Tjekliste Er din myndighed klar til Digital Post?

1. Tjekliste Er din myndighed klar til Digital Post? • Test om det virker • Sørg for at teste, om myndigheden kan modtage og besvare en henvendelse sendt via Digital Post. • Gå ind som borger og virksomhed på borger.dk og virk.dk. Tjek om din myndighed fremtræder rigtigt. • Send selv meddelelser til din myndighed. Meddelelser skal vedrøre forskellige dele af organisationen. • Tjek svaret fra din myndighed. Se om det indeholder unødvendig tekst/kode, og se om det er de rigtige medarbejdere i organisationen, der har besvaret henvendelsen. Kan din myndighed modtage og besvare digital post? Hjælp til implementeringen? www.digst.dk/digitalpost

2. Teknik • Digital Post skal opsættes og integreres med myndighedens e-mailsystem. Det skal sikres, at Digital Post er forankret i myndighedens driftsorganisation og hos it-leverandører. • Modtagelse af post fra borgere og virksomheder: Kontroller på administrationsportalen for Digital Post, at der er oprettet tilmeldingsgruppe til både virksomheder og til borgere - og at der er tilknyttet et materiale til disse. Angiv e-mail-postkasse som post skal videresendes til eller opsæt afhentningssystem. • Få hjælp i vejledningen Kontakthierarkier i Digital Post: http://www.digst.dk/Loesninger-og-infrastruktur/Digital-Post/Kom-godt-i-gang/Loesninger-og-teknik/Digital-post/Vejledninger • Modtagelse af post fra andre myndigheder:Opsæt en digital postkasse for myndighedens CVR-nummer på virk.dk til modtagelse af post fra andre myndigheder. Vælg videresendelse af post til myndighedens sikre e-mail-postkasse eller giv udvalgte medarbejdere adgang til postkassen med NemID-medarbejdersignatur. • Opret postkassen på www.virk.dk/postkasse. • Generelt: Undersøg om alle OCES-certifikater, der anvendes, er valide. OCES-certifikaterne er opsat i administrationsportalen for Digital Post på virk.dk samt i myndighedens e-mailsystem. • Læs mere under Brugerstyring i Digital Post her: http://www.digst.dk/Loesninger-og-infrastruktur/Digital-Post/Kom-godt-i-gang/Loesninger-og-teknik/Digital-post/Vejledninger • Organisation • Digital Post involverer store dele af organisationen. Der skal etableres en praksis for, hvordan digital post modtages, videresendes og besvares. • Placér ansvaret for at tømme post fra virksomheder, borgere og andre myndigheder. Der skal være personale til at tjekke, svare og/eller videresende post fra Digital Post. Husk, at det både gælder modtagelse af post som myndighed og som virksomhed. • Vejled brugerne. Husk at vejlede alle involverede - både dem der modtager og videresender posten, og dem der svarer. • Sørg for at for processen, hvor post sendes rundt internt, fungerer – medmindre I har aftalt, at kun bestemte medarbejdere skal kunne besvare Digital Post. Tjek, at det endelige svar kan sendes tilbage til borgeren/virksomheden. Udfør selv testen. • Kommunikation • Borgere og virksomheder kan fremfinde myndigheden på virk.dk og borger.dk. Det skal sikres, at myndigheden fremstår rigtigt. • Opret et kontakthierarki, så borgere og virksomheder kan kontakte myndigheden via borger.dk og virk.dk. • Tjek, at beskrivelsen af postkassen, som vises når slutbruger skal vælge postkasse, er dækkende. • Tjek, at vejledning til postkassen, som vises i forbindelse med at slutbruger skriver til postkassen, er dækkende. • Tjek, at beskrivelsen af myndigheden er korrekt. • Sæt eventuelt relevante emnefelter og indtastningsfelter på kontaktpostkasserne. • Tjek, at jeres dybe link, der ligger på myndighedens hjemmeside (eller på andre hjemmesider), fungerer. • Få hjælp i vejledningen Kontakthierarkier i Digital Post: http://www.digst.dk/Loesninger-og-infrastruktur/Digital-Post/Kom-godt-i-gang/Loesninger-og-teknik/Digital-post/Vejledninger Hjælp til implementeringen? www.digst.dk/digitalpost