„ EU pen í ze středn í m š kol á m “

1. „EU peníze středním školám“

2. REVIZE FONDU důvody revize průběh revize výsledek revize protokol o revizi vyřazování dokumentů úbytkový seznam

3. Revize fondu • Revize = kontrola, jejímž cílem je zjistit skutečný rozdíl mezi skutečným a evidovaným stavem fondu • provádí se formou inventarizace, nejprve se kontrolují dokumenty, které jsou v regálech, ty které tam nenajdeme, hledáme ve výpůjčkách • zjišťují se rozdíly a nedostatky v evidenci • revize fondu je dána zákonem č. 257/2001 Sb. O knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon)

4. Druhy revize • provádí se podle počtů svazků: • A) soustavná • knihovny do 5 000 jednotek – zde se revize provádí soustavně, nebo 1x za 3 roky • do 100 000 svazků 1x za 5 let • do 200 000 svazků 1x za 10 let • do 1 000 000 svazků 1x za 15 let • nad 1 000 000 svazků se provádí průběžně • během provozu se musí každý rok zrevidovat 5% fondu • tyto lhůty se mají dodržovat zejména ve fondech volně přístupných.

5. druhy revize B) mimořádná revize • provádí se mimo plán a to z nařízení nadřízeného orgánu • po stěhování nebo před stěhováním • změně pracovníků • po násilném vniknutí do knihovny • po živelné katastrofě • při objevení označených knih na veřejnosti (např. antikvariáty, burzy…) • C) namátková a zkrácená revize • dle potřeby, • vytipujeme určitou část fondu • při zjištění, že chybí velké množství knih  následuje mimořádná revize

6. revize se provádí pomocí: • a) přírůstkového seznamu • provádí se hlavně v menších knihovnách • přírůstkový seznam se porovnává se seznamem úbytků a jeho dokladovou částí • zjistí se, zda jsou všechny úbytky zachyceny odkazem v přírůstkovém seznamu • v kladném případě se připojí záznam o revizi do rubriky Poznámka v přírůstkovém seznamu a do knihy • b) místního seznamu • je to katalog lístků řazených podle signatur • podmínkou použití místního seznamu je jeho odsouhlasení s přírůstkovým seznamem • nejprve se kontrolují z regálu knihy s místním seznamem • pokud nám nějaký lístek či publikace nesouhlasí s daným stavem, musíme oboje porovnat z přírůstkovým seznamem 

7. výsledek revize: • revizi provádí nejméně dvoučlenná komise • můžeme přijít na to, že část fondu není v přírůstkovém seznamu • přírůstkový seznam je nesprávně vedený (nejsou všechny údaje) • přírůstkový seznam nesouhlasí s katalogem • zjistíme, že kniha je nezvěstná (není v regále, ani ve výpůjčkách) • katalog je nepřehledný (především věcný a předmětový) • knihy jsou opotřebované – ošoupané, zlomené desky, potrhané salátové vydání • hygienické podmínky ve skladu nevyhovují – plíseň, prach • najdou se knihy dávno ztracené • některé AKS obsahují funkci „Revize“ • pracovník čtečkou snímá čárové kódy dokumentů uložených na regále, druhý pracovník je u PC kontroluje, • počítač ihned vyhodnotí, které dokumenty jsou půjčené a které jsou ztracené

8. Výsledek revize 2 • při revizi lze zjistit, že v přírůstkovém seznamu nejsou uvedeny dřívější odpisy • nejčastějším výsledkem revize je zjištění ztrát dokumentů, nebo jejich zastarání a opotřebení - v tomto případě je nutné provést vyřazení těchto dokumentů z fondu • kladným výsledkem revize může být naopak nález dokumentu, který jsme považovali za ztracený, ale byl pouze špatně zařazen

9. protokol o revizi musí obsahovat: • dobu trvání revize • rozsah revize (jaké sklady, signatury jsme revidovali) • evidenční podklady, které byly použity  podle jakých podkladů jsme revidovali (úbytkový či přírůstkový seznam, katalogy, výpůjčky) • jména pracovníků, kteří revidovali • seznam ztracených dokumentů  zjištění skutečnosti, zvláště případný nesoulad mezi skutečným a evidovaným stavem • seznam nalezených dokumentů • návrhy či opatření na ochranu fondu před čtenáři • na základě revize je třeba sepsat seznam vyřazených knih, který musí být schválen nadřízeným

10. Supervize • následuje po revizi • je prováděna pracovníky knihovny • na základě protokolu revizní komise se zahájí pátrání po nezvěstných dokumentech • při supervizi je využíván protokol předchozí revize • po vyčerpání všech možností k nalezení nezvěstných dokumentů se pátrání uzavře • vedoucí knihovny pak na základě protokolu o revizi a výsledku supervize rozhodne o odpisu ztrát

11. Práce po ukončení revize • zahajují se ihned po rozhodnutí vedoucího knihovny o odpisu ztrát a po provedeném účetním odpisu ztrát z majetku knihovny • nejprve se ztracené dokumenty odepisují hromadně s odkazem na revizní protokol, na jehož základě byl odpis proveden • dále je třeba označit odepsané publikace ve všech příslušných seznamech a katalozích knihovny: • v přírůstkovém seznamu – u záznamu škrtneme přírůstkové číslo a v rubrice Poznámka se uvede Vyřazeno, viz. Seznam úbytků č…. (Kniha ztrát č….) • v místním seznamu - se při odpisu postupuje stejně jako v přírůstkovém seznamu • ze čtenářských katalogů - vyřadíme všechny záznamy odepsaných dokumentů

12. vyřazování dokumentů: = vyčlenění knihovní jednotky z fondu • je dáno knihovním zákonem • důvodem k vyřazení knihovní jednotky může být: • její zastaralý obsah • poškození • potvrzená ztráta • knihy musíme vyřazovat, jinak bychom se o ně museli starat a to stojí peníze – náklady by stále rostly • jádro fondu nikdy nevyřazujeme • v Evropě se vyřadí běžně kniha, která se za rok ani jednou nepřečte

13. Ztráta knihy čtenářem: • sepíše se protokol o ztrátě knihy • čtenář se musí pokusit sehnat tu samou knihu stejného vydání, pokud nesežene tak stejnou knihu v jiném vydání nebo knihu s podobnou tematikou, pokud se mu to nepodaří musí knihu zaplatit • knihovník může odepsat bez náhrady 0,5% knih z výpůjček za rok

14. důvody vyřazení: • kniha je informačně zastaralá • opotřebované knihy • knihy napadené plísní nebo hmyzem • málo půjčované nebo vůbec půjčované knihy • obsah knihy nesouvisí s oborem knihovny • multiplikáty (knihy v mnoha kusech stejného vydání, kdysi povinná četba)

15. postup při vyřazování: • knihy sepíšeme při revizi • podáme návrh na vyřazení • po schválení orazítkujeme razítkem Vyřazeno • vyndáme jejich lístky z katalogů • vymažeme všechny záznamy v počítači • knihy červenou čarou škrtneme v přírůstkovém seznamu, napíšeme vyřazeno a úbytkové číslo • zapíšeme knihu do úbytkového seznamu

16. jak nakládat s vyřazenou knihou: • knihu musíme nabídnout ostatním knihovnám – připíšeme ji na seznam nabízených knih, který zašleme spolupracujícím knihovnám • pokud není zájem, dáme knihy do antikvariátů nebo je nabídneme čtenářům • zbytek dáme do sběru • je důležité, absolvovat všechny tyto postupy a archivovat doklady s razítky a podpisy • knihovní dokumenty z konzervačního a historického fondu se smí vyřazovat jen se souhlasem ministerstva – musíme je nejprve nabídnout NK

17. Úbytkový seznam seznam dokumentů, které byly z knihovního fondu vyřazeny • obsahuje: • datum a číslo zápisu • nezbytné bibliografické údaje o dokumentu – autor, název, přírůstkové číslo • uvede se důvod odpisu • cena knihy • a případně číslo jednací povolení k vyřazení. • zapisuje se čitelně, nesmí se přelepovat • může být vytvářen hromadně • může mít i lístkovou formu - místní seznam, doplněn důvodem vyřazení a datem

18. Zdroje: • Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Dana Kubátová