Compliance Management in der Wohnungswirtschaft

1. Compliance Management in der Wohnungswirtschaft DomData GmbH Kafler Str. 4 81605 München

2. Die Bedeutung des Compliance Managements Eine Vielzahl von Gesetzen, Vorschriften und gesellschaftlichen Normen stellen wichtige Rahmenbedingungen für das unternehmerische Handeln dar. Die Einhaltung (Befolgung + Erfüllung) -„Compliance"- dieser Vorgaben ist die Voraussetzung für den Unternehmenserfolg. Die aktive Verwaltung (managen) von Compliance-Risiken ist heute unerlässlich für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg. – Dies betrifft sowohl die Personen der Unternehmens-führung wie auch die der Kontrollorgane (Aufsichtsräte u.ä.). Compliance-Verstöße können erhebliche, sogar existenzbedrohende Geschäftsschädigungen nach sich ziehen. Angesichts der wachsenden Flut gesetzlicher und regulatorischer Rahmenbedingungen, deren steigende Komplexität und fortlaufenden Veränderungen bedarf es zu deren Einhaltung zeitgemäßer und effizienter Führungsinstrumente.  Die realisierte und hier vorgestellte Systemlösung „Compliance Management“ erfüllt diese Anforderungen an die Unternehmen.

3. Gesetzliche Vorgaben, dadurch bedingte Geschäfts-risiken und deren methodische Nachverfolgung Unsere Compliance-Management-Lösung unterstützt die Unternehmen • die relevanten Compliance-Risiken vollständig zu identifizieren und qualifiziert zu verfolgen. • Grundlage für die Identifizierung der unternehmensspezifischen Compliance-Risiken liefert der bereitgestellte Risikenkatalog. Er ermöglicht es, alle relevanten gesetzlichen und sonstigen Vorgaben strukturiert und unternehmensweit zur Verfügung zu stellen und deren Einhaltung im Unternehmen durch dessen Mitarbeiter revisionssicher zu dokumentieren. • Der Risikenkatalog basiert auf dem Fachwissen von Rechtsanwälten mit Expertise für die Branche der deutschen Wohnungswirtschaft. • Diese Risiken decken alle Geschäftsprozesse eines deutschen Wohnungsunternehmens ab: - Mietrecht - Verkehrssicherungspflichten - Umweltrecht - Arbeitsrecht - Wirtschaftsstrafrecht - ...

4. 1. Festlegungen treffen/2. Kontrolle der Einhaltung • Die Systematik, die unser CM-System bereitstellt, ermöglicht das schnelle und allumfassende analysieren aller risikogefährdeten Geschäftsabläufe und identifiziert Schwachstellen. • Mit der Implementierung eines unternehmensweiten strukturierten Risikokatalogs und der methodischen Zuordnung der stets aktuellen relevanten Dokumente (Gesetze u.a. Vorschriften) • an alle dadurch betroffenen Mitarbeiter (nachweisfähig und gem. der Ablauforganisation des Unternehmens) beseitigt allumfassend Mängel und Schwächen in der Organisation. • Die Mehrwerte unseres CM-Systems: • Die Sicherstellung gesetzeskonformer Geschäftsabläufe erzeugt zugleich • qualitätsgesicherte Arbeitsergebnisse (Mietverträge, Betriebskostenabrechnung) • Erhöht dadurch die Kundenzufriedenheit (Minderung von Konflikten im Geschäftsleben) • und steigert die Effizienz im Tagesgeschäft (Minderung von Streitpotenziale, Minderung von Fehlerbearbeitungen (Mehrfacharbeit) usw.) • Unser CM-System senkt die Haftungsrisiken für Vorstände/Geschäftsführer und Aufsichtsräte.

5. Die Compliance Management Lösung für die Wohnungswirtschaft Unser gemeinsames Thema lautet: „Sicherung rechtskonformer Geschäftsprozesse“ In Zusammenarbeit mit der • FORTUNA Wohnungsunternehmen eG • Domus Consult GmbH

6. Informationsflüsse (Dokumentensteuerung) gem. eines systemintegrierten Orga-Handbuches

7. Organisationshandbuch • Aktuelle Organisation • Automatische Aktualisierungen der Organisationsstruktur. • Standardisierte Prozesse • Basis zum Aufbau eines umfassenden Geschäftsprozessmanagements. • Informative Dokumentation • Hierarchieübergreifende Darstellung von Organisationsstrukturen. • Geschäftsprozessen. Integriertes Dokumentenmanagement-Systems. • Übersichtlicher Auditplan • Alle Informationen, wie z. B. Auditzeitplan und Maßnahmenkatalog, • unabhängig vom Quellformat in einer Datenbank. • Intuitives Handling • Ortsunabhängiger Datenzugriff über Intra-/Internet. • Flexible Abläufe • Prozessabbildung DIN-gerecht bzw. unternehmensspezifisch. • Sicherer Zugriff • Rechtekonzepte für mehr Sicherheit.

11. Compliance Management - Funktionsmerkmale Sicherung rechtskonformer Geschäftsprozesse • Unternehmensweite, integrierteLösung inkl. beteiligter externer Rechtsanwälte • Referenzierung verbundener CM-Dokumente/ Protokollierung und • Historisierung des Dokumentenbestandes • Automatisierung (eingehende CM-E-Mails als Input zum CM-Prozess) • Kontrollfähigkeit (Statusverfolgung ) • Effizienz („just in time“ – zeitnahes Informationssystem) • Revisionsichere Berechtigungsprozesse • (Bearbeitungs-, Prüfungs- und Leserechte und -pflichten • einfache und sichere Anwendung

12. Compliance Management – der Kernprozess Revisionssichere Verwaltung über Informationsfluß Rechtsanwalt WoWi Unternehmen

13. Compliance Management - Control Panel Geschäftsführung Administrator Vom Sachverhalt betroffener MA CM-System

14. Compliance Management – Listen und Reports Geschäftsführung Vom Sachverhalt betroffener MA CM-System Prüfer

15. Compliance Management - Statusverfolgung Geschäftsführung Prüfer CM-System Mitarbeiter

16. Das Compliance Management System von DomData Wichtig • Alle im Unternehmen Beschäftigten sind stetsauf dem aktuellen Informationsstand • hinsichtlich Ihres Arbeitsplatzes und ihre Aufgaben betreffende Gesetzeslage und • sonstige geltende Vorschriften • Lückenlose Nachweisbarkeit über die Zusendung und dem Lesen von Dokumente • an und durch die Mitarbeiter • Historisierte Archivierung der Dokumente (personifizierte Änderungshistorie usw.) • und jedem damit verbundenen externen Email als Auslöser der Änderung • Hoher Automatisierungsgrad in der Prozessunterstützung des unternehmensweiten • Compliance Management Flexibilität des Systems / Technik • Einsatz unabhängig vom verwendeten ERP-System • Möglichkeit der Systemerweiterung und autonome, zeitnahen Prozessanpassung • Möglichkeit, weitere externe Anwender in die Systemnutzung zu integrieren • Benutzerfreundliche , individuelle Anpassungen der Oberfläche umsetzbar

17. W i r s i n d f ü r S i e d a ! DomData GmbH Postfach 800527 / 81605 München Kafler Str. 4 81241 München Tel: 089 / 45463935 Fax: 089 / 45463936 Roland Hildebrandt Roland.Hildebrandt@domdata.com Mob: 0160 / 90921844 Tel: 089 / 454639-35 Fax: 089 / 454639-36 www.domdata.de