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一、公文处理基础知识及常见问题. 公文定义. 党政机关 公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有 特定效力 和 规范体式 的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的 重要工具 ”。. 公文的性质和特点. 文件是一种设有特定版头、具有法定效力和规范格式的公务文书。党委、政府文件是党委、政府实施领导和进行管理的一种重要工具。 特定效力 规范体式 重要工具. 公文的作用. 领导和指导作用 规范和约束作用 宣传和教育作用 依据和凭证作用. 七个变化，九个细节.
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公文定义 • 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具”。
公文的性质和特点 • 文件是一种设有特定版头、具有法定效力和规范格式的公务文书。党委、政府文件是党委、政府实施领导和进行管理的一种重要工具。 • 特定效力 • 规范体式 • 重要工具
公文的作用 • 领导和指导作用 • 规范和约束作用 • 宣传和教育作用 • 依据和凭证作用
七个变化，九个细节 • 2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，同时废止了1996年中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》。新的《条例》对推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化将发挥重要作用。与过去的《办法》对比，新《条例》有“七个变化”，要注意“九个细节”。
七个变化 • 1.公文处理的概念更加科学 • 《办法》规定“公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”，《条例》中按照公文办理的工作流程将公文办理工作概括为“拟制、办理、管理”三个相互关联、衔接有序的工作环节，简洁明了，“拟制”包括了“起草、审核、签发”三个环节（《办法》中隶属于发文办理），同时将整理（立卷）、归档划归至公文办理范畴。
2.公文的种类更加丰富 • 原《办法》中规定公文种类为13种，新《条例》中规定公文种类为15种，增加了“决议” （适用于会议讨论通过的重大决策事项）和“公报”（适用于公布重要决定或者重大事项），同时将“会议纪要”改为“纪要”。
3.公文要素做出了调整 • 《办法》第三章第九条规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。
同时，对涉密文件、紧急公文、联合行文、公文标题等有了明确的规定：涉密文件要标注份号，紧急公文标注“特急”“加急”，联合发文可以单独用主办机关名称，公文标题应标明发文机关，有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖公章等。同时，对涉密文件、紧急公文、联合行文、公文标题等有了明确的规定：涉密文件要标注份号，紧急公文标注“特急”“加急”，联合发文可以单独用主办机关名称，公文标题应标明发文机关，有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖公章等。
4.行文规则上做了具体规定 • 《条例》中规定向上级机关行文“原则上主送一个上级机关”；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”； “请示”应当一文一事，并要提出倾向性意见；“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；
向下级机关行文也有明确的规定，“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意”、“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文”。向下级机关行文也有明确的规定，“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意”、“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文”。
5.文件签发程序更加规范 • 《条例》规定“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”（《办法》只对上行文作此规定），“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发”。
6.公文办理环节更加简明 • 收文办理环节增加了“承办”和“传阅”环节，对“承办”和“传阅”环节也做出了具体的规定和要求；发文办理环节减少为四个，将“起草”、“审核”、“签发”环节划归到“公文拟制”部分了，“用印”划分到“印制”部分了。
7.公文管理环节更加严格 • 第七章第二十九条规定“党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备”，第三十二条对“复制、汇编机密级、秘密级公文”也做出了明确详细的规定。
九个细节 • 1.明确密级及保密期限。 • 经过定密程序定为秘密文件的，应当在文件上标注密级及保密期限，规范用语为“绝密”“机密”“秘密”。
2.明确紧急程度。 • 有时审计工作时间紧、任务重，在安排布署工作发文时，要在文件上标明紧急程度，文件上的规范用语应标注“特急”“加急”，电报上的规范用语应标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
3.规范发文标志。 • 《条例》中规定发文标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称”，对于一个部门一个单位应有一个统一规定，是用发文机关全称，还是用规范化简称加“文件”两字，必须统一。有时用发文机关全称，有时用简称加“文件”两字，让人犯疑。
4.落实签发人。 • 在《条例》中文件格式部分对“签发人”有明确的要求：重要公文和上行文应当标注签发人姓名。
5.规范文件标题。 • 文件标题由发文机关名称、事由和文种组成，在工作实务中，有时由于文件标题太长，文件上又有发文标志，往往在标题中忽略了发文机关名称，亟需规范。
6.规范文件落款。 • 在《条例》第三章文件格式部分中，增加了“发文机关署名”的内容（“署发文机关全称或者规范化简称”），在现实中因为要加盖单位公章，或文件头上已有发文标志，往往只署发文日期，没署发文机关，亟需改正。
7.规范成文日期。 • 按照《条例》中的规定“署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。”
8.删除主题词一栏。 • 在公文的要素上，《条例》中减少了“主题词”的内容，在以后制文时就需删除这一栏内容，同时还规范抄送机关和印发机关及印发日期：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
9.严格上行文的报送程序。 • 党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
公文种类 • 《党政机关公文处理工作条例》第八条规定的15个文种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、纪要。
与旧的《条例》和《办法》对比，在国家行政机关原来使用的13个文种基础上，增加了“决议”和“公报”2个文种；“会议纪要”改为“纪要”；党的机关原来使用的“指示”、“条例”、“规定”3个文种不再使用。与旧的《条例》和《办法》对比，在国家行政机关原来使用的13个文种基础上，增加了“决议”和“公报”2个文种；“会议纪要”改为“纪要”；党的机关原来使用的“指示”、“条例”、“规定”3个文种不再使用。
常见的按照行文方向的分类 • 上行文：报告、请示、意见 • 下行文：决议、决定、命令（令）、通知、通报、批复、意见、函 • 不相隶属：函
（三）公文格式 • 《党政机关公文处理工作条例》第九条： 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。(18要素) 与旧的《办法》相比： 1.增加了“份号”；2.“发文机关标识”改称为“发文机关标志”；3.增加了“发文机关署名”；4.不再使用主题词；5.增加了页码；6.紧急程度分为“特急”和“加急”（《办法》称“急件”）。 • 涉密公文应当标注份号。 • 有特定发文机关标志的普法性公文和电报可以不加盖印章。 • 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
000001 秘密★1年 特 急 上距版心上边缘35mm，距上页边72mm 云南省人民政府文件 下空2行编排发文字号（距发文字号约20mm，距分隔线约30mm） 云政发〔2012〕1号 距发文字号4mm分隔线 分隔线下空2行编排标题(距标题约20mm) 云南省人民政府关于XXXXX的通知 各州、市人民政府，省直各委、办、厅、局： 为深入贯彻落实XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现将有关事项通知如下：
（不再区分上行文版头） 云南省人民政府文件 □云政发〔2012〕178号 签发人：李纪恒□ 分隔线 云南省人民政府关于XXXX的请示 国务院： 为XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现将有关事项请示如下：
恳请国务院划拨抗旱救灾专项资金1.5亿元，支持云南开展抗旱救灾工作。恳请国务院划拨抗旱救灾专项资金1.5亿元，支持云南开展抗旱救灾工作。 当否，请示。 附件：云南省XXXXXXXXX （印章） 云南省人民政府 2012年7月1日□□□□ □□（联系人及电话：董利坤 0871-3631913） （版记示例） 由3号字改为4号字不再标注主题词 □抄送：国家发展改革委，财政部、民政部、水利部、林业部、□ 人力资源社会保障部。 不再保留（共印 份） □云南省人民政府办公厅 2012年7月1日印发□ 分隔线上下粗(0.35mm)中间细(0.25mm)（二维条码）
信函格式： （上距页边30mm） 云 南 省 人 民 政 府 文武线 线长170mm 000001 云政函〔2012〕1号 机密★1年 特急 与其上最后一个要素相距2行（约20mm） 云南省人民政府关于XXXX的函 武文线 线长170mm （下距页边20mm，首页不显示页码）
（四）行文规则 • 《党政机关公文处理工作条例》第十四条：行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。 • 向上级机关行文应当遵循6条规则 • 需要注意的新内容：1.上行文“原则上主送一个上级机关”（《办法》只对请示作此规定)；2.“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”；3.“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”；4.“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”。
向下级机关行文应当遵循5条规则 • 党委、政府的部门依据职权可以相互行文。 • 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 • 需要注意的新内容：“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”。
（五）公文拟制（单独成一章）·机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作；·重要公文和上行文由机关主要负责人签发；·党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公 文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。（六）公文办理（发文办理、收文办理、公文归档等三章合并为一章）·“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“分办”、“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”、“答复”2个环节。·“发文办理”环节进行了简化，“起草”、“审核”、“签发”列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”。
（七）公文管理·着重强调了有关保密规定，提出了设立保密室和阅文室的要求，对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。（八）附则（七）公文管理·着重强调了有关保密规定，提出了设立保密室和阅文室的要求，对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。（八）附则
公文处理常见问题 （一）文种使用方面 1.“公告”与“通告”滥用、错用、混用 2.“请示”、“报告”误用和处理不规范 ⑴向同级机关“请示”、“报告”或“批复” ⑵多个事项同一请示 ⑶ “报告”中夹带请示事项 3.“意见”、“通知”文种重叠使用 4.非通用文种作为公文文种来使用
（二）格式规范方面 1.上行文容易出现的问题： ⑴没有标注签发人或者格式、字体使用错误 ⑵没有标注附注（联系人及电话）
2.标题容易出现的问题： ⑴错用字体、字号 ⑵缺发文机关（3要素） ⑶标点符号使用不当 ⑷介词重叠或位置使用不当 正确的如：《云南省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于××文件的通知》 ⑸事由概括不当、不准 ⑹文种使用不当
3.主送机关（用全称或规范化简称） 4.正文 层次序号： 第一层为“一、”，黑体或仿宋体； 第二层为“（一）”，楷体或仿宋体； 第三层为“1.”，仿宋体； 第四层为“（1）”，仿宋体。 第五层为“①”；（2000年省的细则规定） 第六层为“a”。 （2000年省的细则规定）
5.附件说明 • 在正文之下空一行左起空2字标注为“附件：” • 正确的如： □□附件：云南省人民政府办公厅关于认真贯 彻落实XXXX的通知（不要文号） □□附件：1.云南省人民政府办公厅关于认真贯 彻落实XXXX的通知（不要文号） 2.关于XXX工作的整改落实方案 • 错误的如： □□附：1、《云南省人民政府办公厅关于认真贯 彻落实XXXX的通知》（云政办发〔2012〕X号） 2、XXXXXXXXX
6.发文机关署名、成文日期和印章 XXXXXXXXXXX（正文末尾一行或“附件：” ） 发文机关署名（以成文日期为准居中） 2012年7月1日(右空四字) 印章上距正文或附件说明一行之内，下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。
7.附注 • 请示、报告等上行文和商洽类、请求批准或答复类的函，必须要标注附注，就是联系人及电话，以便于联系、询问和沟通有关问题。 • 居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行 □□（联系人及电话：董利坤 0871-3631913 13908877771）
8.附件 • 改用黑体字标注“附件”或“附件1” • 与正文一起装订时，编排在成文日期或附注之后、版记之前，页码要连续编排
9.版记 • 7月1日以后不再标注主题词 ⑴ 抄送机关。一般用规范化简称，不抄送 领导个人，不用“抄报” ⑵印发机关和印发日期。 • 如： （改为4号字） 不再标注主题词 □抄送：省民政厅、住房城乡建设厅、国土资源厅、人□ 力资源社会保障厅。 • 不再保留（共印50份） • □云南省人民政府办公厅 2012年7月1日印发□ • 版记应置于公文最后一面，最后一个要素置于版心最后1行。 • 信函格式的公文版记不加分隔线，不标注印发机关和印发日期。
（三）其他方面常见问题 1.关于公文常用易混字词 • 截至——截止 • 账——帐 • 制定——制订 • 作出——做出 • 其他——其它 • 通信——通讯 • 公布——发布 • 像——象 • 其他：报道——报导 按照——遵照 必须——必需 反应——反映 几率——机率 缴纳——交纳 实行——施行 权利——权力 运用——应用
2.常见的不规范表述 • 辖区（行政区域） • 行政村（村委会） • 法律法规的统称（按照XX等法律法规） • 建国以来（新中国成立以来） • 年份和年代（一般不能表述为：今年、明年、上世纪）
3.数字的用法 • 10以上的数字、分数，公历世纪、年代、年月日和时刻，计数与计量都应使用阿拉伯数字（成文日期、部分层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字除外） • 常见的错误有： 年代、分数使用汉字（九十年代、三分之一） 共用单位和符号造成歧义 （5—10万、1—10%） • 10以下的个位数如果不是具有统计意义的可以用汉字，但一般都用阿拉伯数字（四项基本原则、“三个代表”重要思想、党的十七大、省委九届一次全委会等特殊情况除外）
4.计量单位的用法 • 法定计量单位 • 一般用汉字
5.标点符号的用法 • 一般占1个字位置，个别特殊的占1/2或2个字 • 发文字号用“〔 〕”，不能用“[ ]” • 连接号一般用“—”，电话号码区号后用“-” • 很少用：省略号、破折号、问号、叹号 常见的错误 • 采取以下措施：一是XXX。二是XXX。三是XXX。 • 抓好水利基础设施建设（省水利厅牵头，各州（市）人民政府负责落实）。 • （以下简称《条例》（草案））
6.页码的标注方法 • 4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。 • 信函格式和电报不显示第一个页码，其他公文都应标注第一个页码。 • 公文版记要求置于最后一面（偶数页）并标注页码，当版记前页有空白页时，空白页和版记页不编排页码
