Inköp

Inköp En yrkesroll under förändring

Översikt Introduktion till inköp Operativt inköp Taktiskt inköp Strategiskt inköp Korta teoripass / grupp-arbeten eller diskussioner

Anders Eriksson Educational Background Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM Professional Background Delkoncerns vd Addtech AB Vd Teleinstrument Nordic Group AB PAM Sourcing Ericsson Inköpschef ABB Hafo Inköpschef Würth Present Assignments Föreläsare Yrkes Högskoleutbildning Inköp Lärare i förhandlingsteknik Taktiskt inköp Holmen Paper Projekt för förbättrad kassalikviditet Diverse inköpsrelaterade projekt

Studenter • Vem är jag • Eventuell erfarenhet av Inköp • Andra arbetsrelaterade erfarenheter • Förväntningar på denna kurs • Förväntningar efter avslutade studier

Kurslitteratur Kurslitteratur: • Inköpoch Supply Chain Management, Arjan J van WeeleISBN 978-91-44-07427-6 • Kompendium ”Inköp är roligt” Referenslitteratur: • Avtalsrätten - en introduktionRambergISBN: 978-91-39-20509-8 • Professionellt Inköp L.E, Gadde. H, HåkanssonISBN: 978-91-44-00692-5 • CategoryManagement in Purchasing, Jonathan O’Brian ISBN 978-0-7494-5257-5 • Effso – Toolbox (www.effso.se)

Bra informationskanaler Offentlig upphandling www.konkurrensverket.se Effso www.effso.se Silf – Sveriges Inköp & Logistik Förbund www.silf.se International Federation for Purchasing & Supply Management www.ifpsm.org Researching, Developing, Networking and Sharing Innovation and Best Practice in Purchasing Transformation Worldwide www.futurepurchasing.com

Dagens agenda • Kursintroduktion • Introduktion inköp • Grund • Historik • Inköpsrollen • Inköpsprocessen • Inköps kontaktytor • Trender

Vad är inköp? Lekmannainköp Professionellt inköp

Definition av inköp: “Styrning av företagets externa resurser på ett sådant sätt att leveranser av alla varor, tjänster, förmågor och all kunskap som är nödvändig för att driva, underhålla och styra företagets primära och stödjande aktiviteter säkras på ett så fördelaktigt sätt som möjligt” Arjan Van Weele ”Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en externfaktura”

Vad gör en Inköpare? • Väljer leverantörer • Beställer produkter • Diskuterar med leverantörer • Diskuterar med interna enheter • Hanterar avvikelser • Hanterar avyttring • Hanterar övr. admin • Hanterar avtal • Offertförfrågan • Förhandling • Leverantörsmarkn. undersök • Leverantörsutveckling • Fakturor • Q-kontroll • Produktspecar • Statistik

Gutalagen från 1200 talet Caupirthuuxatharoyn hann vmthria daga …lastir fylgia hanumtueir. ann en hann aidragr. annar en hann briautr Köper du oxe, pröva honom då i tre dagar. Två fel följa honom: det ena, om han ej drager, den andra, om han bryter hägnad

Gustav Vasa som inköpare ”I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder att utslå tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar Detta mitt påbud haven I ej förkommit! Vid fara att till förnöjelse för Stockholms borgerskap någon lämplig helgafton låta Edra huvuden falla för yxan å Stortorget, tillsäger jag Eder ånyo att rätta Eder efter mina önskningar” Gustav Vasa till Kronobruket på 1500-talet Gustav Vasa (ca 1496-1520)

Kort historisk återblick • 1850-1900. • Utbyggnad av järnväg drev utveckling. Inköpsfunktion upprättas. Rapporterar till VD. • 1900 – 1939 • Rutiner och processer – fokus på råmaterial. • 1940 – 1946 • Brist på material tydliggjorde inköpsfunktionens betydelse. • 1947 – mitten 1960 talet • Inköpsavdelning ett nödvändigt ont….. • Ford inser dock betydelsen och inrättar analysavdelning. • Mitten 1960 talet - mitten 1970 talet • Planering, inköp och lager samorganiseras. • Leverantör på armlängds avstånd. Prisfokus.

Kort historisk återblick forts • mitten 1970 talet - 1999 • Ökad teknisk komplexitet – specialisering • Fokus på kärnverksamhet – outsourcing (andel inköpt värde ökar) • Globalisering • Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning • Mindre produktions batcher • Flera produktvarianter • Krav på kortare ledtider från leverantör • Koordinering av inköpsaktiviteter genom www • Leverantörer och därmed inköpsfunktionen ökar i betydelse • 2000 – idag Integrerad Supply Chain Management • Inköpsfunktionen styr leverantörsnätverk • Inköpsstrategier starkt knutna till företags framgång • Närmare och öppnare samarbete med leverantörer • Fortsatt utveckling av möjligheterna via www

Summering utveckling • Trender som skapat förändring • Ökad teknisk komplexitet – specialisering • Fokus på kärnverksamhet – outsourcing • Andel inköpt värde av total kostnader i företag ökar • Globalisering • Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning • Mindre produktions batcher • Flera produktvarianter • Krav på kortare ledtider från leverantör • Konsekvenser av förändring • Ökat fokus på inköpsverksamhet • Ökat fokus på leverantörsbas – konkurrensfördel

FÖRKORTNINGAR CSR Corporate Social Responsibility EOQ Economic Order Quantity IPO International Purchasing Office MPS Master Production Scheduling MRO Maintenance Repair and Operating supplies BOM Bill of Materials OEM Original Equipment Manufacturer RFQ Request For Quotation

Inköps roll i värdekedjan Företagets infrastruktur Förvaltning av humankapital Stöd- aktiviteter Marginal Teknikutveckling Inköp / anskaffning Inkom- mande logistik Verk- samhet Drift Utgående logistik Marknads föring & försäljning Service Marginal Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985

Inköpsrollen • Commercial dimension • Supply market research • Supplier visits • Requests for quotations • Evaluate quotations • Negotiations with suppliers • Technical dimension • Determine specifications • Audit suppliers’ quality organisation • Value analysis • Quality Control • Supplier selection • Draw up contract Purchasing function • Logistical dimension • Optimisation of ordering policy • Order expediting and follow-up • Incoming inspection • Monitoring delivery reliability • Administrative dimension • Order handling, expediting and filing • Checking supplier invoices • Checking payments to supplier

Taktisk Projektledare Försäljare Kunskap Excel Förhandlare Engelska

Role of Procurement • Sales is absolutely necessary for business • Sales gives a profit opportunity • Sales is in focus in most businesses • Sales can also create problems and losses • Sales increase means at best 10 % bottom line impact • Procurement brings profit to business

Role of Procurement A van Weele Björn Axelsson Rationalization role(cost reduction) Developing role(end customer value creation) Structure role (Impact on supplier market) • Cost(cost reduction) • Value(end customer value creation) • Risk (Risk Management)

Inköpsrollen Axelsson o Håkansson 1984

Inköpsfunktion Operativ / orderhantering Taktisk / inledande Intern kund Specifi- kation Leverantörs val Kontrakts- skrivning Order- läggning Leverans- bevakning Uppföljning och utvärdering Leverantör Sourcing Leverans Inköp Anskaffning INKÖPSPROCESSEN Källa: A.J. Van Weele

Inköpsprocesser Styrprocess Strategiskt inköp Utvecklingsprocess Mätprocesser Kontinuerlig mätning och rapportering Kategoristyrningsprocess Långt tidsperspektiv Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Taktiskt inköp Kontraktshanteringsprocesser Medellångt tidsperspektiv Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Operativt inköp Betalningsprocesser Kort tidsperspektiv Kvalitetssäkringsprocesser

Logistik kontra inköp Logistik Inköp Från leverantör till kund Produkter till slutkund Inkommande MRO’s Investeringar Värde drivet (när optimalt) • Från leverantör till kund • Produkter till slutkund • Inkommande och utgående • Koncept och flöden • Aktivitets drivet

5. Integrera leveran-törer i processen för utveckling av nya produkter 6. Integrera leveran-törer i order-hanteringsprocessen MSU Modellen – Åtta strategiska processer 3. Etablera och framhäv en leverantörsbas av världsklass 4. Utveckla och hantera leverantörs- relationer 2. Utveckla strategier för inköpskategorier 1. Insourcing eller outsourcing (Köpa/tillverka) Strategiska processer Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 8. Strategisk styrning av kostnader i hela värdekedjan 7. Leverantörs-utveckling och kvalitetsstyrning Kritiska och i försörjningskedjan integrerade processer

Organisationsstruktur inköp Inköp Marknad / försäljning Produktion Inköp Inköp Marknad / försäljning Marknad / försäljning Produktion Produktion Ledningsgrupp Koncerninköp Koncernstab Division A Division B Division C Hierarkisk struktur Funktionell struktur Centraliserad / decentraliserad inköpsstruktur (exempel)

Fördelar Direkt ansvar för de operativa bolagen Stark kundorientering gentemot den interna mottagaren Mindre byråkratiska inköpsprocedurer och större operativ flexibilitet Mindre friktion tack vare samordning Direkt kommunikation med leverantörer Nackdelar Utspridd köpkraft, brist på skalfördelar Inte enhetlig behandling av leverantörer Utspridda leverantörs-marknadsundersökningar Begränsade möjligheter att bygga särskild expertis för inköp, leverantörsmarknader. Olika kommersiella inköpsvillkor hos de olika operativa bolagen Organisationsstruktur inköp Fördelar och nackdelar med decentraliserat inköp

Kommunikation med leverantör Offertförfrågan Säljare Köpare Offert Beställning Ordererkännande Orderändring Leveransplan - JIT Faktura Leveransbesked Lager rapporter Pris/artikeldata Betalning/kontoställning Kommersiell tvist Administrativt utbyte av information

Inköparens kontaktmönsterHåkansson & Wootz 1978 Kontakt med leverantör som procentuell del av total arbetstid: Kontakt med leverantör 21 % Kontakt internt 45 % Annat arbete (utan kontakt) 34 %

Inköps kontaktytor • Planering • Logistik • Marknad • Försäljning • Transport och skeppning • Produktion och lager • Ekonomi • Internleverantörer • Produktutveckling (mkt viktigt och ofta ett eftersatt område) • Kvalitet • Ledningsgrupp

Traditionellt inköp Rätt produkt Rätt tid Rätt pris Rätt kvalité Rätt plats Rätt mängd 6R

Ny utveckling inom inköp 1. Säljarmarknad Köparmarknad 2. Ökande tryck på försäljningspriser och marginaler leder till: • Hävstångsstrategier för inköp och försörjning • Global sourcing • Leverantörsintegration • Tidig leverantörsinvolvering vid nyproduktutveckling • Ömsesidighetsavtal och motköpsavtal • Företagens sociala ansvar och affärsmässighet

Behovs- eller problemorienterad inköpsprocess Problemorienterad inköpsprocess Behovsorienterad inköpsprocess Specificera behov Förstå det ekonomiska problemet Ta fram värdedrivare & beslutskriterier Fastställ kravspecifikation Fastställ en problemorienterad specifikation Identifiera möjliga leverantörer Skicka anbudsförfrågan Utöka lösningsutrymmet med alternativ Diskutera & prekvalicera leverantörer Monetär utvärdering av skillnader Projekt-specifik förhandlingsdesign med tydliga regler Slutlig förhandling och kontraktstilldelning Källa: Change Management in Purchasing, CAPS, juli 2006

DECENTRALISERAT Modell för utveckling av inköp CENTRALSTYRT Detaljhandel Resultat- effektivitet/ Ackumulerade besparingar TVÄRFUNKTIONELLT FOKUS FUNKTIONELLT FOKUS Konsument- elektronik Datorer /PC Bilindustri Telekommuni- kation Livsmedel och dryck Finansiella tjänster Läkemedel Allmännytt- iga företag Bygg Transaktionell orientering Kommersiell orientering Koordinerat inköp Intern integration Extern Integration Integration av värdekedjan tid Besparingar genom synergi Fokus Betjäna fabriken Sänk kostnader Totala ägande- kostnaderna Optimering av försörjnings- kedjan Total kund- tillfredsställelse

Grunder sammanfattning • Inköp hanterar relationerna med leverantörerna • Leverantörerna levererar varor och eller tjänster • Leverantörerna återfinns i ”Leverantörsreskontran” (ej LÖN eller SKATT) • Inköp kan även definieras Avtal – Beställning

Inköp består av olika moment från direkt operativt till strategiskt • Inköp innebär såväl administrativt arbete som affärsbedömningar • Inköp kan utföras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)

Inköp kan omfatta 15 – 90 % av kostnadsmassan • Inköp har därför (varierande men ofta) stor påverkan på resultatet (Vinst eller budgetram) • Inköp omfattar ibland hela ”Supply Chain”

Inköp kan även definieras som den affärsslutande delen (Avtal – Beställning) • Inköp kan organiseras på många olika sätt både vad avser HUR men även VAR man är placerad • Ansvaret måste definieras i den aktuella organisationen – finns ingen allmängiltig definition

Inköp har en standard (CWA-PUMA ; SIS-CWA 15896-1:2009) där en bred definition gjorts som avser ”Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation” • Inköp finns även berört i ISO 9001

Supply Chain Management (SCM) betyder ”Att leda hela området från leverantörens leverantör till slutkund” • Value Chain avser samma sak men med fokus på var kundvärde skapas • Inköp är enbart värdeskapande då det sätts i ett samband

Samband kan vara Budget (för enhet eller hela organisationen – affärsverksamhet respektive anslagsverksamhet) • Inköps bidrag kan vara att ”få mer för pengarna” (Anslagsverksamhet) eller att ”spara på pengarna” (Affärsverksamhet) men även att ”skapa mervärden” (Kundtillfredsställelse)

Inköp

Inköp

Presentation Transcript