és költségvetés készítés? • Alkalmazzák-e a projekttervezés speciális módszereit

12. A tervezési helyzet elemzése 2. • Kialakult-e éves és többéves tervezési rendszer? • Egyeztetik-e az egyes tervezési időszakok részterveit? • Világosan szabályozott-e a tervezési folyamat? • Van-e megfelelő tervezési kézikönyv?

13. Kontrolling rendszerrel kapcsolatos követelmények meghatározása • Egy vállalatra alakítható ki, vagyis egy adott cég specialitásai és managmentjének igénye alapján készül "testreszabottan"! • Elemezni kell mindazon tényezőket, melyek a kialakítandó controlling rendszerre valamilyen szempontból hatással vannak.

14. A követelmények meghatározásának feladatai • Elemzés • Szükséglet meghatározás • Definiálás • Ütemezés • Intézkedés

15. Helyzetelemzés Külső tényezők • politikai és társadalmi környezet • gazdasági struktúra, • külgazdaság, • technológia, technikai színvonal • munkaerő piac, • értékesítési piacok.

16. Helyzetelemzés Belső tényezők: • tevékenységi kör (a profil mélysége, szélessége) • technológia, • vállalati nagyság, • szervezet, • vezetési stílus.

17. Helyzetelemzés • Az elemzés alapvetően meghatározza, hogy a controlling rendszer milyen legyen. Fontos, hogy a rendszer fejlesztésének lehetőségét is biztosítsuk, ezért az elemzett tényezők előrejelzését is szükségszerű elvégezni.

18. Szükséglet meghatározás • A környezeti tényezők elemzése után a legfontosabb elemző munka a vezetés információ szükségletének felmérése.

19. Definiálás • Miután meghatározásra került mindazon követelmény, melyet a controlling rendszernek ki kell elégíteni, fontos annak egyértelmű definiálása is. • Egy világosan leírt követelmény rendszer mellett nem lehet vita az értelmezés körül a megvalósítás menetében.

20. Ütemezés • A megvalósítás megfelelő időbeni ütemezése érdekében rangsorolni kella követelményeket tárgyi és időbeli sürgősségük alapján.

21. Intézkedés • Végül a minimális követelmények meghatározása és a megvalósítást szolgáló intézkedési terv kidolgozása marad hátra.

22. Az elszámolási rendszer fejlesztése Vezetésorientált számvitel kialakítása • A controllernek a tervezési, ellenőrzési és irányítási folyamtokhoz szükséges minden információhoz hozzá kell jutni. • A hagyományos számviteli információs rendszert "külső" számvitelnek szokták nevezni. Ez nem felel meg a kontrolling céloknak.

23. Külső számvitel jellemzői • Törvényes előírásokhoz igazodik. • Vállalat és a környezete között lejátszódó pénzügyi folyamatokat tükrözik. • Csakis a múltra vonatkozóan készülnek el a beszámolók. • Nem a vezetők igényeire szabott, jól strukturált és áttekinthetően kialakított beszámolókat szolgáltatja.

24. Külső számvitel jellemzői • Csak visszatekintő értékelésre ad lehetőséget, jövőre vonatkozó döntésekhez nem elégséges. • Nem a vezetési szempontból célszerű kérdések az elsődlegesek, hanem a kötelezően előírt egyezőségek, a forint-fillér pontosságú dokumentálás. • Nincs arányban a költség és bevétel elemzési lehetőség.

25. Külső számvitel jellemzői • Hagyományos szemléletű információkkal foglalkozik. Nem rögzít piaci információkat • Hagyományos beszámolóiból (mérleg, eredménykimutatás, adóbevallások, kiegészítő melléklet) a vezetés nem tud "olvasni", hiszen többnyire nem számviteli szakember.

26. Külső számvitel jellemzői • Nem követi nyomon a kitűzött célok és a tényleges helyzet eltéréseit. • A gazdaságosság, jövedelmezőség pénzügyi gazdálkodás mutatói nem közvetlenül jelennek meg.

27. Vezetői számvitel • A vezetői "belső" számvitel fő célja a döntések megalapozása és ellenőrzése. • Meg kell határozni, hogy a számvitel milyen döntésekhez, milyen információt adjon, milyen részletezésben,milyen aggregátumokban.

28. Vezetői számvitel A teljesítmény és költségelszámolási rendszert ki kellválasztani. Követelmény: •  az aktualitás, • megbízhatóság, • jövőre orientáltság, • rugalmasság

29. A vezetői számvitel megteremtése Olyan költség- és teljesítmény elszámolási rendszert kell kiválasztani amely elősegíti:  a döntések meghozatalát,  a meghozott döntések megvalósítását,  a végrehajtás ellenőrzését,  az előirányzott és tényadatok szembeállítását,  az eltérések okainak elemzését,  a beavatkozás, illetve helyzetmódosító döntések meghozatalát.

30. A STRATÉGIAI ÉS OPERATÍV TERVEZÉSI RENDSZER KIÉPÍTÉSE

31. A tervezésről általában • A tervezés olyan folyamat, amelynek eredményeként leírjuk, hogy a vállalat milyen állapotot és pozíciót kíván elérni, és ehhez milyen akciókat kell végrehajtani. • A terv azoknak a döntéseknek a számszerű és szöveges leírása, melyek a jövőbeni állapotra, pozícióra és akciókra vonatkoznak.

32. A tervezés időhorizontja Stratégia-Középtáv-Operatív terv. Projekt A stratégiai tervezés keretében kerül sor a vállalat hosszú távú fejlődési irányának meghatározására. Ebben fogalmazódik meg, hogy a vállalat milyen célokat fog az elkövetkező néhány évben követni, illetve e célokat milyen eszközökkel kívánja megvalósítani.

33. A tervezés időhorizontja • A középtávú tervezésközvetítő szerepet tölt be a stratégiai tervezés és az éves tervezés között. • Célszerű, ha a középtávú tervezés gördülő tervezés, • stratégiai tervezés ellenőrzésének eszköze is.

34. A tervezés időhorizontja • Az éves tervezés feladata, hogy a stratégiai terveket, illetve a középtávú kulcsértékeket a következő üzleti év számára konkrét értékekké és intézkedésekké alakítsa. • adott üzleti év operatív tevékenysége megfelel a stratégiai célkitűzéseknek.

35. Projekttervezés • A projekttervezés kívül esik a vállalat rendszeres stratégiai és operatív tervezési ciklusán. • Nincs az üzleti évhez kötve, azt a projekt kezdési időpontja és befejezése határozza meg. • Ez a terv határozza meg az adott projekt költségeit, kapacitásait és határidőit.

36. A tervezés struktúrája • A tervezés, illetve a terv struktúráját az adja, hogy a vállalat mely területeire irányul a tervezés. • Ezeket a tervezési területeket terv fejezeteknek vagy tervezési köröknek szokás hívni.

37. Egy lehetséges tervfejezeti struktúra a kereskedelmi vállalatoknál Reálfolyamatok tervfejezetei: • Értékesítési terv • Beszerzési terv • Készletezési - raktározási terv • Állóeszköz - fenntartási terv

38. Innovációs folyamatok tervfejezetei • Logisztikai fejlesztési terv • Marketing fejlesztési terv • Szervezet fejlesztési terv • Humán erőforrás fejlesztési terv • Beruházási terv

39. Értékfolyamatok tervfejezetei • Ár terv • Bér és kereset terv • Költség és nyereség terv • Pénzügyi terv (likviditás, finanszírozás)

40. Tervezési kézikönyv A tervezési kézikönyv a vállalatnál kialakított tervezési rendszer dokumentációja. Bemutatja a tervezés célját, hasznát a vállalat számára. Felvázolja a vállalat tervezési rendszerének építőelemeit.

41. Leírja a stratégiai és középtávú tervezés menetét, feladatait, felelőseit. • Részletesen tartalmazza az éves tervezés folyamatát, az egyes résztervek közötti összefüggéseket. • Leírja a tervezés számítógépes hátterét.

42. Stratégiai tervezés • Az a vállalat, amely tudatosan akarja alakítani jövőjét, feltétlenül meg kell, hogy alkossa stratégiai tervét. • A stratégiai tervezés az a folyamat, amelyben a vállalat kialakítja stratégiai koncepcióját, céljait, a megvalósítás módjait. • A hosszú távú fejlődés irányait határozza meg.

43. Stratégiai tervezés • Meghatározásra kerül, hogy a vállalat milyen termékekkel, milyen piacokon kívánja jövőbeni eredményeit megvalósítani. • Felvázolja a vállalat mozgásterét, megnevezi a jövőbeni siker forrásait. • Lefekteti a fejlődés sarokpontjait. • A közép és rövidtávú tervezés alapja.

44. A stratégiai tervezés folyamata Sokrétű feladat. A folyamat több szakaszra osztható. • Helyzetelemezés • Küldetés és stratégiai cél megfogalm. - Stratégiai alternatívák felvázolása - A célok megvalósítását szolgáló akciók meghatározása - Stratégiai terv elkészítése, (dok.)

45. Stratégiai tervezés • Stratégiai diagnózis (helyzetelemzés) • Vállalati küldetés (filozófia) • Stratégiai célok (célrendszer) • Részstratégiák Üzletági Funkcionális stratégiákstratégiák - Marketing - Innováció - Erőforrások

46. Feladatok vállalati szinten Helyzetelemzés A stratégiai diagnózis elkészítése Ennek során áttekintjük az üzletági struktúrát, a működési kör szegmentálását. Eredmény: Az üzletágak konkrét definiálása.

47. Helyzetelemzés Környezetelemzés : külső, belső Külső környezet elemzése Meghatározzuk a vállalatra ható domináns tényezőket. Prognosztizáljuk a környezeti tényezők domináns elemeinek várható alakulását. Eredmény: A vállalat determináltságának, lehetőségeinek, veszélyforrásainak ismerete.

48. Helyzetelemzés Belső környezet elemzés A múlttal rendelkező vállalatnál fontos, egy időbeli visszatekintés, melynek során elemezzük: • az eddigi üzleti sikereket, kudarcokat, • felvázoljuk a fejlődési pálya képét, • feltárjuk a fejlődés hajtóerőit, • felrajzoljuk a fejlődés főbb fázisait

49. Jelenlegi helyzet elemzése Legalább a következőkre kiterjedően: • marketing tevékenység, • innovációs képesség, • fizikai erőforrások és felhasználásuk, • humán erőforrások és hasznosításuk, • pénzügyi pozíciók likviditás, hitelképesség

50. külső erőforrások bevonásának lehetősége, • partnerek, szövetségesek, kapcsolatrendszer, • szervezeti rugalmasság, vezetési stílus, légkör. Eredmény: A vállalat erős és gyenge pontjainak ismerete.