ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΤΠΕ ΣΤΗΝ ΤΟΠΙΚΗ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗ

1. ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΤΠΕ ΣΤΗΝ ΤΟΠΙΚΗ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗ ΜΕΤΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟΥΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ & ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ Αχιλλέας Μένος-Χατζηγεωργίου Δήμος Θεσσαλονίκης Θεσσαλονίκη, 21/11/2013

2. ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ (1/2) • Το έργο υλοποιήθηκε σε 2 μήνες αλλά η προετοιμασία κράτησε 8 χρόνια • Σοβαρό έργο γιατί άλλαζαν χώρο και τρόπο εξυπηρέτησης πάνω από 1.000 πολίτες/μέρα • Απαιτητικό έργο γιατί στόχος ήταν εξυπηρέτηση για τους πολίτες να μη σταματήσει «ούτε μία μέρα, ούτε μία ώρα» και να είναι εύρυθμη • Σύνθετο έργο γιατί έπρεπε να εμπλακούν και να συντονιστούν όλες οι Υπηρεσίες του Δήμου και εξωτερικοί ανάδοχοι

3. ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ (2/2) • Μεγάλο έργο (το μεγαλύτερο ? του Δήμου) γιατί μετακινήθηκαν: • 11 Διευθύνσεις, 35 Τμήματα και 9 Αυτοτελή Γραφεία από 3 κτίρια (έμεινε και 1 Δ/νση στο … παλιό Δημαρχείο) • 700 υπάλληλοι • 600 Θέσεις εργασίας Η/Υ και 200 άλλες συσκευές • Τοποθετήθηκαν εντελώς νέα συστήματα τηλεφωνίας • Άλλαζε η δομή των συστημάτων ΤΠΕ και για τα υπόλοιπα 30 διασυνδεδεμένα κτίρια των «περιφερειακών» Υπηρεσιών με άλλες 400 Θέσεις εργασίας Η/Υ

4. Η ΕΜΠΛΟΚΗ ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΣΤΟ ΕΡΓΟ • Η Υπηρεσία Πληροφορικής του Δήμου «γαλουχήθηκε» με την «ΗΘΙΚΗ ΕΥΘΥΝΗ» και εφάρμοζε πάντα την αρχή: για να εργάζονται αποδοτικά οι Υπηρεσίες οφείλει (η ίδια) να «δέσει» την Πληροφορική με όλους τους υπόλοιπους επιχειρησιακούς πόρους (ανθρώπους, διαδικασίες, αρχεία) • Έτσι χρειαζόταν να συνεισφέρει αποφασιστικά για τα (προφανή) απαιτούμενα (και) στο μεγάλο αυτό έργο: • Παρεμβάσεις όπου απαιτούνταν με • Συνολική Προσέγγιση και • Ενεργοποίηση όσο το δυνατόν περισσότερων με • Ευθύνη Υλοποίησης από έναν κεντρικό συντονιστή

5. ΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ(μέχρι και το 2008) • Τερματικά (dummy) σε UNIX SERVER (περιβάλλον UNIFY) • Terminal servers και σειριακά καλώδια, dot matrix σειριακοί εκτυπωτές • Απουσία δομημένων καλωδιώσεων σε όλα τα κτίρια • Stand alone PC & PR • Internet: λίγοι Η/Υ μέσα από ADSL/PSTN σε κάθε γραφείο με «λάσα» UTP καλώδια • Mail τουτύπου: mitroo_dimou_thes@otenet.gr ή achil@yahoo.com • Συνδέσεις κτιρίων με Δημαρχείο: χαμηλών ταχυτήτων 19.200 baud, BASEBAND 128Kb σε Μ-1020 • ΣΥΖΕΥΞΙΣ: μη λειτουργικά εφαρμόσιμο

6. ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥμετά το έργο «ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΗ» πρόσκλησης 114 της ΚτΠ(03/2008 – 05/2009 ) • Δομημένες καλωδιώσεις σε όλα τα κτίρια (και στο παλιό Δημαρχείο με οπτικές ίνες, σαν του νέου Δημαρχείου!!!) • Φάρμααπό Servers: mail ...@thessaloniki, active directory • Ένταξη των υπαρχόντων Application Servers στη φάρμα • Ένταξη των υπαρχόντων Terminal Servers στο νέο δίκτυο • Νέες γραμμές ΟΤΕ με περιφερειακά κτίρια HELLASCOM 256 • Internet από το ΣΥΖΕΥΞΙΣ • PC: Ένα “image” για όλες τις δουλειές σε όλες τις Υπηρεσίες • Δικτυωμένα PC και δικτυακοί εκτυπωτές (δυστυχώς στο έργο μόνο 100 στα υπό μετακόμιση κτίρια)

7. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ(05/2009- 05/2010) • Όλα τα PC του Δήμου με ίδιο “image” και όλοι οι εκτυπωτές δικτυακοί (και στο Δημαρχείο και σε όλα τα διασυνδεδεμένα κτίρια του Δήμου: άνω των 500 Η/Υ) • Απενεργοποίηση των παλιών συστημάτων • Πιλοτική σύνδεση με δίκτυο METRO ETHERNET του ΟΤΕ από το Δημαρχείο στο κτίριο της ΜΟΥΣΙΚΗΣ (Κουντουριώτου)

8. ΠΑΛΙΑ ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ • Τηλεφωνικό κέντρο με 10/200 στο Δημαρχείο (τα εσωτερικά με αναλογικές συσκευές) με τηλεφωνητή • Μικρά τηλεφωνικά κέντρα σε 20 περίπου Υπηρεσίες • Ανεξάρτητες γραμμές PSTN/ISDN (100-200 ??) • Μόνιμες ευθείες ΟΤΕ για σύνδεση 1 εσωτερικού τηλεφώνου του τηλεφωνικού κέντρου του Δημαρχείου με 1 εσωτερικό άλλου κτιρίου • Διπλά και τριπλά τηλέφωνα σε κάθε γραφείο (έπιπλο), κυρίως σε θέσεις ευθύνης • Τη διαχείριση δεν την είχε η Μηχανογράφηση αλλά το Ηλεκτρολογικό

9. Η/Μ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΝΕΟΥ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟΥ (1/2) • Η Υπηρεσία Πληροφορικής συμμετείχε στην ομάδα των μηχανικών του Δήμου που συνδιαμόρφωσαν από το 2001 και υπέγραψαν τις μελέτες Η/Μ. • Οι προδιαγραφές των συστημάτων ΤΠΕ θα απαιτούνταν να επικαιροποιηθούν κατά την κατασκευή (χρονική απόσταση 8 χρόνια) • Η Υπηρεσία Πληροφορικής είχε στενή επαφή με τους επιτόπου μηχανικούς του Δήμου κατά την κατασκευή του έργου, και διαμόρφωνε, κατά το δυνατόν, τη τελική μορφή των συστημάτων ΤΠΕ.

10. Η/Μ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑΝΕΟΥ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟΥ (2/2) • Το νέο Δημαρχείο τελικά έχει • «οριζόντια» δομημένη καλωδίωση 3.000 πριζών CAT5E τοποθετημένες σε «κυτία» στις πλάκες του ψευδοπατώματος • «κατακόρυφη» καλωδίωση οπτικών ινών & χαλκού CAT3 σε 19 χώρους συγκέντρωσης με κέντρο το CC ROOM • Τροφοδοσία εξοπλισμού από : • τη ΔΕΗ • το H/Z του κτιρίου • Το UPS του κτιρίου

11. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΕΠΙΛΟΓΕΣΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΤΠΕΣΤΟ ΝΕΟ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟ • Τηλεφωνικό κέντρο τεχνολογίας IP, ενσωματωμένο στο δικτυακό εξοπλισμό • Διασυνδεμένο αρχικά στον ΟΤΕ με δυνατότητα σύνδεσης «απευθείας» στο ΣΥΖΕΥΞΙΣ με κατάλληλη αριθμοδότηση • Υποστήριξη και αναλογικών συσκευών (FAX, ασανσέρ) • 1 τηλεφωνική συσκευή σε κάθε υπάλληλο, αιρετό κ.λ.π. • Ελάχιστα κυκλώματα PSTN/ISDN για τη Διοίκηση. • Συνδέσεις περιφερειακών κτιρίων με νέα αξιόπιστα τεχνικοοικονομικά βέλτιστα «γρήγορα» κυκλώματα • Κεντρική παροχή όλων των υπηρεσιών (internet, mail, διαχείριση ασφάλειας, διαχείριση δικαιωμάτων κ.λ.π.) • Ένταξη του εξοπλισμού όλων των απαραίτητων (υπαρχουσών) τεχνολογιών

12. ΤΠΕ ΣΤΟ ΝΕΟ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟ(1/2)(στο μεταβατικό στάδιο της μετακόμισης) • Ασύρματη σύνδεση ‘ΒRIDGING’μεταξύ παλιού & Νέου Δημαρχείου «το νέο Δημαρχείο ως 5ος όροφος του παλιού» • Νέος τηλεπικοινωνιακός εξοπλισμός στο COMPUTER ROOM του νέου Δημαρχείου και στο ACCESS • Μεταφορά των application servers στο νέο Δημαρχείο μετά την ολοκλήρωση της μετακόμισης (Σαββατοκύριακο) • Μεταφορά των communication servers στονέο Δημαρχείο (άλλο Σαββατοκύριακο) με • αλλαγή της ασύρματης σύνδεσης: «το παλιό Δημαρχείο ως περιφερειακό κτίριο της Τοπογραφίας» • αναδιάταξη όλου του δικτύου • διασύνδεση με το ΣΥΖΕΥΞΙΣ

13. ΤΠΕ ΣΤΟ ΝΕΟ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟ (2/2)(στο μεταβατικό στάδιο της μετακόμισης) • Νέο κύκλωμα του ΣΥΖΕΥΞΙΣ στο νέο Δημαρχείο, ενώ θα λειτουργεί το παλιό κύκλωμα στο παλιό Δημαρχείο. • Υποστήριξη του νέου ΙΡ τηλεφωνικού κέντρου • Μόνιμη εγκατάσταση ομάδας έργου (2 από τους 10) τεχνικών της Πληροφορικής στο νέο Δημαρχείο 3 μήνες πριν τη μετακόμιση • Αμέτρητη ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΓΙΑ ΕΓΚΑΙΡΗ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΚΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ, ΠΙΣΤΩΣΕΩΝ, ΕΓΚΡΙΣΕΩΝ, ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ κ.λ.π.

14. ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗ(01/2009 – 07/2010) • Η αρχή: έγγραφη ερώτηση της Υπηρεσίας Πληροφορικής τον 02/2009 αν την μετεγκατάσταση θα την οργανώσει ο Δήμος ή σύμβουλος. • Ακολούθησε ορισμός και πολύωρες συσκέψεις πολυμελών επιτροπών, αλλά δεν έβγαιναν σαφείς πρακτικές οδηγίες για το πώς θα επιτευχθεί η απαίτηση της Διοίκησης «να μην κλείσει ο Δήμος ούτε μία ώρα». • Τελικά η εισήγηση του ομιλούντα για το πλάνο της μετακόμισης σε «ΦΑΣΕΙΣ» εγκρίθηκε (και υποστηρίχθηκε) από τη Διοίκηση το 12/2009 και του ανατέθηκε ο κεντρικός συντονισμός της υλοποίησής της.

15. ΤΟ ΠΛΑΝΟ ΤΗΣ ΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ • Α’ ΦΑΣΗ: Οι πολίτες εξυπηρετούνται στο παλιό Δημαρχείο • Στο νέο Δημαρχείο εγκαθίσταται το 50% των υπαλλήλων κάθε Υπηρεσίας, με τον εξοπλισμό& και τα έπιπλά του, χωρίς αρχείο • Β’ ΦΑΣΗ: Οι πολίτες δεν εξυπηρετούνται (Σαββατοκύριακο) • Μετακινούνται μόνο το «ζωντανό» αρχείο, FAX και εκτυπωτές • Γ’ ΦΑΣΗ: Οι πολίτες εξυπηρετούνται στο νέο Δημαρχείο • Στο νέο Δημαρχείο εγκαθίσταται το υπόλοιπο των υπαλλήλων κάθε Υπηρεσίας, με τον εξοπλισμό/έπιπλά του, και το υπόλοιπο αρχείο • Πρώτο στο Δημαρχείο πηγαίνει το Δημοτολόγιο (ως πιλότος) και αυτό σε 3 φάσεις. Γίνεται αξιολόγηση του πλάνου και • ακολουθεί το Ληξιαρχείο και μετά οι Υπηρεσίες του Δημαρχείου

16. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ (1/2) • Η εγκατάσταση των συστημάτων ΤΠΕ έγινε με απόλυτη τάξη, σε ταχύτερους ρυθμούς από τα σχεδιασθέντα. • Η μεταφορά επίπλωνκαι αρχείου έγινε με πολύ καλό συντονισμό, όπως και η «πιεσμένη χρονικά» Β’ ΦΑΣΗ • Χρησιμότατη - ως πιλότος - η μετακόμιση του Δημοτολογίου • Το πλάνο της μετακόμιση ακολουθήθηκε σε (ικανοποιητικό) βαθμό ποσοστό 75% • Η ακριβής χωροθέτηση των επίπλων στα γραφεία αστόχησε σε ποσοστό 40% (μη ικανοποιητικό). • Αποτέλεσμα: μαζική μετακίνηση πλακών ψευδοπατώματος με παροχές/πρίζες στις κατάλληλες θέσεις (από … τους ανθρώπους της Πληροφορικής)

17. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ (2/2) • Η μετακίνηση των application και των communication servers ολοκληρώθηκε τον Νοέμβριο του 2010 με απόλυτη επιτυχία, σε δύο Σαββατοκύριακα (υπενθυμίζεται ότι μεσολάβησαν και οι διπλές Δημοτικές/Περιφερειακές Εκλογές) • Βοήθησε και η τύχη!! Τα «περίεργα» σφάλματα που παρουσιάστηκαν ήταν ελάχιστα, διαγνώστηκαν έγκαιρα και αποκαταστάθηκαν γρήγορα. • Τελικά ο στόχος να μην σταματήσει ο Δήμος Θεσσαλονίκης την εξυπηρέτηση των πολιτών επιτεύχθηκε. Και αυτό αναγνωρίστηκε ομόφωνα από το Δημοτικό Συμβούλιο, όπως και συμβολή της Υπηρεσίας Πληροφορικής σ’ αυτό!!

18. ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ & ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ(1/3) • Οι τεχνικές λύσεις θα πρέπει οπωσδήποτε να δοκιμάζονται σε πιλοτικά έργα, πριν να υλοποιηθούν σε μεγάλη κλίμακα. • Οι μεγάλες έκτασης όμοιες εργασίες είναι ευκολότερα διαχειρίσιμες όταν χωρίζονται σε φάσεις. Η κάθε φάση δεν μπορεί να ξεπερνά σε μέγεθος το 3πλάσιο της προηγούμενης. • Οι τεχνικές λύσεις πρέπει να σχεδιάζονται και με PLAN B. Όταν όμως αρχίσει η υλοποίηση δεν θα πρέπει να υπάρχει ενδοιασμός («Τα καράβια πρέπει να καούν»). • Μεγάλη σημασία θα πρέπει να δίδεται στα κομμάτια των έργων που έχουν ισχυρούς περιορισμούς (συνήθως χρονικούς)

19. ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ &ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ (2/3) • Τα μεγάλα έργα θέλουν συμμετοχή από τα αρχικά στάδια και πολύ χρόνο προετοιμασίας (κυρίως εσωτερικής για να αποδεχθείς τον κόπο που καλείσαι να καταβάλεις) για να ωριμάσουν οι καλές λύσεις. • Θέλουν (μόνιμη) αντιμετώπιση ως πρόκληση: αλλιώς δύσκολα ξεπερνάς τις (μόνιμες) καθημερινές δυσκολίες. • Η Πληροφορική είναι η κατ’ εξοχήν Οργανωτική Μονάδα που αντιμετωπίζει ΜΟΝΟ προκλήσεις. Και στο ΔΗΜΟΣΙΟ. • Κατ’ αυτήν την έννοια μια τέτοια Δημόσια Υπηρεσία, με Δημόσιους Λειτουργούς (και όχι Δημόσιους Υπαλλήλους) έτσι κι αλλιώς ρισκάρει και δεν διαφέρει (πολύ?) με κάποια αντίστοιχη του Ιδιωτικού Τομέα

20. ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ & ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ (3/3) • Όταν σε συνεργασίες η συνεισφορά σου κινδυνεύει να απαξιωθεί (και αυτό σε χαλάει) δεν φθάνει το «καταγγέλλω και φεύγω» ή «εγώ έκανα ό,τι λένε τα καθήκοντά μου». Θέλει την υπέρβαση: «Πάρε το παιχνίδι πάνω σου». • Είναι (ελαφρώς) μύθος ότι οι πολιτικές ηγεσίες μόνιμα εμποδίζουν να γίνουν τα σωστά. Οι υπηρεσιακοί παράγοντες μπορούν να τις πείσουν για το ορθό με επιχειρήματα (και πολύ κόπο). • Τέλος, η επιτυχία στα μεγάλα προϋποθέτει: • φίλους συναδέλφους και καλούς συνεργάτες • απόλυτη στοχοπροσήλωση (αντιμετώπιση των μικρών και δευτερευόντων … ως θόρυβο ) • Τύχη, οπωσδήποτε

21. ΜΕΤΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΔΗΜΑΡΧΕΙΟΥΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ :ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ & ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ Ευχαριστώ για • την προσοχή σας, • την υπομονή σας και • την καλοσύνη σας να με ακούσετε.