Sistemas de Información, Organizaciones, Administración y Estrategias

1. Sistemas de Información, Organizaciones, Administración y Estrategias

2. Organizaciones y los Sistemas de Información • Los sistemas de Información y las organizaciones deben estar alineadas para producir la información que grupos importantes dentro de la organización puedan utilizar. • Las organizaciones deben estar pendientes a las influencias de los sistemas de información para poder beneficiarse de nuevas tecnologías.

3. ¿Qué es una Organización? • Es una estructura estable, formal y social que adquiere recursos del ambiente y los procesa para producir resultados. • Esos resultados se convierten en productos y/o servicios.

4. Funciones comunes de una organización • Tal vez pienses que Apple Computer, American Airline, Departamento de Policía, American University no tienen nada en común. Pero es todo lo contrario. • Todas la organizaciones tiene una funciones en común.

5. Funciones comunes de una organización • Estas son: • Clara división de labores • Jerarquías • Reglas y Procedimientos explícitos • Juicios Imparciales • Cualificaciones técnicas para posiciones • Eficiencia organizacional máxima

6. Funciones únicas de las organizaciones • Aunque todas las organizaciones tienen características en común, no hay dos organizaciones iguales. • Las organizaciones tienen deferentes estructuras, metas, estilos de liderazgo, tareas y ambiente circundante.

7. El papel cambiante de los IS en las organizaciones • De acuerdo a como esta constituída una organización, los Sistemas de Información tienen que adaptarse a ésta. • En la mayoría de las organizaciones existe una unidad responsable de los servicios tecnológicos, la cual recibe el nombre de “Information System Department”.

8. El papel cambiante de los IS en las organizaciones • El departamento de Sistemas de Información es responsable de: • Mantenimiento de equipo • Programas • Almacenaje de datos • Network

9. El papel cambiante de los IS en las organizaciones • El departamento de Sistemas de Información consiste de especialistas tales como: • Programadores • Analistas de sistemas • Líderes de proyectos • Gerentes de sistemas de información • Administradores de bases de dataos • Especialistas en Redes • Diseñadores de Sistemas

10. El papel cambiante de los IS en las organizaciones • Programadores • Técnicos especialistas que escriben instrucciones para programas de computadoras • Analistas de sistemas • Son el principal lazo entre el grupo de sistemas de información y el resto de la organización. • Tienen la responsabilidad de traducir las situaciones del negocio y sus requisitos en situaciones de IS.

11. El papel cambiante de los IS en las organizaciones • Gerentes de Sistemas de Información • Son los líderes del equipo constituido por programadores y analistas, gerentes de proyectos, gerentes de facilidades físicas, gerentes de telecomunicaciones. • Pertenecen al nivel más alto del grupo de Sistemas de Oficina. • Son gerentes de las operaciones de las computadoras y del staff del “data entry”.

12. El papel cambiante de los IS en las organizaciones • En muchas compañías el departamento de “Information System” es presidido por el “Chief Information Officer” (CIO) • Es una posición “senior management” que sobrepasa el uso de la tecnología de información en la firma. • End-users son los representantes de departamentos externos al grupo de sistemas de información.

13. El papel cambiante de los IS en las organizaciones • Teoría económicas • La tecnología de sistemas de información pueden verse como un factor de producción que puede ser libremente substituida por labor y capital • Reduce costos en producción, promoción y eficiencia

14. El papel cambiante de los IS en las organizaciones • Teorías de comportamiento • Los sistemas de información ayudan a eliminar la ‘gerencia media’ lo cual produce que la alta gerencia tenga que tomar decisiones de mayor embargadura. • Elimina puestos de bajo nivel, reduciendo personal en las compañías y en forma indirecta aumenta el número de personas desempleadas dentro del ambiente “clerical”.

15. Administradores, Toma de Decisión y los Sistemas de Información • Las responsabilidades de un Administrador varían desde tomar decisiones hasta escribir informes, asistir a reuniones, preparar fiestas. • Existe un “Modelo Clasico de Gerencia” que describe las funciones tradicionales de un gerente: • Planificar, organizar, coordinar, decidir y controlar

16. Administradores, Toma de Decisión y los Sistemas de Información • Luego de un estudio realizado por un especialista en comportamiento de apellido Mintzberg se encontró que los roles del administrador o gerente pueden ser clasificados en 10 roles, categorizados en tres: • Roles interpersonales • Roles Informativos • Roles Decisionales

17. Administradores, Toma de Decisión y los Sistemas de Información

18. Administradores y la Toma de Decisiones • La toma de decisiones puede ser clasificado por los niveles de la organización (niveles de estrategia, administración, conocimiento y operaciones) • La toma de decisiones en el nivel de estrategias determina el objetivo, los recursos y políticas de la organización.

19. Administradores y la Toma de Decisiones • La toma de decisiones para el Control Administrativo se relaciona principalmente con cuan eficiente y efectivamente se utilizan los recursos y como las unidades operacionales están trabajando. • En el Control Operacional la toma de decisiones determina como lleva a cabo las tareas especificadas por el nivel de estrategias y los tomadores de decisiones de la gerencia media.

20. Administradores y la Toma de Decisiones • La toma de decisiones en el nivel de conocimiento trabaja con evaluar nuevas ideas para productos o servicios, maneras de comunicar nuevo conocimiento y maneras para distribuir la información en la organización • Dentro de cada uno de estos niveles de la toma de decisiones, se ha clasificado las decisiones como Estructuradas y No Estructuradas

21. Administradores y la Toma de Decisiones • DECISIONES NO ESTRUCTURADAS • Son aquellas decisiones en donde el que las toma debe proveer juicio, evaluación e introducirse en la definición del problema. • Cada una de estas decisiones es “Novel”, importante y no-rutinaria.

22. Administradores y la Toma de Decisiones • DECISIONES ESTRUCTURADAS • Son repetitivas, rutinarias y envuelven procedimientos definidos para manejarlos, por lo que no se tratan como situaciones nuevas • Nunca, en ningún nivel de la organización va a haber problemas estructurados y no estructurados simultáneamente. • Veamos la siguiente imagen:

24. Etapas en la Toma de Decisiones • La toma de decisiones consiste de diferentes actividades. Simon(1960) describió cuatro etapas en la toma de decisiones: • Inteligencia – Consiste en identificar y entender el problema (por qué, dónde, efectos) • Diseño – modelar diferentes posibles soluciones de la manera más sencilla posible. • Elección – Analizando costos, consecuencias y oportunidades se trata de escoger la mejor solución • Implantación – Cuando se ha tomado la decisión se llevan a cabo informes para seguir el progreso o detectar posibles fallas.

26. Implicaciones para el Diseño y entendimiento de los SI • Los factores mas importantes al momento de planificar un sistema nuevo son: • El ambiente en el cual funcionará la organización • Estructura de la Organización: jerarquías, especializaciones, procedimientos estándares • Cultura y política de la organización • Tipo de organización y sus estilos de liderazgo • Interés principal de los grupos impactados por el sistema y las actitudes de los empleados que estarán interactuando con el sistema. • Tipo de tareas, decisiones y procesos comerciales para los cuales estará diseñándose el sistema.

27. Implicaciones para el Diseño y entendimiento de los SI • Los creadores de los sistemas de información deberán diseñar sistemas con las siguientes características: • Que sean flexibles y que provean muchas opciones para manejar datos y evaluar información. • Que sean capaz de apoyar una variedad de estilos, destrezas y conocimiento, como también mantenerse al tanto de otras alternativas y consecuencias • Que sean sensibles a la burocracia de la organización y a los requisitos políticos de ella.

28. Referencias Laudon, K. & Laudon, J. (2005). Essentials of Management Information Systems: Managing the digital firm (6th ed.) New Jersey: Prentice Hall.