Records Management: Historical Overview, Objectives, and Norms

1. Le Records management : historique, finalités, enjeux, normes Stage Théories et pratiques archivistiques Archives et nouveaux enjeux de l’information 19 novembre 2009 Claire Sibille - de Grimoüard

2. Plan de la formation • Historique et concepts du Records management • Les normes ISO sur le Records management • Les textes relatifs au « Records management électronique » • Le Records management et les « normes archivistiques » • Les normes du Records management en France • Bibliographie/webographie

3. Historique et concepts du Records management

4. Historique du Records management • Naissance à la fin des 1940’s aux États-Unis • Théorie de l’archivage au service des producteurs : Schellenberg aux États-Unis, Pérotin en France • Milieu des années 1990 : la norme RM australienne connaît un grand succès et devient la norme ISO 15489 • 2002 : l’AFNOR diffuse la norme en France

5. Document • Tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité (Extrait Norme ISO 15489) • Information portée sur un support quels que soient sa forme ou ses caractéristiques. Un document peut correspondre ou non à la définition de record (Extrait DoD 5015.2.)

6. Records - Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité (extrait Norme ISO 15489) Archives - Ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (loi du 15 juillet 2008 – code du patrimoine, titre II) Records et archives

7. Les records : caractéristiques • Support (tous médias : papier, électronique, film…) • Contenu • Contexte de création (activité) • Pertinence (valeur informationnelle) • Appartenance à un fonds / relativité (cf. Marie-Anne Chabin)

8. Les records : valeur primaire, valeur secondaire • Un organisme a besoin de prouver ses actions, ses volontés, ses droits… • Les records peuvent ainsi avoir : • une valeur primaire (administrative, fiscale, judiciaire) • ou une valeur secondaire (événementielle, informationnelle, patrimoniale) • Les records peuvent être considérés comme vitaux, importants, utiles, ou non essentiels

9. Records management : définition • Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents. [Norme ISO 15489-1, 2002]

10. Du cycle de vie de l’information au records continuum • Théorie des trois âges (Schellenberg) : archives courantes, intermédiaires, définitives • Cycle de vie du document : création, diffusion et usage, gestion et maintenance, tri et élimination, préservation et conservation permanente • Records Continuum (Canada, Australie) : vision du document dans sa continuité

11. Diagramme du Records Continuum

12. Les trois statuts de l’information de Marie-Anne Chabin • Statut de production • Statut de trace • Statut de source de connaissance

13. Les normes ISO sur le Records management

14. Récentes (moins de dix ans) • Issues d’une norme australienne, AS4390 • ont entraîné la constitution d’un groupe de normalisation à l’ISO, le SC11, au sein du TC 46 • l’université de Monash a développé au même moment la notion de continuum • Traitées par le sous-comité (SC 11) au sein du comité technique (TC 46) Information et documentation • Devenues une sorte de « famille » de normes internationales • ISO 15489-1 et –2:2001 Records management traduite en français en avril 2002 • ISO 23081-1:2004 Métadonnées du RM • ISO/TR 26122 Work Process Analysis for Records • Proches des normes de la qualité ISO 9000 et 14000

15. Le contexte normatif : ISO 15489, la norme matricielle

16. ISO 15489 • La norme de base, très simple, énonce les grands principes • Éditée en anglais en 2001, en français en 2002 • 2 parties • Descriptive • Technique, guide de mise en pratique, donnant aussi des recommandations sur la politique de gestion, les responsabilités, les besoins de formation • En cours de révision

17. Une cible très large • Les décideurs • Les professionnels de l’information • Les responsables des systèmes • Toutes les personnes physiques ayant la responsabilité de produire ou de conserver des archives

18. Objectifs • Organiser la traçabilité des documents produits ou reçus par tout organisme ou entreprise dans l’exercice de ses activités • Encadrer la responsabilité des entreprises ou organismes vis à vis de la loi, de ses collaborateurs, de ses partenaires, de la collectivité • S’assurer que les systèmes d’information produisent des documents fiables en accord avec les normes Qualité ISO 9001, ISO 9002 et ISO 14000 • Gérer l’information au meilleur coût • NB : elle n’inclut pas l’organisation et la gestion des archives historiques qui se fait au sein des institutions d’archives

19. Environnement réglementaire • Le Records management tient compte de l’environnement réglementaire défini par : • la législation dans les domaines administratif et judiciaire et la réglementation spécifique du secteur d’activité concerné, ainsi que les lois et règlements relatifs aux documents d’archives, à l’accès à l’information, au respect de la vie privée, à la notion de preuve, au commerce électronique et à la protection des données • les normes en vigueur • les procédures internes

20. Principes généraux de Records management (1) • Définir quels documents doivent être créés pour chaque type d’activité et quelles informations doivent y figurer : • dire sous quelle forme et quelle structure les documents doivent être produits et archivés, et quelles technologies doivent être utilisées • définir les métadonnées nécessaires • déterminer les besoins de consultation et les délais de conservation en se conformant aux exigences légales et réglementaires

21. Principes généraux de Records management (2) • évaluer les risques attachés à la non-disponibilité de documents probant • rechercher l’amélioration de la rentabilité, l’efficacité et la qualité des méthodes, des décisions et des opérations de création, d’organisation ou de gestion des documents • Les métadonnées décrivent la structure du document, le contexte de création et d’exploitation du document ; les liens organiques des documents avec d’autres documents

22. Caractéristiques d’un document d’archives • Authenticité • Fiabilité • Intégrité • Exploitabilité

23. Caractéristique du système d’archivage • “Records management system” • Fiabilité • Intégrité • Conformité • Étendue • Caractère systématique 

24. Mise en œuvre du Records management en 8 étapes • Enquête préliminaire • Analyse des activités • Identification des exigences archivistiques • Évaluation des systèmes existants • Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques • Conception d’un système d’archivage • Mise en œuvre d’un système d’archivage • Contrôle a posteriori

25. Procédures d’archivage et contrôles • Sélection des documents à archiver • Définition des durées de conservation • Intégration des documents • Classification des activités • Stockage et conditionnement • Accès • Traçabilité • Mise en œuvre du sort final • Rédaction d’une charte d’archivage • Contrôle et audit • Formation

26. ISO 23081 • Métadonnées pour décrire le contexte dans lequel les documents sont produits, leur contenu, leur structure, leur gestion dans le temps • Identifient également leurs producteurs, les processus et systèmes qui permettent la création, la gestion, la maintenance et l’utilisation des documents et des procédures

27. ISO 26122 • Rapport technique publié en 2008 • Work Process analysis for records, traduit en « Analyse du processus des records », c’est-à-dire les processus métier et activités qui engendrent les records • Le plan de classement doit normalement représenter ces processus

28. Les textes relatifs au « Records management électronique »

29. OAIS (Open Archival Information System) • Modèle conceptuel destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation à long terme de documents numériques • Norme ISO (ISO 14721) • Identifie les acteurs, décrit les fonctions et les flux d’information, et propose un modèle d’information adapté à la problématique de l’archivage numérique

30. OAIS : modèle fonctionnel

31. MoReq • 1996 : décision lors du DLM Forum • 2001 : publication de MoReq • Model Requirements for the Management of Electronic Records • Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique • 2004 : traduction française par Marie-Anne Chabin (10 sponsors) • 2008 : publication de MoReq2 • décembre 2008 : présentation de la traduction française par la Direction des Archives de France au DLM Forum de Toulouse

32. Contexte institutionnel La Commission européenne Le DLM-Forum

33. De MoReq 1 à MoReq 2 • But : décliner les exigences de la norme ISO 15489 dans un environnement électronique • MoReq 1 traduit en 11 langues ; utilisé en dehors de l’Europe (Brésil, Russie) • Valorisation de MoReq dans le monde du records management : publication du guide Apprivoiser MoReq (groupe IALTA) • Utilisé majoritairement dans le secteur privé

34. De MoReq 1 à MoReq 2 • Pourquoi une nouvelle version ? • L’évolution des technologies • La diffusion des normes • La législation des États-membres

35. Les apports de MoReq2 • Un ensemble plus volumineux: 231 pages contre 134 pour la première version, près de 800 exigences-types • La testabilité des exigences : vers la certification • La prise en compte du contexte national: le chapitre 0 • Sur le fond • Pas de contradiction avec MoReq, mais : • Quelques possibilités supplémentaires par rapport au plan de classement • Davantage de types de documents • Une plus grande modularité

36. Principes éditoriaux • 13 chapitres • Texte introductif pour chaque fonctionnalité • Spécifications : • Obligatoires (must) : près des 2/3 des spécifications. • Recommandées (should) • Indication sur la testabilité (Oui, Non, Partiellement)

37. Le périmètre couvert par MoReq 2 • Les utilisateurs visés • Un archivage au sens du Records management • La mise en œuvre d’un processus de capture et d’archivage répondant aux exigences de la norme ISO 15489

38. Les objets traités par MoReq 2 • Un outil logiciel dédié à la fonction d’archivage (plutôt qu’un outil générique) • Visant particulièrement les documents non structurés (plutôt que les données structurées) • Essentiellement tourné vers l’archivage des documents électroniques, mais peut aussi gérer les documents physiques • Tous les records d’une organisation : • Produits en interne ou provenant de sources d’acquisition externes • Quel que soit le format et le codage • sorties d’applications telles que les suites bureautiques, message électronique, bases de données, formats PDF, scans, audio et vidéo, pages web… • Par rapport à MoReq 1 : prise en compte des e-mails (et pièces jointes), des documents composites

39. Les concepts-clés : le système d’archivage électronique (SAE) • Dans une acception stricte, application pour la gestion des documents électroniques, mais pouvant être utilisée pour d’autres besoins, notamment : • La gestion des archives physiques • L’interfaçage avec d’autres applications métier, ce qui permet d’en acquérir les documents : • La messagerie électronique • Le fax • La numérisation • Un logiciel de CMS… • Récupérer des documents d’application métier • Mais aussi laisser des applications consulter les documents du SAE

40. Différence entre GED et SAE d’après MoReq 2

41. Les concepts-clés : le plan de classement • Plan de classement des activités (et non selon les contenus documentaires) • Hiérarchique, avec les niveaux suivants : • série (elle-même subdivisée au besoin en sous-séries), • dossier, • sous-dossier, • volume, • document, • composant, extrait ; • Rattachement très souple des documents : possibilité de lier directement à la série contrairement à MoReq 1 • Codification du plan de classement

42. Le plan de classement hiérarchique

43. Les codes de classement

44. Les concepts-clés : la capture et la déclaration • Mettre en sécurité dans un système informatique • La procédure de capture se décompose selon MoReq2 en : • Classement • Enregistrement (affectation d’un identifiant unique au document) • Ajout de métadonnées (et initialisation du cycle de vie) • La fixation des données du documentarchivé

45. Les concepts-clés : les règles de conservation / destruction • Un contrôle assez fin des règles • Un identifiant unique et un titre unique pour chaque règle • Une règle consiste en : une durée de conservation ; un évènement déclencheur ; un sort final ; une référence réglementaire • Possibilité de gérer plusieurs règles sur une même entité ; gestion de règles contradictoires • Traçabilité des opérations • Gel de destruction : autre nouveauté de MoReq2

46. Les concepts-clés : la sécurité • Profils, droits et restrictions d’accès • Niveaux de sécurité appliqués aux documents • Sauvegarde et restauration ; documents vitaux • Traçabilité des accès

47. Les exigences non fonctionnelles • Conditions d’une réussite d’un SAE, notamment : • Convivialité et ergonomie • Réactivité, temps de réponse et disponibilité • Pérennité du système • Normes techniques (format des dates, codage, choix de solutions ouvertes…)

48. Les exigences sur les métadonnées • Un modèle de métadonnées assez complet, 157 métadonnées pour : • le plan de classement • les séries, dossiers, sous-dossiers, volumes et documents • les règles de conservation/destruction • les composants, • les métadonnées témoins (après destruction) • les types de documents archivés • les extraits • les acteurs • Les entités/acteurs

49. MoReq et l’OAIS • Des terminologies différentes pour des objets documentés comparables • OAIS : Objet (« données ») + Information de représentation = Contenu d’information • MoReq : Série/Dossier/Document (document composite) + métadonnées = Document archivé

50. MoReq et l’OAIS • MoReq en amont de l’OAIS • Avant la mise en archives, définition des exigences fonctionnelles • L’OAIS en relais de MoReq2  • L’obsolescence technologique et la pérennisation sont abordées dans les exigences non fonctionnelles de MoReq