Doküman ve Kayıtlar

1. MODÜL 6 Doküman ve Kayıtlar

2. Laboratuvarlar niçin doküman yönetim sistemine ihtiyaç duyarlar? Gerektiğinde bilgiye ulaşmak için

3. Doküman ve Kayıt - Farklar Dokümanlar Politikalar, süreçler ve prosedürler hakkında bilgi sağlar. Gerektiğinde güncellenir. Kayıtlar Çalışma kağıtları, formlar, etiketler ve çizelgelerde toplanmış bilgilerdir Kalıcıdır, değiştirilmez KAYITLAR

4. Dokümanlar, laboratuvarın organizasyon ve kalite yönetiminin yansımasıdır. Altın kural: “Yazdığını yap ve yaptığını yaz”

5. Standart Çalışma Prosedürleri (SÇP) Bir testin nasıl yapılacağını adım adım tarif eder Yazılı SÇP’ler şunları sağlar: tutarlılık doğruluk kalite

6. İyi bir SÇP Test/analiz teknikleri için detaylı, anlaşılır, kısa ve öz bir yönlendirme sağlamalı Yeni personel tarafından kolaylıkla anlaşılmalı Laboratuvar yönetimi tarafından gözden geçirilip onaylanmalı Düzenli bir şekilde güncellenmeli

7. Evrak Sistemleri Kalıcılık Defterleri ciltletin Sayfaları numaralandırın Kalıcı mürekkep kullanın Arşivleyin Erişilebilirlik Erişim kolaylığı olan bir sistem kullanın Güvenlik Gizliliği sağlayın Çevresel tehlikelerden koruyun İzlenebilirlik Numunenin süreç boyunca takibini sağlayın

8. Özet Dokümanlar: Yazılı politikaları, süreçleri ve prosedürleri içerir Kalite Sistemi için çerçeve oluşturur Güncellenmeli ve korunmalıdırlar Kayıtlar: Süreçte toplanan bilgiyi içerir Kalıcıdır, güncellenmez İyi bir doküman kontrol programı: • En son revizyon kullanılır • Kullanım ve erişim kolaylığına sahiptir.

9. Anahtar Mesajlar • Bilgi, en önemli ürünümüzdür. • Dokümanlar laboratuvarda doğruluk ve tutarlılığı garanti etmek için esastır.

10. MODÜL 7 Personel Personel

11. Öğrenim Hedefleri Bu etkinliğin sonunda, katılımcılar: Personel yönetiminde, yönetimin rolü ve sorumlulukları tanımlayabilme Çalışanlara yetkinlik kazandırmak için program oluşturabilme Çalışanların yetkinliğini geliştirebilme Çalışanın performans sorunlarının olası kaynaklarını belirleyebilme Personel ile ilgili kayıtları oluşturabilme ve muhafaza edebilme

12. Senaryo “Laboratuvar yöneticisisiniz. Kıdemli iki teknisyeninizden biri geçici olarak bir başka laboratuvara atandı. Diğer kıdemli teknisyeniniz hastalandı ve geriye kalan iki teknisyeniniz de sıtma yaymalarını değerlendiremiyor. Bu sabah 20 tane sıtma yayması istemi aldınız. Doğru test uygulamasını sağlayamadığınız için, test istemi yapanlara testlerin gecikeceğini bildirmelisiniz.

13. Senaryo Yönetici olarak, bu durumu önlemek için neler yaparsınız?

14. İş Tanımı Performans değerlendirilmesi Personel Yönetimi Sürekli eğitim Oryantasyon Yetkinlik değerlendirilesi Eğitim İş kalifikasyonu İş yüküne uygun personel sayısı 14

15. Laboratuvar Personeli Laboratuvarın en büyük değeridir Kalite için önemlidir Laboratuvar hizmetlerinin bir parçasıdır Kalifiye personeldir

16. Kalifiye Yeni Çalışan Görev Tanımı Oryantasyon Göreve özgü Eğitim Yeniden Eğitim Yetkinlik Değerlendirmesi Yetkinliğin Tanınması

17. Özet Personel yönetimi, kalite yönetim sisteminin başarısı için önemlidir. Görev tanımlarında, sorumluluk ve yetkiler doğru tanımlanmalıdır. Yetkinlikler değerlendirilmeli ve periyodik gözden geçirilmelidir. Eğitim, personelin yetkinliğine yardımcı olmalıdır. Nitelikli personel için cazip koşullar oluşturulmalıdır.

18. Anahtar Mesajlar • Personel, laboratuvar için en önemli kaynaktır. • Yöneticiler, laboratuvarda yüksek kalite performansının sağlanması için tüm laboratuvar personelini motive eden bir ortam hazırlamalıdırlar • Sürekli eğitim, personel yetkinliği için hayati önem taşır.

19. MODÜL 8 Süreç Kontrolü: Numune Yönetimi

20. laboratuvarın sorumlulukları Uygun taşıma ve sarf malzemelerinin temini Numune alma bilgilerinin sağlanmasıne-ne zaman- nasıl İyi bir etiketleme sisteminin tanımlanması Tüm numunelerin değerlendirilmesi- Analiz öncesi

21. test istem formu • hasta kimlik bilgileri • istem yapılan testler • numune alma tarih ve zamanı • numune türü • klinik veri • istem yapan doktor/yetkili kişinin iletişim bilgileri

22. uygunsuz numune sonuç raporunda gecikme gereksiz tekrar müşteri memnuniyetsizliği maliyet artışı yanlış tanı ve tedavi hastanın zarar görmesi/ ölüm ile sonuçlanabilir

23. numune işleme: analiz öncesi basamaklar Kontrol edilmeli istem formunun eksiksiz doldurulduğu numunenin kabul kriterlerine uygun olduğu etiket bilgilerinin doğru olduğu Numune bilgileri kayıt edilmeli Uygun olmayan numuneler için ret kriterleri prosedürü uygulanmalı

24. Özet tüm kullanıcılar için numune alma bilgilerini de içeren laboratuvar el kitabı oluşturulmalı numunenin laboratuvardaki sürecini izlemek için bir sistem olmalı numune saklaması ve atık/imhası ile ilgili yöntemler belirlenmeli sonuçlar raporlanıncaya kadar numune bütünlüğü korunmalı numune kurallara uygun olarak taşınmalı numune yönetimi için gerektiğinde bir sorumlu atanmalı her zaman evrensel biyogüvenlik önlemleri uygulanmalı

25. Anahtar Mesaj • Laboratuvarlar, doğru ve güvenilir sonuç vermek için uygun kalitede numune almalı ve numune yönetim süreci eksiksiz uygulanmalıdır • Numune yönetimi hasta sağlığı ve tedavi süreci ile doğrudan ilişkilidir

26. MODÜL 9 Bilgi Yönetimi

27. Bu etkinliğin sonunda: Bilgi yönetim sisteminin önemli unsurları tanımlanabilecektir Evrak-bazlı sistem geliştirirken göz önüne alınması gereken hususlar açıklanabilecektir Elektronik bilgi yönetim sisteminin avantajları ve dezavantajları ortaya konulabilecektir Öğrenim Hedefleri

28. Kalite Yönetim Sistemindeki Rolü • Test sonuçları laboratuvarın son ürünüdür. Lab. Raporu

29. Bilgi Yönetimi Veri yönetimi için süreç oluşturma Lab Raporu Evrak-bazlı ID 0905120047 • erişilebilir • doğruluk • zamanında • güvenli • gizlilik Hasta bilgileri Elektronik

30. Veri Koruma • Evrak-bazlı sistemler • Kayıtlar için dayanıklı materyaller kullanın • Kayıtları uygun olarak saklayın • Elektronik sistemler • Düzenli aralıklarla verileri yedekleyin

31. Evrak-bazlı sistem • Kayıt defterleri iyi tasarlanma gerektirir: • Kullanımı pratik ve doldurması kolay olmalı • Veri bulmada kolaylık sağlamalı • Verileri özetlemede ve rapor yazmada kolaylık sağlamalı

32. Evrak-bazlı sistem • Son rapor ana üründür- okunaklı yazılmalı • Basılı raporlar iki nüsha hazırlanmalı ve biri arşivlenmeli • Gerektiğinde tekrar ulaşmak için kayıtlargüvenli yerde saklanmalı

33. Hedefler: Sonuçlara gerektiğinde ulaşılması Numunelerin izlenmesi Olayların değerlendirilmesi Yararlı kurallar: Saptanmış bir tarihe kadar her şeyi saklayın Kolay erişimi sağlayın Dosyalama için mantıksal bir sistem kullanın Kronolojik bir düzen içinde numaralayın Evrak-bazlı sistemde-saklama 01-04-200930-04-2009

34. Özet Bilgi yönetim sistemi gelen ve giden verileri yöneten bir sistemdir. Evrak-bazlı, elektronik ve her ikisi birlikte olabilir. Her iki sistemde de numunelere özgü tanımlayıcılar, formlar, defterler, çalışma kağıtları kullanılır. Elektronik sistem kurulurken iyi planlanmalı, maliyet dikkate alınmalıdır.

35. Anahtar Mesajlar İyi bir bilgi yönetim sistemi: Bütün verilerin iyi yönetilmesini, Sistem planlanmasında laboratuvar verilerinin tümünün kullanılmasını, Verilerin erişilebilirliğini, doğruluğunu, zamanlamayı ve güvenliğini, Hasta bilgilerinin gizliliğini sağlar.

36. Müşteri Hizmetleri MODÜL 10

37. Öğrenim Hedefleri Bu modülün sonunda katılımcılar: Laboratuvar müşterilerinin çeşitliliğinin farkında olacak Müşteri memnuniyetini ölçmek için yöntemler geliştirebilecek Müşteriler ile doğabilecek sorunları tartışabilecek Müşteri hizmetlerindeki sorunlar için çözüm önerileri sunabilecek Kalite yönetim sürecinin laboratuvara müşteri ihtiyaçlarını karşılamada nasıl yardım edeceğini tartışabileceklerdir

38. Kalite, müşterilerin gereksinimlerini karşılamaktır. Philip Crosby Four Absolutes of Quality Management 1979

39. Müşteri hizmetlerinden kim sorumludur? Laboratuvardaki herkes!

40. Müşteri memnuniyetini geliştirmek için program Gerekenler: Sorumluluk ve Katılım Planlama İzleme Yöntemleri Hakkında Bilgi Kaynaklar

41. Hizmet Alanlar İçin Gereksinimler AKREDİTASYON BELGESİ AKREDİRASYON BELGESİ 2008, 2009, 2010… SÜRDÜRÜLDÜ 2007 İLK Laboratuvarın denetlenmesi ve akreditasyonu

42. İyi müşteri hizmetleri Hasta bakımı için gerekli bilgi Halk sağlığı ve sürveyansa yönelik etkinlikleri geliştirmek için gerekli bilgi Laboratuvara profesyonel imaj sağlar Müşteri Hizmetleri kalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir parçasıdır

43. Özet Müşteri hizmetlerikalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir parçasıdır. Laboratuvar için: Sorumluluk Planlama ve izleme Hizmet alanların ihtiyaçlarını bilmek ve karşılamak Program için kaynak sağlamak önemlidir.

44. Anahtar Mesajlar • Müşteri ihtiyaçlarını karşılamak laboratuvarın ana hedefidir. • Laboratuvardaki herkes kaliteden ve dolayısıyla müşteri hizmetlerinden sorumludur. • Aktif bir kalite yönetim sistemi, laboratuvarın ondan hizmet alanların tüm gereksinimlerinin karşılandığının garantisidir.