Rady přednášejícím připravujícím se na presentaci

1. Rady přednášejícím připravujícím se na presentaci E.Mazák

2. Stanovení účelu a cílů presentace • Každá prezentace musí mít svůj cíl. Před zahájením přípravy si cíl presentace ujasněte. • Ujasněte si jakým způsobem chcete cíle dosáhnout • Ujasněte si, kdo budou vaši posluchači a jaká forma komunikace s nimi bude nejvhodnější • Buďte aktuální – uvědomte si , co už posluchači o daném tématu vědí (A nenoste sovy do Athén) • Pokuste se odhadnout očekávání posluchačů a svou presentací je naplňte • Odhadněte, jaké otázky vám posluchači mohou položit a připravte si na ně odpověď.

3. Struktura prezentace a vaše prezentační strategie • V úvodu informujte posluchače o její struktuře. To jim umožní lépe se v ní orientovat a snadněji udrží pozornost • Struktura prezentace má být logická. Pak ji vaši posluchači lépe pochopí. • Uvědomte si rozdíl mezi tím co byste mohli říci, co můžete stihnout říci a co je nutné říci. • Nemluvte dlouho. Pozornost posluchačů udržíte maximálně 40 minut! • Koncentrujte prezentaci jen na několik hlavních bodů a vyhraďte si cca 10 minut na jeden bod. • Nezapomeňte vyhradit čas na dotazy a diskusi

4. Jak začít? • Začněte pokud možno efektně. Zaujměte posluchače tak, aby zbystřili pozornost a řekli si „ to bude zajímavé“! • Úplně nejdříve objasněte strukturu vaší prezentace, její cíl a časový harmonogram. • Představte se - řekněte pár slov o sobě a o své práci – vzbudíte tak důvěru • Vlastní vystoupení zahajte „návnadou“ – zajímavým citátem, humornou příhodou , obrázkem nebo šokující statistikou – probudíte zájem a vytvoříte atmosféru. • Není-li vám humor vlastní, neriskujte a nežertujte – vyhnete se křečovitosti!

5. Použití prezentačních pomůcek • Využívejte prezentačních pomůcek – audiovizuální techniky, nebo alespoň flipchart, nebo tabuli s fixy, nebo alespoň tabuli s křídou • Myslete na to, že většina lidí má vizuální paměť – až 90% informací, které si zapamatujeme jsme získali vizuálně. • Využití vizuálních pomůcek zvýší přesvědčivost a profesionalitu vašeho vystoupení • Počítejte s tím, že komentář k jednomu obrázku si vyžádá kolem 4 min. • Nepoužívejte obrázky jen jako výplň pro naplnění času, to posluchači brzy odhalí!

6. Práce s grafy, obrázky a barvami • Obrázky a grafy vám ušetří spoustu slov a vaše vystoupení bude přiměřeně krátké a výstižné • Využívejte k výkladu fólie nebo prezentace s data projektorem se stručnými body vašeho výkladu. Tak budete mít zaručeno, že při vystoupení neztratíte nit a neohrozí vás „okénko v paměti! • Musíte dbát na to, aby promítaný text byl stručný, výstižný a dobře čitelný • Nepoužívejte v promítaných textech mnoho slov – svádělo by vás to k jejich čtení! Používejte spíše hesla než věty! • Využívejte sytých a dobře viditelných barev ke zvýraznění textu. Nepřehánějte to ale.

7. Jak se stát úspěšným řečníkem? • Připravte si podklady se stručnými texty výkladu a zkuste si vaše vystoupení několikrát nanečisto. Zkoušejte to nahlas. • Hovořte krátce a jednoduše. Držte se anglické pomůcky, která zní KISS – Keep It Short and Simple . Vyhýbejte se složitým souvětím a přemíře odborných termínů. • Získejte pozornost publika, probuďte jeho zájem, touhu dozvědět se více a zapojte akci. ( • Anglicky se to vyjádří zkratkou AIDA – Attention, Interest, Desire, Action) • Zapojte posluchače do hry, – ptejte se a komentujte jejich odpovědi, povzbudí to jejich zájem • Buďte pozitivně naladěni a „mějte svoje posluchače rádi“,- ten pozitivní postoj se přenese i na ně

8. 101+1 rad Tima Hindle viz seznam dopor. literatury: Hindle Tim: Jak připravit dobrou prezentaci, Slovart 2002, 71 s.,

9. Příprava prezentace • 1. Až si napíšete svůj projev, zkraťte ho, ještě ho zkraťte a znovu ho zkraťte. • 2. Podobné myšlenky spojujte do témat.

10. Znalost publika • 3. Zamyslete se nad otázkou, co můžete udělat proto,aby vaše publikum z prezentace odcházelo spokojené? • 4. Vždy mluvte ke svým posluchačům, ne jen před nimi. • 5. Zapojujte posluchače co největší měrou do své prezentace

11. Logistické zabezpečení vaší prezentace • 6. Navštivte místo konání prezentace a seznamte se s uspořádáním místnosti • 7. sestavte si časový rozvrh na příslušný den • 8. Udělejte si plán cesty, vezměte si s sebou práci, abyste vyplnili čas během cesty • 9. Na každou hodinu prezentace si vyhraďte 10 hodin přípravy • 10. Potvrďte pořadatelům písemně všechny detaily připravované akce. • 11. Jste-li organizátorem prezentace vždy si důkladně prověřte odborné znalosti pozvaných řečníků.. • 12. Než rozešlete pozvánky na prezentaci, sežeňte si informace o svém publiku

12. Znalost prostředí prezentace • 13 V místě konání prezentace si povšimněte i těch nejmenších detailů. • 14. Umístění vypínačů, abyste v případě potřeby mohli světlo ztlumit a použít vizuální pomůcky • 15 O umístění vizuálních pomůcek rozhodněte s dostatečným předstihem. • 16. Předem si naplánujte příchod i odchod • Kontrola audiovizuálního zařízení v místnosti • 17. Přesvědčte sem že umíte pracovat připravenými pomůckami které budete mít k dispozici.  (mikrofonem, zpětným projektorem nebo dataprojektorem)

13. Volby stylu • 20. Zájem publika si udržíte několika vtipnými historkami k příslušnému tématu Dodržujte princip tří P: Poučení. Pobavení: Přehlednost • 21. Dbejte, abyste hlavní body prezentace sdělili naprosto jasně • 22. Hlavní myšlenky shrňte jednou větou

14. Uspořádání materiálu • 26. Rozhodněte, kolik hlavních bodů bude prezentace mít. • 27. Struktura vašeho projevu musí jasně označovat konec jedné myšlenky a začátek druhé. • 28. Dbejte, aby vaše prezentace měla působivý začátek, jasně oddělené myšlenky , závěrečné propojení a shrnutí myšlenek , rekapitulaci (opakování myšlenek) a výrazné zakončení přesvědčivým a pozitivním sdělením. • Zjednodušeně se radí: 1. Povězte, jim co se chystáte říci. 2. Sdělte jim to. 3. Zopakujte jim,co jste jim právě řekli.

15.  Písemná příprava • 30. Pamatujte si, že psát projev je něco jiného, než ho slyšet předčítat. • 31. Zvažujte různé způsoby, jak vyjádřit určitou myšlenku a použijte ten nejpřirozenější. • 32. Pečlivě zvažujte, co do prezentace zahrnete. • 33. Snažte se, aby struktura textu vaší prezentace nebyla příliš složitá, mohla by být pro posluchače, který ji nevidí ale jen poslouchá, matoucí. • 34 Napište si svůj projev větším písmem pouze po jedné straně papíru • 35. Stránky celého textu si vždy očíslujte • 36. Budete-li mluvit spatra, pojistěte se proti výpadku paměti přípravou poznámek, v nichž budou alespoň hlavní body, případně čísla a jména, která chcete zmínit. Poznámky si pište na silný papír, nebo na poznámkové karty, nebo do pole Poznámka v Power Pointu

16. Písemná příprava • 30. Pamatujte si, že psát projev je něco jiného, než ho slyšet předčítat. • 31. Zvažujte různé způsoby, jak vyjádřit určitou myšlenku a použijte ten nejpřirozenější. • 32. Pečlivě zvažujte, co do prezentace zahrnete. • 33. Snažte se, aby struktura textu vaší prezentace nebyla příliš složitá, mohla by být pro posluchače, který ji nevidí ale jen poslouchá, matoucí.

17. Podklady k prezentaci • 34 Napište si svůj projev větším písmem pouze po jedné straně papíru • 35. Stránky celého textu si vždy očíslujte • 36. Budete-li mluvit spatra, pojistěte se proti výpadku paměti přípravou poznámek, v nichž budou alespoň hlavní body, případně čísla a jména, která chcete zmínit. Poznámky si pište na silný papír, nebo na poznámkové karty

18. Použití audiovizuálních pomůcek • 37. Vždy si svoji prezentaci vyzkoušejte s použitím zvolených audiovizuálních prostředků • 38. Až posluchače poprvé vyzvete, aby se podívali na av pomůcku, udělejte pauzu. • 39. Používáte-li diapozitivy nebo slide na foliích, či v Power Pointu, očíslujte si je. • 40. K odlehčení vážných myšlenek použijte komické obrázky, nebo kliparty • 41. Udělejte si poznámky na rámečky diapozitivů, nebo do pole poznámky u snímků v Power Pointu. • 42. Udělejte si kopie veškerého audiovizuálního materiálu, bez něhož se při prezentaci neobejdete. • Mějte „krizový plán“ jak zachráníte prezentaci případě, že by technika selhala.

19. Nácvik prezentace • 29. Nemluvte monotónně, ale neměňte tón a tempo řeči příliš často, mohlo by to vypadat nepřirozeně • 44. Vyzkoušejte si přednes normálním i zvýšeným hlasem • 45. Měňte tempo řeči a zvolte si to, které bude působit nejlépe. • 43 Vyzkoušejte si, jak byste v textu hledali místo, které právě přednášíte, kdybyste ho ztratili

20. Osobní příprava • Sebedůvěra. • 46. Říkejte si, že publikum je váš spojenec. Posluchači se od vás chtějí něco dozvědět. • 47. Chovejte se přirozeně, publikum si tím získáte. • 48. V případě velkého publika se chovejte, jako by to byla jen malá skupinka lidí. • Vzhled. • 49. Podívejte se do zrcadla a uvědomte si, jakým působíte dojmem. • 50. Neoblékejte si nic, co by mohlo odvádět pozornost publika. • Prezentující by měl být oblečen do společenského oděvu. • 51. Nedávejte si během svého vystoupení ruce do kapes. 52 Vždy si na prezentaci vezměte pohodlné boty • 53. Dbejte, aby vám vlasy nepadaly do obličeje.Pozor na řeč těla.

21. Řeč těla • 54. Dbejte, aby řeč vašeho těla odpovídala tomu, co říkáte. • 55. Uvolněte svaly v obličeji a usmívejte se.

22. Příprava hlasu • 56. Než začnete přednášet, vycucejte bonbon s mátovou nebo medovou příchutí • 57. Udělejte si pár cviků na prohloubení dýchání a v průběhu přednášky si dávejte na svoje dýchání pozor • 58. V několika větách si pohrajte s intonací

23. Jak se zbavit napětí • 59. Protáhněte se a představte si, že jste vyšší. než ve skutečnosti jste • 60. Zkuste relaxovat ve vzpřímené poloze asi 10 min. bez pohnutí

24. Zvládání trémy • 61Udělejte si seznam faktorů, které vaší nervozitě přispívají • 62. Usmívejte se, pouze budete-li se tak cítit. Nucený úsměv působí vždy falešně a nepřesvědčivě. /Pozor- zastánci pozitivního myšlení tvrdí, že nasadíme-li úsměv, naše nálada se zlepší!!! EM. • 63. Dobře se vyspěte, abyste byli svěží • 64 Vypracujte si svůj rituál , který budete používat před zahájením každé své prezentace (Krátké soustředění myšlenek, procvičení obličejového svalstva, několik dechových cviků) • 65. Představujte si, jak přednášíte prvotřídní projev. • 66. Využijte část nervové energie k oživení svého projevu. • 67 Zhluboka se nadechněte, vyčkejte, usmějte se a začněte pomalu mluvit.

25. Sebejistý projev • 68. Vždy přehlédněte očima krátký úsek textu a potom se soustřeďte na plynulý projev. • 69. Před každým důležitým bodem udělejte krátkou pauzu. • 70. Využívejte řeči těla, osvěžte svůj projev anekdotou na příslušné téma • 71. Už v úvodu navažte zrakový kontakt s někým, kdo se tváří přístupně. • 72. Zrakový kontakt. s někým z publika navazujte při každé vhodné příležitosti • 73. Využívejte prvků řečového stylu. např. opakujte nejdůležitější čísla, která jste uvedli. .

26. Sebejistý projev • 74. Nebojte se používat velkých gest a dlouhých pauz. • 75. Nenechávejte publiku své vizuální pomůcky na očích příliš dlouho – rozptyluje to pozornost. • 76. Prezentace by měla končit kvalitním shrnutí • 77. Umocněte shrnutí aliterací, použitím slov začínajících stejnou hláskou (to už je jen hraní si s publikem, pan Hindle se nechal strhnout) • 78. Mezi shrnutím a odpovídáním dotazů z publika udělejte malou pauzu. • 79. Po prezentaci z místnosti nevyrážejte, jako byste museli velmi rychle odejít.

27. Zacházení s publikem • Odhadnutí nálady publika. • 80. Poslechněte si co nejvíce předchozích řečníků. • Zapojení publika • 81. Dejte posluchačům znát, že si uvědomujete, jak se cítí. • 82. V pravidelných intervalech zapojujte posluchače do prezentace kladením otázek. • Sledování signálů publika • 83. Dívejte se, zda někdo nezívá nebo nepotlačuje zívání. Také na očích můžete vypozorovat, zda posluchači nezápasí s dřímotou. • 84. Nepřehlédněte poklepávání nohou,- je to signál netrpělivosti.

28. Chování k publiku   • Zodpovídání dotazů 1 • 85. Vyzkoušejte si odpovědět bez přípravy na několik dotazů svého spolupracovníka. • 86. Zůstaňte klidní při jakémkoliv dotazu nebo námitce tazatele, bez ohledu na tón, kterým byl přednesen. • 87. K povzbuzení nervózního tazatele můžeme použit slova: „Děkuji, to je dobrá připomínka (nebo otázka)!“ • 88. Nepřátelské dotazy vracejte tazateli nebo do publika. (A co si o tom myslíte vy? Jak byste odpověděl vy?) • .

29. Chování k publiku • Zodpovídání dotazů 2 • 89. Odpovědi adresujte vždy celému publiku, neobracejte se pouze na tazatele. • 90. Připravte si předem jednu nebo dvě obšírné odpovědi na otázky, které asi dostanete. Pokud je nedostanete, položte je sami publiku a pak jako zpřesnění nebo opravu odpovědi publika můžete připravenou odpověď „prodat“ • 91. Získejte si publikum svými znalostmi, ale nepředstírejte, že „víte všechno“ • 92. Dbejte, abyste se nechovali k publiku blahosklonně nebo povýšeně

30. Jak čelit projevům nepřátelství. • 93. Nezapomínejte, že nepřátelské projevy u publika většinou nejsou určeny vám, ale názorům a postojům, které jste prezentoval. • 94. Vyhýbejte se delšímu zrakovému kontaktu s útočícím tazatelem. Ten by situaci ještě mohl vyhrotit.

31. Jak jednat s provokatéry • 95. Uvědomte si, • že rozčilováním nic nezískáte., • Že každý má právo být vyslechnut, i když s jeho názorem nesouhlasíte a i když neprokazuje dobré vychování. • Zdůrazněte všechny body, v nichž se s provokatérem shodujete • Je důležité v závěru prezentace zopakovat svoje argumenty. Pokud uvádíte fakta, podpořte je důkazy. • 96. Odkažte tazatele na další zdroje informací, které podpoří vaše tvrzení.

32. Jak zvládnout konflikt v publiku • 97. Pokud při prezentaci sedíte, vstaňte. Demonstrujete tak svou autoritu.

33. Jak čelit pasivitě posluchačů. • 98. Snažte se nalézt s publikem společnou platformu. Snažte se vyprovokovat publikum k otázkám, nebo si položte nějakou zajímavou otázku sami. • 99. Můžete si počkat na otázky, když hned žádné nepřicházejí, nebo pokud tuto situaci očekáváte, mějte dohodnutu první a příp. druhou otázky s někým z publika. • 100. Mluvte pravdu, protože publikum neupřímnost snadno pozná a vy přijdete o svou autoritu • 101. Buďte uvolnění, ale ve střehu, a svou prezentaci přednášejte s potěšením.

34. Rétorické zásady • 1. Mluvte jen tehdy, máte-li co říci. • 2. Používejte především spisovného jazyka. Existuje jen málo komunikačních situací, v nichž by bylo použití spisovného jazyka nesprávné. • Spisovnost neznamená strojenost vyumělkovanost. Vyhýbejte se proto zastaralým slovům a obratům, nepoužívejte přechodníky.

35. Volba slov • 3.Věnujte dostatečnou pozornost výběru slov. • Neopakujte stále stejná slova, vyžívejte synonym. • Vyhýbejte se frázím a módním slovům a obratům. • Výrazy, které používáte by měly být přesné a jednoznačné. • Nepoužívejte zbytečně mnoho cizích slov, zvláště existují-li k nim české ekvivalenty. • Vyhýbejte se odbornému slangu, zvláště je-li vaše prezentace určena neodborníkům.

36. Věty • 4. Jazyk těsně souvisí s myšlením. Uspořádaným myšlenkám odpovídá také uspořádaný syntaktický projev. • Používejte střídavě krátké a delší věty, přičemž krátké věty preferujte. (dlouhá souvětí znesnadňují pochopení). • To, že přesto připouštíme i střídmé používání delších vět má odstranit dojem sterotypnosti projevu.

37. Jak zdůrazňovat důležité • 5. Důležitá slova nebo věty opakujte, aby je mohli posluchači lépe pochopit. • Také je můžete zdůraznit změnou tempa řeči a změnou síly hlasu. • Slova, která chcete zvláště zdůraznit umísťujte na konec věty.

38. Jak oživíte svůj projev • 6. Využívejte přirovnání. • 7. Využívejte vyprávění. Zařazení příběhu, historky, citace přímé řeči, řečnické otázky to všechno jsou prostředky, které váš projev oživují, zvyšují pozornost publika.

39. Dýchání při projevu • Naučte se při řeči správně dýchat. • Nesprávná technika dýchání vás nutí v okamžiku kdy vám začne „docházet dech“ neúměrně zvyšovat tempo řeči nebo zeslabit hlas, což působí na posluchače rušivě nebo někdy i směšně.

40. Sílu hlasu • 9. Sílu hlasu přizpůsobte prostředí v němž mluvíte. • Tichý projev budí dojem vaší nejistoty, snižuje důvěru posluchačů. • Příliš hlasitý projev zase vzbuzuje dojem útočnosti, nebo nedostatku vaší sebekontroly. • Nemluvte, když jste odvráceni od posluchačů, např. když něco píšete nebo ukazujete na tabuli. (Pamatujte si: Neukazujeme posluchačům záda!)

41. Intonace a pauzy • 10. Je zapotřebí vhodně využívat intonace Výška hlasu má stoupat, když vyslovujeme otázku, nebo chceme dát najevo nerozhodnost nebo pochyby. • Klesáním hlasu vyjadřujeme rozhodnost, jistotu, podtržení tvrzení. • 11. Zkuste ve svém projevu využívat pauz. Ty činí projev srozumitelnějším .

42. Tempo řeči, artikulace • 12. Pozor na příliš pomalé, nebo příliš rychlé tempo řeči. Oboje posluchače rychle unavuje. • Důležitější úseky sdělujte pomaleji, měně důležité rychleji. • 13. Snažte se dobře artikulovat. Nedbalá výslovnost je častou chybou nezkušených řečníků.

43. Řeč těla a oční kontakt • 14. Podpořte svou promluvu řečí těla. Činí projev zajímavějším, působivějším i lépe srozumitelným. Není ale vhodné gestikulovat přehnaně, nebo narušovat intimní zónu vašich posluchačů. • 15. Udržujte oční kontakt se svými posluchači. Není však vhodné upírat pohled na jednoho posluchače příliš dlouho.

44. Doporučená literatura pro další studium: • Gruber David:. Řečnické triky, Repronis, 1998, 86 s. • Kohout J. Rétorika (umění mluvit a jednat s lidmi), Management Press 1996, 124 s. • Hospodářová Ivana: Veřejná prezentace od A do Z, Expertis 1997, 67 s • Hindle Tim: Jak připravit dobrou prezentaci, Slovart 2002, 71 s., • Mandel Steve: Jak úspěšně vystupovat, Linde 1993, (edice Padesátiminutové studijní texty), s 78

45. Prezentace pro uživatele Power Pointu Doc. Ing. E. Mazák

46. Devatero profesionální prezentace Následující text byl připraven na podle Světa počítačů 24/2006 • V jednoduchosti je síla Nejúčelnější prezentace jsou takové, které jsou co nejjednodušší. V každém okně by mělo být pouze minimálně textu , ideálně 3-4 řádky Kde to jde by měly být použity snadno srozumitelné grafy a ilustrace toho, co tlumočí přednášející Z hlediska přehlednost není vhodné používat více než pět slov na řádek a pět řádek na snímek.

47. Devatero profesionální prezentace • 2. Zajímavě, ale decentně. Prezentace má pouze dokreslovat a ne úplně přebíjet nebo nahrazovat živé slovo řečníka.

48. Devatero profesionální prezentace • Ideální velikost fontu ve větších posluchárnách by neměla velikost fontů klesnout pod 32 bodů ! Ilustrace 32 bodů Ilustrace 28 bodů Ilustrace 24 bodů Ilustrace 20 bodů Ilustrace 18 bodů

49. Devatero profesionální prezentace • 4. Zapomeňte na přehlídky číselných řad • Nejúčinnější prezentace v Power Pointu jsou ty názorné! • Potřebujete-li nutně zdůraznit statistiku , udělejte to pomocí jednoduché grafiky. • Přísloví „jeden obrázek řekne víc než 1000 slov“, můžete aplikovat i na data

50. Devatero profesionální prezentace 5. Rady pro řečníky Častou chybou při používání PoverPointové prezentace je, že se řečník omezí na čtení vizuální informace posluchačů Zbytečné – posluchači čtou rychleji, takže vaše předčítání je ruší a nudí Proslov a prezentace se musí navzájem doplňovat nikoliv dublovat a a překrývat.