Projektijuhtimine

1. Projektijuhtimine • Teema3 – jätk: • Projektikavandamine(planeerimine) • Kuidasteha? • Peeter Normak

2. Loengu kava • Projektiajagraafik • Riski- jakvaliteedihaldus • Tulemustelevitamimejarakendamine • Projektimõjuhindamine • Eelarvekoostamine • Projektiplaanivormistamine • Projektitaotlustelesoovitustekoostamine • Projektitaotlusteretsenseerimine • PR-tegevus • Soovitusedeksamitöödekoostamiseks • Projektidetäitmine – sissejuhatus

3. Projektiajagraafik - mõiste • Ajagraafik on projektialaeesmärkide, tegevustejanendevahelisteseostekujutusajateljele. • Ajagraafik: • aitabsaadaprojektistterviklikkuülevaadet (shtegevustevahelisiseoseid) • võimaldabpareminiplaneeridaressursse • aitabotsustada, millaloleksvajakorrigeeridaomategevusi • maandadariske. • Ajagraafikupõhilisedesitusviisid: • lintdiagramm(bar chart, Gantt chart) • nooldiagramm(CPM chart, PERT chart).

4. Projektiajagraafik – koostamisemeetodid • Põhimeetodidajakuluhindamisel: • eksperthinnangud • analoogilistevarasemateprojektideanalüüs • simuleerimine. • Kriitiliselahelalpeavadolemasuubumispuhvrid; nendekestvusemääratlemiselarvestadariske. • Ajaarvestusealgoritme: • 25% • 1/6.

5. Projekti ajagraafik - mõjurid • Ajagraafikukoostamiselarvestamistvajavadfaktorid: • inimestel on harjumustehatöötähtajaks ka juhul, kuitähtaeg on liigapikk, • tegevusehakituspärsibsüvenemistjaviibajaülekulule, • ajaületusedkumuleeruvad, üksikuletegevuselekuluvaajakokkuhoidkoguprojektiseisukohaltreeglinaajavõitueianna, • mingitegevuseesmakordnesooritusvõibosutudavägaaeganõudvaks, • fookuskriitiliseleahelale. NB! Olulineei ole mitteniivõrdajakokkuhoid, kuivõrdajaülekuluvältimine. • inimestel on harjumushinnatatöökskuluvataegaliigaoptimistlikult, • kogemusteolemasolu on olulinetegevustekiirendamisefaktor.

6. Soovitused 4 (ajagraafik) • Ajagraafikukoostamiseleisaalähtudavaidkavandatavaprojektitegevustest, vaidtulebarvestada ka täitjatemuudetegevustejakohustustega (vanema- jaõppepuhkused, teistesprojektidesosaleminejmt). • Mingislõigustähtajaületamiseltulekskoguajagraafikülevaadata: reeglinaajaületust “tasateha” eiõnnestu, pigemvastupidi.

7. Haldamisekavandamine • Eesmärk: kirjeldadaprojektisubjektidningnendetöökorraldus. • Haldamiseolulisimadaspektid: • projektimeeskonnajatugiüksuste (järelvalverühm/supervisory group, nõunikerühm) struktuurjaülesanded. N: vastutusmaatriks - responsibility (assignment) matrix (RACI matrix: R – Responsible, A – Accountable, C – Consulted, I – Informed). SG roll. • tööjaaruandlusekorraldus • riski- jakvaliteedihaldus, konfliktidekäsitlemine • Tähtsus on projektikeerukusest/mahusteksponentsiaalsessõltuvuses • Näited: 1) EL 5.RP→ 6.RP → 7.RP; 2)www.icoper.org - 23 partnerit. • Väikesemahulisteprojektidepuhul (eritiindividuaalseteprojektidepuhul) eipruugiprojektiplaanprojektihaldamistüldsekäsitleda.

8. Riskihaldus - üldskeem • Risk: tulemisaavutamisemääramatusemõõt (tõenäosusliksuurus). • Eesmärk: riskidehoidminesoovitavaltasemel (kuluefektiivselviisil). • Üldskeem: Riskiidentifitseerimine → Riskianalüüs → Riskimaandamine • Probleem: leidaoptimaalneriskidehaldamisekulutustetase (projektitivõib olla see erinev, kuidüldjuhuleitohiks see ületada 10% projektimaksumusest)‏. • NB! Üldjuhul on riskidesuurimaksallikaksinimene, vähemalmääralinformatsioon/andmedjaseejäreltaristu.

9. Riskihaldus – riskianalüüsielemendid • Riskianalüüsiltuleksmääratledajärgmisedelemendid: • osapoolteriskitaluvus (kaotusekandmisevõime) • riskiallikad • võimalikudriskid • kuluhinnangud • kestvusehinnangud. • NB! Riskide all peabkäsitlemaniiprojektisiseseidkui –väliseidriske.

10. Riskide määratlemise tehnikad Võimalikketehnikaid: • kirjalikeallikateanalüüs • ajurünnak • Delphi-tehnika • intervjuud • SWOT-analüüs • diagrammanalüüs (põhjus-tagajärganalüüs)‏ • ... • Näidemittemaandatudriskidest: EMT autodeloosimine; EITS pankrott. • Riskidemääratlemisetehnikadvõivadprojektierinevateletappidel olla erinevad, vt ka PMBOK Guidepeatükk “Project Risk Management”).

11. Ülesanded • Millal on ajakavaotstarbekamesitada lint-, millalnooldiagrammiabil (vt ka ül.2 loengukonspektialajaotuses 3.5)? • Millised on olnudteieosalemiseltäidetudprojektideolulisemadajakavaületamisepõhjused? • Loetledavõimalikkeriske, mistulenevadvähesestkoostöösttarbijaga. • Iseseisvalt: Mingisotsingumootoris termini “responsibility matrix” kasutamiselanalüüsi, millaleelkõigeoleksprojektikavandamiselvajakasutadannvastutusmaatriksit.

12. Kvaliteedihaldus – kvaliteedimõiste • Diskussioon: mis on kvaliteet?

13. Kvaliteedihaldus/juhtimine • Kvaliteeton suhteline, mitteabsoluutnekategooria (hambumusevõikammikujund). • Kvaliteedihalduseprotsessid: • kvaliteediplaneerimine/kavandamine, • kvaliteedikindlustus, • kvaliteedikontroll. • Projektiplaneerimisefaasis on vajamääratledarelevantsedkvaliteedistandardidja/võiraamistikud– näiteksEQF täiuslikkusmudel (põhimõtted, kvaliteedihindamisestruktuur, mõõtesüsteem) –ningleidanendetagamiseviisid (shvahendidjametoodikad). • Olulinemääratleda head kvaliteediindikaatorid (olemuslikudkarakteristikud). Näide: e-õpe.

14. Kvaliteedikindlustuse põhimõtted ja vahendid • Kvaliteedihalduseplaneerimiseltulebformuleeridakvaliteedikindlustusepõhimõttedjavahendid, nagunäiteks: • koostöötarbijaga (kaasamine, piloteerimine, tagasisideküsitlused,...)‏ • informeeritus/kompetentsus (teadusprojektidelpublitseeriminetippajakirjades, patendid, …) • projektisisenekoostöö (vastatikuneinformeeritus, tegevusekooskõlastatus, …) • laiemakontekstiarvestamine (Näide: tööelu (potentsiaalsed!) vajadusedkutsekirjeldus/kutsestandardõppekavakvalifikatsioon/kutseatesteerimine). • Kvaliteedikindlustusevahendidvõivad olla niiprojektisisesedkui ka projektivälised.

15. EFQM täiuslikkuse põhimõtted • Tulemusteleorienteeritus • Kliendikesksus • Eestvedaminejaeesmärgiühtsus • Protsessidelejafaktideletuginevjuhtimine • Töötajatearendaminejakaasamine • Pidevõppimine, innovatsioonjaparendamine • Partnerlusearendamine • Ettevõttesotsiaalnevastutus EFQM - European Foundation for Quality Management (www.efqm.org) 15

16. Soovitus 5 (kvaliteedihaldus) • Kvaliteetsetulemieelduseks on selletuleminiviivaprotsessikvaliteet, mistõttutuleksmääratledajamõõta ka protsessikvaliteetimõõtvadindikaatoridningvastavalt ka omaprotsessetäiustada (“kas me teemeõigeidasjuõigesti”). • Probleem: kvaliteediindikaatoridjakvaliteedikindlustusevahendid (vähemalmääral ka kvaliteedikindlustusepõhimõtted) on projektispetsiifilised.

17. Tulemuste levitamine ja rakendamine • Tulemilevitamine (dissemination): eesmärgiksteavitamine. • Tulemirakendamine (exploitation): eesmärgiksjuurutamine. • Rakendamine on hierarhiliseiseloomuga: mingiprojektitulemvõibleidarakendustjärgmises, järgmisetulemomakordarakendustjne. • Näide 1: • Lasteintellektuaalsetevõimetekujunemisealaseduuringud • Intellektuaalsetevõimetearendamisekskoolitusmetoodikateväljatöötamine • Koolitusmetoodikaterakendamiseksjuhendmaterjalideväljatöötamine • Pilootkoolituste (jasamaaegselttegevusuuringu) läbiviimine • Näide 2: liigutustegevuseanalüüs(operaator, matemaatik, programmeerija, anatoom, treener). • Sageliliigitatakseprojektitulemilevitamisejarakendamisegaseotudtegevusiprojektivälistetegevustehulkaningneidvastavateskoolitustesjaõpikuteseikäsitleta.

18. Projekti mõju hindamine • Projektimõjuvõib olla mitmemõõtmeline: • lühiajalinevõipikaajaline • lokaalne, rahvuslik, rahvusvaheline • otsenevõikaudne (rahvusvahelinemõõde, Eesti-sisenekoostöö, kogemusteomandamine); Näide: Bel-HMI • spetsiifilinevõiuniversaalne/valdkonnaülene (näitekskoostöötihendaminevõiressursisuurendamine). • Projekti (tulemi) mõjuvõib olla märkimisväärneisegijuhul, kuiprojektieesmärkjääbformaalseltsaavutamata (Näide: Tempus JEP 11202, ka Bel-HMI). • Projektimõjuhindamine (jasellehilisemtagamine) on paljudeavalikusektori (sh EL; küsimus: miks?) pooltfinantseeritavateprojektideprobleem.

19. Eelarve koostamise lähteandmestik • Projektieelarvehõlmabkõikideprojektitäitmiseksvajalikeressurssidehinnangutrahalisesväljenduses. Seejuurespeabsilmaspidamalaiematkonteksti, shprojektiajalistestraamidestväljaulatuvat (näitekstarkvaraarendusprojektistestimiskuludevähendaminevõibpõhjustadaülalhoiukuludeolulisesuurenemisetarkvarakasutuselevõtul). • Eelarvekoostaminetuginebjärgmisteleandmetele: • tegevus- jaajakava (misomakordatulenevadprojektieesmärkidest/skoobist)‏ • planeeritavadressursid (shtehnoloogilisedvahendid)‏ • kulu/hindemäärad • “Ajalooline” jamuutäiendavinformatsioon (näitekspikemaajalisteprojektidekorralinflatsioonihinnang).

20. Eelarvepositsioonid • Nõutavadeelarvepositsioonidkehtestabprojektifinantseerija. • Sagedaminiesinevadeelarvepositsioonid: • Töötasukulud • Üldkehtivadtööjõumaksud (Eestissotsiaal- jatöötuskindlustusmaks) • Põhivahendid • Lähetuskulud • Sidekulud • Muudkulud • Kasutataksepõhiliseltjärgmiseidmeetodeid: • alt-ülesmeetod: leitaksekõikidetegevustekuludningliidetakse. Vajaduselkorrigeeritaksetegevusi. • analoogiakasutamine (ülalt-allameetod): lähtutaksemingisarnasevarasemaprojektitegelikestkuludest. • parameetrilinemeetod: lähtutaksemingistformaalsestkulumudelist.

21. Eelarve - probleemid • Kaudsete (shinfrastruktuuri) kuludeprobleemid: • määratlemisekeerulisus. N: TLÜ teadusprojektideüldkulud • aktsepteeritavus. • Olulisemadprobleemid/vead: • kulud on mittetäielikud (näitekstöötuskindlustusmaksarvestamata) • arvutusvead • ebareaalsed (kasliigakõrgedvõiliigamadalad) hinnad • projektiseisukohaltmittevajalikudvõiebapiisavaltpõhjendatudkulud • mittelegaalsedkulud. N: Doc@Home. • Kaasfinantseerimine. • Võimalikekokkuhoiuvõimalusteäranäitamine. • NB! Oluline on (mittekirjutatud) headetavadearvestamine.

22. Ülesanded • Millisedon asutustevahelisetöörühmaplussidjamiinusedüheasutuseinimestestmoodustatudtöörühmasuhtes? • Millinevõikskvaliteetnee-kursus olla õppuri, õppejõu, kursuseloojajasüsteemiadministraatorijaoks? • Iseseisvalt: Millisedoleksidteieeeldatavamagistritöötulemusterakendamisevõimalused? • Iseseisvalt: Veebiallikatealuselformuleeriteenustesisseostmiselesinedavõivadprobleemid.

23. Projektiplaani vormistamise üldised aspektid • Projektiplaanivormistamiselarvestamistvajavadaspektid: • formaalsednõuded • Loogilisus, terviklikkusjaülevaatlikkus. N: OPAH esimenetaotlus. • piisavus/täielikkusjakompetentsus/põhjendatus (igaleretsensendivõimal. küsimusele on vastus) • arusaadav, korrektnejaadekvaatnekeelekasutus • “Tilktõrvameepotis” põhimõttearvestamine (üksmittearusaadavvõiproblemaatilinelausevõibosutudasaatuslikuks)‏ N: TPÜ juristikandidaat– “Pedagoogika Ülikool” • Vormistamisetehnoloogia: • portfooliokasutamineprojektiplaaniüksikuteosadekoostamisel (vajaduselkokkulepped)‏ • sobivaarvutitarkvarakasutamine (eelkõigeajagraafikujaeelarvekoostamisel)‏ • NB! Projektiplaanikvaliteet on projektimeeskonnakvaliteediindikaator!‏

24. Projektiplaani fookused • Vormistamiselvajavaderilisttähelepanu: • sissejuhatus • lühikokkuvõte • Sissejuhatus: • asjakohasus. N: digitaalseteadusinfokättesaadavus – e-õpe. • fokuseeritus • veenvus • Lühikokkuvõte: • projektipõhieesmärk, • olulisemadalaeesmärgidjavõimetoodikad • muudolulisemadaspektid (näiteksteadusprojektidepuhulhüpoteesid)‏ • Lühikokkuvõtteprobleemid: märksõnadjaolulisimakajastamine (tulenevaltmahupiirangust)

25. Artefaktid Indikaatorid Kontrollimeetodid Eeldusedjariskid Projektiüldeesmärk Indikaatoriteloetelu Hindamisemeetodidjavahendid Otsesed/vahetudeesmärgid (alaeesmärgid)‏ Projektitulemusteloetelu Tulemustekirjeldus Projektitegevusteloetelu Tegevustetulemiteloetelu Tegevusikäsitlevaddokumendid Projektisisenditeloetelu (kui pole üldeesm. eelduste all) - - Projekti loogiline maatriks (raammaatriks)‏ • Eesmärk: projektisisuülevaatlikesitaminetabelikujul. • Tabelisolevatesuurusteselgitus: • Indikaatoridvõivad olla niikvalitatiivsedkuikvantitaiivsed • Kontrollimeetodidhõlmavadniiprojektisiseseidkui -väliseidinstrumente • Eeldusejariskidhõlmavadniiprojektisiseseidkui -väliseideelduseidjariske • Tulemustesõnastus on üldisem, nendekirjelduskonkreetsem • Sisendite all kajastatakseniiprojektitäitmiseksvajalikolemasolevkui ka veelmitteolemasolevressurss

26. Projektide soovitused • Eesmärk: saadaautoriteetseltisikultseisukohtprojektikavandatavatulemivajalikkusekohta (projektitulemikasutajaseisukohalt). • Soovitajatevalikusoovituslikudpõhimõtted: • oma ala tunnustatudisik • vältidahuvidekonflikti (projektitäitvainstitutsioonijuht on aktsepteeritud)‏ • otsustajatepooltarvestatavisik. • Soovitusesisusaabüldjuhulprojektimeeskonnaleteada. N: KN Cambridge • Mõnikordon soovitusedvormikohasedja/võipeavadkäsitlemamuuhulgasmingeidkindlaidapekte (näiteksandmahinnangutaotlejapädevusele). • Probleem: soovitusedkipuvadolemaformaalsedjaeitäidatäielmääralomaeesmärki. N: TH

27. Soovitused 6 (soovitustekoostamine) • Soovitus peaks: • olematekstiliseltkonkreetnejaasjalik (stmitteüldsõnaline)‏, • sisaldamaolulistteavetjaolemapõhjendatud (stmitteolemaformaalne)‏, • kirjeldamaprojektitulemivõimalikkerakendusvõimalusi.

28. Projektide retsenseerimine • Eesmärk: saadahinnangprojektiotstarbekusekohta (tellijaseisukohalt, arvestadesantudtäitjat). • Hinnatavadaspektid (on tellijapooltsagelietteantud): • vastavustellijaprioriteetideleja/võitemapooltsätestatudformaalsetelenõuetele • projektitegevustejakasutatavatevahendite/metoodikateasjakohasus/otstarbekus. Näide: diskussioonPärnus • projektiajakavareaalsus • projektileressursside – sheelarvejatäitjate – kavandamiseadekvaatsus (NB! retsensentpeab ka kõikviitedjaarvutusedülekontrollima) • projektigakaasnevadvõimalikudohud/riskid/negatiivsedtagajärjed. N: haridusosakud.

29. Soovitused 6 (retsensendiaspekt) • Projektivajadusepõhjendamiselära ole antudvallasseniteistepooltsaavutatu/tehtusuhtesliigakriitiline. N: SF artikkel – Anh. • Arvestasellega, et retsensendid on üldjuhuloma ala tippeksperdidjasuurtekogemustega (stmittebluffida). • Arvestamittepädevaretsensendivõimalusega – tekstiarusaadavusja “sõnadesuhupanemine”. • Kasuta (näiteksasutusesisest) eelretsenseerimist.

30. Soovitused 7 (projektideretsenseerimine) • Ole projektiretsenseerimiselpigemheasoovlikjakonstruktiivnekuikahtlustavjavirisev. • Panustaretsensiooni, kunaretsensioonikvaliteet on retsensendi imago kujundmiseoluline instrument. • Arvestaretsensendiisikuavalikukstulemisevõimalusega.

31. Näide: koolitusprojektide hindamiskriteeriumid I • Üldhariduskoolile suunatud koolitusprojektide puhul hinnatavad näitajad: • Kas ja kuidas on projekt seotud üldhariduskoolis kehtiva õppekavaga? • Kas projekt aitab kaasa kogu Eesti hariduse arengule ja kui pikas perspektiivis võib tulemust oodata? • Kas projekti raames loodavad väärtused on kasutatavad enamikes koolides (st on olemas piisav tehniline ja inimjõuline ressurss)? • Kas projekti eelarve on reaalne? • Kas projekti ajakava on reaalne? • Kas projekti läbiviijad on piisavalt kvalifitseeritud? • Millised võivad olla projekti võimalikud negatiivsed tagajärjed Eesti koolile ja haridussüsteemile? • Hinnang koolitusmaterjalidele • Hinnang koolituse praktilisele tööle • Hinnang projektitaotluse vormistuslikule küljele • Hinne projektile kümne palli skaalal.

32. Näide: koolitusprojektide hindamiskriteeriumid II • Hinne 10: väljapaistev projekt (äärmiselt aktuaalne, parimad võimalikud koolitajad, projektitaotlus põhjalikult läbi töötatud, eelarve adekvaatne). Taotlus rahuldada täies mahus, ilma mingite muudatusteta. • Hinne 8: väga hea (aktuaalne, heatasemelised koolitajad, projektitaotlus põhjalikult läbi töötatud, eelarve adekvaatne). Taotlus rahuldada, võib-olla mõningate ebaoluliste muudatustega. • Hinne 6: rahuldav (aktuaalne, koolitajate tase rahuldav, projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud, eelarve adekvaatne). Taotlus rahuldada, arvestades ekspertkomisjoni pakutud muudatustega. • Hinne 5: tinglikult rahuldav (aktuaalne, koolitajate tase rahuldav, projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud). Taotlus uuesti esitada, arvestades ekspertirühma soovitustega. • Hinne 4: puudulik (ei ole aktuaalne või koolitajate tase mitterahuldav või ei ole projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud). Taotlust mitte rahuldada. • Hinne 2: äärmiselt nõrk (ei ole aktuaalne, koolitajate tase mitterahuldav, projektitaotlus ei ole rahuldavalt läbi töötatud). Taotlust mitte rahuldada, taotluse uuestiesitamine perspektiivitu ka ümbertöötatud kujul. • Hinne 1: perspektiivitu (antud tüüpi koolitust põhimõtteliselt ei toetata). • Juhul, kui ei ole tegemist “puhta” variandiga, siis saab hinde osas rakendada kaalutud keskmist ning siduda projekti rahastamine teatud tingimuste täitmisega. 32

33. PR-tegevus • Eesmärk: projektiaktsepteerimisekssoodsafooniloomine. • Otsustajadtuginevadmuuhulgas ka subjektiivsetelefaktoritele, nagunäiteks: • isiklikudteadmisedjaarusaamad • ühiskondlikarvamus. • Edukuseeeldused/tunnused: • positiivsus • veendumusjaenesekindlus • tasakaalukus • PR-tegevus on eritiolulinejuhul, kuiprojektiplaanieiaktsepteeritudja on kavas see täiendatud/ümbertöötatudkujuluuestiesitada. • NB! PR-tegevusvõib olla vajalik ka projektisiseselt, projektimeeskonnaveenmiseksjainnustamiseks.

34. Soovitus (PR-tegevus) • Enda PR-tegevusekavandamiseljaläbiviimiselarvestada kamaksiimiga“Toetusesaamisekseiolulinemitteniivõrd see kuiheasaoled, kuivõrd see kuiheasindarvatakseolevat”.

35. Ülesanded • Millised on soovitustejaretsensioonidegaseonduvatetegevusteolulisemaderinevused? • Milles seisnevadretsenseerimisejarefereerimisepõhierinevused?

36. Kodutöö nr 4 • Täidadokumendis “PJ-Kodutöö-4-1.doc” olevadülesanded. • Analüüsiloengukonspektis (Lisa 8) toodudretsensiooniningvastajärgmisteleküsimustele: • Midavõikspidadaprojektitugevusteksjanõrkusteks (otsustadesvaidretsensioonipõhjal)? • Milliseidaspekteoleksretsensioonpidanudkäsitlemapõhjalikumalt? • Koostaeksamitööesialgne variant. • Projektiplaanikoostamiseühevõimalikutegevuskavaleiabfailist “Projektiplaanikoostamisest.docx”.

37. Järgmineloeng: • Pühapäeval, 13. nov. kell 14.00 • Teema: • Projektitäitmine

38. Eesti laste mõtlemine - olematu disjunktsioon Logic operators and quantifiers at age 10 to 11 Erika Matsak, 2007