RADIONICA „KAKO PRIPREMITI PRIJEDLOG PROJEKTA” Nataša Mikić Kezele, dipl.oec RRA Porin d.o.o.

1. RADIONICA „KAKO PRIPREMITI PRIJEDLOG PROJEKTA” Nataša Mikić Kezele, dipl.oec RRA Porin d.o.o. Cres, 9.-10. listopada 2013.

2. obuhvat organizacijsko - investicijskih aktivnosti kojima se stvaraju nove vrijednosti ili nova korisna stanja predstavlja kompleksni sustav aktivnosti i promišljanja koje vode postizanju određenog cilja. Mnoga uspješna ostvarenja u privatnom, javnom ili poslovnom svijetu posljedica su pomno isplaniranog projekta jasno i smisleno definirana buduća zamisao u određenoj pisanoj formi koja je unaprijed zadana a koja će nosiocu projekta omogućiti dobivanje financijskih sredstava ŠTO JE PROJEKT

3. Dobro isplaniran projekt povećava mogućnost za dobivanje sufinanciranja te omogućava lakše praćenje faza projekata definirajući što i kada se mora provesti na način i u kojem roku da se ostvari planirano Europska komisija projekt je definirala kao ”niz aktivnosti usmjerenih ostvarenju jasno zacrtanog cilja u određenom razdoblju uz određeni proračun”

4. KOMPONENTE PROJEKTA AKTIVNOSTI – sve radnje koje se obavljaju unutar projekta kako bi se ostvarili zadani rezultati CILJ – sve promjene potpune ili djelomične zbog kojih se projekt provodi VREMENSKO RAZDOBLJE – jasno ugovoreno, definirano i ograničeno PRORAČUN – jasan prikaz očekivanih prihoda i rashoda

5. Sve strane u projektu - organizacije i osobe na koje projekt utječe i koje mogu utjecati na njega u pozitivnom ili negativnom smislu - ciljane grupe – svi oni koji imaju direktnu korist od projekta te upotrebljavaju proizvode i usluge istog - krajnje korisnike – koji korist od projekta imaju posredno koordinaciju, upravljanje i financijske sustave Sustav monitoringa i evaluacije JASNO DEFINIRATI

6. ODNOS PROGRAM - PROJEKT

7. PRIPREMLJENI STRATEŠKI DOKUMENTI – PRIPREMLJENI PROJEKTI – ADMINISTRATIVNI KAPACITETI Strateški dokumenti na nacionalnoj, regionalnoj i lokalnoj razini Sinergija – više dionika! Sličnosti s već financiranim projektima EU – Baza projekata - http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.cfm Sufinanciranje – max 85%; manje ako projekti ostvaruju prihode, za tvrtke Predfinanciranje – proračunsko planiranje! – dugoročno, za period 2012-2020 – PUR/ŽRS Ljudski kapaciteti, Riješeni vlasnički odnosi Razrađena projektna ideja – ideja/projekt Studije, Idejni projekt, glavni projekt, dozvole Prijavna dokumentacija, Potvrda glavnog projekta Kako do EU sredstava?

8. racionalno postavljeni i ekonomski opravdani izuzetno dobro planirani i odlično prezentirani zadovoljavaju osnovne ciljeve strategije Operativnih programa i prioritetnih osi doprinose ekonomskoj i socijalnoj povezanosti RH i EU osiguravaju trenutnu korist po svom dovršetku znače operativnu vezu s drugim, već financiranim projektima doprinose prekograničnoj suradnji imaju osigurane timove za provedbu projekata na najvišem su stupnju pripreme i mogu se vrlo brzo implementirati PROJEKTI S NAJVIŠE ŠANSI

9. UPC – je složen i kreativan proces … koji uključuje i pregovaranje o odlukama koje su prihvatljive glavnim dionicima (stakeholders)” stoga su „timski rad, pregovaračke i komunikacijske sposobnosti najvažnije za učinkovit PCM”. (Europska komisija, PCM Guidelines, 2004.) Planiranje projekta i prijavljivanje za sufinanciranje iz programa i fondova EU treba uzeti u obzir da svi projekti bez obzira na njihove specifičnosti imaju zajedničke osobine koje treba iskoristiti kako bi se lakše upravljalo – metodologija upravljanja projektom - PROJEKTNI CIKLUS Projektni ciklus – logičan slijed aktivnosti koje se provode kako bi se ostvarili ciljevi. Svaki projekt prolazi kroz nekoliko faza za vrijeme svog trajanja bez obzira na svoju kompleksnost UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM - UPC

10. 5. EVALUACIJA I REVIZIJA 1. PROGRAMIRANJE 4. PROVEDBA 2. IDENTIFICIRANJE 3. FORMULIRANJE FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA

11. PROGRAMIRANJE kakva je situacija na nacionalnoj razini, koje su mogućnosti, problemi u određenom sektoru, koji se projekti provode, koja područja nisu pokrivena, potencijalni provoditelji Nacionalni programi razvitka ili strategije razvoja pojedinih sektora, prioriteti na lokalnoj razini STRATEŠKI DOKUMENTI za RH (Sporazum o stabilizaciji i pridruživanju, Europsko partnerstvo, Mišljenje EK o zahtjevu za članstvo u EU, Izvješće EK o napretku, Pretpristupni ekonomski program, Godišnji Nacionalni programi za pridruživanje EU) SEKTORSKI DOKUMENTI (Nacionalne i regionalne sektorske strategije) FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA

12. 2. IDENTIFIKACIJA Na temelju utvrđenih potreba iz prve faze prikupljaju se projektne ideje i mogućnosti za izvedbu projekta te ovdje završava analitički period Analiza problema i ciljeva u skladu sa strateškim dokumentima Analiza dionika (stakeholders) – korisnici, voditelji projekta, partneri, donatori, nabavljači, administracija … Analiza institucionalnih kapaciteta Studije izvedivosti FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA

13. 3. FORMULIRANJE ILI PRIPREMA Izrada projektne ideje koja postaje projekt - ciljevi projekta, - ciljane skupine, - priprema proračuna, - izvori financiranja, - prikupljanje dokumentacije Izrada logičke matrice i pisanje prijedloga projekta Ugovaranje FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA

14. 4. PROVEDBA ILI IMPLEMENTACIJA Provedba projekta i aktivnosti Upravljanje projektom (projectmanagement) Postizanje rezultata i ispunjavanje ciljeva Učinkovito upravljanje financijskim sredstvima Praćenje proračuna i izvještavanje o učinjenom uspostavlja se jasan sustav vođenja i podjela odgovornosti ako se radi o partnerskim organizacijama, FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA

15. 5. EVALUACIJA I REVIZIJA Na temelju prikupljenih i obrađenih podataka cijelog projekta daje se konačna procjena i financijska revizija te ocjena kako je proveden. Evaluacija – vrednovanje ostvarenja ciljeva projekta Na početku (ex-ante), tijekom (interim) i po završetku (ex-post) projekta Analiziraju se rezultati projekta i rađaju se nove ideje zaprojekte (mogući početak novog projekta) Objektivno procjenjivanje projekta, njegovog osmišljavanja,provedbe i rezultata – utvrditi do koje mjere su ispunjeni ciljevikako bi se zaključci koristili u procesu odlučivanja i primateljicei donatora Osnovne osobine evaluacije – objektivnost, kredibilnost,sudjelovanje dionika, korisnost FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA

16. 5. EVALUACIJA I REVIZIJA Revizija (audit) – kontrola trošenja financijskih sredstava Financijska kontrola Procjena pravnog okvira trošenja financijskih sredstava Jesu li sredstva korištena učinkovito te jesu li bila pravilno usmjerena? Tijekom i/ili po završetku projekta FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA

17. Osnovna načela upravljanja projektnim ciklusom Poštivanje svih faza projektnog ciklusa Uključivanje dionika (stakeholders) Planiranje služeći se „logičkim okvirom” odnosno „logičkom matricom” (Logical Framework Approach, Logical Framework Matrix) Relevantnost, izvedivost i održivost PROJEKTNI CIKLUS

18. Svrha – razumijevanjekorakaunutarbilokojegprojekta Definirakako se pripremamo, planiramo,provodimoievaluiramoprojekt PROJEKTNI CIKLUS

20. Logički okvir (Logical Framework Approach: LFA)predstavlja alat za upravljanje procesima ciljanihpromjena Osmišljen je ranih 1970tih g. od strane USAID-a Metoda logičkog okvira zasniva se na uzročnoposljedičnomprincipu između problema odnosnociljeva, te na koji su način ciljevi provedeni i do kojemjere faktori koji nisu dio projekta utječu na njegovuuspješnost UPC (posebno: priprema, provedba i evaluacija) setemelji na osnovnim načelima LFA LOGIČKI OKVIR (LFA) I ODNOS PREMA PCM-u

21. Proces planiranja ima dvije faze Faza analize Faza planiranja

22. Što moramo znati prije nego krenemo u pripremu projekta? – PRELIMINARNE ANALIZE Tko je sve relevantan za projekt i za koga ga radimo? - ANALIZA DIONIKA Koje probleme susrećemo u sektoru ili na području kojim se bavimo? – ANALIZA PROBLEMA Koje ciljeve prepoznajemo na temelju tih problema? – ANALIZA CILJEVA Što bismo realno od ovih ciljeva mogli ostvariti svojim projektom da najučinkovitije riješimo probleme? – IZBOR STRATEGIJE Oblikovanje projektne ideje – FAZA ANALIZE

23. - upoznavanje s programskim dokumentima i drugim relevantnim nacionalnim i regionalnim strategijama: - Operativni programi - Upute natjecateljima - ŽRS-ovi - Nacionalne sektorske strategije - EU strategije PRELIMINARNA ANALIZA

24. Svi pojedinci, grupe, institucije, organizacije i kompanije koje mogu imati interes u projektu Smisao analize: prepoznati različite interese, ograničenja i kapacitete svih dionika i uzeti ih u obzir pri identifikaciji problema, postavljanju ciljeva i izboru strategije Konačni cilj: maksimalno povećati korist koju će imati ciljana skupina i krajnji korisnici, a umanjiti potencijalne negativne učinke (uključujući konflikte među dionicima) ANALIZA DIONIKA

25. Prepoznati ključni problem ili mogućnost kojom će se projekt baviti Identificirati grupe koje će imati interes u potencijalnom projektu Istražiti njihove uloge, interese, snagu i sposobnost sudjelovanja (jake strane i slabosti) Identificirati stupanj suradnje ili sukoba među dionicima Interpretirati zaključke tako da nam omoguće: Pravilnu raspodjelu resursa Organizirati i koordinirati dionike tako da se promovira njihovo “vlasništvo” nad projektom i sudjelovanje Prepoznati sukobljene interese i dizajnirati projekt tako da ih se uvaži i riješi - primjer širokopojasni internet Koraci u analizi dionika

26. Korisnici (Beneficiaries): dionici koji na bilo koji način imaju koristi od provedbe projekta Ciljana skupina (Target Group(s)): grupa na koju će se direktno pozitivno utjecati kroz ostvarenje svrhe projekta Krajnji korisnici (FinalBeneficiaries): grupa koja će imati dugoročnu korist od projekta na široj društvenoj ili sektorskoj razini Projektni partneri: provode projekt na terenu (također su dionici i mogu biti i ciljana skupina ili njen dio) Suradnici (associates): jedan oblik partnerske organizacije (EK ih razlikuje od partnera jer se suradnici ne financiraju iz projekta) Terminologija

27. Identificirati negativne aspekte postojeće situacije i uspostaviti uzročno-posljedične odnose među njima Bitan je konsenzus među ključnim dionicima: projektnim partnerima, ciljanom skupinom i krajnjim korisnicima (predstavnicima) 3 faze: - Definirati okvir i predmet analize - Identifikacija ključnih problema s kojima se suočava ciljana skupina i korisnici općenito - Vizualizacija problema i njihovih kauzalnih odnosa u “problemskom stablu” ANALIZA PROBLEMA

28. PROBLEMSKO STABLO - primjer POSLJEDICA Povećan broj poginulih u prometu Česte prometne nesreće Nepažljivost vozača Loša kvaliteta vozila Loša kvaliteta cesta Nedovoljno educirani vozači Nedovoljno održavanje vozila Prestara vozila Loše održavanje cesta UZROK

29. Svrha: - Opisati buduću pozitivnu situaciju - Definirati hijerarhiju ciljeva - Grafički prikazati odnos sredstava i ciljeva Negativna situacija iz problemskog stabla preoblikuje se u rješenja npr: PROBLEM CILJ ANALIZA CILJEVA Kvaliteta vode u rijeci opada Poboljšati kvalitetu vode u rijeci

30. Preformulirati negativnu situaciju u problemskoj analizi u pozitivna rješenja koja su: Poželjna Realno ostvariva Provjeriti je li odnos sredstava i ciljeva logičan (proizlazi iz uzročno-posljedične logike problema) Ako je potrebno: Revidirati formulacije Dodati nove ciljeve ako se čini da nedostaju u hijerarhiji kako bi se ostvarili viši Eliminirati ciljeve koje se čine nepotrebni ili neprikladni Koraci u analizi ciljeva

31. Stablo ciljeva – primjer CILJEVI Smanjenje broja poginulih u prometu Smanjenje broja prometnih nesreća Povećanje pažljivosti kod vozača Poboljšanje kvalitete vozila Poboljšanje kvalitete ceste Nabavka novih vozila Edukacija vozača Redovito održavanje vozila Bolje održavanje ceste SREDSTVA

32. - Obavezno u konzultaciji sa ključnim dionicima - Koristiti informacije prikupljene u analizi dionika kako bi se: - Prepoznali prioriteti - Procijenila realističnost određenih ciljeva - Prepoznala dodatna sredstva za ostvarenje pojedinih ciljeva - Problemsko stablo predstavlja pojednostavljenu sliku željene buduće situacije, a indicira i sredstva za njeno postizanje - Najveća prednost mu je što povezuje definiranje projektnih ciljeva sa prepoznatim problemima Stablo ciljeva - savjeti

33. - Odgovoriti na sljedeća pitanja: - Treba li/može li projekt postići sve potencijalne ciljeve (riješiti sve prepoznate probleme) ili treba izabrati neke? - Koje su mogućnosti prepoznate u SWOT analizi, a na kojima bi se trebao graditi projekt? - Kojom kombinacijom intervencija ćemo najvjerojatnije postići rezultate i ostvariti koristi? - Kako će se najbolje osigurati vlasništvo ciljane skupine i partnera nad projektnim rezultatima? - Što si možemo priuštiti s obzirom na financijske i vremenske okvire te tehničke i administrativne kapacitete kojima raspolažemo? - Koja opcija je najisplativija? - Koja će strategija najuspješnije odgovoriti i na horizontalna pitanja (politike uključivanja, zaštite okoliša i sl.)? ANALIZA STRATEGIJE

34. - Doprinos ključnim strateškim (programskim, sektorskim) ciljevima - Koristi za ciljanu skupinu i druge skupine obuhvaćene horizontalnim politikama - Komplementarnost s drugim programima i projektima - Financijski i operativni resursi - Financijska i ekonomska isplativost - Doprinos institucionalnom jačanju - Tehnička izvedivost - Utjecaj na okoliš Analize strategije - kriteriji

35. - Sažet tabelarni prikaz projekta koji služi: - Kvalitetnom i logičnom planiranju i formuliranju projekta - Jasnoj prezentaciji projekta (donatorima i ostalim dionicima) Praćenju provedbe i ocjeni projekta LOGIČKA MATRICA

36. Popunjavanje logičke matrice ima slijed prikazan brojevima u svakom polju tablice.

37. LOGIKA INTERVENCIJE OPĆI CILJ SPECIFIČNI CILJ OČEKIVANI REZULTATI AKTIVNOSTI

38. OPĆI CILJ – pridonosi općoj željenoj promjeni a u skladu je sa lokalnom, regionalnom, državnom te sektorskom javnom politikom kao i s ciljem poziva SPECIFIČNI CILJ – je dugoročna korist za ciljne i korisničke grupe OČEKIVANI REZULTATI – nastaju na kraju provedenih aktivnosti te pridonose ostvarenju specifičnih ciljeva AKTIVNOSTI – su definirane radnje koje se provode kako bi se ostvarili rezultati aktivnosti

39. Ostvarenje OPĆEG CILJA donosi dugoročne promjene, u skladu s regionalnim i sektorskim politikama te strategijama gradova/županija/države. (nakon realizacije projekta, cilj neće biti u potpunosti ostvaren) • SPECIFIČNI CILJEVI donose promjene za korisnike te će biti ostvareni do kraja projekta (pridonosi ostvarenju općeg cilja) • REZULTATI su proizvodi, usluge i/ili kvalitativne promjene u znanju, vještini te ponašanju i stavovima ljudi koji nastaju kao posljedica provođenja niza aktivnosti • AKTIVNOSTI su radnje koje će provoditelj provesti kako bi postigao konkretne rezultate

40. Pitanja ŠTO (što moja organizacija/ustanova želi postić ovim projektom?; što želite promijenit?) definiraju CILJ • Odgovor KAKO (kako ćemo nešto promijeniti i ostvariti svoje ciljeve?) definiraju AKTIVNOSTI Ako želimo doprinjeti ostvarenju OPĆEG CILJA, moramo ostvarit SVRHU PROJEKTA, moramo postić i rezultate, ako želimo postići REZULTATE, moramo provesti AKTIVNOSTI

41. Drugi korak: DEFINIRANJE PROJEKTNIH PRETPOSTAVKI I RIZIKA • PRETPOSTAVKE – vanjski čimbenici – izvan izravne kontrole provoditelja projekta • Pozitivan odgovor na određenu pretpostavku formuliranje aktivnosti i/ili rezultata • Negativan odgovor nisu zadovoljeni svi preduvjeti za početak projekta te da treba ponovno analizirati situaciju • Pretpostavke se definiraju kao pozitivne tvrdnje! • RIZICI – mogućnost da ljudi ni oprema neće biti dostupni kada ih budete trebali, jer je bilo potrebno završiti neki drugi projekt – potpuno ovise o vama.

42. Objektivno provjerljivi indikatori (ili pokazatelji) opisuju projektne ciljeve na mjerljiv način: Kvalitete (Quality) Kvantitete (Quantity) Vremena (Time) QQT “Kako ćemo znati je li se stvarno dogodilo ono što smo planirali? Kako ćemo potvrditi uspjeh?” Moraju biti mjerljivi na konzistentan način i uz prihvatljive troškove Moraju biti objektivno mjerljivi (iste informacije moraju izići iz mjerenja i ako mjeri više različitih osoba; nisu podložni različitoj interpretaciji) Za opći cilj ne predviđa se da projektni tim osigurava provjeru indikatora Definiranje indikatora

43. Dobri indikatori moraju imati SMART karakteristike: Specific - Specifični (za cilj koji mjere – svaki mora mjeriti jedan cilj/rezultat) Measurable – Mjerljivi (kvantitativno ili kvalitativno) Available- Dostupni (u okviru prihvatljivih troškova) Relevant – Relevantni (s obzirom na potrebe projektnog tima za informacijama) Time bound - Vremenski određeni (da znamo kada možemo očekivati postizanje očekivanih vrijednosti) Moraju se definirati tijekom formulacije, ali često ih je potrebno revidirati za vrijeme provedbe kad postaje jasnije koje je sve pokazatelje korisno pratiti SMART INDIKATORI

45. Aktivnosti su radnje koje će se poduzimati tijekom projekta, a projektni tim ih podrazumijeva i prije samog planiranja projekta. Aktivnosti su definirane unutar okvira logike intervencije i samo ih je potrebno razraditi. Za razradu aktivnosti upotrebljava se Ganttova tablica Definiranje aktivnosti

46. Tablica u Excelu s tri “Worksheet-a”: 1. Proračun 2. Opravdanje proračuna 3. Izvori financiranja Iznimno važan dio projektnog prijedloga i osnova za potpisivanje ugovora o financiranju Troškovi moraju biti jasni, opravdani, dovoljni za provođenje aktivnosti, razlomljeni po stavkama! PRORAČUN PROJEKTA

47. Prikazuje PROJEKCIJU troškova koji su predviđeni i dozvoljeni za projekt Konačna PRIHVATLJIVOST troškova (ELIGIBILITY) potvrđuje se tek prilikom odobrenja financijskog izvještaja nakon implementacije projekta Često puta proračun projekta je podložan korekcijama u fazi ugovaranja (“čišćenje proračuna”), kako bi se uklonile greške iz projektnog prijedloga Zašto je proračun projekta važan

48. Proračun projekta je uz plan aktivnosti i logičku matricu najvažniji implementacijski alat. Izrađuje se na temelju 3 osnovna principa: Transparentnost troškova Adekvatnost troškova Točnost izračuna Zašto je proračun projekta važan

49. Dovoljni za provedbu projekta i nastali tijekom provedbe (nakon potpisivanja ugovora o dodjeli sredstava, osim u jasno navedenim iznimkama) Svi oni za koje postoje uplate, računi tj. da se može dokazati da su realizirani Stvarni trošak mora biti evidentiran i proknjižen Opravdani troškovi – moraju se ostvariti, ukoliko aktivnost nije provedena/realizirana sredstva se moraju vratiti PRIHVATLJIVI TROŠKOVI

50. dugovanja, potraživanja, gubici, zatezne kamate Stjecanje zemljišta ili zgrada, kupovanje korištene opreme Aktivnosti i stavke financirane iz drugih izvora Gubici u valuti – razlike u deviznom tečaju Porezi – PDV Zajmovi trećim stranama Troškovi nastali prije datuma potpisivanja ugovora Podugovaranje usluga koje su uobičajena djelatnost prijavitelja Kupovina zemljišta i zgrada NEPRIHVATLJIVI TROŠKOVI