1 / 31

Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant

Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant. Agenda. Document- en dossierbeheer bij de Provincie Visie: een organisatiewijd platform Procesgerichte aanpak Technische onderbouw: Documentum Gefaseerde uitrol. Wie zijn wij?. Ontstaan op 1 januari 1995

mihaly
Download Presentation

Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant

  2. Agenda Document- en dossierbeheer bij de Provincie Visie: een organisatiewijd platform Procesgerichte aanpak Technische onderbouw: Documentum Gefaseerde uitrol

  3. Wie zijn wij? Ontstaan op 1 januari 1995 Intermediair bestuursniveau 800-tal personeelsleden Beleidsdiensten: vergunningen, beroepen, subsidies, … Ondersteunende diensten: interne administratie, informatica, … Informatica: systeem en helpdesk, projecten en ontwikkelingen

  4. Document- en dossierbeheer • Context • Groot aantal kenniswerkers • Groot aantal verschillende processen • Groot aantal gegevens • Groot aantal documenten • 2001: bevraging organisatie en redactie informaticastuurplan • Documentbeheer en dossieropvolging als meest prioritaire project: PREDOSA

  5. Doelstellingen Ondersteuning van routinewerkzaamheden Herinrichting van documentstromen (BPR) Digitalisering van documenten Automatisering van de dossierstromen Verhoging snelheid verwerking en kwaliteit ervan Ontsluiting van elektronische informatie Archivering van de elektronische informatie

  6. Visie / aanpak • Geen ad hoc -oplossingen • Organisatiebrede, consistente aanpak • Gefaseerde aanpak • 1 duurzame centrale technologie als onderbouw • Proven technology • Stabiel ondanks grote volumes • Meerdere leveranciers aanwezig • Gekozen technologie: Documentum

  7. Te ondersteunen processen Verlening van milieuvergunningen Bouwberoepen Gemeentelijke administratieve sancties Agendering en notulering Ondersteuning provincieraad Subsidieaanvragen en -afhandeling Elektronische factuuropvolging Indienen offertes overheidsopdrachten Personeelsdossiers …

  8. Praktijkvoorbeeld • 350 gebruikers • 180.000 documenten in docbase • Elk proces een eigen toepassing (VisualBasic, Java, .NET, …) • ‘Agenderen en notuleren’ • Ondersteuning beslissingsproces deputatie • Organisatiebreed • Essentieel en kritisch • Koppeling met proces-toepassingen • Java

  9. Probleem oude situatie: jungle Persoonsafhankelijkheid van een dossier Proces buiten de dienst als een ‘black box’ Waar zit mijn dossier? Geagendeerd? Is mijn dossier goedgekeurd? Welke beslissingen heeft men in het verleden hieromtrent genomen? Welke is de versie die echt op deputatie besproken is? Alle relevante beslissingen omtrent één onderwerp verzamelen? Vormelijke uniformiteit?

  10. Nieuwe situatie: de dossiertotem • 40-tal vergaderingen per jaar (+ audities) • 200-dossiers per vergadering • 80.000 dossiers opvraagbaar (vanaf 01/01/01)

  11. Een elektronisch dossier

  12. Documenten in het dossier

  13. Interactie met Word

  14. Samenstelling van de agenda

  15. Uitbreidingen • ABENO (agenda besluiten en nota’s) • Automatisatie signataires en nummering • Afschaffing kopiëren op de diensten • Automatisatie werk van algemeen secretariaat • Naar een elektronische deputatie • Kanselarij van de eerste minister • Tervuren • Ondersteuning provincieraad

  16. Evaluatie • Functioneel globaal in orde • Onderbouw technisch in orde • User-end: • Performantie niet optimaal • Moeilijk aanpasbaar • Moeilijk uitbreidbaar, hoewel noodzakelijk • GEVOLG: naar een nieuw framework

  17. Voor Java Client Business logica .NET client Business logica VB Client Business logica EMC Documentum

  18. Voor Library Classification Versioning Relations BPM Retention Java Client Business logica .NET client Business logica VB Client Business logica EMC Documentum

  19. Voor Hergebruik logica Consistente UX Aanpassing logica Java Client Business logica .NET client Business logica VB Client Business logica EMC Documentum

  20. Na .NET Smart Client Service laag EMC Documentum Beheerstoepassingen (SAP) Website (Tridion) Mail & Office (Microsoft) Scanner

  21. Na Content Workflow Takenlijst Search Reporting Templating Validation .NET Smart Client Service laag EMC Documentum Beheerstoepassingen (SAP) Website (Tridion) Mail & Office (Microsoft) Scanner

  22. Na Gebruikerservaring Performantie Upgrade en distributie .NET Smart Client .NET Smart Client .NET Smart Client Service laag EMC Documentum Beheerstoepassingen (SAP) Website (Tridion) Mail & Office (Microsoft) Scanner

  23. Dossierbeheer

  24. Aanmaak nieuw dossier

  25. Kenmerken dossier

  26. Documenten beheren in dossier

  27. Templates voor typebrieven

  28. Agenderen dossiers

  29. Publicatie naar het intranet

  30. Gefaseerde aanpak Platform Toepassing per toepassing uitrollen Begeleiding per gebruikersgroep

  31. Bedankt Bart Geerdens, Provincie Vlaams-Brabant, bart.geerdens@vlaamsbrabant.be Wim Putzeys, Panoptic (ECM bij Cronos), wim.putzeys@panoptic.biz

More Related