秘书办公自动化实务

1. 秘书办公自动化实务 吴良勤 编著 外语教学与研究出版社

2. 第一章 办公自动化概述

3. 第一节 办公自动化的定义 • 办公自动化（Office Automation，简称 OA），是指在行政机关、企事业单位工作中，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息、为科学管理和决策服务，改变过去复杂、低效的手工办公方式，从而提高工作效率的一种办公模式。 • 办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

4. 第二节 办公自动化的组成要素 一、人是系统的第一要素 • 办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，还包括部分管理设备的专业技术人员，如计算机工程师、其他设备维护人员等。 二、技术设备是另一要素 • 设备中有各种机器，如计算机、复印机、扫描仪、电话机、传真机、网络设备、光盘机等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，如计算机操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等。 三、人机系统的统一性 • 人机系统中人、机缺一不可，密不可分。办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。

5. 第三节 办公自动化技术的层次 一、事务型办公自动化系统 • 这个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统或业务型办公自动化系统。 二、信息管理型办公自动化系统 • 信息管理型的办公自动化系统，是把事务型（或业务型）办公自动化系统和综合数据库紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。

6. 三、决策支持型办公自动化系统 • 决策支持型办公自动化系统是第三个层次。它建立在信息管理型OA 系统的基础上。它使用由综合数据库系统提供的信息，结合有关内部和外部的条件，针对需要作出决策的课题，构造或选用决策数字模型，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。

7. 第四节 办公自动化的特点 一、集成化 • 软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。 二、智能化 • 面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如汉字识别、对公文内容的理解和深层处理、辅助决策及处理意外等。

8. 三、多媒体化 • 包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。 四、运用电子数据交换（EDI） • 通过数据通讯网，在计算机之间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型 OA 系统和决策支持型 OA 系统。

9. 第五节 办公自动化的意义 一、有利于建立内部的通信平台 • 建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。 二、有利于建立信息发布的平台 • 在内部建立一个有效的信息发布和交流的平台，如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

10. 三、有利于实现工作流程的自动化 • 这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。 四、有利于实现办公文档管理的自动化 • 可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。 五、有利于辅助办公 • 像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与日常事务性办公工作相结合的各种辅助办公，都能够通过办公自动化系统实现自动化管理。

11. 六、有利于信息集成 • 每一个单位都存在大量的业务系统，如生产、销售、市场等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统可以跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。 七、有利于实现分布式办公 • 可以支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。目前企业业务地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

12. 第六节 如何学习办公自动化课程 一、培养学习办公自动化的兴趣 • “兴趣是最好的老师”，学习一门技术，没有兴趣是不行的。 二、认真学习计算机基础知识和计算机信息技术 • 办公自动化是基于计算机基础知识学习的基础上的，很多操作必须有计算机基础知识作为铺垫。

13. 三、课堂上认真学习，课外积极实践 • 办公自动化实践性和操作性很强，对于一些操作，尤其是办公设备的使用，必须在教师讲授和演示的基础上，勤加实践，才能独立操作。 四、将所学知识用于平时的工作和生活之中 • 常言道，“学以致用”。要将课堂上学习的知识和技能运用于现实工作和生活中，在不断运用的过程中进一步锻炼和提高。

14. 思考与练习 1. 什么是办公自动化？2. 办公自动化的特点有哪些？3. 办公自动化的组成要素有哪些？4. 办公自动化的意义有哪些？5. 办公自动化技术的层次有哪几层？6. 如何学习办公自动化课程？

15. 第二章 Office 办公软件应用

16. 第一节Word软件应用 • 在众多文字处理软件中，Word 之所以受到大多数人的青睐，是因为它是目前功能最强大、操作最简便的文字编辑工具。使用 Word 能够输入和编辑文字，制作各种表格，处理各种图片，创建联机文档，制作 Web 网页和打印各式各样的文档，等等。同时，它操作简便，易学易懂。

17. 步骤一：新建 Word 文档，对页面进行基本设置 步骤二：输入文字 1. 选择适当的输入法，进行文字输入 。 打开“文件”菜单中的“另存为”，将输入好的文字按照要求进行保存。 （任务背景与分析详见P10—P13） 任务 1 编辑文本

18. 3. 设置首字下沉，下沉 3 行；设置首行缩进 2 字符，第二自然段在基础上左右各缩进 2 字符。 • （1）点击“格式”菜单中的“首字下沉”命令，在出现的“首字下”对话框中进行首字下沉设置。 • （2）点击“格式”菜单中的“段落”命令，在出现的“段落”对话中进行首行缩进设置。

19. 步骤三：按照要求进行文本编辑 1. 为文本添加页眉和页脚 根据题目要求添加页眉和页脚。打开“视图”菜单中“页眉和页脚”，按照要求输入页眉和页脚的内容。 2. 文章标题设置为居中，小二号黑体；为标题插入批注，批注内容为“小二号黑体”；正文字体设置为 5 号仿宋体，行距为固定值 15 磅。

20. 5. 给文章第三自然段设置边框和底纹，边框线型为双线，颜色为红色，宽度为 2.25 磅；15％底纹，底纹颜色为灰色。 4. 把文章第二自然段分成三栏。

21. 6. 在文章倒数第二自然段插入剪贴画（自选），剪贴画大小为 2.5厘米 ×2.5 厘米；版式为四周型。

22. 7. 给文中“春天一样温柔，夏天一样热情，秋天一样清爽，冬天样冷静”这一句话插入脚注，脚注内容为：摘自 ×× 语录。脚注格式自定。 • 点击“插入 / 引用”命令中的“脚注和尾注”，在“脚注和尾注”话框中进行设置。

23. 8. 给全文设置局部保护功能，不允许任何人编辑文档，密码为123；设置文档密码，打开时密码为 123，修改时密码为 123 • 单击“工具”菜单，选择其中的“保护文档”，这样就会在当前编辑窗口右侧多出一个“保护文档”的编辑区域。 • 单击第三部分中的“是，启动强制保护”按钮，即会弹出密码设置窗口。

24. 任务2：制作公文 （任务背景与分析详见P22—P23） • 步骤一：利用模板创建一个新文档 • 步骤二：选择公文的样式，由于是向上级主管部门请示，属于上行文，在对话框中选择上行公文。

25. 步骤三：设定公文的大小。根据公文处理规定，公文用纸应采用A4 型。在公文向导中选择 A4 纸型。 • 步骤四：设定公文标题信息。在收文机关名称栏内输入“北京市交通运输管理局”，在发文机关名称栏内输入“北京 ×× 客运有限公司”，在发文编号栏内输入“京 ×× 运营字〔2009 年〕20 号”。

26. 步骤五：输入公文内容 步骤六：设定公文的附件和注释信息。 步骤七：设定公文的其他信息。 步骤九：对形成的公文进行保存。

27. 第二节Excel软件应用 • Excel 是用于创建和维护电子表格的应用软件，具有强大的数据处理和表格处理功能。通过本节的学习和实训，学生要了解 Excel 的基本功能，理解公式与函数的应用以及数据清单的管理，掌握创建、编辑工作表的基本操作以及处理图标的基本方法。

28. 任务1：制作工资表 （任务背景与分析见P27-P27) • 步骤一：建立工资表 • 1. 启动 Excel，打开一个新的工作簿“Book1”，将工作表“Sheetl”命名为“工资表”，删除工作表“Sheet2”和“Sheet3” . • 2. 选定 A1 单元格，按住鼠标左键不放，拖到 P2 单元格，放开鼠标左键，将单元格 A1: P2选定，点击工具栏的合并居中。 • 3. 工资统计表共 16 列，在第 3 行中输入标题，再将各项设置垂直水平居中 。

29. 步骤二：验证输入数据 • 1. 单击列标，选中 D 列所有数据，执行菜单栏中的“数据 / 有效性”命令，系统将弹出“数据有效性”对话框。 • 2. 单击“设置”选项卡。在“设置”选项卡中，单击“允许”右侧下三角按钮，在弹出的下拉列表中单击“小数”。 • 3. 再单击“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表中选择“警告”，并输入错误信息为“数据有误，请重新输入！！”

30. 步骤三：用记录单输入数据 • 1. 将单元格A3 : N3 选中，执行菜单栏中的“数据/ 记录单”命令，由于数据清单中还没有记录，Excel 2003 会先弹出一个提示窗口。 • 2. 按“确定”按钮将选定的首行作为标签，随即弹出“新建记录”窗口。 • 3. 该窗口自动将数据清单的首行标题作为字段名，这时，可以逐条地输入每个人的工资记录，按Tab 键或Shift + Tab 组合键可在字段之间向后或向前切换。除需用公式计算的字段外，其余均手工输入。每输入一条记录，单击一次“新建”按钮将该记录写入工作表中。 • 4. 全部输入完成后单击“关闭”按钮结束记录单的录入。

31. 步骤四：建立公式 1. 计算“工补” • 每位员工的基本工资在D 列，则在其“工补”所在单元格F4 中输入公 式“ ＝D4*0.08”（ 或“ ＝D4*8 ％”）。 按Enter 键。 2. 计算“应发金额” • 在单元格M4 中输入公式“=D4+E4+F4+G4-H4-I4-J4-K4+L4”，按Enter 键。

32. 3. 计算“扣税” • 这里需要用到一个特殊的函数——IF 函数。IF 函数是用来进行逻辑判断与推理的函数，根据判断结果的真假完成不同的操作。 4. 计算“实发金额” • “实发金额”在单元格O，输入“＝M4-N4”

33. 步骤五：数据排序 1. 选取除题目外的所有单元格，执行菜单栏中的“数据/ 排序”命令，随即系统将弹出“排序”对话框，在“主要关键字”列表框中选择排序的项目为“所在部门”，并选择排序方式为“降序”；在“次要关键字”列表框中选择第二排序的项目为“岗位工资”，并选择排序方式为“降序”；在“我的数据区域”项中，选择“有标题行”，则被选中区域的第一行将不进行排序。 • 2. 单击“确定”按钮完成排序。

34. 步骤六：自动数据筛选 • 1. 选中单元格B3∶D3，执行菜单栏中的“数据/ 筛选/ 自动筛选”命令，可以看到工作表前三项列标题右侧出现了自动筛选下拉箭头，在每列的下拉列表中可以输入各种筛选条件。 • 2. 如果要查询行政部所有员工的工资信息，可以单击C3 单元格中的箭头，选中“行政部”。

35. 步骤八：平均值汇总 • 1. 将数据清单选中，执行菜单栏中的“数据/ 分类汇总”命令，系统将弹出“分类汇总”对话框，在“分类字段”列表框中，选择“所在部门”所处列即“列C”；在“汇总方式”列表框中，从汇总函数中选择“平均值” 在“选定汇总项”框中，选择“实发工资”所处列即“列O”前面的复选框，清除其他复选框。 • 2. 选中“汇总结果显示在数据下方”和“替换当前分类汇总”复选框，清除“每组数据分页”复选框。

36. 步骤九：求和汇总 • 方法与上面的平均值汇总一样，只不过从汇总函数中选择“求和”。

37. 步骤十：保护Excel 2003 中的数据。 • 1. 点击“文件/ 另存为”，弹出“另存为”对话框。 • 2. 在“另存为”对话框中，单击“工具”旁的下三角按钮，在弹出的菜单中单击“工具/ 常规选项”。 • 3. 如果要限制用户打开工作簿，请在“打开权限密码”框中键入密码；如果要限制用户修改，请在“修改权限密码”框中键入密码，单击“确定”按钮。 • 4. 随即弹出一个“确认密码”对话框，用户需重新键入密码加以确认。 • 5. 单击“保存”按钮完成设置。

38. 任务2：内部资料的保存管理 一、任务背景 • 某学校办公室主任王明马上要出差了，临走前他把正在实习的秘书小张叫过来，说学校近年来收到很多上级、其他单位的文件，也制作了不少文件，希望小张在他出差期间把档案柜里的文件全部输入计算机，实现计算机管理。同时，把校办企业天地有限公司员工的基本情况进行登记，要求能够方便快捷地查询到所需的文件或者是自动生成某个员工的简历。 二、任务分析 • 此任务中包括了秘书日常工作中经常会遇到的两项工作：一是单位文件电子化管理；二是员工基本情况登记管理，生成员工简历。完成此项任务，主要是要学会和掌握Excel 的基本操作、超级链接的使用、“窗格冻结”的使用，以及IF、ISERROR、VLOOKUP 函数的使用等基本知识和技能。

39. （一）文件档案管理 • 步骤一：建立文件目录工作簿 • 单击“Sheet1”后 点 击 右 键，选择“重命名”输入“上行文”，回车，用同样的方法把“下行文” 平行文”建立起来。 • 接着向一个工作表中录入标题行“序号”“发文字号”“文件或档案标题”等文字，并且对文字进行居中、底纹、边框的设计等工作。 • 使用自动填充功能增加序号，方法是先输入“1”“2”，再用鼠标左键选取它们所在的单元格，松开鼠标左键，将鼠标移至“2”的右下角，这时鼠标变为黑色十字箭头，按住鼠标左键不放，向下拖至所要填写序号的单元格，放开左键。

40. 步骤二：链接到已有文件 • 选择第1 个文件标题的单元格C2，选择“插入/ 超链接”选项，或者直接单击工具栏中的“插入超链接”按钮。 • 在对话框左边的“链接到”中选择“原有文件或网页”选项，在对话框中间的“查找范围”中找到要链接文件的路径，并选中该文件，单击“确定”按钮。

41. 步骤三：激活超级链接快速查找文件 • 当用鼠标指针单击超级链接，所链接到的文件档案就会被打开，具体内容就会一目了然。和网页中的地址一样，激活过的单元格中的文本颜色变为了紫色。 • 步骤四：设置屏幕显示 • 在向单元格插入超级链接时，还可以根据需要设置屏幕提示文字，方法很简单，只要在上面的“插入超链接”对话框中单击“屏幕提示”按钮，屏幕上就会出现“设置超级链接屏幕提示”对话框。

42. 步骤五：用“窗格冻结”功能进行数据查询 • 例如：现在想保留序号、发文字号、文件或档案标题，让其他信息可以根据需要进行查找，这时可以点击A2 单元格，然后点击编辑菜单栏的“窗口”，选择“冻结窗格”。

43. （二）员工基本信息登记管理 • 步骤一：启动Excel ，打开员工基本情况登记表工作簿。 • 步骤二：切换到Sheet 2 工作表中，仿照右图的样式制作好简历表的框架。 • 步 骤 三： 分 别 选 中 需 要 填 写 内 容 的 单 元 格（ 除B2 单 元 格 外，如D2、F2 等 ）， 输 入 公 式：=（ISERROR（VLOOKUP（B2， 简历!A3∶K12，*，FALSE）），""，VLOOKUP（B2，简历!A3∶K12，*，FALSE））。

44. 步骤四：选中J2 单元格，再按住Ctrl 键，点击C3 单元格，同时选中J2 和C3 单元格，执行“格式/ 单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签中，选中“分类”下面的“日期”选项，然后在右侧选定一种日期类型，确定返回。 • 步骤五：选中B5 单元格，再次打开“单元格格式”对话框，切换到“对齐”标签下，将“水平对齐”“垂直对齐”分别设置成“靠左”“靠上”，并选中“自动换行”选项，确定返回。 • 步骤六：设置好表格的字体、字号等格式。

45. 第三节PowerPoint软件应用 • PowerPoint 和Word、Excel 等应用软件一样，都是日常办公使用频率非常高的软件，在商业领域和教育领域发挥了重要作用。PowerPoint是制作演示文稿的应用软件，利用它可以快速方便地制作出一组演示文稿。通过本节的学习，学生要了解演示文稿、幻灯片、对象和版式的基本概念，熟悉PowerPoint 的工作界面，掌握一份完整的演示文稿的制作过程，掌握创建、修饰、设计和放映演示文稿的方法。

46. 任务1：制作幻灯片 一、任务背景 • 为了工作方便，华荣公司准备组织公司全体员工进行幻灯片制作的培训，总经理吴荣华要求办公室秘书小丽给全体员工进行培训，培训内容是如何制作幻灯片。 二、任务分析 • 根据公司总经理的要求，此次幻灯片制作培训主要包括文字的输入与格式设置，艺术字、图片、表格、图表的插入与编辑，幻灯片背景及配色方案的设计，影片和声音的插入，幻灯片的插入、修改、删除、复制和移动等。

47. 步骤一：创建一个空白演示文稿，并选择空白版式步骤一：创建一个空白演示文稿，并选择空白版式 • 步骤二：为幻灯片选择并应用设计模板 • 步骤三：在幻灯片中输入文字与设置格式 • 1. 依次选择“插入/ 文本框/ 水平”命令，并利用鼠标在幻灯片窗口的适当位置绘制一个水平文本框。 • 2. 在文本框中输入文字。 • 3. 选中文本框，并利用“格式”工具栏设置其“字体”选项为“黑体”，“字号”选项为“60”，选中“阴影”按钮，并设置“字体颜色”为“红色”。

48. 步骤四：艺术字、图片、表格、图表的插入与编辑步骤四：艺术字、图片、表格、图表的插入与编辑 • 依次选择“插入/ 图片、表格、图表”等命令，这里以插入艺术字为例。 • （1）在“插入/ 图片”命令中，点击“艺术字”，出现“艺术字库”窗口 • （2）在“艺术字库”中选择所需要的模式，单击“确定”，出现“编辑‘艺术字’文字”窗口，在键入文字内容处输入所要插入艺术字的内容，然后对所插入的艺术字进行字体、字号等的编辑。

49. 步骤五：幻灯片背景及配色方案的设计 • 1. 更改背景颜色 • （1）依次选择“格式/ 背景”命令。 • （2）根据需要对背景颜色、图形等进行设置。 • 2. 背景填充效果 • （1）依次选择“格式/ 背景”命令，点击“背景”对话框中的下拉菜单，在下拉菜单中选择“填充效果”。 • （2）根据自己的需要，在“填充效果”对话框中，对幻灯片的纹理、图案、图片等进行设置。 • 3. 配色方案的选择 • （1）依次选择“格式/ 背景”命令，点击“背景”对话框中的下拉菜单，在下拉菜单中选择“其他颜色”，出现如图2-87 所示的窗口。 • （2）在“颜色”对话框中选择“标准”或者“自定义”颜色设置，选择自己需要的颜色。

50. 步骤六：幻灯片的插入、修改、删除、复制和移动步骤六：幻灯片的插入、修改、删除、复制和移动 1. 插入新的幻灯片 • （1）首先选定要在其后插入新幻灯片的幻灯片。 • （2）单击“插入”菜单中的“新幻灯片”选项，或者单击所示工具栏上凸出显示的按钮。 • （3）在出现的“幻灯片版式”对话框中选择所需的版式。 2. 删除幻灯片 • （1）在“大纲”窗格中单击要删除的幻灯片图标，如果有多张幻灯片要删除，按下Shift 键并单击各个欲删除的幻灯片图标，然后按Delete 键。 • （2）在幻灯片浏览视图中通过同样的方法选取一张或多张幻灯片，然后按Delete 键。 3. 幻灯片的移动和复制 • （1）首先将视图切换到幻灯片浏览状态下； • （2）单击要移动的幻灯片，然后按住鼠标并拖动，当鼠标拖动时会有一根黑线随之移动，到达既定位置松开鼠标。 • 步骤七：将制作好的幻灯片进行保存。