Kennismaken met LEAN

1. Kennismaken met LEAN Verbetertips en trucs Tobias op den Brouw Remco Glashouwer 21.08.2014

2. Ons doel van vandaag • Informatie geven • Aan de hand van 11 tips • Kennis delen • Onze praktijkervaringen met jullie delen • Enthousiasme om verder te leren • Interactief programma: jullie gaan ook aan de slag!

3. Opleidingen o.a. • Projectmanagers Creatieve Industrie • Staf & Kader • Management & Marketing • Trainingen o.a. • Preventiemedewerker • Communiceren & Leidinggeven • LEAN Manufacturing • Workshops o.a. • Customer Experience • Kwaliteit in bedrijf • Eet en weet bijeenkomsten • Gezond Ondernemen o.a. • Juridische Advies • Arbeidsrisico´s • Duurzame Inzetbaarheid • Duurzaam Produceren o.a. • CO2 neutraal produceren • Milieu- en Energie management • Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen • Excellent Presteren o.a. • Marketing, Verkoop en Strategie • Kwaliteit en LEAN Manufacturing • Informatiebeveiliging

4. Aanleiding van LEAN Grafimedia? • Duidelijke behoefte vanuit onze markt: de ISO 9001 is vaak niet effectief/daadkrachtig genoeg • Ontwikkeling LEAN Grafimedia (fase 1) met: • Internationale door-ontwikkeling van LEAN Grafimedia (fase 2) door middel van het Europese STIVAKO-project Leonardo LEAN • Fase 3 (aanvraagfase) Principles of Human LEAN

5. Waarom deze workshop? • Trends in de markt: • Huidige klantvraag (levertijd, prijs) • Overleven of Optimaliseren • Nieuwe communicatie-behoeften leiden tot nieuwe producten en een nieuwe positie van grafimedia bedrijven richting hun klanten • Wat kunt u ermee / wat biedt LEAN: • Een middel waarmee u organisaties kunt verbeteren • Operationeel: Prestatieverbetering (kwaliteit, levertijd) • Strategisch: Rendementsverbetering

6. LEAN: wie weet wat? • LEAN betekent … • ‘slank’ – geen fratsen • LEAN invoeren begint dus ook met … • eenvoudige oplossingen • LEAN is een …. methodiek en een … cultuur • verbeter • LEAN heeft historisch een achtergrond … • Japans-Amerikaanse auto-industrie (Toyota) • LEAN wordt nu toegepast in …. branches • Bijna alle!

7. TIP 1: Begin met het mensenwerk • Zoek mensen in de organisatie die het moeten én kunnen gaan doen • Betrokkenheid bij de directie en betrokkenheid op de werkvloer In de praktijk: • LEAN (in de operatie) kan een bedrijf niet verbeteren wanneer het niet past binnen de strategische koers • Zoek naar ambassadeurs van LEAN (verbetering) binnen het eigen bedrijf: door sociaal effect volgt de massa.

8. TIP 2: Alle begin is moeilijk • Zorg er voor dat er mensen zijn die het proces kunnen observeren en feedback kunnen geven In de praktijk: • Na elke verandering neemt eerst de doorlooptijd (communicatie) toe. En worden er weer meer fouten gemaakt. • Laat iemand van óp, en iemand van buiten de afdeling meekijken. Voorkom eilandjescultuur. • Grootste eilanden in grafische bedrijven: verkoop & opmaak vs ‘de productie’.

9. TIP 3: Wees eerlijk • Gebruik LEAN of je verbetermethode niet als verkapte sanering. • Durf wel te benoemen waar dingen mis gaan en beter moeten In de praktijk: • Eerst reorganiseren, daarna medewerkers motiveren en LEAN toepassen • Grafimedia bedrijven voeren in het algemeen slechte functioneringsgesprekken • Dat je de oplossing nog niet kent, betekent niet dat je geen probleem hebt

10. Elke verandering draait om mensen!

11. Mensen moet je activeren. Iemand moet voorop lopen. Wie durft? Let op: • Gedrag (verandering) • Prestatie (verbetering)

12. TIP 4: Laat iedereen werken aan verbetering • Gebruik op de werkvloer technieken voor betere inrichting en beheersing en maak kleine horizontale teams van gemotiveerde verbeteraars • De grote massa heeft pioniers nodig om naar te kijken In de praktijk: • Toepassen van de LEAN techniek ‘5S’ • LEAN A3 projecten

13. TIP 4: Laat iedereen werken aan verbetering In de praktijk: • Toepassen van de LEAN techniek ‘5S’ • Projectteam samenstellen en een werkplek definiëren

14. Voorbeelden van 5S

15. TIP 5: Houdt het praktisch en zichtbaar • Werk met zichtbare getallen, mensen en plannen op de werkvloer (Gemba) In de praktijk: • Kiyoshi Suzaki: ‘7 types of waste’. • Breng mogelijke verspillingen in kaart • Beeldscherm met relevante informatie over het werk, voor iedereen zichtbaar (bijvoorbeeld alle e-mails verwerken)

16. 7 verspillingen Overproductie Sneller/eerder of grotere aantallen maken dan de klant vraagt Talent Ongebruikt talent, kennis en ideeën van medewerkers Transport Verplaatsing van bijv. materiaal formulieren of kennis Beweging Nutteloze beweging omdat de werkplek niet goed is ingericht of uitgerust Voorraad Alles meer dan hetminimum nodig je werk te doen, bijv. volle mail-boxen, stapels materiaal Fouten Herhaling van een proces of verbetering van het resultaat (defecten) Wachten Wachten op materialen of een reactie en/of besluit Overbodige Bewerking Processen uitvoeren waar de klant niet om gevraagd heeft, bijv.

17. TIP 6: Verander op het juiste moment • Zorg ervoor dat, wanneer de cultuur er rijp voor is, dat er voldoende betekenisvolle ‘grote’ veranderingen gestart worden. • Als het roer echt om moet, doe dat dan In de praktijk: • Dat kan in het kleine (operationeel, ‘ondercapaciteit’) of • Groter: aanschaf totaal nieuwe techniek (digitale rotatiepers) • Nog groter: stap uit de klassieke druk en ga in flyers via internet (geen eigen productiecapaciteit), ga 3D printen of printed electronics doen, wordt leverancier van informatie (Layar)

18. TIP 7: Vraag waarom • Doorvragen om tot de kern van een probleem om verbetering te kunnen komen. In de praktijk: • Van een gevoelde operationele problematiek (de snijmachine snijdt niet goed genoeg) tot een strategische oplossing (er gaat meer flexibele capaciteit in mensen naar die afdeling én we investeren voor betere automatische verwerking ‘s nachts) • Waarom verkoopt de verkoper nog dezelfde producten als 5 jaar geleden, gericht op het vullen van staal.

19. Jullie gaan aan de slag! • Opdracht ‘Verspillingen’ • Opdracht 5x waarom

20. Opdracht: 7 verspillingen

21. TIP 8: Veranderingen op basis van feiten • Zoek en vind het knelpunt in je proces c.q. waardestroom (VSM) • Doe hetzelfde voor de dingen waarvoor de klant wil betalen In de praktijk: • De eerste stap voor veel bedrijven is vaak het in kaart brengen van het feitelijke proces • Welke handelingen voeren wij uit, hoe vaak en hoelang wachten we in het proces • Analyseer het proces en definieer de knelpunten (resultaat: veel te verknoopte processen uit wens om ‘brede dienstverlener’ te zijn)

22. Value Stream Map • Een methode om nuttige tijd en nutteloze tijd in beeld te brengen: wanneer voeg ik werkelijk waarde toe? • Een methode om processen te meten en te verbeteren

23. Bellen Wachten Afspraak maken (bron: HAN LEAN Grafimedia) Patient kan weg niet vinden Wachten Aan-melden Wacht-kamer Reizen Diagnose Parkeren Formulier Wachtijd 25 minuten Formulier X in 40% niet voorhanden Lopen 5 min. 5 min. 35 min. 10 min. 15 min. 5 min. 5 min. 3 weken Reizen Vervolg-afspraak Lopen Aan-melden Wacht-kamer Behandeling Wachten Parkeren Reizen Lopen 5 min. 35 min. 10 min. 15 min. 20 min. 4 weken 35 min. Verspilling = 175 min. (87,5%) Waarde = 25 min. (12,5%) En zo verder voor onderzoek, en uitslag...

24. TIP 9: Meet de wens van de klant • Maak die producten waarvoor de klant het beste betaalt. • Laat zoveel mogelijk betalen voor advies, innovatie of creatieve activiteiten die misschien niet tastbaar zijn maar wel door de klant benoemd worden als waardevolle dienstverlening. In de praktijk: • Een klant hoeft niet rechtstreeks voor uren te betalen indien ontwikkelwerk een unieke marktpositie geeft. • Grafische bedrijven nemen afscheid van slechte klanten • En die klanten komen soms terug als goede klant

25. Welke behoefte heeft mijn klant? • Wat verkoopt NS? • Wat verkoopt Shell? • Wat verkoopt een reisbureau? • Wat verkoopt een uitgever? • Wat verkoopt burgerzaken van de gemeente?

26. Welke behoefte heeft mijn klant? • Wat verkoopt een prepress bedrijf? • Wat verkoopt een drukkerij? • Wat verkoopt een binderij? • Wat willen JOUWklanten nu echt van JOU?

27. Welke behoefte heeft mijn klant? Meer verkopen & winst Beter imago Meer klanten Trouwe werknemers Beter moreel Geen gedoe Meer vrije tijd Meer bekendheid • Kortom: Stabiliteit, Continuïteit en Waarde • Hamvraag: WAT voeg jij toe aan je klant?

28. TIP 10: Vier je successen • Kies dus uitvoerbare, handzame en waardevolle verbeteracties. • Laat de mensen van de werkvloer presenteren aan hun collega’s hoe dit blijvend bijdraagt aan een beter bedrijf voor iedereen. In de praktijk:

29. Meer betrokkenheid personeel • Kortere doorlooptijd (-30%, -50%), meer leverbetrouwbaarheid • Meer overzicht en rust gedurende het volledige proces • Minder verspilling • Mensen flexibeler inzetbaar • Productie-apparaat 10 % productiever • Afdeling ordervoorbereiding 25% productiever (graficus 2013)

30. TIP 11: Denk niet alleen na over ‘productie’ • Het bedrijf wordt niet beter van een hogere productiecapaciteit als er niet meer producten verkocht kunnen worden. Geld verdienen met productiecapaciteit is alleen mogelijk voor uitzonderlijk grote bedrijven. • Denk niet alleen aan verkopen: denk aan marketing en customer experience, juist vanwege de benutting van de eigen creatieve kracht. In de praktijk: • Bedrijven die expliciet ‘kwaliteitsniveau’ aanbieden • Creatieve kracht door productenmix • Fotografie, beeldcreatie, database publishing-> communicatiebeheer, app development

31. Jullie gaan weer aan de slag! • Opdracht: ‘Wie ben ik en wie wil ik zijn’

32. Jullie gaan weer aan de slag! • Opdracht ‘Product analyse’

33. Verder ontwikkelen? • LEAN Manufacturing • 7 bijeenkomsten • Start: 22 september 2014 • € 1.750,- • LEAN Marketing • 4 bijeenkomsten • Start: 4 november 2014 • € 1.500,- • LEAN in bedrijf: 7 stappen snel thuis! • 2 bijeenkomsten • 2 en 4 september • € 490,-

34. Direct in uw bedrijf aan de slag? • Dienstencentrum maatwerktraject: LEAN Manufacturing • 2 - 8 bedrijfsbezoeken • Combinatie tussen theorie en praktijk • Mogelijke koppeling met implementatie ISO 9001:2008 • € 3.000,- tot € 10.000,-

35. Bedankt voor jullie aandacht Graag tot ziens …….. Tobias op den Brouw Remco Glashouwer 21.08.2014