AN Á LISIS DEL CASO DEL NEGOCIO

1. ANÁLISIS DEL CASO DEL NEGOCIO Dra. María G. Rosa-Rosario

2. OBJETIVOS • Al finalizar la discusión del capítulo el estudiante podrá: • Explicar el concepto de un caso de negocio y cómo este afecta el proyecto de tecnología de información. • Describir el proceso de planificación estratégico y por qué es importante para el equipo de TI.

3. Continuación: Objetivos • Explicar el propósito de la misión. • Describir el desarrollo del ciclo de vida del sistema (SDLC), alcance, desarrollo del sistema y el modelo del negocio. • Trabajar una lista de las razones del proyecto del sistema de información y los factores que lo afectan.

4. Continuación: Objetivos • Explicar la revisión inicial del requerimiento del sistema y el papel que desempeña el comité de revisión. • Definir viabilidad operacional, viabilidad técnica y viabilidad del itinerario. • Describir los pasos de una investigación preliminar y el producto final de la investigación.

5. INTRODUCCIÓN • En el capítulo se explicará: • La planificación del sistema, primera fase del ciclo de desarrollo del sistema. • Por qué es importante entender las operaciones del negocio y sus requerimientos. • Cómo el proyecto de TI apoya el plan estratégico de la compañía. • Cómo el proyecto es comenzado. • Cómo el analista de sistema conduce la investigación preliminar y el estudio de viabilidad.

6. PLAN ESTRATÉGICO • Es el proceso de identificar las metas a largo plazo de la organización, estrategias y recursos. • El plan mira a través de las actividades diarias y se enfoca en un horizonte que es a tres, cinco o diez años hacia el futuro.

7. Continuación: PLAN ESTRATÉGICO • Durante la planificación, la alta gerencia hace una serie de preguntas llamadas SWOT, debido a que examina:

8. Continuación: PLAN ESTRATÉGICO • Un SWOT contribuye al proceso de la planificación estratégica, identificando los recursos • Técnicos • Humanos • Financieros

9. Continuación: PLAN ESTRATÉGICO • Del plan estratégico a los resultados del negocio. • Las compañías desarrollan una misión basada en el propósito de la firma, visión y valores. • Exposición de la misión (mission statement) es el punto de inicio • Describe una compañía para sus accionistas y brevemente establece todo lo que incluye el propósito de la compañía, productos , servicios y valores.

10. Continuación: PLAN ESTRATÉGICO • La compañía identifica una serie de metas. • Para lograr las metas la compañía desarrolla una lista de objetivos a corto plazo. • Todo esto se traduce en las operaciones diarias del negocio apoyado por la TI y otros recursos.

11. Continuación: PLAN ESTRATÉGICO • Los sucesos son una serie de resultados que afectan los accionistas de la compañía. • Accionistas • Incluye todo aquel afectado por las operaciones de la compañía, tales como: • Clientes -Accionistas • Empleados -Miembros del comité • Suplidores

12. DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN • Hoy día los desarrolladores de sistemas están orientados al trabajo en equipo. • Existen nuevas propuestas tales como: • JAD-Joint Application Development-Desarrollo de Aplicaciones Conjuntas • Es un sistema popular de técnicas que llevan al usuario al proceso de desarrollo como un participante activo. • Desempeño del usuario • Los usuarios representan una parte vital el sistema y deben participar de lleno. • Los sistemas exitosos deben estar orientados al usuario, por lo tanto deben estar envueltos en el desarrollo. • RAD-rapid Application Development-Desarrollo de Aplicaciones Rápidas • Es un equipo basado en técnicas que agilicen el desarrollo de los sistemas de información yayuda a producir un sistema funcional. • Se basa en los prototipos y el envolvimiento del usuario. • Destaca en el usuario el uso de herramientas de CASE para establecer los prototipos y crear el flujo continuo de documentación. • Los cuales envuelven grupos de usuarios, gerentes, personal de TI, estos trabajan unidos desde el comienzo, para lograr los cambios exitosamente. • (los temas se discuten en el Capítulo 3)

13. CASE • Computer-Aided Software Engineering or Computer-Aided Systems Engineering • La automatización de metodologías paso a paso para el desarrollo de programas y sistemas de manera que se reduzca la cantidad de trabajo repetitivo que el desarrollador requiere. • Herramientas que proporcionan los métodos automatizados para diseñar y documentar técnicas de programación estructuradas tradicionales.

14. FUTURO • Se espera un cambio rápido • Florecimiento del comercio electrónico • Encontrará • Nuevas • Industrias • Productos • Servicios • Clientes • Búsqueda en Internet • Comercio global

15. Continuación: Futuro • Para algunas compañías esto será una amenaza. • Otras verán oportunidades y tomarán ventaja de ello creando y siguiendo un plan estratégico.

16. RAZONES PARA PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN • Punto de inicio • Petición del sistema • Manera formal de pedir apoyo. • Debe proponer el mejoramiento de un sistema existente. • Corrección de un problema. • Desarrollo de un nuevo sistema.

17. Cont.: RAZONES PARA PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN • Razones para un proyecto • Mejorar los servicios • Mejor desempeño • Más información • Controles más firmes • Encriptación (encryption) • Biometric devices • Dispositivos de seguridad que verifican características personales tales como huellas dactilares, el tamaño de mano, las firmas, voiceprints, o los retratos de ojo para la autenticación al sistema del control del acceso. • Reducción de costos

18. FACTORES QUE AFECTAN EL PROYECTO • Factores internos • Plan estratégico • Gerencia alta • Solicitud del usuario • Departamento de tecnología de información • Sistemas existentes

19. Cont.: FACTORES QUE AFECTAN EL PROYECTO • Factores externos • Tecnología • Suplidores • Clientes • Competidores • La economía • Gobierno

20. MANEJO DEL PROYECTO • Herramientas • Todos los proyectos, no importa su alcance deben ser manejados y controlados. • El proyecto comienza con una petición. • Si el proyecto es complicado se asigna un gerente para coordinar.

21. Continuación:MANEJO DEL PROYECTO • Ejemplo • Micrososft Project • Ilustra: • Mapa del proyecto para definir las tareas • Lista de actividades y participantes • Días estimados • Seguimiento a los costos

22. PETICIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA • El objetivo es usar un juicio combinado y la experiencia de varios gerentes para evaluar el proyecto. • Hoja de petición del sistema: • Modelo que ha de llenarse. • Perfil de la petición. • Asegurar la consistencia. • Debe ser fácil de entender y usar. • Debe incluir instrucciones claras.

23. VISIÓN DE LA VIABILIDAD • Una petición de sistema debe pasar varias pruebas, llamadas estudio de viabilidad. • Para conseguir más información acerca de una petición de sistema se debe desarrollar una determinación de hechos (fact-finding)

24. Continuación: Visión De La Viabilidad • La determinación de hechos se logra: • Estudiando el organigrama organizacional • Llevando a cabo entrevistas. • Revisión de documentos. • Observación de operaciones. • Conduciendo encuestas entre los usuarios.

25. Continuación: Visión De La Viabilidad • Si la petición es aprobada la determinación de hechos (fact-finding) debe ser más intensa y debe continuar a través de la fase de análisis del sistema.

26. ESTUDIO DE VIABILIDAD • Modelos • Viabilidad operacional • Si el sistema posee un acceso práctico y efectivo. • ¿El sistema puede ser usado efectivamente después de haberse desarrollado? • ¿Los usuarios tienen dificultad con el sistema? • ¿El sistema no producirá los beneficios esperados?

27. Continuación: ESTUDIO DE VIABILIDAD • Viabilidad operacional • Depende de: • Apoyo gerencial y los usuarios. • Envolvimiento de los usuarios en la planificación. • Impacto en el desempeño, clientes y la imagen de la compañía. • Itinerarios razonables.

28. Continuación: ESTUDIO DE VIABILIDAD • Viabilidad técnica • Se refiere a los recursos necesarios para desarrollar, comprar, instalar u operar el sistema • Depende de: • Peritaje técnico dentro de la organización. • Disponibilidad del equipo necesario. • Confiabilidad del equipo y programas. • Desempeño adecuado que satisfaga las especificaciones. • Capacidad para necesidades futuras y crecimiento proyectado.

29. Continuación: ESTUDIO DE VIABILIDAD • Viabilidad económica • Los beneficios del proyecto exceden el costo estimado del desarrollo, instalación y operación. • Depende de: • Costos. • Generalmente toma en consideración “TCO-total cost of ownership”. • El costo total del propietario que incluye apoyo y costos de mantenimiento así como el de compra.

30. Continuación: ESTUDIO DE VIABILIDAD • Incluye beneficios • Tangibles • Beneficios que se pueden medir en dólares. • Intangibles • Ventajas que son difíciles de medir en dólares, pero son importantes para la compañía.

31. Continuación: ESTUDIO DE VIABILIDAD • Viabilidad de itinerario • Significa que el proyecto puede ser implantado en un tiempo determinado estable. • Depende de: • Control de factores. • Establecimiento de un itinerario • Condiciones satisfactorias durante el desarrollo del sistema. • Técnicas disponibles para coordinar y controlar el proyecto • Designación de un gerente de proyecto.

32. EVALUACIÓN DE LA VIABILIDAD • Determinar la viabilidad. • Identificar y suprimir aquellas peticiones que no sean viables lo antes posible. • La viabilidad puede cambiar. • Los proyectos no viables pueden ser sometidos nuevamente. • Los proyectos inicialmente viables pueden ser rechazados más tarde.

33. ESTABLEECIMIENTO DE PRIORIDADES • Después de haber rechazado una petición de sistema que no es viable, el comité debe establecer unas prioridades.

34. EVALUACIÓN DEL PROYECTO • Factores que afectan la evaluación: • Costos. • Incremento de ganancia. • Producción de más información o mejores resultados. • Servir a la organización y a los clientes mejor. • Tiempo razonable y resultados duraderos. • Disponibilidad de recursos, financieros, humanos y técnicos. • Factores tangibles e intangibles. • Necesario o discrecional.

35. VISIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • Propósito • Estudiar la petición del sistema y recomendar la acción específica. • Después de obtener la autorización para proceder el analista interactúa con los gerentes y usuarios. • El analista recoge factores acerca del problema, proyecta el alcance, beneficios, tiempo y costo estimado del proyecto.

36. VISIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • Antes de comenzar la investigación preliminar, se debe enviar un comunicado para informar a la comunidad de la investigación y explicar el papel que desempeña el departamento de TI.

37. VISIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • Se llevará a cabo una reunión con gerentes, usuarios y personal del departamento, para describir el proyecto, explicar las responsabilidades, contestar preguntas y recibir comentarios. • Esto comenzará un diálogo importante con los usuarios que continuará a través del desarrollo del proceso.

38. PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • Durante la investigación preliminar un analista de sistema típicamente sigue una serie de pasos. • Los procedimientos correctos dependen de la naturaleza de la petición, el tamaño del proyecto y el grado de urgencia.

39. Cont.: PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • Pasos • Entender el problema u oportunidad • Identificar la naturaleza real del problema y las razones para la petición del sistema • Si la petición envuelve un nuevo sistema de información o cambios sustanciales de un sistema existente, el analista de sistema necesita desarrollar un perfil del negocio que describa los procesos y funciones de la organización.

40. Cont.: PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • El problema presentado necesariamente no es el problema real. • Exposiciones claras del problema definen el alcance de la investigación.

41. Cont.: PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • Definir el alcance y apremio del proyecto • Alcance • Definir el alcance y extensión del problema • Establecer los límites del proyecto • Apremio • Identificar las condiciones, limitaciones o requerimientos. • presente vs futuro • interno vs externo • mandatorio vs deseable (constraint-apremio, requerimiento o condición que el sistema debe satisfacer o un resultado que el sistema debe alcanzar)

42. Cont.: PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • Desarrollar la determinación de hechos • Analizar el organigrama organizacional. • Llevar a cabo entrevistas. • Observar las operaciones. • Llevar a cabo una encuesta entre los usuarios.

43. Cont.: PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • Determinar la viabilidad • A través de estudios de viabilidad: • Operacional • Técnica • Económica • Itinerario

44. Cont.: PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • Calcular tiempo y costo del desarrollo del proyecto • Determinar que información es necesaria. • Identificar los recursos de información. • Decidir cuando usar entrevistas, si se han de llevar a cabo, cuántas serán necesarias y qué tiempo se requiere.

45. Cont.: PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • Decidir si se ha de usar encuestas, si es necesario quien ha de ser encuestado qué tiempo se requiere. • Estimar el costo de la recopilación, análisis y redactar un informe a la gerencia.

46. Cont.: PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • Presentar los resultados y recomendaciones a la gerencia • Tarea final en la investigación preliminar. • Los elementos claves: • Evaluación de la petición del sistema. • Costo estimado y beneficios. • Recomendaciones. • Presentación oral y escrita.

47. Fishbone • Técnica de Calidad Total que pone la declaración del problema en una línea horizontal, con las palabras claves en las líneas dibujadas en un ángulo de 45 grados, sobre y debajo de la línea recta horizontal (así que se asemeja a la espina dorsal y a las costillas de un pescado). • Técnica popular para investigar causas y efectos y representarlos como contorno gráfico. • También conocido como diagrama de Ishikawa. • Metodología que se recomienda para crear un mapa procesos, cuya filosofía es más elaborada que la de un diagrama de flujo. • Comienza por delinear los macroprocesos de la organización y luego se procede a analizar procesos principales, subprocesos y actividades. • Es un trabajo de equipo que requiere un cierto grado de disciplina y empeño. • Los programas más conocidos para trabajar esta técnica son: Smart Draw 5.0 y MS Visio.