Gerência de Projetos de TI 5. Tempo

1. Gerência de Projetos de TI5. Tempo Adriano Graziosi & Márcio Moreira marcio.moreira@pitagoras.com.br http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

2. Quanto maior a velocidade ... Maior o risco!

3. Tempo

4. Gerência do tempo do projeto • O que é? • Conjunto de processos que garantem a execução do projeto no prazo estabelecido • Processos: • Duração: • Quantidade de horas entre o início e final da atividade • Trabalho ou Esforço: • Quantidade de horas-homem necessárias para realização de uma atividade • Ex.: 16:00 17:00 Recurso 1 Recurso 2 Duração: 1h Trabalho: 2h

5. Planejar a gestão do tempo

6. Planejar a gestão do tempo • Missão: • Definir políticas, procedimentos e documentação do planejamento, desenvolvimento, gestão, execução e controle do cronograma do projeto • Técnicas analíticas: • Escolha de opções estratégicas para estimar e agendar o trabalho • Envolve: metodologia, ferramentas, técnicas (fast track, compressão, paralelismo, etc.), abordagens, formatos e softwares • Plano de Gestão do Tempo: • Contém: modelo de cronograma, nível de precisão, unidades de medidas, links com procedimentos da empresa, modelo de atualização, limites de controle, regras de medição de desempenho (ex.: Valor Agregado), formatos e processo

7. Exemplos de questões • 1) O Prazo do projeto é o fim do ano. O projeto consiste em duas atividades. A atividade A tem duração de dois meses, e a atividade B tem duração de três meses. As atividades A e B podem ser executadas simultaneamente. A data de início do projeto está definida para o início de julho. Qual é a duração MÁXIMA do projeto? • A. Dois meses. • B. Três meses. • C. Seis meses. • D. Cinco meses. • 2) Qual dos itens a seguir não é uma entrada do Planejar a gestão do tempo? • A. A estrutura definida no documento que integra todos os planos do projeto. • B. O documento que contém as razões de negócio que justificam o projeto. • C. O documento que diz como o cronograma será gerado, mantido e controlado. • D. As condições de mercado e a base de conhecimento da empresa.

8. Definir as atividades

9. Definir as atividades • Missão: • Identificar as atividades necessárias para realização das entregas do projeto • Decomposição: • Ação de subdividir os pacotes de trabalho em atividades (componentes menores e gerenciáveis) • Planejamento em ondas sucessivas: • No começo, detalhamos bem a 1ª fase e em alto nível as demais • No final da 1ª fase detalha-se a 2ª. No final da 2ª detalha-se a 3ª Atividades Pacotes de Trabalho Entregas

10. Definir as atividades - saídas • Lista de Atividades: • Atividades necessárias, descritas com detalhes suficientes para a equipe executar o trabalho • Recomendação: Usar verbos no infinitivo. Ex.: Montar o servidor web • Atributos de Atividades: • Identificador, nome, descrição, predecessoras, sucessoras, recursos, datas, restrições, etc. • Lista de Marcos: • Marcos (milestones, etapas ou marcadores de ritmo): • São referências contratuais (datas impostas) ou gerenciais (opcionais) • Identificam o final de um conjunto de atividade, pacote ou uma entrega 100Km 500Km 0Km 250Km 600Km

11. Sequenciar as atividades

12. Sequenciar as atividades • Missão: • Identificação e registro das dependências das atividades • Tipos de precedências: • Término – Início: a 1ª termina para a 2ª começar (padrão) • Término – Término: a 1ª termina para a 2ª terminar • Duas tarefas precisam terminar juntas • Início – Início: a 1ª inicia para a 2ª iniciar • Duas tarefas precisam iniciar juntas • Início – Término: a 1ª inicia para a 2ª terminar • É a Término – Início de forma invertida • É utilizada quando temos uma cascata invertida

13. Diagrama de precedência (ou de rede) • Mostra as relações de dependência entre as tarefas • Representação: • Tarefas: • Retângulos • Dependências: • Setas • Determinação da dependência: • Obrigatórias: restrições de execução impostas por contrato ou físicas • Discricionárias: lógica ou melhor prática para fazer a atividade • Externas: a atividade depende de algo fora do projeto • Internas: a atividade depende de outra dentro do projeto

14. Antecipação & Espera • Antecipação (lead): • Para ganhar tempo, podemos iniciar a pintura sem ter concluído o reboco da parede • Sem antecipação: • Com antecipação: • Predecessora na T2: T1TI – x dias • Espera (latência ou lag): • Temos que esperar a coluna secar antes de tirar as tábuas do molde de madeira • Sem latência: • Com latência: • Predecessora na T2: T1TI + x dias T1 T1 T2 T2 T1 T1 Latência Antecipação T2 T2

15. Exemplos de questões • 3) Com base no gráfico, se a duração(meses) da atividade D mudar para 9, o que você precisaria incluir em seu relatório de desempenho? • A. O projeto será concluído depois do esperado. • B. Tudo no projeto está indo como planejado. • C. O projeto será concluído antes do previsto. • D. O risco de o projeto não ser concluído agora é maior.

16. Estimar os recursos da atividade

17. Estimar os recursos da atividade • Missão: • Estimar o tipo e a quantidade dos recursos necessários para realizar cada atividade • Recursos: Pessoas, materiais, equipamentos, suprimentos, etc. • Dados publicados para estimativas: • Dados públicos ou pagos que ajudam na estimativa de recursos • Estimativa bottom-up: • Se a atividade for complexa e inédita, decomponha-a até que se consiga estimar os recursos de forma confiável

18. Calendários de recursos • Pool de Recursos: • Conjunto de recursos da empresa • Calendário Padrão do Projeto: • Contém os dias e horários úteis para o projeto • As ferramentas geralmente trazem sábados e domingos como dias não úteis • Temos que acrescentar feriados nacionais e locais • Calendário do Recurso: • Um determinado recurso pode ter um calendário próprio, derivado ou não do calendário do projeto Projetos Calendário do Projeto Pool de Recursos Calendário do Recurso

19. Estimar os recursos da atividade - saídas Estrutura Analítica dos Recursos (EAR) EAR Além de estimar os recursos, precisamos pensar nas relações de estrutura dos recursos, envolvendo: Subordinação Quem é responsável por quem Agrupamento Funções, processos, geografia, etc. Comunicação Fonte: CER03

20. Estimar as durações da atividade

21. Estimar as durações da atividade • Missão: • Estimar o trabalho necessário para realizar as atividades do cronograma • Os processos de estimativa devem considerar: • Calendários, know-how da empresa, métricas de produtividade, mas essencialmente a Competências (= Conhecimento + Habilidade + Atitudes) dos recursos Fonte: PRA90

22. Estimativas • Analógica: • Usar a duração real de atividades similares anteriores • Paramétrica: • Considera a produtividade padrão (da empresa ou do mercado) ou alguma forma de inferir a duração de uma atividade: • Ex: Atividade 1 = 10U em 30h • Atividade atual = 2U x (30 / 10) = 6 horas • Pode considerar outros parâmetros: Complexidade, habilidade da equipe, etc. • Três Pontos: • Visões: • Otimista (tO) • Pessimista (tP) • Mais provável ou Realista (tM) • Duração Esperada: • PERT (Program Evaluation and Review Techniqueou Técnica de Revisão e Avaliação de Programa): • DE = (tO + 4 * tM + tP) / 6 • Segue Distribuição Beta com 50% de probabilidade • Desvio Padrão = (tP - tO) / 6 • DE ± DP tem 90% de chance • Média (Distribuição Triangular): • DE = (tO + tM + tP) / 3

23. Análise das reservas • Reservas (buffers) para contingências: • Estima-se a duração de uma atividade • Aplica-se a esta duração uma reserva de contingência (de tempo ou buffer) • Pode ser: % da duração, % da análise de risco, número fixo ou períodos de trabalho • Deve ser documentada, pode ser usada total ou parcialmente, ou ainda eliminada posteriormente • Equilíbrio: • Duração x Trabalho x Recursos x Unidades • Alterou um  Outro(s) muda(m) • Unidade: • % de alocação de um recurso na atividade

24. Quem deve definir durações?

25. Desenvolver o cronograma

26. Desenvolver o cronograma • Missão: • Analisar recursos, restrições, durações e sequências de atividades para atingir os objetivos do cronograma do projeto • Método do Caminho Crítico (CPM = Critical Path Method): • Caminho Crítico: • Conjunto de atividades cuja duração impacta diretamente na duração total do projeto

27. Método do Caminho Crítico 2d 2d 2d 2d 2d 3d 1d 1d 3d 3d 2d 2d 2d 2d 2d = 5d = 7d = 7d = 7d = 5d 2d 2d 2d 2d 2d 2d 2d 2d 4d 2d = 6d = 6d = 8d = 6d = 6d 1d 1d 1d 3d 3d 3d 1d 1d 3d 3d = 6d = 6d = 6d = 6d = 6d Qual a duração do Projeto? Como melhorar a duração? 2d 3d 2d = 7d 2d 4d = 8d 1d 3d = 6d Como melhorar a duração? Qual a nova duração do Projeto? Pode existir mais de um caminho crítico! Qual a nova duração do Projeto?

28. Método da Cadeia Crítica • Considere o caminho crítico a seguir: • Se as atividades destacadas em azul forem executadas pela mesma pessoa, o que ocorre? • A duração do projeto acabou de ser impactada novamente • O caminho crítico gerado pelas restrições de recursos é chamado de Cadeia Crítica 2d 3d 2d = 7d 2d 4d = 8d 1d 3d = 6d

29. Compressão do cronograma • Técnicas de compressão do cronograma: • Compressão: mais recursos  menor tempo • Paralelismo: executar atividades em paralelo • Fatores de ponderação: Custo x Benefícios x Riscos Duração Recurso 1 Recurso 1 Recurso 2 Eficiente Inútil Recursos Heurística: (Regra Geral) 35% a 50% do paralelismo Atividade 1 Paralelismo Atividade 1 Atividade 2 Atividade 2 Retrabalho

30. Atenção especial do Gerente do Projeto Atividades típicas de projeto Validação Recursos Tempo

31. Paralelismo Paralelismo (fast track) de recursos Lançamento Validação Validação Validação Validação Recursos Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Atividade 4 Tempo

32. Folga (flutuação) & alocação Qual a folga no caminho crítico? Por quê este caminho é chamado de Caminho Quase Crítico? Neste caminho qual a folga total? 2d 3d 2d = 7d • Neste caminho, podemos alocar as atividades: • No início (IMC: Data de Início mais cedo): deixando as folgas para o final • No final (IMT: Data de Início mais tarde): utilizando as folgas no início • Qual é mais prudente? Por quê? • Qual a vantagem de deixar a folga para o final? 2d 4d = 8d 1d 3d = 6d Folga Total: tempo máximo que uma atividade pode atrasar sem atrasar a data de conclusão do projeto. Folga Livre: tempo máximo que uma atividade pode atrasar sem atrasar o início da próxima atividade. Folga do Projeto: tempo que o projeto inteiro pode atrasar sem atrasar uma data combinada com o cliente/patrocinador.

33. Buffers Cadeia Crítica • Buffer: • Buffer é uma atividade, sem trabalho, colocada num caminho para gerenciar as incertezas da cadeia crítica • Buffer do Projeto: • Pode ser colocado um buffer no projeto, no final da cadeia crítica, para proteger a data alvo de incertezas no caminho • Buffer de Alimentação: • É um buffer colocado na junção de caminhos que alimentam as atividades da cadeia crítica, para protegê-la de problemas nos caminhos de alimentação • Ex.: 2d 3d 2d = 7d 2d 4d = 8d 1d 1d Buffer de Alimentação

34. Método da cadeia crítica e ajustes • Técnica usada para gerir recursos limitados: • Usa abordagens determinísticas e probabilísticas • Adiciona buffers às atividades planejadas • As atividades planejadas são alocadas o mais tarde possível • O foco de gestão passa da folga total para os buffers de duração e recursos limitados • Ajustar antecipações e esperas (latência) pode ajudar na viabilidade do cronograma do projeto

35. Otimização de Recursos - Nivelamento • Nivelamento dos recursos: • Após a determinação do caminho crítico é preciso verificar se a disponibilidade e o uso dos recursos (críticos ou não) estão compatíveis com a demanda. Usa o histograma de recursos para não deixar sobra nem falta de recursos, principalmente nas atividades do caminho crítico

36. Técnicas de Modelagem • Análise de cenários (e se): • E se tal cenário ocorrer, o que ocorre com o projeto? • Se temos 2 formas de executar uma entrega, qual é melhor para o projeto? • Faça uma análise de prós & contras, escolha uma alternativa e utilize-a • Simulação de Monte Carlo: • Calcula uma variável desejada (ex: a duração do projeto) usando valores diferentes de entrada que são obtidos numa distribuição de probabilidade • No final os cenários (provável, melhor e pior) são exibidos

37. Desenvolver o cronograma - saídas • Cronograma do projeto: • Gráfico de barras (% concluído): • Gráfico de marcos: • Diagrama de rede do projeto: • Vide acima Diagrama de Rede

38. Exemplos de questões • 4) Qual dos itens a seguir EM GERAL é MELHOR ilustrado por gráficos de barras do que por diagramas de rede? • A. Relacionamentos lógicos • B. Caminhos críticos • C. Compensação de recursos • D. Progresso ou situação • 5) Se o cronograma e o custo do projeto não forem tão importantes quanto o número de recursos usados a cada mês, qual das atitudes a seguir é a MELHOR? • A. Realizar uma análise de Monte Carlo • B. Fazer um paralelismo do projeto • C. Realizar o nivelamento de recursos • D. Analisar os custos do ciclo de vida

39. Exemplos de questões • 6) Uma atividade tem uma IMC (data de início mais cedo) de dia 3, uma IMT (data de início mais tarde) de dia 13, uma TMC (data de término mais cedo) de dia 9 e uma TMT (data de término mais tarde) de dia 19. Qual é a folga da atividade? • A. 10 • B. 6 • C. 3 • D. 19 • 7) Uma atividade tem uma IMC (data de início mais cedo) de dia 3, uma IMT (data de início mais tarde) de dia 13, uma TMC (data de término mais cedo) de dia 9 e uma TMT (data de término mais tarde) de dia 19. Qual é a duração desta atividade? • A. 3 • B. 6 • C. 7 • D. 10

40. Controlar o cronograma

41. Controlar o cronograma • Missão: • Monitorar o andamento do projeto para reportar o progresso e gerir as mudanças na linha base do cronograma: • Determinar a situação atual do cronograma do projeto • Fazer revisões e ajustar os processos • Influenciar os fatores que criam as mudanças no cronograma • Determinar se o cronograma do projeto mudou e repriorizar o trabalho • Gerenciar as mudanças já aprovadas e manter o ritmo do projeto

42. Controlar o cronograma - técnicas e saídas • Análise do desempenho: • Análise de variação (previsto – realizado) • Análise de tendências e previsões • Método do caminho e da cadeia crítica • Gestão por valor agregado • Antecipações e esperas: • Em caso de necessidade, elas podem ajudar • Plano de gestão do projeto: • Linha de base do cronograma • Plano de gestão do cronograma • Linha de base de custos

43. Exemplos de questões • 8) Com base no gráfico, que mostra atividades no caminho crítico, qual atividade ou atividades você comprimiria para ganhar exatamente quatro semanas? • A. Atividade F. • B. Atividades A e E. • C. Atividades A e G. • D. Atividades C e E.

44. Referências

45. Obrigado!