Hallgatói jogviszony igazolások igénylése és kiadása Szeged, 2008. április 10.

1. Hallgatói jogviszony igazolások igénylése és kiadása Szeged, 2008. április 10.

2. Célok, feltételek, előkészítő tevékenységek Célok: - Lehetőség a hallgatói jogviszony igazolások elektronikus igénylésére - A Tanulmányi Osztály kontakt ügyfélterhelésének csökkentése - Új szolgáltatás bevezetése: igazolás postázása Feltételek: - Megvalósítás az ETR-ben lévő igazoláskészítő modul használatával - A HSZI biztosítja az igazolások nyomtatásának, borítékolásának és postázásának technikai feltételeit és vállalja azok költségét, - A HSZI gondoskodik a személyes átvételhez szükséges ügyfélszolgálat működtetéséről normál nyitva tartási és működési rendjének megfelelően, - A HSZI saját eszközeinek felhasználásával biztosítja a rendszer működéséhez szükséges informatikai hátteret. - Bizonyos esetekben a jogviszony igazolásokat továbbra is a Tanulmányi Osztály adja ki (ONYF, szakváltók) Előkészítés: - Kiszolgáló infrastruktúra beszerzése, beüzemelése - Űrlap létrehozása a Modulo-ban - A rendszer bemutatása 2008. január 28-án - Megállapodás az SZTE TTIK és a HSZI között - Hallgatók tájékoztatása

3. Az igazolás kérés folyamata A hallgató részéről: - A hallgatónak az igazolás igénylése során meg adja az igazolás kérés okát (készletből választható), az átvétel módját, személyes vagy postai kiküldés, ez utóbbi esetben a postázási címet. - A kiadásra kerülő igazolás adatait ellenőrizheti. Amennyiben azok hiányosak vagy hibásak, a kijavításukat a Tanulmányi Osztályon kezdeményezheti. A TO részéről: - Az igazolás igényléseket munkanapon 12.00 óráig a TO kijelölt munkatársa jóváhagyja. A HSZI részéről: - A TO által jóváhagyott igényléseket a HSZI még aznap feldolgozza. A fenti dátum után leadott igénylések a következő munkanapon kerülnek feldolgozásra. - A kinyomtatott igazolások hitelesítése a HSZI hivatalos körbélyegzőjével és a HSZI vezetőjének aláírás-bélyegzőjével - A postai kiküldéssel kért igazolásokat a HSZI legkésőbb a feldolgozást követő munkanapon postázza az igénylésben megadott postai címre. - A személyes átvétellel igényelt igazolások a feldolgozást követő munkanaptól, 3 munkanapon át kiadja a HSZI ügyfélszolgálatán, az át nem vett igazolásokat pedig megsemmisítikoztatása

4. Használati adatok

5. Problémák, további feladatok Problémák: - A képzési adatok minősége miatt az igazolások egy részét el kell utasítani - A hallgatók és az ügyintézők számára szokatlan az új ügyintézési forma További feladatok: - Űrlap kezelő felület fejlesztése - Pilot értékelése, új megállapodás a TTIK-val, az üzemszerű működés feltételeinek kialakítása - Az igazolás generáló modul finomítása az elutasítások számának csökkentésére - A szolgáltatás kiterjesztése további karok hallgatói részére

6. Köszönöm a figyelmet! Fekete Csaba főosztályvezető SZTE Hallgatói Szolgáltató Iroda fekete.csaba@hszi.u-szeged.hu Tel: 30/ 205-5817