TEORIE e MODELLI ORGANIZZATIVI per le UNIVERSITA’ e GLI ENTI di RICERCA Unife e il cambiamento

1. Corso SUM – Milano 28 maggio 2008 TEORIE e MODELLI ORGANIZZATIVI per le UNIVERSITA’ e GLI ENTI di RICERCA Unife e il cambiamento Enrico Periti Direttore Amministrativo Università di Ferrara

2. Cambiare - 1 Ogni cambiamento presuppone una motivazione. La chiarezza, se vogliamo anche la condivisione, sulle ragioni del cambiamento sono già metà dell’opera. Motivi interni ed esterni all’organizzazione.

3. Cambiare - 2 Il vero cambiamento lo fa l’utente, diciamolo: il cliente. Anche nelle organizzazioni pubbliche è l’attenzione al cliente che porta a rideterminare i processi interni. Ciò consente un recupero di efficienza. Non si da efficienza piena solo nel rideterminare i processi in funzione delle risorse economiche disponibili.

4. Agenti del cambiamento - 1 Generalmente si immagina che sia il management il motore del cambiamento: Marchionne in Fiat. Sicuramente si “ma anche” il ruolo degli organi di governo che esprimono vision e danno mandati. Nell’università sono organi monocratici e collegiali. La composizione degli organi, le relazioni fra gli organi, le relazione fra organi e management sono uno dei fattori centrali che rendono possibile il cambiamento

5. Agenti di cambiamento - 2 Rettore – illuminato Organi – distinzioni chiare sugli ambiti decisionali, composizioni ‘leggere’ e anche specialistiche, partecipazione del territorio ?! Gruppo di management – sufficientemente coeso con volontà di raccogliere una sfida professionale, con ‘spirito di corpo’: si corre e si vince per l’ateneo!

6. Management FE - 1 Condizione di partenza: si fa con quello che c’è, salvo il direttore amministrativo assunto da fuori. Motivare (fare gruppo di vertice a cascata) Formare (da ‘specialismi’ a competenze relazionali, trasversali) Comunicare (indagine di clima, logo del cambiamento, campagna interna a sostegno del cambiamento, libro, bilancio sociale) Nelle strutture pubbliche non si può fare molto altro.

7. Management FE - 2 • Processi • Competenze • Obiettivi • Misurazione (KPI e KGI) • Contabilità economico patrimoniale • Innovazione (ICT) • Servizi agli studenti

8. Management FE - 3 Uscita dal rapporto centro – periferia. Ridefinizione del processo di gestione amministrativa della ricerca. Ridefinizione della gestione del personale convenzionato medico. Ruolo delle relazioni sindacali

9. Difficoltà Quadro normativo in continua ridefinizione: meglio una legge sbagliata che l’incertezza normativa. Conservazione accentuata in entrambe le famiglie: docenti e personale tecnico amministrativo. Si può fare una riorganizzazione; difficile cambiare la ‘testa’ delle persone (cultura del lavoro presente nell’organizzazione)! Ruolo dei sindacati … ovverosia della conservazione?!

10. Good - Bad practices / riorganizzazione Good • Riorganizzazione della parte amministrativa dei dipartimenti Bad - Progetto portale; Progetto contabilità economica patrimoniale (gestione per progetto; mancanza di analisi; demotivazione su tempi lunghi)

11. Allegati Allegato 1: Gruppi in Unife Allegato 2: Il logo ExP Allegato 3: L’esperienza di Unife: processi, obiettivi, competenze Allegato 4: Processi KGI e KPI Allegato 5: Tipologie KPI Allegato 6: Obiettivi in Unife Allegato 7: Legame tra Obiettivi KGI e Monitoraggio Performance KPI Allegato 8: Esempio di Profilo di Professionale - Bibliotecario Allegato 9: Voip - costi fonia analogica Allegato 10: Voip - taglio costi Allegato 11: Andamento delle relazioni sindacali Allegato 12: Alcuni dati dimensionali – docenza Allegato 13: Alcuni dati dimensionali: personale Tecnico-Amministrativo Allegato 14: Alcuni dati dimensionali – ricerca Allegato 15: Alcuni dati dimensionali – le risorse Allegato 16: Alcuni dati dimensionali: i bilanci

12. Allegato 1- I Gruppi in Unife • 3 Dirigenti + 8 EP (5 linea direzione, 3 staff Rettore) • “Prima Linea” + • 6 EP • “Gruppo dei 14” • 8 Segr. Plesso + 4 Coordinatori + 34 Resp. Ufficio • “Gruppo dei 60”

13. Allegato n.2 – Logo ExP

14. 4 linee guida: 1) Analisi in gruppi degli stati di avanzamento degli obiettivi; 2) Autoformazione basata su interventi di personale interno 3) Attività formative organizzate internamente riservate al gruppo dei 14 o dei 60 4) Percorsi formativi individuali per Dirigenti e EP Allegato 3 - L’esperienza di Unife 119 profili mappati in Sede Amministrativa 6 profili mappati nei Plessi Amministrativi 4 famiglie di competenze, 364 indicatori/comportamenti individuati, 3853 abbinamenti indicatori/profili In fase di Mappatura i profili del personale Tecnico di Dipartimento: 140 tecnici, 11 macro profili in fase di dettaglio per professioanlità. Profili competenze Policy Incentivazione Policy Formativa Processi Fondo idee 2006 presentate 73 selezionate in fase di realizzazione 32 2007 presentate 128 selezionate in fase di realizzazione 20 • Obiettivi 2006 • - Dirigenti 9 - EP 36 - D 102 • Obiettivi 2007 • Dirigenti 12 - EP 36 - D 92 • Obiettivi 2008 • Dirigenti 12 - EP 32 - D 35 2 processi principali 18 processi secondari Aggiornamento semestrale.

15. ATTIVITA’ ATTIVITA’ ATTIVITA’ RISORSEIN ENTRATA SERVIZI IN USCITA ATTIVITA’ ATTIVITA’ ATTIVITA’ Allegato n. 4 - Processi KGI e KPI VALORE AGGIUNTO Relazione di causa/effetto AZIONE PERFORMANTE KGI KPI

16. Allegato 5 - Tipologie KPI

17. Allegato 6 Obiettivi in Unife

18. Allegato 7 - Legame tra Obiettivi KGI e Monitoraggio Performance KPI Piano strategico KGI Delibera Cda - KGI Direttore Amministrativo KGI - KPI Direttore Amministrativo KPI - KGI Misurazione KPI

19. Allegato 8 - Esempio di Profilo Professionale: Bibliotecario

20. Allegato n. 9 - Voip

21. Allegato n. 10 - Voip

22. Allegato 11 - Andamento delle Relazioni Sindacali in Unife

23. Allegato 12 - Alcuni dati dimensionali: docenza

24. Allegato 13 - Alcuni dati dimensionali: personale Tecnico-Amministrativo

25. Allegato 14 - Alcuni dati dimensionali: ricerca

26. Allegato 15 - Alcuni dati dimensionali: le risorse

27. Allegato -16 Alcuni dati dimensionali: i bilanci