Dossier Clinique Informatisé Bois-Francs (Québec)

1. Dossier Clinique InformatiséBois-Francs (Québec) Évaluation du Système d’Information Géronto-Gériatrique (SIGG) Dossier clinique informatisé (DCI) interdisciplinaire et interétablissements : utilité perçue et utilisation en temps réel Étude financée par CIHR / IRSC YY144629 Présentation: André Tourigny Unité de recherche en gériatrie - Université Laval Institut National de Santé Publique

2. Équipe de recherche • André Tourigny (MD), (Unité de recherche en gériatrie – Université Laval – CHAInstitut national de santé publique ) • Diane Morin PhD, (Université Laval)Line Robichaud PhD, (Université Laval)Aline Vézina PhD (Université Laval)Pierre J. Durand MD (Université Laval); • Lucie Bonin MD (RRSSS 04 Mauricie et Centre du Québec); • Réjean Hébert MD (Centre de recherche en gérontologie et gériatrie, Sherbrooke); • Martin Buteau PhD (Université de Sherbrooke);Luc Mathieu DBA (Centre d’expertise en géronto-gériatrie). • Daniel Pelletier MPs et Any Bussière MPs (Unité de recherche en gériatrie – Université Laval – CHA)

3. Résultats Inventaire et postes informatiques Interactions Aînés - Ordinateur - Intervenant Entrevues d’aînés Évaluation du système Évaluation de la qualité de l’information Analyse des focus group & ainés et questionnaire postal Utilité perçue Utilisation Évaluation des effets Analyses des focus-group, aînés et intervenants Quelques éléments de métho Objectifs & préoccupations Collecte de données Auprès des personnes âgées Auprès des intervenants, gestionnaires Autres données Instruments de collecte de données Plan de la présentation

4. Quelques éléments de métho • Objectif général: • Déterminer si l'utilisation du dossier clinique informatisé est une stratégie efficace pour soutenir le travailinterdisciplinaire en réseau intégré de services (interétablissement) dans l'optique d'une meilleure réponse aux besoins des personnes aînées

5. Objectifs spécifiques: • Identifier les caractéristiques des clientèles ciblées (personnes aînées et aidants) et des utilisateurs visés (intervenants, gestionnaires) associées à l’utilisation du dossier clinique informatisé • Identifier les caractéristiques de l’environnement informatique (organisation physique, équipements, support et formation) associées à l’utilisation du dossier clinique informatisé • Identifier les éléments du processus d’intervention (procédé technique, type d’information, relation thérapeutique) associés à l’utilisation du dossier clinique informatisé • Identifier les résultats perçus par les personnes aînées, leurs aidants, les intervenants et les gestionnaires comme contribuant à une meilleure réponse aux besoins

6. Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal Auprès des aînés Auprès des intervenants - gestionnaires Analyses quantitatives sur les données et questionnaires Analyses qualitatives sur les entrevues d’aînés et intervenants/gestionnaires Principales sources de données (1) INSTRUMENTS SUJETS APPROCHES MÉTHODOLOGIQUES

7. Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données SIGG-SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal Début 2002 Avec la collaboration des responsables locaux des parcs informatiques Principales sources de données (2) INSTRUMENTS ENVIRONNEMENT

8. Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal Extraction finale en décembre 2002 Comprend tous les dossiers cliniques depuis l’implantation du SIGG Avec tous les formulaires Les documents archivés Journalisation de toutes les entrées sur le SIGG Principales sources de données (3) INSTRUMENTS UTILISATION

9. Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données -SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal Entrevues auprès de 30 aînés (6 aidants présents à l’ entrevue) Sélection critériée parmi la clientèle(dossier actif, selon milieu de vie, perte d’autonomie au SMAF, exposé à l’ordinateur) Représentatif de l’ensemble des inscrits au SIGG Principales sources de données (4a) INSTRUMENTS RÉACTIONS à l’ORDI et au DCI et RELATIONS avec l’intervenant

10. Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données -SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal Questions fermées Consentement libre et éclairé Droit de retrait Droit d’accès à l’info Confiance en la confidentialité Intéressé par l’info à l’écran Dérangé par l’utilisation du portable Questions ouvertes et commentaires Réactions face au portable Modifications apportées par l’utilisation du SIGG Avantages - Désavantages - Inconvénients Différences dans la relation avec les intervenants & services Principales sources de données (4b) INSTRUMENTS

11. Principales sources de données (4c)Caractéristiques des 30 personnes aînéesinterviewées ENTREVUES

12. Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données -SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal 3 entrevues de groupe = 21 personnes Février à mai 2002 Différentes professions et milieux Principales sources de données (5) INSTRUMENTS UTILISATION & UTILITÉavantages - désavantages - contraintes

13. Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données -SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal 3 entrevues de groupe = 21 personnes Février à mai 2002 Différentes professions et milieux Principales sources de données (5) INSTRUMENTS UTILISATION & UTILITÉavantages - désavantages - contraintes

14. Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données -SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal Questionnaire auto-administré, 150 questions, 40-50 min. Pré-testés auprès de 5 personnes 85 répondants pour 187 questionnaires expédiés à l’ensemble des utilisateurs Mi-novembre 2001 à Janvier 2002 (2 rappels) Principales sources de données (6) INSTRUMENTS ENVIRONNEMENT & UTILISATEUR & UTILISATION & UTILITÉ & EFFETS

15. Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données -SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal 16,5% hommes - 83,5% femmes (N=85) Âge: -- 23-39 ans: 15 ,3% 40-49 ans: 36,5% 50 ans et +: 25,9 Manquante: 2,4% 1è ligne: 69,4% - 2è ligne: 30,6% Expertise[ 40% Novice - 56,5% intermédiaire & avancé] Utilisation du portable (n = 28)Oui: 32,2% Non: 67,9% Comparable Répondants versus Non-répondants Principales sources de données (6) INSTRUMENTS ENVIRONNEMENT & UTILISATEUR & UTILISATION & UTILITÉ & EFFETS

16. Grille de lecture: Extended.Seddon Model (Grille de lecture) • INTERACTION avec le SI: • Entrevue d’aînés • Questionnaire postal • EFFETS: • Entrevues d’aînés • Entrevues de groupe • Questionnaire postal • Qualité du SYSTÈME: • Environnement: • Inventaire et visites terrain • Système informatique • Entrevue de groupe • Questionnaire postal • UTILITÉ PERÇUE: • Questionnaire postal • Entrevues de groupe • - Commentaires d’aînés • UTILISATION: • Journalisation • - Questionnaire postal • Qualité de INFO: • Commentaires d’aînés • Entrevues de groupe • Questionnaire postal • SATISFACTION: • Entrevue de groupe • Questionnaire postal

17. INTERACTION AVEC LE SI Entrevue des aînés SOMMAIRE DÉTAILLÉ

18. INTERACTION AVEC LE SI Entrevues AînésConsentement libre et éclairé (1/6)

19. INTERACTION AVEC LE SI Entrevues AînésConsentement libre et éclairé (2/6)

20. INTERACTION AVEC LE SI Q10-21 Interactions (3/6) Client - Ordinateur - Intervenant

21. INTERACTION AVEC LE SI Q10-21 Interactions (4/6) Client - Ordinateur - Intervenant ENTREVUES POSTAL

22. Questions ouvertes et commentaires Changements relevés à la suite de l'introduction des ordinateurs, au niveau des interactions, des services, etc. PAS DÉRANGEANT PAS DE CHANGEMENT OU CHANGEMENTS MINEURS occasionnels dans l’attention de l’intervenant lors de l’utilisation de l’ordinateur SATISFACTION GÉNÉRALE FACE AUX SERVICES Préoccupations du client relativement à l’utilisation de l’ordinateur et au partage des informations contenues dans son Dossier Clinique informatisé FAIS CONFIANCE CURIOSITÉ LIMITÉE FACE À L’ORDINATEUR ASSURÉS DE LA CONFIDENTIALITÉ IMPRESSION GÉNÉRALE D’EFFICACITÉ SE SENTENT VALORISÉS UN PEU DÉPASSÉS INTERACTION AVEC LE SI Sommaire du point de vue des aînés (5/6) «on utilise des instruments modernes pour nous donner des soins»

23. Questions ouvertes et commentaires (suite) Avantages - Désavantages - Inconvénients Pas d’avantage pour soi - Ne voit pas d’inconvénient Tout est là Disponible à tous Identifier-répondre aux besoins Moins d’erreurs Clair - précis - efficace Moins de répétition Plus facile pour eux INTERACTION AVEC LE SI Sommaire du point de vue des aînés (6/6)Avantages - Désavantages - Inconvénient On voit qu’ils se parlent • Sauve du temps • Plus d’information • Meilleure coordination • Suivis plus serrés «Ils [les intervenants] savent où ilsvont…»

24. Constats préliminaires Les conditions d’utilisation et l’utilisation sont variables Selon la fonction-profession exercée et besoins d’information Selon les milieux & services Selon les formulaires Selon les besoins d’information face à la situation ou moment d’intervention Disparités quant au lieu: au domicile au bureau, à l’unité; 1ère ligne - 2è ligne - CHSLD Les espérances (investissements et attentes) sont importantes quant à la contribution du SIGG pour réaliser le travail. Les ratés du système sont un irritant majeur. Conditions variables en termes de: Facilités/bénéfices directs et intégration individuelle dans l’organisation du travail Vitesse du réseau et irritants(les ratées du système et différences entre les points de services) Niveaux de compétence personnelle et soutien Outil en développement (=> passage d’une version à l’autre) INTERACTION AVEC LE SI Point de vue des intervenants - utilisateurs du SIGG

25. Qualités du système: Environnement Inventaire des postes de travail informatique -SIGG (début 2002) • Quelques 110 appareils répartis dans les différents établissements • 71 de bureau - 39 portables • Principalement Pentium II- et III sous Windows NT • Version 3 du SIGG

26. Matériel n’est pas haut de gamme, mais satisfaisant. Disponible, mais demande parfois des adaptations Se coordonner pour la disponibilité Se déplacer Sessions de travail morcelées. Log IN et log Out Aspects matériels des postes de travail Disponibilité & Accessibilité Qualités du système: Environnement Postes de travail informatique (1/3)

27. Conditions convenables Ergonomie à améliorer pour l’aménagement des postes: Plan de travail restreint Beaucoup de fils Mobilier peu ajustable Postes partagés et Unités = plus d’éléments dérangeants Aspects ergonomiques des postes Qualités du système: Environnement Postes de travail informatique (2/3)

28. Utiliser le clavier / dactylo Se familiariser avec l’informatique (Windows…), avec • procédures de sécurité,•  fonctionnalités du SIGG,, • papier versus informatique (Dédoublement / Parallèle) Mobilité: Saisie et lecture se font au poste de travail informatique Délais pour démarrage / activer / désactiver son accès aux dossiers et temps-réponses variables Ratés du système informatique Les critiques expriment des améliorations attendues ou espérées. Contraintes liées à l’utilisation du médium qu’est l’ordinateur: Clavier/souris & MoniteurInterfaces Performance du SIGG Qualités du système: Environnement Postes de travail informatique (3/3)

29. Convivialité des interfaces du SIGG Se familiariser à l’informatique Aux protocoles de sécurité (mots de passe) Naviguer entre logiciels et formulaires Assimiler les différents formulaires Assimiler les fonctionnalités Qualités du système: Environnement Se familiariser avec les interfaces du SIGG On se familiarise de plus en plus avec l’utilisation d’un ordinateur. On apprécie travailler à l’ordinateur On trouve bien commode certains boutons: la reproduction, le copie-coller, … en autant qu’il y ait pas trop d’étapes!

30. La formation est évaluée positivement, mais avec certaines réserves Transfert des apprentissages doit être soutenu par des formules d’appoint adaptées aux besoins. Des membres du personnel (de soutien, collègues) développent une expertise et procurent du soutien. Le soutien technique est attendu, mais résout généralement les problèmes. Attention à la convivialité pour les développeurs: Éviter les changements de fonctionnalités assimilées Éviter les multiples étapes pour certaines opérations Consulter les utilisateurs Qualités du système: Environnement Formation et soutien

31. Qualités du système Rapide (comparativement aux archives…) Sécure / Traçabilité / contrôle des erreurs Convivialité de certaines fonctions très appréciées = Interfaces informatisés + Connectivité Le courriel Le copie-coller Les raccourcis et Le bouton de reproduction Qualités du système: Système Informatique Évaluation du système informatique (1/2) mais le système en soi est plus sécuritaire que le mode papier. ENTREVUES

32. Qualités du système Avantages concurrentiels Informatique vs Papier Environnement de travail intégré (Lotus Notes = Courriel adresses + calendrier + dossiers + demandes) Environnement de collaboration (dossiers & communication = notes évolutives ) Les qualités sont relatives aux attentes et à l’investissement nécessaire pour obtenir le résultat correspondant aux attentes. Qualités du système: Système Informatique Évaluation du système informatique (2/2) ENTREVUES POSTAL

33. Qualité de l’information Qualités de l’information Évaluation du système d’information (1/2) POSTAL

34. Qualité de l’information Qualités de l’information Évaluation du système d’information (2/2) ENTREVUES

35. Utilisation du -SIGG CLIENTÈLE AU SIGG Utilisation des formulaires Utilisation du SIGG etinterdisciplinarité

36. LA CLIENTÈLE AU SIGG

37. Nombre de personnes ayant un dossier -SIGG actif 1 selon l'âge et l'année 1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier ** pour 8 mois 10 jrs

38. Nombre de personnes ayant un dossier -SIGG actif 1 en gestion de cas selon l'âge et l'année 1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier ** pour 8 mois 10 jrs

39. Proportion de la population ayant un dossier SIGG actif1 selon l'âge en 2001-2002 1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier

40. Proportion de la population ayant un dossier SIGG actif1 en gestion de cas selon l'âge en 2001-2002 1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier

41. Nombre de personnes de 65 ans et + ayant un dossier SIGG actif aux serv. 1ière ligne par année 1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier ** pour 8 mois 10 jours

42. Nombre de personnes de 65 ans et + ayant un dossier SIGG actif 1 aux serv. 2ième ligne par année 1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier ** pour 8 mois 10 jours

43. UTILISATION DES FORMULAIRES DU SIGG • Identification • Demande de service • Décision • Cessation de services • Évaluation multiclientèle • SMAF et ISO-SMAF • Profil médicamenteux • Liste des médicaments • Profil évolutif • Notes évolutives • Plan d’intervention (PI) • Plan de services individualisé (PSI)

44. Nombre de demande pour les 65 ans et + par année ** pour 8 mois 10 jours

45. Proportion des dossiers actifs en gestion de cas ayant au moins un SMAF complet ou incomplet par année pour les 65 ans et + ** pour 8 mois 10 jours

46. Score médian des SMAF incapacité complet et par dimension pour les dossiers actifs en gestion de cas (65 ans et plus) ** pour 8 mois 10 jours

47. Nombre de PSI et de personnes en ayant au moins 1 et % des dossiers actifs en gestion de cas avec au moins 1 PSI, par année pour les 65 ans et + ** pour 8 mois 10 jours

48. Nombre de note évolutive, de dossier avec une NE et % des dossiers actifs en gestion de cas avec une note évolutive, par année pour les 65 ans et + ** pour 8 mois 10 jours

49. UTILISATION DE L’INFORMATION DU SIGG INTER-SERVICES INTERDISCIPLINARITÉ

50. Lectures 1ère et 2è ligne interdisciplinaire PIVOT Au 25 janvier 2002