Saskia De Schepper – archivaris/informatiebeheerder

1. Saskia De Schepper – archivaris/informatiebeheerder

2. Studiedag: Blijf meester over uw schoolarchief Verhuis van scholen en archivering

3. Verhuis van scholen en archivering Archivering is essentieel: • Voor dagelijkse administratie • Het beleid te verantwoorden • Wettelijke verplichtingen na te komen • Toegang tot eigen informatie te verlenen • Als historisch document  OOK VOOR SCHOLEN

4. Verhuis van scholen en archivering Schoolarchief nu vaak een wanorde:

5. Verhuis van scholen en archief Maar overzicht en orde is des te beter:

6. Verhuis van scholen en archivering Als archivaris/informatiebeheerder bied ik mijn diensten aan: • Het intranet, beschikbaar voor de hele organisatie, wordt gebruikt als centraal verzamelpunt • De service wordt aangereikt in een aantal clusters: • Opzoeken van informatie • Regels rond informatiebeheer en archivering • Ordenen van documenten • Openstellen van informatie • Op deze manier bieden wij een gestructureerde oplossing voor de meerderheid van de vragen • Om de vraagstelling in goede banen te leiden maken we gebruik van E-formulieren

7. Verhuis van scholen en archivering AG SO bestaat uit 113 instellingen verspreid over 267 vestigingsplaatsen(2010):

8. Verhuis van scholen en archivering

9. Verhuis van scholen en archivering Verhuis van scholen kan verschillende redenen hebben: • Capaciteit wordt te klein • Verouderd gebouw voldoet niet langer aan de vereisten • Noodzaak om meer leerlingen te kunnen opvangen in een andere regio • Masterplan AG SO: 9500 extra plaatsen tegen 2025 • …

10. Verhuis van scholen en archivering Scholen beschikken over kostbaar archief, maar hebben al een volle agenda. We leggen dan ook de nadruk op: • Winst van archivering: • Tijdwinst voor opzoeken informatie • Ruimte besparen door regelmatige verwerking • Verzekerde bewaring van archieven in het stadsarchief • Enkel nuttig archief wordt bewaard • Vrijwillige vraag naar archivering of bij verhuis...

11. Verhuis van scholen en archivering Men moet naast de winst ook rekening houden met enkele ‘kosten’ voor verwerking: • De kosten aan personeel • De kosten aan materiaal • Tijdsbesteding We zorgen ervoor dat deze kosten berekenbaar zijn en dat men deze kan inplannen naar budget en tijd.

12. Verhuis van scholen en archivering Al het oude archief meeverhuizen naar het nieuwe gebouw is een enorme job en tijdverlies • Vraag aan de school om te starten met een opruimactie in hun archief, biedt hen onmiddellijk volgende winst: • Minder archief mee te nemen • Archief wordt geordend en is gebruiksklaar voor in het nieuwe gebouw  De archivering gebeurt volgens een vaste procedure

13. Verhuis van scholen en archivering STAP 1: Bij kennisneming van toekomstige verhuis: • Contacteren van de school • contacteren school in kwestie • voldoende tijd om ‘kosten’ (personeel, materiaal en tijd) in te plannen • archief tijdig opgeruimd voor verhuis • Op de hoogte brengen van het stadsarchief • definitieve bestemming bepalen • de verwerking van een archiefoverdracht plannen

14. Verhuis van scholen en archivering STAP 2: Eerste bezoek aan de school • Procedure van archivering toelichten • Aanreiken van hulpmiddelen en informatie • school bewust van wat archivering inhoudt • Overzicht krijgen van hoeveelheid en inhoud • eerste schatting van de hoeveelheid archief • welke grote reeksen aanwezig? • eerste aanzet naar volgende stap: het opstellen van een reeksenpaspoort

15. Verhuis van scholen en archivering STAP 3: School stelt een Reeksenpaspoort op Een reeksenpaspoort is een oplijsting van de grote reeksen die zich in het archief bevinden. Op basis hiervan kan het stadsarchief een definitieve bestemming bepalen voor deze reeksen. • Beschrijving, begin- en einddatum, archiefvormer, plaats en omvang • vooral de beschrijving en de datering van de reeksen is belangrijk • overige beschrijvingskenmerken helpen bij terugvinden en identificeren reeksen • Na opmaak doormailen naar Informatiebeheerder • informatiebeheerder als tussenpersoon tussen school en stadsarchief • check volledigheid reeksenpaspoort • doorsturen naar het stadsarchief voor bestemmingen

16. Verhuis van scholen en archivering

17. Verhuis van scholen en archivering STAP 4: Informatiebeheerder stuurt vraag voor definitieve bestemming naar Stadsarchief • Reeksenpaspoort wordt omgezet tot een bestemmingsaanvraag • reeksenpaspoort aangevuld met een definitieve bestemming • goedgekeurd door de stadsarchivaris • bepalen wat er verder met het archief moet gebeuren • goedgekeurde bestemmingen start verwerken van archief

18. Verhuis van scholen en archivering

19. Verhuis van scholen en archivering STAP 5: Vanuit de bestemmingsaanvraag kunnen we de verwerking starten: • Vernietigen: verwijderen uit het archief d.m.v. vernietigingscontainers • archiefstukken niet zomaar met wekelijkse papieromhaling meegegeven • tijdelijk vernietigingscontainers • Selectie: combinatie van vernietigen en overdragen • voorbeeld of een steekproef bewaren van een reeks • combinatie van de bestemmingen ‘overdragen’ (voorbeeld of steekproef) en ‘vernietigen’ (de overige zaken mogen vernietigd worden)

20. Verhuis van scholen en archivering • Overdragen: schonen, beschrijven en verpakken van archief • Bij het overdragen van archief naar het stadsarchief moet het archief verwerkt worden. • Schonen: verwijderen van schadelijke elementen, zoals paperclips, elastiek, plastic mapjes en dergelijke • Beschrijven op stukniveau (Excel sjabloon) en toekennen van een uniek inventarisnummer (bepaalde reeksen, zoals personeelsdossiers, plannen en dergelijke, detailtoegang) • Verpakken: Papieren archief in zuurvrije mappen en dozen Digitaal archief voor elk inventarisnummers een map aanmaken waarin men de documenten kan plaatsen

21. Verhuis van scholen en archivering • Bewaren: Ordenen zodat dit op termijn makkelijk kan verwerkt worden • administratieve bewaartermijn nog niet verstreken • Tijdelijk nog op school bewaren • documenten reeds ordenen en aanduiden wanneer ze dan wel overgedragen of vernietigd mogen worden • archief goed doorzoekbaar • na verloop van de bewaartermijn snel de juiste bestemming uitvoeren

22. Verhuis van scholen en archivering RESULTAAT • Minder archief om mee te nemen naar de nieuwe locatie • Archief dat toch bewaard blijft in de school is geordend en makkelijk te doorzoeken

23. Verhuis van scholen en archivering