Få styr på dine litteraturhenvisninger og spar mange timers arbejde

1. Få styr på dine litteraturhenvisningerog spar mange timers arbejde RefWorks Niels Erik Frederiksen – Statsbiblioteket – nef@statsbiblioteket.dkRevideret udgave marts 2010

2. Indhold - RefWorks • Indledning • Oprettelse af databasen s. 2 - • Opbyggelse af databasen • Import af referencer • Direkte s. 8 - • Via tekstfils. 18 - • Manuel indskrivning s. 26 - • Søgning i Refworks s. 28 - • Strukturering af databasen s. 30 - • Tilføjelse af vedhæftede filer s. 38 - • Udfærdigelse af referencer og litteraturlister • Formatér en litteraturliste i RefWorks s. 43 - • Formatér referencer og litteraturliste v.h.a. Write-N-Citesammen med Word (Windows) og Word (Mac) s. 49 -Ny udgave af Write-N-Cite til Windows s. 63 - • Formatér referencer og litteraturliste ved brug af andretekstbehandlingsprogrammer – f.eks. OpenOffice eller RTF s. 69 - • Output Styles s. 77 - • Ekstra tips & tricks s. 82 -

3. RefWorksEt webbaseret referencehåndteringsværktøj Hvad kan man med RefWorks? Opbygge sin egen database over referencer, både ved import fra elektroniske bibliografier/databaser, bibliotekskataloger m.m. og ved manuel indtastning Formatere referencer og litteraturlister til artikler, bøger og opgaver i overensstemmelse med internationale standarder Logge sig på sin egen database fra en hvilken som helst computer i verden, blot den er koblet til internettet 2

4. Sådan bliver man bruger af RefWorks • Ansatte og studerende ved Aarhus Universitet kan gratis få adgang til RefWorks. For at registrere sig som bruger, skal man anvende en PC inden for Aarhus Universitets IP-adresser*, men herefter kan RefWorks benyttes uden for campus med en ekstra Group Code (fremgår af din velkomstmail fra RefWorks - eller kan oplyses af nef@statsbiblioteket.dk). Du kan altså bruge programmet, uanset hvor du befinder dig. • Alt i forbindelse med RefWorks er meget enkelt. Det gælder også registreringen. Gå ind på følgende URL: http://www.refworks.com/Refworks/ og vælg linket ’Sign up for an IndividualAccount’ *) Af denne indgang fremgår det, at registreringen sker via Statsbiblioteket ’RefWorks User Login for Statsbiblioteket’

5. Registrering (fortsat) • Herefter skal følgende formular udfyldes: • Når man klikker på ’Register’ åbner programmet, og man kan gå i gang.

6. RefWorks åbningsside • Sådan ser din første åbningsside ud umiddelbart efter, du har oprettet din database • I det følgende vil de vigtigste funktioner blive gennemgået

7. Importér referencer til RefWorks • I RefWorks findes der tre forskellige måder at importere referencer på: • Direkte eksport fra online database • Import via tekstfiler • Manuel indskrivning i RefWorks

8. Direkte eksport fra online database • RefWorks er koblet sammen med en lang række databaser (bibliografier, tidsskrifter, bibliotekskataloger mm.), så man let kan eksportere udvalgt reference-materiale til egen database. • Som oftest er det meget enkelt at overføre de referencer, man har fundet i en given database til RefWorks, men metoden kan variere fra udbyder til udbyder. • I det følgende tages udgangspunkt i bibliografien ’Historical Abstracts’ fra EBSCO.

9. På søgeresultatsiden i Historical Abstracts kan man udvælge referencer ved at aktivere linket ’Add to folder’ (1) For at overføre de udvalgte referencer til RefWorks skal man klikke på Folder-linket øverst (2). Herved kommer man til Folder list (se næste side) Direkte eksport fra online database

10. Direkte eksport fra online database • På siden ’Folder List’ markeres tjekboksene ud for de referencer, der ønskes eksporteret (1). Efterfølgende klikkes på eksport-ikonet (2)

11. Direkte eksport fra online database • Herved fremkommer nedenstående side, hvor man først vælger ’Direct Export to RefWorks’ (1) og dernæst klikker på knappen ’Save’ (2)

12. Så snart referencerne er indløbet, kommer RefWorks med en melding (1) Når der klikkes på ’View Last Imported Folder’ fremvises posterne (2) Herfra kan referencerne gemmes i den eller de mapper, man måtte ønske. Herom senere. Importside: De fremviste poster: Direkte eksport fra online database

13. Direkte eksport fra bibliotek.dk • I ’bibliotek.dk’ skal man først registrere, at man ønsker at kunne gemme udvalgte poster til brug for et referencehåndterings-værktøj. Det gøres på følgende måde: • Gå ind i ’Mit bibliotek.dk’ og klik på undermenuen ’Indstillinger’.Herunder vælges fanebladet ’Bestil og import’ • Nederst på siden findes oplysninger om import til RefWorks, EndNote og Reference Manager. Mærk ’Ja’ af i tjekboksen og gem oplysningen

14. Direkte eksport fra bibliotek.dk • De referencer, der ønskes eksporteret til RefWorks markeres på søgeresultatsiden

15. Direkte eksport fra bibliotek.dk • Efter at have markeret de ønskede poster, går man til siden ’Min kurv’ (1), udvælger de titler man ønsker overført (2) og klikker på linket nederst (3).Derefter overføres posterne automatisk til RefWorks-databasen

16. Direkte eksport fra www.statsbiblioteket.dk • Ud for de poster, man ønsker at overføre, klikker man på det tilhørende link ’Tilføj’ (1) • Derved placeres posten på bestillingslisten (2), og herfra skal posten overføres til ’Huskelisten’ via knappen ’Føj til huskeliste’ (3)

17. Direkte eksport fra www.statsbiblioteket.dk • Herefter åbnes ’Huskeliste’ og igen markeres de poster, der skal overføres til RefWorks • Slutteligt klikkes der blot på knappen ’Eksporter til RefWorks’, hvorved posterne automatisk overføres til RefWorks-databasen

18. Import af tekstfiler • Endnu findes der databaser, hvor man ikke direkte kan eksportere til RefWorks, men ofte vil man her kunne gemme udvalgte poster som en tekstfil på sin computer, og derfra importere den til RefWorks. Følgende eksempel tager udgangspunkt i ’Web of Science’ • På vanlig vis markeres de poster, der skal overføres (1) og lægges efterfølgende i ’Marked List’ via knappen ’Add to Marked List’ (2). Siden ’Marked List’ åbnes via linket øverst (3)

19. Import af tekstfiler • På den fremkomne side kan man udvælge de oplysninger som man gerne vil have med over i databasen, f.eks. abstract, times cited mm. • Når valget er foretages klikkes der på knappen ’Save to File’ ud for rullemenuen ’Other Reference Software’

20. Import af tekstfiler • Her klikkes der på knappen ’Save’ (1), hvorved et lille popup-vindue fremkommer (2) • Denne fil gemmes lokalt på egen PC (3) og importeres herfra til RefWorksdatabasen (se efterfølgende)

21. Import af tekstfiler • Når posterne skal importeres til RefWorks, går man ind under ’References’ og vælger ’Import’

22. Import af tekstfiler • På importsiden vælges først importfilter, her ’ISI’ (ISI-Thomson står bag etableringen af databasen) (1) • Under rullemenuen til ’Database’ vælges ’Web of Science’ (2) • Derefter indsættes tekstfilen via knappen ’Gennemse..’ (3) • Til slut klikkes på ’Import’ nederst på siden (4)

23. Import af tekstfiler • Efter at have klikket på importknappen fremkommer følgende side: • Klik på knappen ’View Last Imported Folder’ for at se de importerede referencer.

24. Import af tekstfiler • Fra denne side kan referencerne gemmes i den mappe, man måtte ønske (herom senere)

25. Import af tekstfiler • Når det drejer sig om mindre filer kan man vælge copy/paste-metoden, forstået på den måde, at man i tekstfilen kopierer hele teksten, og efterfølgende indsætter den i feltet ’Import Data from the following Text’ (højreklik -> Paste/Indsæt).

26. Manuel indskrivning • Hvis databasen/katalogen ikke giver mulighed for at sende de udvalgte referencer til RefWorks, kan man foretage en manuel indskrivning i RefWorks ved at gå ind under ’References’ og vælge ’Add New Reference’.

27. Manuel indskrivning • På siden, hvor den manuelle katalogisering foregår, findes et væld af felter.Hvilke felter, der skal udfyldes, vælger man selv. Vær blot opmærksom på, at få indsat de bibliografiske oplysninger, der skal indgå i noter og litteraturlister. • Derudover er det vigtigt, at man vælger den rette ressourcetype i feltet ’Ref Type’. En reference citeres jo forskelligt alt efter om det drejer sig om f.eks. en artikel, bog eller webside.* * Ønsker man f.eks. at henvise til et kapitel/afsnit i en bog/antologi skal man under RefType vælge Book, Section

28. Søg i RefWorks-databasen • Når man har fået samlet mange referencer i sin RefWorksdatabase, er det hensigtsmæssigt at kunne foretage søgninger, så man hurtigt kan få fat i de relevante referencer. • Her giver RefWorks mulighed for såvel enkel søgning som udvidet søgning. • Den enkle søgefunktion findes øverst til højre på RefWorkssiden: • Når flere ord skrives ind i søgefeltet indsætter RefWorks automatisk et ’OR’ mellem ordene. I dette tilfælde betyder det, at alle de poster, der enten indeholder ordet ’roman’ eller ’coins’ eller begge, fremkommer på søgeresultatsiden. • RefWorks foretager desuden automatisk trunkering. Findes der poster, der f.eks. indeholder ordet ’romantic’, vil de også figurere i søgeresultatet

29. Udvidet (avanceret) søgning • Går man ind under ’Search’ og vælger ’Advanced’, udvides søgemulighederne. Her kan man bl.a. vælge mellem en AND-, OR- eller NOT-søgning, ligesom man kan afgrænse søgningen til bestemte mapper.

30. Strukturering af RefWorks-databasen • Når nye mapper skal oprettes, gamle slettes eller omdøbes, skal man gå ind under ’Folders’ og vælge ’Organize Folders’* * Hvis man blot skal oprette en ny mappe er det tilstrækkeligt at vælge indgangen ’Create New Folder’

31. Strukturering af RefWorks-databasen • På siden ’Organize Folders’ kan man oprette nye mapper og omdøbe eller slette eksisterende mapper. • Mappen ’Last Imported’ indeholder alle de sidst importerede referencer, ved næste import skubbes dette svarsæt ud i "References not in a Folder". • Når en ny mappe skal oprettes klikkes der på ’Create New Folder’ (se næste side).

32. Strukturering af RefWorks-databasen – ’Create New Folder’ • Herefter fremkommer siden ’Create New Folder’ (1), hvor navnet på den nye mappe indskrives – her ’Tycho Brahe’. RefWorks kommer med beskeden ’Successfully created the folder ”Tycho Brahe” (2) Klik ’OK’ og siden ’Organize Folders’ fremkommer igen (3), nu med den nye mappe indplaceret. 1. 2. 3.

33. Strukturering af RefWorks-databasen. Hvordan referencer lægges i den ønskede mappe • Først skal man have lokaliseret de referencer, man ønsker at udvælge. Dette kan gøres på tre forskellige måder • Via søgefunktionen (se ovenfor) • Via ’View – Folder’ • Via ’View – All References’ 2. 3.

34. Strukturering af RefWorks-databasen. Hvordan referencer lægges i den ønskede mappe • Som eksempel vælges her ’View – Folder’, og herunder ’References Not in a Folder’

35. Strukturering af RefWorks-databasen. Hvordan referencer lægges i den ønskede mappe • På siden ’References Not in a Folder’ markeres først de referencer, man ønsker at overføre (1) • Dernæst klikker man på rullemenuen ’Put in Folder…’ (2) og vælger den ønskede mappe – her ’Tycho Brahe’

36. Strukturering af RefWorks-databasen.Se indholdet i den nye mappe. • For at se indholdet i den nye mappe skal man gå ind under ’Folders’ ned til ’View’ og vælge navnet på mappen – her ’Tycho Brahe’

37. Strukturering af RefWorks-databasen.Se indholdet i den nye mappe • Herefter fremkommer en side med mappens referenceindhold

38. Tilføj vedhæftet fil til den enkelte reference • Når du ønsker at vedhæfte en fil til din reference, vælger du linket ’Edit’.

39. Tilføj vedhæftet fil til den enkelte reference • På Edit Reference-siden hentes filen ind via knappen ’Gennemse…’ og efterfølgende klikkes på knappen ’Add attachment’

40. Tilføj vedhæftet fil til den enkelte reference • Herefter fremkommer følgende. Hust at klikke på knappen ’Save Reference’

41. Tilføj vedhæftet fil til den enkelte reference • I referencelisten er der nu tilføjet en klips-ikon (1), og i ’Full View’ under ’Attachments’ en filtype-ikon (2). Via denne ikon kan filen hentes frem.

42. Udfærdigelse af noter og litteraturlister • I det følgende gennemgås tre forskellige måder at formatere sine litteraturlister på: • Formatér en litteraturliste i RefWorks • Formatér referencer og litteraturliste ved hjælp af Write-N-Cite • Formatér referencer og litteraturliste ved hjælp af One Line/CiteView

43. Formatér en litteraturlistei RefWorks • Når man ønsker at udfærdige en litteraturliste i RefWorks, skal man klikke på ’Bibliography’

44. Formatér en litteraturlistei RefWorks • Først vælges ’Output Style’. Klik på rullemenuen og vælg den ønskede formatering (1) Her: Chicago (Reference List) 14th Ed. • Dernæst markeres feltet ’Format a Bibliography from a List of References (2) • I ’File Type to Create’ (3) kan man vælge mellem seks forskellige fil-typer (Text, HTML, RTF, Word-Windows eller Word-Mac og OpenOffice) • Endelig skal man udvælge de referencer, man ønsker indført på listen (4). Her vælges mappen ’New Art History’ • Det hele afsluttes med et klik på ’Create Bibliography’ (5)

45. Formatér en litteraturlistei RefWorks • Det formaterede dokument åbner i et nyt vindue, og herfra kan det downloades. • Litteraturlisten kan nu kopieres og indsættes i den Word-fil, man måtte ønske (artikel, speciale etc.)

46. Formatér en litteraturlistei RefWorks • Hvis den formaterede litteraturliste ikke åbner i et separat vindue (afhænger af browserens sikkerhedsindstillinger), kan man klikke på linket ’Download it’ og efterfølgende gemme dokumentet på sin PC.Man kan også sende listen via e-mail.

47. Sammensat litteraturliste – My List • Såfremt man ønsker at udfærdige en litteraturliste, hvor kun en del af en mappes referencer indgår, eller hvor referencerne hentes fra flere forskellige mapper, kan man anvende den såkaldte ’My List’.De ønskede referencer markeres (1, 2 og 3), og der klikkes på ’Add to My List’ (4).

48. Sammensat litteraturliste – My List • Herefter udfærdiges litteraturlisten som ovenfor beskrevet, men fremfor at vælge en specifik mappe fra ’Choose a Folder-menuen’ markeres ’My List’. Litteraturlisten vil herefter indeholde de referencer, man har lagt ind i denne midlertidige mappe.Så snart man forlader RefWorks tømmes ’My List’ og er således tom, næste gang man logger på programmet.

49. Formatér en litteraturliste og indføj referencer ved hjælp af Write-N-Cite • Med Write-N-Cite kan man indsætte referencehenvisninger i sin tekst (Word-fil) direkte fra RefWorks • Write-N-Cite formaterer herefter referencehenvisninger og litteraturliste og indsætter det i teksten • For at anvende Write-N-Cite skal man være online, så man kan etablere forbindelse til RefWorks. Dette gælder dog ikke seneste Windows-version. Her kan man arbejde offline (se senere). • Write-N-Cite er et program, som man kan downloade fra RefWorks

50. Formatér en litteraturliste og indføj referencer ved hjælp af Write-N-Cite • Herfra kan man downloade programmet: • Efter at have downloaded Write-N-Cite skal man blot åbne sit Word-program, og herfra kan man så åbne Write-N-Cite (se næste side)