Analisa Proses Bisnis Pertemuan 3 REQUIREMENT GATERING ( Teknik-teknik Pengumpulan Data

1. UNIVERSITAS BUDI LUHURJl. Raya Ciledug, Petukangan Utara Kebayoran, Jakarta Selatan 12260Telp:(021)5853753 ext. 309 Fax:(021)7371164Website : http://www.bl.ac.id AnalisaProsesBisnisPertemuan 3REQUIREMENT GATERING (Teknik-teknikPengumpulan Data

2. SASARAN Mahasiswamemahamiteknik-teknikpengumpulan data daninformasidarisebuahorganisasi Mahasiswamampumelakukanpengumpulan data daninformasidenganteknikteknik yang diajarkan

3. Teknik Pengumpulan Data/Informasi Interview Joint application development Questionnaire Analisadokumen Observasi Banchmarking Bagaimana mempertimbangkan teknikyang dipakai

4. INTERVIEW Teknik yang paling umum dipakai Langkah Dasar: Tentukantujuandariwawancara Pemilihan Narasumber/Responden (orang yang diwawancarai) Perancangan Pertanyaan Interview Persiapan Interview Pengarahan Interview Tindak Lanjut Interview

5. INTERVIEW 1. TujuandariWawancara Awalsebelumdimulaiwawancara, haruslahmenetapkantujuandariwawancaratersebutuntukapa? Hasil yang ingindicapaiapa? Sehinggaakanmemudahkandalammemilihnarasumberdanmerancangpertanyaan.

6. 2 . Pemilihan Narasumber/Responden Didasari pada Kebutuhan Informasi Sangat baik mendapatkan Perbedaan Pandangan Para Manajer Para Pemakai Idealnya, seluruh stakeholder INTERVIEW

7. INTERVIEW 3. Perancangan pertanyaan interview TIPE-TIPE PERTANYAAN : • Closed-ended Questions • Open-Ended Question • Probing Question

8. TIPE-TIPE PERTANYAAN : Closed-ended Questions Contoh : Berapa banyak penerimaan telepon setiap hari? Bagaimana pelanggan melakukan pesanan? Informasi tambahan apa yang dibutuhkan sistem baru? INTERVIEW

9. 2. Open-Ended Question Contoh : Apa yg menjadi pemikiran dalam sistem berjalan? Apa permasalahan yang dihadapi setiap hari? Bagaimana Proses Bisnis pada penjualan? INTERVIEW TIPE-TIPE PERTANYAAN :

10. 3. Probing Question Contoh: Mengapa ? Dapatkah diberikan sebuah contoh ? Dapatkah dijelaskan dalam rincian yang lebih detil? INTERVIEW TIPE-TIPE PERTANYAAN :

11. Pengorganisasian Pertanyaan Interview Interview Tak Terstruktur sangat bermanfaat pada mulanya dalam pengumpulan informasi. Tujuan Keluasan, informasi didefinisikan secara global 2. Interview Terstruktur bermanfaat kemudian dalam proses. Tujuan Informasi yang sangat spesifik INTERVIEW

12. Penstrukturan Interview CONTOH TOP DOWN High Level: Sangat Umum Medium Level: Spesifik Moderat Low Level: Sangat Spesifik BOTTOM UP

13. 4. Langkah Persiapan Interview Persiapkan Rencana Interview Umum Daftar Pertanyaan Antisipasi Jawaban dan Tindak Lanjut Konfirmasikan Area Pengetahuan Tentukan Prioritas dalam hal waktu Siapkan Pewawancara Penjadualan Informasikan Alasan Interview Informasikan Area Diskusi INTERVIEW

14. 5. Pengarahan Interview Tampilkan Profesional dan Tak Bias Rekam Seluruh Informasi Periksa Kebijakan Organisasi Yakinkan Anda Mengerti seluruh Isu dan Terminologi Pisahkan Kenyataan dari Pendapat Berikan waktu Pewawancara untuk menayakan Pertanyaan Yakinkan untuk berterima kasih pada Pewawancara Akhir Waktu INTERVIEW

15. PENGARAHAN INTERVIEW (TIPS & PRAKTIS) Gunakan Waktu untuk membentuk Laporan Penuh Perhatian Simpulkan Hal-hal Penting Percaya Diri Kejujuran Perhatikan Bahasa Tubuh INTERVIEW

16. 6. Tindak Lanjut Setelah Interview Persiapkan catatan Interview Persiapkan Laporan Interview Dapatkan Ulasan Pewawancara dan Konfirmasikan Laporan Interview Temukan Gap dan Pertanyaan Baru INTERVIEW

17. Joint Application Development (JAD) Menggunakantekniksepertirapatataudiskusidalampengumpulan data Libatkan Tim Proyek, User/Pemakai, dan Manajemen yang bekerja bersama-sama Berbedadenganwawancara per orang yang berbedatempatberbedawaktu, JAD dikumpulkanbersama, dengansatutempatdansatuwaktu Kemungkinan mengurangi kesalahansampai dengan 50%

18. Joint Application Development (JAD) Fasilitator Dilatih dalam Teknik JAD Tentukan Agenda dan mengarah proses pengelompokkan Para Pemakai dan Manajer dari area bisnis dengan pengetahuan luas dan detil Partisipan JAD

19. Joint Application Development (JAD) Komitmen Waktu – ½ hari untuk beberapa minggu Dukungan manajemen kuat yg dibutuhkan untuk melepaskan partisipan kunci dari tanggung jawab biasanya Perencanaan Hati-hati merupakan hal penting e-JAD dapat membantu beberapa masalah yang diselesaikan secara kelompok Sesi JAD

20. Joint Application Development (JAD) Ruang Pertemuan JAD

21. Joint Application Development (JAD)

22. Joint Application Development (JAD) Agenda Formal dan Aturan Dasar Struktur Top Down sangat bermanfaat Kegiatan Fasilitator Pertahankan Sesi pada Track-nya Bantu dengan Terminologi dan Jargon Teknis Rekam Masukan-masukan Tetap Alami, tetapi membantu menyelesaikan isu Tindak Lanjut Laporan setelah Sesi Sesi JAD

23. Joint Application Development (JAD) Hindari dominasisatupihak Semuaharusmemberikankontribusi Diskusisamping Pembicaraan yang tidakberujung Pemaksaankehendak Konflik yang tidak terselesaikan Konflik abadi Dibawasantaidengan humor Masalah yang dalam Sesi JAD

24. QUESTIONAIRE Kumpulan Pertanyaan tertulis, sering digunakan untuk sejumlah besar orang Diisibiasanyapadakertas atau elektronik (online) Pilih Partisipan dengan menggunakan sampel dari populasi Rancangan Pertanyaan untuk kejelasan dan analisa kasus Administrasikan Daftar Pertanyaan dan ambil langkah untuk mendapatkan tanggapan yang baik Daftar Pertanyaan dilanjuti dengan Laporan

25. QUESTIONAIRE • TIPE KUESIONER • 1.KuesionerFormat Bebas • Berisipertanyaan-pertanyaan yang harusdiisiolehrespondenditempat yang telahdisediakan • 2.KuesionerFormat Pasti • Berisipertanyaan-pertayaan yang jawabannyasudahtersediaberupachek list, ya/tidak, ataupunadaskalanya (sangattidaksetuju s/d sangatsetuju)

26. QUESTIONAIRE Dimulai dengan pertanyaan yg tidak ada ancaman dan menarik Kelompokkan item secara logika Jangan meletakkan item penting pada akhir questionnaire Jangan penuhi halaman dengan banyak item Hindari Penyingkatan Hindari bias atau item atau bentuk tafsiran Gunakan jumlah pertanyaan untuk menghindari kebingungan Pratest questionnaire untuk mengidentifikasikan pertanyaan yang membingungkan Tentukan kejanggalan pada responden Rancangan Questionnaire Baik

27. ANALISA DOKUMEN Pelajari material yang ada pada sistem berjalan Form, Laporan, Kebijakan manual, Gambar Organisasi yang menerangkan sistem formal Temukan Sistem Informal dalam tambahan pemakai ke form/ Laporan dan elemen Form/ Laporan yg tak terpakai Perubahan Pemakai ke form/ Laporan berjalan atau form/ Laporan tak terpakai untuk modifikasi kebutuhan sistem

28. OBSERVASI Perhatikan Proses yg sedang ditampikan Pemakai/ Manajer sering tidak akurat mengulang kembali apa yg telah dikerjakan Periksa Validitas Informasi yg telah dikelompokkan Waspadai tingkah laku perubahan Jadikan tidak bersifat pengrusakan Identifikasikan kelemahan seluruh periode

29. PEMILIHAN TEKNIK PENGUMPULAN-KEBUTUHAN YANG SESUAI Jenis Informasi Kedalaman Informasi Keluasan Informasi Integrasi Informasi Keterlibatan User Biaya Kombinasi Teknik

30. PEMILIHAN TEKNIK YG SESUAI Analisa Dokumen Interview J A D Questionnaire Observasi As=IS As=IS Improve To be As=IS Improve To be As=IS Improve As=IS Tipe Informasi Medium Low Kedalaman Informasi High High Low High Low Keluasan Informasi Low Medium High Low Integrasi Informasi Low High Low Low Medium Low Low Low Keterlibatan User High Low- Mwdium Low- Mwdium Biaya Medium Low Low

31. TUGAS 2 1. CARI BATASAN MASALAH SESUAI JUDUL 2. PENGUMPULAN DATA SESUAI JUDUL 3. KUMPULKAN DIKETIK : A. NIM, NAMA KELOMPOK DAN B. HASIL WAWANCARA (DENGAN NARASUMBER(nama, jabatan), WAKTU WAWANCARA(hari/tanggal/jam), PERTANYAAN DAN JAWABAN DARI NARASUMBER) C. DOKUMEN (JIKA ADA)