tema 5(Parte I): Introducción y concepto - ERP Enterprise Resource Planning

1. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha tema 5(Parte I): Introducción y concepto - ERP Enterprise Resource Planning

2. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • problema: • responder a la llamada de un cliente que solicita un producto para tenerlo en su almacén en una fecha determinada y con un precio que se necesita negociar para cerrar o no la operación en ese momento. • involucra: • consultar inventario (productos disponibles, reservados, en inspección, suficientes, pendientes de llegar,...) • considerar importancia del pedido (adelantar o no a otros pendientes), controlando el riesgo de la operación • plantear conveniencia y plazos de fabricación para añadirlos a los de entrega de proveedores (si es necesario material) • considerar un plazo de entrega real (nivel de saturación de la fábrica) • considerar subcontratación a terceros • considerar productos sustitutivos para completar el pedido (por ejemplo, servidos anteriormente al mismo cliente • tener en cuenta costes de los productos en su compra y en su transformación considerando distintas alternativas de compra por volumen, o de fabricación por lotes económicos,...

3. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • para responder a la pregunta se involucra a gran parte de las áreas de la empresa • los ERP son el área de software más importante dedicado a dar soporte a las operaciones de las empresas • antes: soporte de procesos de fabricación • actualmente: abarcan todos los procesos y recursos • complejos de implantar

4. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • solución ERP • aplicación integrada de gestión, modular, y que cubre las necesidades de las distintas áreas de una empresa • aporta conectividad entre aplicaciones complementarias • aporta una metodología de control de los proyectos de implantación del producto con control de todos los recursos necesarios • con garantía de evolución con las necesidades globales informáticas del mercado y las últimas tecnologías • características aplicaciones ERP • amplia funcionalidad • globalidad (permite trabajar con múltiples idiomas, monedas y compañías) • flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la empresa • beneficios esperados • incrementos de eficiencia • mejoras de calidad, productividad y rentabilidad • implantaciones que cubren funcionalidades de comercio electrónico • puede ser un factor estratégico que repercute en beneficio del negocio

5. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • hay sectores en los que no siempre se cubren las necesidades • se desarrollan herramientas de enlace (middleware) a otras aplicaciones conocidas que se convierten en módulos del estándar • necesidad de poder utilizarlos aunque se cambie de ERP o de actualizar versiones de módulos complementarios • implantaciones muy especializadas y necesidad de • amplios conocimientos tecnológicos • trabajo en equipo con las empresas que desarrollan los módulos complementarios • complejidad: la mitad de las implantaciones no alcanzan los beneficios esperados • los responsables subestiman el esfuerzo de gestión del cambio, centrándose en beneficios directos: reducción tiempos de entrega, reducción de inventario, mayor satisfacción del cliente,... • imprescindible invertir en cambio corporativo y formación del personal • costes implementación • la implementación es mucho más costosa (entre tres y diez veces) que el producto en sí: • altos costes de asistencia de implementación por parte de empresas de integración de sistemas • enfoques de reingeniería adoptados por las empresas implementadoras de ERPs (es decir, adaptar la empresa al producto) • necesidad de reemplazar gran parte de la arquitectura de tecnología de información para dar soporte al ERP

6. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • grado de estandarización • para cambiar los procesos estándar de los ERPs hay que reprogramarlos y puede ser complicado y delicado • solución: ajustar la empresa a los procesos del ERP • pregunta: ¿se obtienen ventajas competitivas al utilizar procesos estandarizados que también pueden implementar las empresas de la competencia? • alternativa: enfoque híbrido • mantener gran parte de los procesos estándar • cambiar el código del ERP donde se compruebe que se van a obtener ventajas competitivas (difícil demostrarlo) • cambios en el código del ERP • necesidad de mantener la capacidad de actualizar nuevas versiones el ERP en el futuro (internamente o presionando al proveedor) • si los cambios no se incorporan rápido, el sistema ERP puede influir negativamente en la flexibilidad y grado de respuesta

7. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • ejemplo: Dell • 1994: comenzó a implantar R/3 en las actividades de producción • 1996: • abandonó R/3 • razón: • el modelo de negocio cambió de un enfoque mundial a un enfoque segmentado en regiones • SAP R/3 resultó ser demasiado monolítico para ser alterado por las necesidades cambiantes del negocio • alternativa: integrar diferentes herramientas • i2Technologies: gestión materias primas • Oracle: gestión de pedidos • Glovia: fabricación

8. Perfilesprofesionales Salarios yconvenios otros Cuentasa cobrar Análisisfinanciero otros recursos humanos contabilidad y finanzas Planificaciónde turnos Formación ydesarrollo Activosfijos Contabilidadgeneral nóminas tesorería facturación ventas y distribución Gestión detransporte Plan deproducción inventario y fabricación Planificaciónrecursos demateriales compras Análisis deventas Administraciónde la calidad Planificacióncapacidades pedidos otros otros Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha arquitectura de un ERP almacénde datos Software extendido Software extendido CLIENTES PROVEEDORES ARQUITECTURA SOLUCIONES DE LA INDUSTRIA

9. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación ¿ERP? Enterprise Resource Planning (formal) El ERP es una herramienta que ayuda a integrar todos los procesos del negocio y a optimizar los recursos disponibles.

10. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Características principales buscadas en un ERP • Integrado • Flexible • Modular y abierto • Multifuncional • Tiempo real • Conectividad • e-business

11. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • principales módulos • producción • finanzas • distribución • recursos humanos • otros módulos • gestión comercial • control de almacén • mantenimiento • gestión de proyectos • servicio postventa y soporte • herramientas de desarrollo • módulos con autonomía propia

12. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • planificación de la producción • cubre las actividades de producción de una compañía industrial • planifica la producción (stocks, capacidades, empleados, compras de materias primas o componentes,...) • subsistemas • plan maestro de producción (MPS) • anticipan cuellos de botella en la producción y permiten tomar decisiones • especifica para el próximo pedido de producción qué productos deben fabricarse y comprarse, en qué cantidades y cuándo • utilización de datos históricos, cálculo de tendencias,... • planificación de recursos de materiales (MRP) • planifican las materias primas y los componentes necesarios para responder a los pedidos • calcula fechas en que se deben lanzar órdenes de compra y fabricación • planificación de capacidades (CRP) • reúne la información del trabajo en curso y la añade a la programada por MRP, calculando la carga de trabajo con respecto a la capacidad de las instalaciones productivas • permiten planificar horas extra, turnos de operarios, mantenimiento preventivo, adquisición de nuevos equipos,... • otros módulos • gestión de costes • administración de calidad • enlaces con CAD • monitorización de la producción • ...

13. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • distribución • actividades de ventas y distribución de los productos • presentación de ofertas • pedido • gestión de almacenes • facturación,... • abarca varias áreas funcionales de la empresa • comercial (compras y ventas) • almacén • transporte • permiten conocer • estado de pedidos • niveles de créditos pactados con clientes y proveedores • posiciones de cuentas de los clientes • facturas pendientes de pago • análisis de ventas en términos de volumen y ganancias

14. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • submódulos de distribución • planificación de necesidades de distribución • intercambio electrónico de datos (EDI) • tiempos y administración de gastos • facturación • lotes • compras • solicitudes de ofertas de compra • contratos de compra • órdenes de compra • ventas • contratos de venta • ofertas de ventas • análisis de ventas • promociones y ofertas • previsiones • gestión de transporte • gestión de flotas de transporte • gestión de combustible • órdenes de transporte • tarifas de transporte • administración de entregas • planificación de órdenes de transporte • gestión de almacén • control de inventarios • embalajes • órdenes de reaprovisionamiento • ubicaciones • gestión de la calidad

15. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • módulos de contabilidad y finanzas • cuentas a cobrar • cuentas a pagar • costes de recursos • costes de actividad • costes dinámicos • contabilidad general • tesorería • activos fijos • nóminas • análisis financiero • contabilidad de contratos

16. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • gestión de la cadena de suministros (SCM) • conjunto de procesos de negocio que ocupan a una comunidad de partners con un objetivo en común: satisfacer al usuario final • incluye sistemas de varios tipos • transaccionales (módulos ERP, como gestión de almacén o de envíos) • módulos de planificación y optimización • analíticas de la cadena de suministros (por ejemplo, datos extraídos y organizados por el datawarehouse) • ayudan a • aumentar la participación en el mercado mediante una captación de demanda universal • reducir los costes operativos de adquisición de materiales • aumentar la eficacia de la organización • competir de forma más eficaz • objetivo final: integrar clientes, proveedores, fábricas, almacenes, distribuidores, transportistas y otros socios

17. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • gestión de las relaciones con el cliente (CRM) • recopilación y análisis de información de los departamentos de ventas, márketing y servicios postventa de forma integrada con el resto de la empresa • evitar fuga de clientes • incremento de ingresos • mejores niveles de satisfacción • aumento de la fidelidad • ejemplos • marketing: promociones más eficaces si conocen la base de productos y servicios instalada por los clientes • ventas: se propondrán productos correctos conociendo el historial de servicios de un cliente • servicios: mejores propuestas de planes o servicios de mantenimiento si conocen los ciclos de pedidos del cliente

18. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • finales de los 90: • incrementos de la implantación de ERPs • razones • simplificar y estandarizar la infraestructura de tecnologías de la información (grandes cantidades de sistemas antiguos y diferentes entre sí) • necesidad de acceder a información fiable para mejorar las interacciones y comunicaciones con clientes y proveedores • mejorar los procesos de negocio, gracias a una mejor disponibilidad y calidad de datos e información del funcionamiento de la empresa • otros factores (efecto 2000)

19. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • personal involucrado • alta dirección: • propuesta e impulso de los proyectos ERP • asignación de recursos y establecimiento de prioridades • importante participación del personal de TI • Selección e implantación de una solución • GERP (Global Enterprise Resource Planning): es el ideal, pero resulta muy complejo e incide mucho en la organización • Metodología • Selección de varios productos que pueden solucionar la problemática planteada • Presentación comercial de la/s empresa/s • Elección del producto que mejor se adapta • Encargo de la definición de la implantación • Definición del proyecto • Revisión coste proyecto • Negociación precio, implantaciones y modificaciones • Puesta en marcha • Implantación • Sustitución antiguo sistema por el nuevo • Valoración de resultados

20. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha implantación de ERP Fases de la implantación Definición del proyecto • Análisis de la situación de la empresa • comprensión de los procesos de negocio • Información que se suministra a los directivos • Controles de la situación de la empresa • Carencias de los SI • Memorando del Proyecto • situación empresa en aspectos organizativos y operativos • Recomendaciones y comentarios • Objetivos y plan de implantación • Responsabilidad equipo de proyecto • Programa de reuniones • Factores críticos de éxito • Obstáculos que se pueden anticipar Preparación de laimplantación Desarrollo yconfirmación • Revisión de políticas operativas y procesos de negocio para identificar áreas que requieren modificaciones • Prototipo para impartir un curso de capacitación a directivos (definición de requisitos, procedimientos, controles,...) • Plan Detallado de Implantación: • - tareas • - tiempo de cada una • - responsable/s • Desarrollo de nuevos procedimientos y controles • Generación de las bases de datos • Programación y prueba de modificaciones en los módulos • Prueba piloto • Formación de usuarios Implantación Puesta enexplotación

21. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Expectativas de la implantación... 1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business

22. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • tiempo de implantación: • compañías pequeñas y medianas: desde unos meses hasta un año y medio • mayores facilidades de coordinación • posibilidad de implantar todo el sistema de una sola vez • grandes compañías: hasta cuatro años • implementaciones por fases, en diferentes unidades de negocio, múltiples departamentos y elevado número de módulos • gran cantidad de niveles de decisión que dificultan la coordinación • otros factores que influyen en el tiempo • módulos erp implantados • necesidad de acometer proyectos de reingeniería de procesos • modificaciones en el erp • no son muy habituales (la empresa se ajusta al erp) • cuando se realizan suelen provocar retrasos e incrementos significativos de costes

23. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

24. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • composición teórica del equipo de proyecto • por parte del cliente • ejecutivo “sponsor”: • establece el compromiso de la alta dirección con el proyecto • formula los objetivos estratégicos • director de proyecto • comité de seguimiento • asignación de recursos humanos y financieros • resuelve posibles conflictos • toma de decisiones estratégicas • reuniones mensuales • responsables de las áreas funcionales de la empresa • usuarios finales • usuarios clave • por parte del proveedor • ejecutivo de cuenta • asiste al ejecutivo sponsor y al director de proyecto en la definición de objetivos, alcance y criterios • corresponsable de la dirección y seguimiento • coordina la asignación de recursos • consultor principal • coordina recursos • gestiona la planificación del proyecto • consultor de aplicación: responsable de tareas funcionales, forma al equipo y realiza el análisis y diseño conceptual de adaptaciones, personalizaciones y mejoras del ERP • director técnico: responsable de las tareas de desarrollo de mejoras • consultor técnico: instalación del sistema estándar, control de calidad de las adaptaciones, coordinación del equipo de desarrollo, documentación adaptaciones • programador

25. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha • rentabilidad de las implantaciones de ERPs • tasas de retorno sobre la inversión (ROI): del 5% al 20% • descensos iniciales de productividad, y mejoras graduales posteriores • grandes implantaciones: hasta 12 meses para utilizar de forma efectiva un ERP • beneficios más citados por los responsables (en el caso de implantaciones con éxito) • estandarización e integración de procesos, tanto locales como globales • disponibilidad y calidad de los datos • menores inventarios • ciclos de entrega más cortos • vida útil estimada: al menos 10 años • tipos de implantación más habituales • pocas soluciones de un único proveedor • implantación de un subconjunto de módulos, cubriendo el resto de necesidades con otros sistemas • extensiones de diferentes proveedores

26. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Expectativas vs. resultados de la implantación un ERP – Criterios y Costes de Implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se establecieron las expectativas antes de invertir? ¿ Se establecieron las expectativas antes de invertir?

27. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se establecieron los procesos de medición de expectativas?

28. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se controlan los procesos de implantación?

29. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se midieron los resultados de la implantación?

30. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacerbalance entre logros obtenidos y resultado de laimplantación del ERP de cara a nuevos proyectos yhacerse la siguientes preguntas: ¿Se consiguieron ventajas competitivas al termino de la implantación?

31. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Realizaría otra implantación?

32. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Expectativas concretas Se debe traducir en mejoras concretas Mejorar servicio a cliente Inventario reducido Manufactura estabilizada Personal cuente con información de calidad que les permita tener una mejor “visibilidad” para realizar su trabajo. Unido a: Retorno de la inversión realizada en hardware, software,servicios y tiempo invertido por la Organización.

33. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha ERP - Enterprise Resource Planning Costes en la implantación

34. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Costes a considerar en una implantación COSTES EXTERNOS Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento COSTES INTERNOS Dedicación necesaria por parte de los recursos de la organización Costes asociados a la aparición del ERP en la organización. a la aparición del ERP en la empresa

35. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Distribución lógica de los Costes Externos Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) 10% Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) 30% Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento 60%

36. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Distribución lógica de los Costes Internos 80%. Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía. 20%. Costes asociados a la aparición del ERP en la empresa LA RELACION ENTRE COSTES EXTERNOS E INTERNOS PUEDE IR DESDE UN 1:1 A 1:3 EN ALGUN CASO...

37. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha INFRAESTRUCTURA TÉCNICA Los avances en infraestructura técnica están haciendo viables proyectos que en el pasado no lo eran, pero... ...un mal dimensionamiento técnico puede echar abajo el resto de trabajos asociados a la implantación de un ERP. COSTE VISIBLECOSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS) • Hardware • Dedicación necesaria por parte de los • Red recursos de la compañía. • Comunicaciones#Análisis de las necesidades # Reasignaciones y Reutilizaciones # Petición y seguimiento de ofertas con proveedores • Coste de comunicaciones • Coste de seguridad • Contratos de mantenimiento

38. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha SOFTWARE Los costes del Software son marcados por los fabricantes Un software va íntimamente ligado al proveedor de servicios. La solución es completa. Un buen software lo hace malo una mala implantación... COSTE VISIBLE COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS) • Módulos propios del software • Dedicación necesaria por parte de los • Licencia recursos de la compañía. • Coste de seguridad • Elección del Software • Coste de la actualización

39. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO. Un proyecto de implantación se realiza por un equipo de trabajo formado por recursos de la compañía y recursos del proveedor de servicios. COSTE VISIBLE COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS) • Servicios de consultaría y • Dedicación necesaria por parte de los Organización recursos de la compañía...con una dedicación • Nuevos desarrollos en todas las fases similar a la del proveedor • Implantación y Formación de servicios... • Mantenimiento • Coste de “fuera de alcance”

40. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Elección de un ERP – Criterios y Costes de ERP - Enterprise Resource Planning Adecuada asignación de esfuerzos y recursos

41. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Clave principal... La única manera de no errar en la adecuada asignación de esfuerzos y recursos al proyecto es seguir la metodología proporcionada por la empresa consultora de implantación. Sólo con la repetición se consigue ir depurando los métodos. “… El “…El ÉXITO de un proyecto, , de dependemásde lametodologíade Impla a implantación…qque delpropio Software software…”

42. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Elección de un ERP – Criterios y Costes de ERP - Enterprise Resource Planning Factores críticos y Administración de Riesgos en la implantación

43. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Principales riesgos de una implantación Las razones principales de fallos de una implantación son: Paquetes de software que no cubren las necesidades básicas. Mala migración de datos. Involucración parcial de la compañía en el proyecto. Salida del patrocinador del proyecto. Capacitación insuficiente en el sistema y en nuevos procesos. Uso ineficiente de los consultores. Administración del cambio no ejecutada o de manera insuficiente.

44. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Medidas para controlar los riesgos de implantación Control de procesos y seguridad... La implantación de un ERP es relativamente sencilla. El ERP debe almacenar información fija que la compañía necesita para administrar el negocio, materiales y datos basados en cifras (tiempos estimados, cantidades a ordenar, stock de seguridad, etc.). A esta información se le agregan procesos como ordenes de venta, trabajo, compra, control de inventario, lista de materiales, etc. !

45. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Medidas para controlar los riesgos de implantación Algunas consideraciones.... Si la Información que y los procesos de negocio maneja la organización no se adecuan al nuevo no es depuradamodelo de trabajo a no es depurada Solo se automatiza información y los procesos no mejoran

46. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Medidas para controlar los riesgos de implantación Algunas consideraciones.... Si la Información que y los procesos de negocio maneja la organización no se adecuan al nuevo no es depuradamodelo de trabajo a no es depurada Si hay controles de seguridad sobre Procesos e Información

47. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Medidas para controlar los riesgos de implantación ...con la implantación del ERP, obtendremos mejoras significativas: Mejor servicio a clientes, Inventario reducido, Mejoras en producción Información de calidad Etc.

48. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Medidas para controlar los riesgos de implantación Reingeniería de Procesos... No se obtendrán beneficios en la implantación si no hay cambio cultural en la organización. El ERP debe habilitar y establecer nuevos procesos para la gestión de los negocios. El ERP debe crear confianza en la información que fluye por los procesos de la organización sea oportuna, veraz y segura.

49. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Medidas para controlar los riesgos de implantación Administración de riesgos... Establecer mecanismos de control que administren los riesgos. Crear un equipo que permita: Que los procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada. Que se apoye la reingeniería de procesos Que se apoye la nueva tecnología Administre de forma correcta la gestión del cambio.

50. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha ELECCION DEL ERP... Parámetros que debemos considerar... Requerimientos resueltos por ERP estándar Flexibilidad Coste de la solución Experiencias y casos de éxito en el sector Calidad de los distribuidores Solidez financiera del vendedor Tecnología empleada y su estabilidad Cantidad y perfil de clientes Inversión en I+D Capacidad de customización Cantidad de módulos adaptables Facilidad de uso Escalabilidad