Ünite 7: Kelime-Tablo-Sunum

1. Ünite 7: Kelime-Tablo-Sunum İşletme Bölümü GÜZ 2010-11

2. Anahtar kavramlar • Kelime işlemci • Özellikleri • Tablo işlemci • özellikleri • Sunum • Özellikleri Kelime işlemci

3. Giriş • Bilgisayar ortamında yazı yazmak ve yazıları düzenlemek için kullanılan kelime işlemci yazılımların ne işe yaradığını, nerelerde, nasıl kullanılabileceklerini ve belirgin üstünlükleri ele alınacak…

4. Kelime İşlemcilerin İşlevleri • Daha önceleri, bir belgenin oluşturulması için el yazısı ya da daktilo kullanılmaktaydı. • Ama artık, her tür belgeyi bilgisayar ortamında hazırlamak mümkün. Bunun nedeni, bilgisayarlarda kelime işlemci yazılımlarının kullanılıyor olması. • Kelime işlemci yazılımlar, sahip oldukları işlevler nedeniyle, daktilo gibi yazma araçlarının yerine bilgisayar kullanımını zorunlu hale getirdiler.

5. Kelime İşlemcilerin İşlevleri… • Kelime işlemci yazılımların işlevleri nedir? • Kelime işlemci yazılımlar, • Metin yaratma, • Düzeltme, • Saklama, • Yazdırma, İşlevlerine sahiptir.

6. Kelime İşlemcilerin Kullanım Alanları • Yaşamın bir çok alanında, örneğin evlerde, işyerlerinde ya da okullarda, çeşitli kelime işlemci yazılımlar kullanılmaktadır. • Kelime işlemci yazılımlar, tek başlarına paketlenmiş olabileceği gibi, birden fazla uygulama yazılımının bir araya getirilmesi ile oluşturulmuş paketler içinde yer alabilmektedir. • Ayrıca çok özel amaçlar için üretilmiş özel kelime işlemci yazılımlar da bulunmaktadır.

7. Kelime İşlemcilerde Temel Kavramlar • Kelime işlemci yazılımları kullanılırken, karakter, paragraf, ve sayfa kavramları ile sıkça karşılaşılabilir.

8. Kelime İşlemcilerde Temel Kavramlar • Karakter nedir? • Kelime işlemcilerde en küçük birim olarak, karakter tanınır. • Bir metni oluşturan harfler, noktalama işaretleri ve diğer semboller birer karakterdir.

9. Kelime İşlemcilerde Temel Kavramlar… • Kelime işlemcilerde bir paragraf nasıl oluşturulur? • Bir kelime işlemci yazılımı kullanılırken, klavyeden Enter tuşuna basıldığında, bir paragraf oluşturulmuş ve yeni bir paragrafa başlanılmış olur. • Sayfa neyi ifade eder? • Sayfa, metinlerin ve diğer nesnelerin yer aldığı ve belgenin düzenlendiği alandır. • Kelime işlemcilerin hemen hepsi, sayfa boyutlarının değiştirilmesine olanak tanır. • Böylece, çeşitli ebatlarda sayfalar kullanılarak belgeler hazırlanabilir.

10. Kelime İşlemcilerin Genel Özellikleri • Daha sonra kullanmak amacıyla belgeleri saklamak: • Kelime işlemcilerin daktiloya karşı en önemli üstünlüklerinden biri, oluşturulan belgeleri yardımcı bellek birimlerinde saklayarak daha sonraki kullanımlara olanak tanımasıdır. • Saklanan belgeler sabit diskten, disketten ya da CD-ROM’dan geri çağrılarak yeniden kullanılabilir. • Oysa daktiloda kullanıcı aynı belgeyi tekrar yazmak zorundadır.

11. Kelime İşlemcilerin Genel Özellikleri • Daktilo ile yazılmış bir metin üzerinde bir şeyler silmek ve eklemek oldukça zor, hatta olanaksızdır. • Kelime işlemciler ile yaratılan bir belgeye ise metin, şekil ve fotoğraf eklenebilir. • Ayrıca, metinler silinerek yeni bir düzenleme yapabilir, bazı alanlar boş bırakılabilir, yeni paragraflar eklenebilir.

12. Arama ve Değiştirme • Bazen belge boyunca yapılan yazım hataları ile karşılaşabilir (örneğin, “bilgisayar” yerine “bilgisyar” yazılmıştır). • Çoğu kelime işlemci bu tür hataları tüm metin boyunca tarar, yerine doğru kelimeyi yerleştirmeyi sağlar.

13. Metin Kopyalama ve Aktarma • Bazı belge metinlerinde geçen bir ya da birkaç paragrafın yeri değiştirilmek istenebilir. • Kelime işlemciler, bu değiştirme işlemine olanak sağlar. • İstenirse metnin içindeki tüm paragrafların yeri baştan aşağıya değiştirilebilir. • Metnin bir bölümü kopyalanarak başka belgeye aktarılabilir.

14. Kelime Kaydırma ve Sağa, Sola Yaslama ve Ortalama • Sağa, Sola Yaslama ve Ortalama: • Kelime işlemciler istendiği zaman yazılıların blok halinde sağa ve sola yaslanmasını sağlar.

15. Karakter ve Görünüm Değiştirme • Kelime işlemciler, kullanıcılara çok çeşitli karakter türleri, sayfa ayarları, satır aralıkları ve paragraf olanakları sunar.

16. Kelimelerin Yazımını Denetleme ve Düzeltme • Şu anda pek çok kelime işlemci yazılımında Türkçe sürümü de bulunan bu özellik, yanlış yazılmış kelimeleri işaretleyerek yazanı uyarır. • İstenildiğinde cümlenin dilbilgisi açısından düzeltilmesini sağlar. • Aynı kelimeyi defalarca metin içinde kullanmak yerine, kelime işlemci tarafından sunulan ve benzer anlamı veren kelimeler de seçilerek kullanılabilir.

17. Grafik Ekleme • Kelime işlemciler, başka programlarda hazırlanmış resim ve çizimlerin (örneğin, küçük resimleri) belgelere eklemesine izin verir. • Aynı zamanda basit çizimler de kelime işlemci yazılımlar içinde yapılabilir.

18. Otomatik Altbilgi, Üstbilgi ve Sayfa Numarası • Kelime işlemciler, sayfanın üst bölümüne (üstbilgi) ve alt bölümüne (altbilgi) her sayfada görüntülenmesi istenebilecek yazı ya da çizimleri eklemeyi sağlayabilir. • Bu yazılımlar, sayfaların otomatik olarak numaralandırılmasına da olanak tanır.

19. Stil Oluşturma • Stil, bir dizi biçim özelliğini içeren (sola dayalı, 10 punto, Times, ilk satır 0.5 santim içeride gibi) ve yazılan metne eklenebilen olgulardır. • Örneğin, başlıklarda, düz metne ve şekil yazılarına nasıl bir stil atanacağı önceden belirlenebilir. • Metni yazarken, başlık stili seçildiğinde, o metin seçilen başlık stilini almış olur.

20. Kelime İşlemcileri Kullanmak • Kelime işlemciler arasında en çok kullanılanı, Microsoft Word yazılımıdır. • Ancak, diğer birçok kelime işlemci yazılımda da hemen hemen aynı ya da benzeri öğeler ve işlevler bulunmaktadır. • Word yazılımını başlatmak için, masaüstündeki Başlat düğmesine, açılan menüden Programlar grubuna ve buradaki Microsoft Word komutuna tıklanmalıdır.

21. Kelime İşlemcileri Kullanmak

22. Menüler ve Seçenekler • Word yazılımının menü çubuğu, yukarıdaki resimde bulunan seçenekleri barındırır. • Menülerde yer alan komutlar, belgelerin hazırlanması sürecinde ihtiyaç duyulan işlevleri yerine getirmeyi sağlar. • Örneğin, biçim menüsü yazı tipi ve paragraf biçimlendirme ile ilgili komutları ya da tablo menüsü belgelere tablo eklenmesi ve biçimlendirilmesiyle ilgili komutları barındırır.

23. Araç Çubukları ve Araçlar • Word yazılımı başlatıldığında, genellikle ekranın üst bölümünde sağdaki araç çubukları bulunur. • Bu araç çubukları üzerindeki araçlar, bir belgenin hazırlanması, biçimlendirilmesi, kaydedilmesi ve yazıcıdan çıktı alınması sürecinde kullanılacak işlevlere sahiptir.

24. Araç Çubukları ve Araçlar • Word programındaki Standart ve Biçimlendirme araç çubuklarında, Word’e özgü birkaç düğme bulunmaktadır. • 1. kenarlık • 2. tablo ekle • 3. Sütunlar • 4. Stil

25. Kelime İşlemcilerde Belge Yaratma • Metni, klavyeyi kullanarak yazmaya başlamak, bir belgeyi yaratmanın ilk aşamasıdır. • Yazma işlemi biter bitmez, hatta yazmaya başlandığında, belgenin bilgisayarın sabit diskine saklanması (ya da kaydedilmesi) yararlı olacaktır.

26. Kelime İşlemcilerde Belge Yaratma… • Bir belge nasıl saklanır? • Bir belgeyi saklamak için, Dosya menüsünden Kaydet ya da Farklı Kaydet seçeneklerinden birine tıklanır. • Bu durumda, Farklı Kaydet iletişim kutusu açılacaktır. • Daha sonra Dosya Adı alanına uzun olmayan, akılda kalıcı bir dosya adı yazılmalıdır. • Sakla düğmesine tıklandığında, belgenin bilgisayarın sabit diskindeki Belgelerim klasörü içine kaydedilmesi sağlanmış olur.

27. Belge Düzenleme • Belgenin bir paragrafı farklı bir yazı karakterinde, daha büyük bir boyutta ve daha kalın olarak biçimlendirilebilir. • Bu işlevler metnin yazı tipi ile ilgili biçimlendirme özellikleridir. • Belgedeki paragraflar hizalama, girintiler ve aralıklar tanımlama, maddelendirme ya da numaralandırma gibi biçimlendirmeler de uygulanabilir.

28. Belge Düzenleme… • Belge düzenlemede ayrıca, sütunlardan, sekmelerden, kenarlık ve gölgelendirmelerden de yararlanılabilir. • Metin düzenlemenin ilk adımı nedir? • Metin düzenlemenin ilk adımı, düzenleme yapılacak metni farenin imleci yardımıyla seçmektir.

29. Resim Ekleme • Belgenin yazı tipi ve paragraflarla ilgili düzenlemelerini tamamladıktan sonra, belgenin görsel zenginliğini sağlamak amacıyla çeşitli nesneler eklenmesi ve eklenen nesnelere ilişkin düzenlemeler yapılması gerekir. Soldaki araç çubuğu, ekranın alt bölümünde yerleşmiş durumdadır. Bu araç çubuğu yardımıyla, belgeye çizim, grafik, şekil ya da resim gibi nesneler eklenebilir.

30. Resim Ekleme Resim araç çubuğu metne eklenen resim ve çizimlerin biçimlendirilmesinde yardımcı olan düğmeleri içerir.

31. Tablo Oluşturma • Belgelere tablolar eklemek de mümkündür. • Bir belgeye tablo eklemek için Tablo menüsündeki Ekle komutu kullanılır. • Tablolar, belgede kullanılacak verinin sınıflandırılarak tutulması açısından oldukça kullanışlı nesnelerdir. • Belgeye eklenen tablo, satır, sütun ve bunların kesiştiği hücrelerden oluşur. • Hücreler, verinin yazıldığı alanlardır.

32. Tablo Oluşturma… • Hücre, sütun, satır ya da tablonun tamamı farklı kalınlıktaki kenarlıklarla ya da dolgu renkleriyle biçimlendirilebilir. • Tabloların hücrelerinde hangi tür veri bulunabilir? • Bu hücreye metinler, sayılar ya da formül girişi yapılabilir. • Formül, diğer hücrelerdeki sayılarla çeşitli matematiksel işlemler yapılmasını sağlar ve işlemin sonucunu hücrede gösterir.

33. Altbilgi-Üstbilgi • Belgenin her sayfasının altında ya da üstünde bulunması gereken bazı metinler, altbilgi-üstbilgi alanlarına yerleştirilir. • Bu alanlardan birine yerleştirilen herhangi bir özellik, belgenin diğer tüm sayfalarında ve aynı konumda görünür. • Bir belgeye sayfa numarası eklenmesi, belgeyi hazırlayanın ve okuyucunun hangi sayfada olduğunu anlaması açısından önemlidir.

34. Altbilgi-Üstbilgi… • Altbilgi-Üstbilgi alanlarında neler bulunur? • Belge adını, belgenin kaç bölümden ve kaç sayfadan oluştuğunu, belgenin hazırlandığı tarih ve saati, belgenin sayfa numarasını bu alanlara eklemek mümkündür.

35. İşlem Tabloları • İşlem tabloları bilgisayarların sahip olduğu gizli gücün en iyi görülebileceği uygulamalardan biridir. • Aylık harcamalarımızın takibi için hazırlayacağımız tablolar, öğrencilik hayatında hazırlanan ders geçme notlarını ya da tutulan futbol takımının haftalık puan durumunu gösteren tablolar işlem tablolarına örnek verilebilir.

36. İşlem Tablosu Nedir? • İşlem tablosu aslında bilgisayar ortamında yaratılan elektronik bir çalışma sayfasıdır. İşlem tabloları verilerin sunulması, düzenlenmesi, işlenmesi ve grafik biçiminde sunulması amacıyla kullanılır.

37. İşlem tabloları yardımıyla neler yapılabilir? • İşlem tabloları yardımı ile • aylık harcamalarımızı takip edebilir, • kredi kartı faizlerimizi hesaplayabilir, • tanıdıklarımızın adres ve telefonlarını tutabilir, • futbol takımımızın haftalara göre puan durumunu gösteren tablolar hazırlayabilir, • dönem notlarımızı hesaplayabilir, • kitap,CD ya da kasetlerimizin listesini hazırlayabiliriz. • Tüm bu işleri yaparken, hazırladığımız tablolardaki değerleri değiştirmek, düzenlemek ve işlemek zorunda kalırız. Örneğin; • aylık harcamalar için ayrılan tutarın üzerinde bir harcama yapabilirsiniz, • bir yakınınızın adres ve telefon bilgileri değişmiş olabilir, • sahip olduğunuz müzik CD’lerini gösteren listeyi sanatçı adlarına göre sıralamak gerekebilir, • dersi başarıyla tamamlamak için bir sonraki sınavdan kaç puan almanız gerektiğini hesaplamanız gerekebilir.

38. İşlem tabloları diğer yazılımları nasıl etkilemiştir? • İşlem tabloları ile günlük hayata ilişkin sorunların kolay çözümlenebilmesi kişisel bilgisayarların kullanımı yaygınlaşmıştır. • Aynı anda farklı pencerelerle çalışılabilmesi, grafik ve metin gibi uygulamalara tablolarla yer verilebilmesi, diğer bazı yazılımların geliştirilmesine de dayanak olmuştur.

39. İşlem Tablosuna İlişkin Temel Kavramlar • Herhangi bir işlem tablosunu açtığımızda karşımıza satır ve sütunların oluşturduğu bir tablo gelir. Bu tablonun sütunları soldan sağa, alfabenin harfleri ile (A, B,C,D, ....Y, Z, AA, AB,AC, ....ZY, ZZ) adlandırılır. • Hücre Nedir? • satır ve sütunların kesişmesi ile oluşan dikdörtgen kutucuklara hücre adı verilir. • Her hücre kendisini oluşturan sütun ve satıra bağlı olarak bir adres alır. Örneğin; ilk sütun ve ilk satırın oluşturduğu hücrenin adresi A1; üçüncü sütun ve dördüncü satırın oluşturduğu hücreninki ise C4 olur.

40. İşlem Tablosuna İlişkin Temel Kavramlar • Aktif hücre nedir? • İşlem tablosuna girilmek istenen veriler hücrelere yazılır. Ancak öncellikle bilgilerin yazılacağı hücrenin aktif hale getirilmesi gerekmektedir. • İşlem tablosu ilk açıldığında A1 hücresi aktiftir. Aktif olduğunu diğer hücreler göre daha kalın çizgilerle belirlenmiş olduğundan anlayabiliriz.

41. İşlem Tablosuna İlişkin Temel Kavramlar • Aktif hücre nasıl değiştirilebilir? • Aktif hücreyi değiştirmek için ya klavyedeki yön tuşlarını kullanırız ya da fare yardımıyla imleci istediğiniz hücrenin üstüne tıklayarak aktif hale getirebiliriz. • İşlem tablosundaki hücrelere kaç tip veri girilebilir? • İşlem tablosundaki hücrelere üç ayrı veri girilebilir. • Değerler • Rakam, tarih gibi sayılar için • Etiketler • Aylar, dolar kuru, değişim % kavramları gibi • Formüller • Tablodaki verileri kullanarak hesaplama yapmak amacıyla

42. İşlem Tablosuna İlişkin Temel Kavramlar • İşlem tablosuna yazılan bir formülü başka bir hücreye kopyalamak için, • 1.adım: Formülün yazılı olduğu hücre seçilir. • 2.adım: Düzen (Edit) menüsünden Kopyala (Copy) komutuna tıklanır. • 3.adım: Formülün yapıştırılacağı hücre seçilir. • 4.adım: Düzen menüsünden Yapıştır(Paste) komutuna tıklanır.

43. İşlem Tablosuna İlişkin Temel Kavramlar • İşlem tablosunda fonksiyonlar nasıl kullanılır? • İşlem tablosunda =A3+A4+A5+A6+A7+A8 gibi bir formül girilebileceği gibi çeşitli fonksiyonlar yardımı ile formül yazımı kolayca yapılabilir. Bu işlemin Toplama (Sum) fonksiyonunu kullanarak yazımı, =TOPLA(A3:A8) biçiminde olacaktır. Bazen formül ve fonksiyon bir arada kullanılabilir. Örneğin =(TOPLA(A3:A8)*5) işleminde hem formül hem de fonksiyon bulunmaktadır.

44. İşlem Tablosuna İlişkin Temel Kavramlar • Çalışma kitabi ve çalışma sayfası nedir? • İşlem tablosu ile yarattığımız dosyalara genelde çalışma kitabı adı verilir. Çalışma sayfası ise verileri girdiğimiz hesaplama ve işlemleri yaptığımız satır ve sütunların oluşmuş alanıdır. Çalışma kitabı bu anlamda çeşitli çalıma sayfalarını birbirine bağlayan bir cilt olarak düşünebilir. Örneğin Excel çalışma kitabı üç çalışma sayfası ile açılır ve her bir çalışma sayfası 65.536 satır, 256 sütun ve 16.277.216 hücreden oluşur.

45. İşlem Tablolarını Kullanmak • Excel’deki Öğeler • 1.Excel menüleri: Excel’de Dosya, Düzen gibi genel menülerin yanı sıra Veri adlı Excel’e özgü bir menü vardır. Herhangi bir menü üzerine tıklayarak çeşitli komutların listesine ulaşabilirsiniz. • 2.Ad kutusu: Aktif hücrenin adını gösterir. Kutu üzerinde bir kez tıkladıktan sonra aktif hale getirmek istediğimiz hücrenin adını yazabiliriz. • 3.Formül çubuğu: Aktif hücredeki değeri ya da kullanılan formülü gösterir. • 4.Tümünü seç kutusu: Çalışma sayfasındaki tüm hücreleri seçmeye yarar. • 5. Sütun başlığı: Tıklandığında tüm sütun seçilir. • 6. Satır başlığı: Tıklandığında tüm satır seçilir. • 7.Hücre belirtesi: Kalın kenar çizgileri aktif hücreye gösterir. • 8. Sayfa sekmeleri: Çalışma sayfalarının adlarını gösterir. Bu adlara tıklanarak çalışma sayfalarına ulaşılır.

46. İşlem Tablolarını Kullanmak • Standart Araç Çubuğu • 1.Otomatik Toplama: TOPLA (SUM) fonksiyonu kısa yoludur. Sayıları toplar. • 2.Fonksiyon ekle: Fonksiyon ekleme iletişim kutusunu açar. • 3.Artan Sıralama: Etiket türü verileri alfabetik sırada, sayıları küçükten büyüğe, tarihleri önceki tarihlerden yakın tarihe doğru sıralar. • 4.Azalan Sıralama: Etiket türü verileri alfabetik sıranın tersi bir sırada, sayıları büyükten küçüğe, tarihleri yakın tarihten daha öncekilere doğru sıralar. • 5.Grafik sihirbazı: Grafikler yaratmak için yararlanılan iletişim kutusunu açar. • 6.Çizim: Çizim araç çubuğunun görünmesini ya da saklanmasını sağlar. • 7.Yakınlaştır: Çalışma sayfasının daha yakın ya da daha uzak görünmesini sağlar.

47. İşlem Tablolarını Kullanmak • Biçimlendirme Araç Çubuğu • 8.Birleştir ve ortala: Bitişik durumdaki hücreleri birleştirerek tek bir hücre haline getirir. • 9.Para biçimi: Seçilen değerlerin bir para biçiminde sunulmasını sağlar. İstenilen para biriminin kısaltmasını ekler. • 10.Oran biçimi: Seçilen değerlerin oran biçiminde sunulmasını sağlar. Yüzde(%) işaretini ekler. • 11.Virgül biçimi: Seçilen değerlerin sunumunda virgül ekler (örneğin 2,000 ya da 2000 vb) • 12.Ondalık değerleri artırma ya da azaltma: Seçilen değerlerin sonuna her seferinde bir sıfır ekler ya da siler

48. İşlem Tablolarını Kullanmak • Grafik Araç Çubuğu • 13.Grafik nesneleri: Bir grafiğin farklı bölümlerinin seçilmesini sağlar. • 14.Grafik alanını biçimlendirir: Bir grafiğin seçilmiş bölümlerinin biçimlenmesinde kullanılan iletişim kutusunu açar. • 15.Grafik türü: Tam üzeri tıklandığında program tarafından kendiliğinde seçilmiş olan grafik türünü uygular. Yanındaki aşağı doğru ok tıklandığında farklı grafik türleri seçilebilir. • 16.Gösterge: Grafik alanının hemen sağında bir göstergenin görünmesini ya da saklanmasını sağlar. • 17.Veri tablosu: Her veri serisini değerlerini bir tablo gibi grafiğin altında sergiler. • 18.Satıra göre: Veri serilerini yer aldıkları satırlara göre grafik haline getirir. • 19.Sütuna göre: Veri serilerini yer aldıkları sütunlara göre grafik haline getirir. • 20.Metni aşağı doğru eğ: Seçili metni 45 derece aşağıya doğru çevirir. • 21.Metni yukarı doğru eğ: Seçili metni 45 derece yukarıya doğru çevirir.

49. Hücreye sığmayan verileri nasıl düzenleyebiliriz? • Bazı veriler hücreye sığmayıp taşabilir. Bu verileri hücreye sığdırabilmek için, birkaç yol kullanılabilir. Bunlar, • Yazı boyutunu küçültmek • Sütün genişliğini artırmak • Sığmayan veri metinse metni hücreye sığacak biçimde bir kaç satır olarak düzenlemektedir • Satır genişliğinin arttırmanıza rağmen metindeki kelimeler ikinci satıra geçmiyorsa, bunu sağlayabilmek için aşağıdaki işlem adımları takip edilmelidir. 1. Adım: uzun metnin olduğu hücreler seçilir. 2. Adım: Biçim(Format) menüsünden Hücreler(Cells) komutu tıklanır. 3. Adım: Hücreleri Biçimlendir (Format Cells) iletişim kutusu görüntülenince Hizalama(Alignment) sekmesi seçilir. 4. Adım: Hizalama sekmesinde yer alan Metni Kaydır (Wrap text) seçeneğinin solundaki onay kutusu işaretlenerek Tamam (OK) düğmesine tıklanır.

50. Veri Girmek ve Biçimlendirmek • Önce sayısal verileri düzenleyelim. Bunun için şu adımları izlememiz gerekir: • 1. Adım: Biçimini değiştireceğimiz sayısal verilerin tümünü seçeriz. • 2. Adım: Biçim menüsünden Hücreler komutu seçilir. • 3. Adım: Hücreleri Biçimlendir iletişim kutunun üst tarafında yer alan Sayı (Number) sekmesi seçilir. • 4. Adım: Kategori (Category) bölümünden Para Birimi (Currency) seçilir. • 5. Adım: Ondalık basamak(Decimal Places) sayısı olarak sıfır seçilir. • 6. Adım: Simge(Symbol) düzenleme kutusundan TL seçilir. • 7. Adım: Tamam düğmesine tıklanır.