NyA-förvaltningen i förändring

2013-10-08 Kristian Dahlander, Katarina Nastos, Anders Arnebert NyA-förvaltningen i förändring

Innehåll Om spåren och det agila arbetssättet Exempel från tre spår Information till användarna Möjligheten att påverka

Utveckling i spår • Utvecklingsarbetet är indelat i ett antal spår • Varje spår har en Produktägare som ansvarar för spårets backlog • Referensgrupp/prioriteringsgrupp med relevanta intressenter • Produktägarna ingår i produktägarforum tillsammans med huvudproduktägare (systemansvarig)

Spåren – indelning efter användargrupper • Produktionsstyrningsspåret- Produktionsansvariga(PA) och Produktionssamordning (UHR)- Katarina Nastos • Handläggningsspåret- Handläggare inklusive BM- Ulf Stenport • Institutionsanvändarspåret- Institutionspersonal, NyA-webbsanvändare- Anders Arnebert • BEDA – Nationella betygsdatabasen- BEDA-handläggare på UHR, betygsrapportörer på gymnasieskolor och vuxenutbildning, leverantörer av elevhanteringsprogram.- Jenny Forsling

Spåren – indelning efter användargrupper, forts. • Sökandespåret- Befintliga och potentiella studenter- Redaktörer på Antagning.se och Universityadmissions.se- Kristian Dahlander • Infrastruktursspåret- Avancerade NyA-användare (driftspersonal på UHR, Batchhantering)Björn Nilsson. • Spårindelningen är inte ristad i sten utan kan komma att förändras. • Erfarenheterna av ett år med spårarbete ska utvärderas.

Spåren arbetar agilt • Bygger på nära kommunikation mellan krav, utveckling och test. • Verksamhetsrepresentant (produktägare) ansvarar för prioritering och planering av utvecklingsarbetet tillsammans med utvecklingsteamet • Arbetet bedrivs i sprintar (korta iterationer) • Utvärdering/Demo av varje sprint • Snabb feedback, tidiga rättningar av feltänk

Institutionsanvändarspåret Anders Arnebert

Institutionsanvändarspåret – hittills • Utvecklingen av basfunktionerna (se person, listor och statistik) • Endast mindre förändringar gjordes i förhållande till funktionaliteten i expertklienten – avstämning gjordes med grupp av institutionsanvändare på LU • Utvecklingen av systemstödet för handläggning på NyA-webben • Avstamp i workshop med mindre referensgrupp bestående av produktionsansvariga på GU, LTU och KTH • Användningstester och intervjuer med institutionsanvändare på UMU, KTH och LU som handlagt på webben i Master H13Synpunkter och önskemål har legat grund för ändringar i september-, november- och februarileveranserna

Institutionsanvändarspåret – framöver • Ingen fast referensgrupp utan istället • Användningstester och intervjuer med institutionsanvändare • I samband med handläggning i Master H14 • För att kunna förbättra basfunktionerna – listor och statistik som fyller institutionsanvändarnas behov • Enkäter och frågor till alla produktionsansvariga • För att kunna prioritera vidareutveckling • Mer handläggning på NyA-webben • Önskemål om ny funktionalitet • Tillfälliga referensgrupper vid behov • Besök på lärosäten • För att göra användningstester och intervjuer • Träffa produktionsansvariga och antagningsavdelningar

Produktionsstyrning Katarina Nastos

Referensgrupp/prioriteringsråd • Referensgrupp/prioriteringsråd för spårets område i stället för ändringsråd/felrapportsråd för hela NyA • Ett sätt att ha kontinuerlig kontakt med användare av produkten och fånga in krav samt få hjälp att prioritera rätt • Sammansättning • 3-4 lokala PA (GU, SU, UMU, UU) • Klara Dahlstrand • Lisa Grape • Maria Lundgren • Katarina Forssner • 1-2 centrala, produktionssamordning/ledning UHR • Anders Lundholm • Gunilla Hammarström

Referensgrupp/prioriteringsråd • Frågor för referensgrupp • Hur ett problem bäst löses • Avstämning av utformning under utveckling • Övergripande – vilket upplägg ska vi välja • Detaljerat • Förstår man det här gränssnittet? • Är det här meddelandet tydligt? • Frågor för prioriteringsrådet • Hur viktigt är ärendet? • Måste/Skall/Bör /Önskemål • Vilka ändringar/rättningar ska göras till viss leverans? • Avstämning inför första och sista sprinten till en version • Former • Telefonmöte varannan vecka • Mailkorrespondens • Livemöten • i samband med övergång till spår för att hantera arv • För workshops framöver

Exempel på påverkan av referensgruppen • Förändrad planering – i förhållande till förvaltningsplan • Förbättring av stöd för att hantera anmälningsalternativ (inkoppling och redigering) före anpassning av AM Poäng till huvudområde, ämnesgrupp och successiv fördjupning • P g a mängden fel i stödet kändes det mer brådskande • Flest antal fel i hela expertklienten • Avstämning • Systemstöd för meritregistrering på person med sena sökalternativ som öppnas för handläggning efter första urval • Nytt stöd för inkoppling av information från utbildningsdatabas • Demo för PA vid UMU och produktägare • Förändrat stöd för redigering av anmälningsalternativ

Hur verksamheten påverkar i övrigt • Produktionsrådet • Fler PA än vad ref.grupp/prioråd rymmer • Frågor om hur/om funktioner används/kan avskaffas e t c • PA-seminarier • PÄ deltar för att informera • Fångar upp synpunkter • på det som informeras om • i övrigt på funktioner/frågor i spårets område

Framöver, i mån av tid (PÄ och PA) • Enkäter till alla PA • Användningstester

Sökandespåret Kristian Dahlander

Sökandespåret • Ny produktägare i maj • Jobbar i tre-veckorssprintar • I uppstart med referensgrupp- Redaktörer, Contact Center, Produktionssamordning. Lärsoätesrepresentanter sökes! • Ingen sökanderepresentant – Contact Center, Användartester och enkäter. • Besök på lärosäten – Antagning, International office, Institutioner, Handikapphandläggare.

Information till användarna • Nuläget:Lämnar över till införandeprojekt och acceptanstest tre – fyra gånger per år. I samband med att ny funktionalitet levereras får användarna information.PA-seminarier.NyA-sidorna. • Agil utveckling ställer krav på agil information. • Informera löpande direkt från spåren.- Leveransinformationen tre-fyra ggr/år blir lättare att ta till sig.- Möjligheten för användarna att påverka under pågående utvecklingsprocess. • Förvaltingsplan och förvaltningsstrategi ska finnas tillgänglig.

Möjlighet att påverka • Förslagslådan på NyA-sidorna går direkt till produktägarna och in i backloggen. • Delta i referensgrupper. • Håll utkik efter enkäter. • Kontakta produktägarna – kontaktuppgifter läggs upp på NyA-sidorna.

NyA-förvaltningen i förändring