Projektisuunnittelu ja seuranta Microsoft Project 98

1. Projektisuunnittelu ja seuranta Microsoft Project 98

2. Projektisuunnittelun vaiheet • Projektiehdotus • kuka tahansa voi tehdä hankealoitteen, joka mahdollisesti johtaa projektin käynnistymiseen • aloitteessa kuvataan ongelma, tehtävä, tavoite, ympäristö ja mahdolliset ratkaisuehdotukset • ehdotukset käsitellään esimerkiksi yrityksen johtoryhmässä • parhaat ehdotukset voidaan joskus palkita • Hankeselvitys • projektiehdotus hyväksytään, hylätään tai jätetään odottamaan • jos hanke hyväksytään niin joku asianomistaja tai asiasta kiinnostunut lähtee tekemään tarkempaa selvitystä • erityisesti hänen tulee tarkastella hankkeen vaatimia resursseja, sen tuottamia hyötyjä (kustannus/hyöty-laskelmat) sekä riskejä.

3. Riskianalyysi • kehittämistilanteen selvittäminen • hankkeen lähtökohta ja laajuus • kehittämisen kohde • läpivienti ja ohjaus • projektin tavoitteet • mahdolliset riskit selville! • vertaa vanhan talon hankintaan

4. Asiantuntemus ja tarkastelukulmat • mitä projektissa tehdään? • millaista asiantuntemusta tarvitaan?

5. Tehtävien valinta • projektin tehtävien eli aktiviteettien nimet ja tehtävien ajallinen järjestys • tehtävien tulisi olla laajuudeltaan saman kokoisia (ei samaan suunnitelmaan 10 minuutin ja 5 päivän tehtäviä)

6. Menetelmät ja apuvälineet • projektissa käytettävien ”työkalujen” valinta • työkalut ja menetelmät valittava projektin tarpeiden mukaan • tikkisahallakin saa puun kaadettua, mutta ...

7. Tehtävien riippuvuudet • tehtävien luonnolliset edeltäjäsuhteet • laaditaan tehtäväverkko (lohkoverkko)

8. Tehtävien työmäärät • riippuvat työn kohteesta ja resursseista • usein työmäärät aliarvioidaan • oikeat arviot edellyttävät työajan seurantaa • kokemuksen kautta oppii • tärkeä, mutta vaikea suunnittelutehtävä

9. Resurssien kohdistaminen tehtäville • henkilöt • laitteet • ohjelmat • tilat • aika • raha

10. Laskenta • kriittisen polun laskenta toimintaverkosta • kustannuskertymät • projektinhallintaohjelmisto laskee • koko hankkeen kustannus/hyötylaskelmissa kannattaa käyttää apuna esimerkiksi nykyarvomenetelmää ja taulukkolaskentaohjelmistolla laadittua laskentapohjaa. Kokeile alla olevaa esimerkkiä.

11. Analysointi ja optimointi • resurssien tasaus • resurssien lisäys • tavoitteiden laskeminen • tehtävien vähentäminen • ajankäytön uudelleen arviointi • koko hankkeen kustannusten ja tuottojen uudelleen arviointi

12. Ohjaustehtävät ja vaiheistus • johtoryhmän (valvontaryhmän) ohjaustehtävät sijoitetaan sopiviin kohtiin projektia • tarvittaessa lisätään päätöksenteko-, laadunvalvonta- ja tarkistuspisteitä • näin syntyy projektin vaiheistus

13. Lopputulokset • Projektisuunnittelun lopputuloksena syntyy projektisuunnitelma, josta selviää: • projektin kuvaus • tehtävä • tulostavoitteet • rajaus • ympäristö • työvaiheet • organisaatio, resurssit ja resurssilaskelmat • katso alla olevaa esimerkkiä • Projektin päätöksenteko, seuranta ja valvonta perustuu tähän projektisuunnitelmaan.

14. Projektin seuranta ja valvonta • työaika • kustannukset • ulkoinen ja sisäinen laatu • valmistumisaika • projektipäällikkö vastaa johtoryhmälle

15. Projektisuunnittelun kaaviot ja apuvälineet

16. Ganttin janakaavio • projektin tehtävät eli aktiviteetit esitetään janoina • aika etenee vasemmalta oikealle • tehtävien välisiä riippuvuuksia on vaikea kuvata

17. tehtävän aikaisin päättymishetki APH=AAH+K tehtävän aikaisin alkamishetki AAH tehtävän kesto K 8 12 D K 8 3 8 0 tehtävä ja sen nimi 12 0 3 0 4 5 3 3 12 6 tapahtuma E O A 2 3 G 3 0 15 5 0 6 aikaisin tapahtumahetki 0 0 H 6 18 L 10 12 0 12 0 18 6 0 0 6 4 12 6 12 14 2 M 2 B I C 0 N 4 4 12 2 12 8 2 8 J 2 8 11 F 12 0 2 0 8 0 3 6 Nuoliverkko • projektin tehtävät eli aktiviteetit esitetään nuolina • aika etenee vasemmalta oikealle • tehtävien väliset riippuvuudet kuvataan tehtäviä yhdistävillä tapahtumilla • verkosta voidaan laskea kriittiset tehtävät ja kriittinen polku Eteenpäin laskenta

18. 8 D K 3 8 12 8 11 12 3 6 15 6 11 11 15 4 5 3 3 12 6 6 15 6 11 E O A 2 3 G 3 0 15 5 0 18 8 6 3 11 tapahtuman myöhäisin tapahtumahetki 0 0 12 H 6 18 L 10 12 12 18 18 6 8 12 8 12 6 18 0 4 12 0 6 14 16 12 8 tehtävän myöhäisin päättymishetki MPH B 18 M 12 2 2 N 0 I C 4 4 12 12 2 8 16 16 2 8 2 4 8 J 2 8 11 F 16 12 tehtävän kesto K 2 2 8 8 16 13 3 6 2 8 tehtävän myöhäisin alkamishetki MAH=MPH-K tehtävän pelivara= MPH-APH=5 tai MAH-AAH=5 kriittinen polku, tehtävissä ei ole pelivaraa Nuoliverkko Taaksepäin laskenta

19. Lohkoverkko Pert-kaavio 20.5. 1.5. 1.3. 10.9. lopetus aloitus johto- ryhmä johto- ryhmä johto- ryhmä päätös 15.2. 15.10. 25.3. 10.6. A1 A2 A3 18.11. 30.6. 12.4. B2 B3 B1 15.7. 20.12. 30.4. C1 C3 C2 19.8. 1.2. 15.5. D1 D2 D3 Tehtävät laatikoita ja riippuvuudet viivoja. Huomaa päätöksentekopisteet (milestone)

20. MS Project-98 Erilaisia näkymiä projektista: * kalenterinäkymä * Ganttin janakaavio * PERT-verkko * tehtävän resurssit * seuranta janakaaviona * resurssikaavio * resurssitaulukko * resurssin käyttö * jne. tehtävä kalenterissa tehtävän kesto tehtävän nimi lisätietoa tehtävästä

21. Projektin kalenteri Project-valikosta * Project Information… Anna projektillesi joko * alkamisaika tai * päättymisaika. Tavallisimmin laskenta aloitetaan alkupäivästä. Tools-valikosta * Change Working Time… Räätälöi projektillesi oma kalenteri.

22. Tehtävien syöttäminen Ganttin kaavioon Kirjoita tehtäville (aktiviteeteille) nimi ja kesto => kalenteriin ilmestyy tehtäväjanat alekkain Jos kesto = 0, niin tehtävästä tulee päätöksentekopiste (milestone) ja sen symbolina on musta salmiakki

23. Riippuvuuden muodot Kahden tehtävän välinen riippuvuus voi johtua monesta eri syystä: 1) looginen riippuvuus: esim. rokotukset vasta matkakohteen valinnan jälkeen 2) limitysriippuvuus: esim. matkamuistoja voi ostaa perillä koko matkan ajan 3) resurssiriippuvuus: esim. sama henkilö ei voi olla kahdessa paikassa yhtä aikaa 4) ajallinen riippuvuus: esim. passi on uusittava tiettyyn päivään mennessä 5) ei suoranaista riippuvuutta: esim. matkapäiväkirjan kirjoittaminen Riippuvuuksien suunnittelu on samalla tehtävien työjärjestyksen suunnittelua! Riippuvuustyyppejä lopusta-alkuun lopusta-loppuun alusta-alkuun alusta-loppuun

24. Tehtävien riippuvuudet Ganttin kaaviossa Raahaa tehtäväpalkit kalenterissa oikeaan paikkaan. Edeltäjäsuhteet tulevat automaattisesti, mutta voit piirtää ne myös vetämällä hiirellä ja pitämällä vasen nappi alhaalla. Tehtävän kestoa voit muuttaa myös palkin oikeasta päästä. Tehtävän valmiusastetta muutetaan palkin vasemmasta päästä.

25. Tehtävän tarkennukset Suunnittelua avustava ”velho” varmistaa linkin olemassaolon. Jokaisesta tehtävästä saat tarkemmat tiedot (yleistiedot, edeltäjät, resurssit, edistymisen ja vapaan kuvauksen) näpäyttämällä tehtävän nimeä tai Info-laatikkoa, hiiren oikeasta napista tai työkaluvalikosta.

26. Tehtävän ajoituksen rajoitteet 1) niin pian kuin mahdollista (oletus ja suositus) 2) niin myöhään kuin mahdollista 3) päättyy aikaisintaan 4) päättyy viimeistään 5) pitää päättyä 6) pitää alkaa 7) alkaa aikaisintaan 8) alkaa viimeistään

27. Rajoitekonfliktit Rajoitekonflikti syntyy jos esimerkiksi edeltävä tehtävä ei lopu seuraavan tehtävän pakotettuun alkupäivään mennessä. Suunnitteluvelho auttaa rajoitekonfliktien hoitamisessa. Velhon saa päälle seuraavasti: 1. Tools-valikosta kohta Options 2. General-välilehti 3. rasti ruutuun Advice about errors

28. Toistuvat tehtävät Mene Ganttin kaavio -näkymään ja valitse toistuvalle tehtävälle paikka (rivi). Valitse Insert-valikosta Recurring Task. Anna tehtävälle nimi ja määrittele sen toistuvuustiedot.

29. Vaiheet ja makrotehtävät Alitehtäväksi (Indent) ja päätehtäväksi (Outdent) Näytä (Show) ja piilota (Hide) alitehtävät (Subtasks) Voit määrittää tehtävän vaiheeksi tai makrotehtäväksi, joka koostuu pienemmistä osatehtävistä. Valitse näkymäksi Ganttin kaavio. Lisää haluamallesi riville uusi tehtävä (Inset -> New Task), josta tulee vaiheen tai makrotehtävän nimi. Valitse sen alapuolella olevista tehtävistä ne, jotka kuuluvat tähän kokonaisuuteen pitämällä CTRL-näppäin alhalla ja klikkaamalla hiiren vasemmalla näppäimellä. Paina vihreää oikealle osoittavaa nuolta (Indent), jolloin merkityt tehtävät sisentyvät alitehtäviksi ja makrotehtävän symboliksi tulee musta palkki. Alitehtävät saa piiloon ja näkyviin + ja - merkeillä työkaluriviltä.

30. Tehtävien syöttäminen Pert-kaavioon Valitse näkymäksi PERT-kaavio. Pidä hiiren oikea näppäin alhaalla, vedä ja päästä => syntyy uusi tehtävälaatikko. Saat tehtävän tiedot näkyviin klikkaamalla tai hiiren oikeasta näppäimestä Task Information. Anna tehtäville nimi ja kesto.

31. Tehtävien riippuvuudet Pert-kaaviossa Raahaa tehtävälaatikot kalenterissa oikeaan paikkaan. Aika etenee vasemmalta oikealle. Vie kohdistin tehtävän päälle, pidä vasen nappula alhaalla, raahaa seuraavan tehtävän päälle ja päästä irti => syntyy edeltäjäsuhde tehtävien välille. Päätöksentekopisteet (kesto = 0) erottuvat kaksinkertaisesta kehysviivasta.

32. Resurssitaulukko 1) Valitse View-valikosta Resource Sheet 2) syötä resurssien nimet, lyhenne, mahdollinen ryhmä ja osallistumisprosentti 3) syötä tarvittaessa tuntipalkat ja kustannukset 4) päivitä tarvittaessa henkilön kalenteria klikkaamalla kohdassa Base Calender (oletuksena yhteinen kalenteri)

33. Resurssien kohdistaminen tehtäville 1) Klikkaa Ganttin kaaviossa tehtävän nimeä tai Pert-kaaviossa tehtävälaatikkoa. 2) Valitse välilehti Resources 3) Määritä tehtävään tarvittava määrä henkilöitä ja heille osallistumisprosentti.

34. ...tai toisella tavalla 1) Valitse Ganttin kaaviosta haluamasi tehtävä 2) paina työkaluriviltä nappia Assign Resources (kaksi kasvoa) 3) valitse yllä olevasta ikkunasta henkilö ja paina Assign, jolloin henkilön nimen eteen tulee rasti. Hänet kiinnitetään tehtävään valitsemallasi työpanoksella kokonaistyöajasta.

35. Ganttin kaavio Kaavioihin kannattaa liittää aina selittävää tekstiä!