Teljesítmény? + Mérés? = Teljesítménymérés? A minőségfejlesztés gyakorlati lépései a könyvtárban.

1. Teljesítmény? + Mérés? = Teljesítménymérés?A minőségfejlesztés gyakorlati lépései a könyvtárban. Székesfehérvár Nádas Zsuzsánna 2006. május 8. DEENK zsnadas@lib.unideb.hu

2. Helyzetkép A 2001-ben megvalósult könyvtári integráció eredményeként a hét, különböző szinten teljesítő tagkönyvtárból egy korszerű, azonos színvonalon szolgáltató egységes könyvtári rendszer jött létre.

4. Helyzetkép A Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtára (DEENK) 2001-től a szervezeti egységek egyetemi integrációját követően egységes vezetés és működési elvek alapján végzi munkáját.

5. Helyzetkép Az elmúlt 5 évben a fejlesztési tervben megfogalmazott célkitűzések között kiemelt helyen szerepelt a minőségi, minden könyvtári egységben azonos elvekre és munkafolyamatokra épülő könyvtári munka és szolgáltatás.

6. Fogalmak Teljesítmény = Valamely tevékenységnek (lemérhető) eredménye. Mérés = Az a cselekvés, hogy valaki mér valamit. Teljesítménymérés a könyvtárban = A teljesítménymérés: "a mérések olyan összehangolt rendszere, amelynek együttes értékelése pontosabb képet nyújt arról, hogyan használja fel a könyvtár a rendelkezésére álló forrásokat szolgáltatásainak biztosítása érdekében, és milyen mértékig képes annak a közösségnek az igényeit kielégíteni, amelynek ellátására hivatott."

7. Előzmények A minőségfejlesztéshez, -biztosításhoz szükséges mérések, értékelések elvégzését segítendő 2003-ban a NKÖM Könyvtári Főosztály – akkor még Osztály - megbízta a Könyvtári Intézetet, hogy egy munkabizottsággal dolgozza ki az MSZ ISO 11620:2000 szabvány alapján a könyvtári teljesítménymutatókat.

8. Előzmények TELJESÍTMÉNYMUTATÓK A MAGYAR KÖNYVTÁRI RENDSZERBEN Ajánlás a könyvtári teljesítménymutatók alkalmazására az MSZ ISO 11620:2000 szabvány alapján Kidolgozta a Teljesítménymérési Munkabizottság OSZK Könyvtári Intézet Budapest 2003.

9. Előzmények Szembe kellett nézni ugyanis azzal, hogy minőségfejlesztési tevékenység csak akkor várható el a könyvtáraktól, ha a vele foglalkozók megtanulják, és alkalmazzák az új módszert. Ennek megvalósítására az NKÖM Könyvtári Főosztálya (akkor osztálya) 2003-ban kidolgozta a "Könyvtári minőségfejlesztés – könyvtári korszerűsítés" hároméves fejlesztési projektet, amelynek segítségével először az ODR - könyvtárak eljutnak a teljesítménymutatók alkalmazásától a normatívák kialakításáig.

10. Előzmények A projekt keretében 2003-ban: Pályázni lehetett az ajánlásban meghatározott szolgáltatási mutatók alapján végzendő mérésekre, valamint kérdőíves vizsgálatok végzésére a könyvtárhasználói elégedettségre vonatkozóan.

11. Előzmények 2004-ben: Elvégezték könyvtártípusonként a kapott teljesítménymutatók, olvasói igények és használói elégedettség összehasonlításait (benchmarking). Az összehasonlító vizsgálatokkal meghatározhatóvá válnak az egyes könyvtártípusok szolgáltatásaira általánosan érvényes teljesítménymutatók. A szolgáltatási teljesítménymutatók majdani alkalmazása teszi lehetővé, hogy a könyvtárhasználó minden könyvtárban azonos minőségű szolgáltatást kapjon.

12. Előzmények 2006-ban a külföldi irányelvek, normatívák figyelembevételével a könyvtár típusonkénti irányelvek megalkotása volt a feladat.

13. A minőségbiztosítás lépései Előzmények - Könyvtárunkból 2 fő részt vett a Teljesítmény- mérési munkabizottság által elkészített „Teljesítménymutatók a magyar könyvtári rendszerben” c. ajánlás kidolgozásában. - 4 kollega elvégezte Kecskeméten az akkreditált Minőségmenedzsment tanfolyamot. - Egyetemi képzés keretében 10 fő ismerte meg a minőségmenedzsment alapjait. - Háromszor félnapos továbbképzést szerveztünk a könyvtárban, 25 fő vett részt minden alkalommal.

14. Előzmények -Eredményesen vettünk részt a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma, illetve a Nemzeti Kulturális Alapprogram minőségfejlesztési pályázatain. -A megnyert pályázatok végrehajtásához létrehoztunk egy 4 főből álló csoportot. Feladatunk volt a teljesítménymérések, illetve a kérdőíves vizsgálat megtervezése, koordinálása, segítése, ellenőrzése és összegzése.

15. Teljesítménymérés A mérések indulása előtt az érintett kollegáknak tájékoztatókat tartottunk, megbeszéltük a feladatot. Egységesítettük a használt fogalmakat, megállapodtunk az időbeosztásban és a módszertanban

16. Teljesítménymérés

17. Teljesítménymérés

18. Teljesítménymérés • Partnerközpontúság mutatói: • A közönség, mint használó • A használókra vetített költség • A személyes használat népszerűsége • A személyes használat költsége • A kölcsönzés népszerűsége • A helyben használat intenzitása • A gyűjtemény használata

19. A közönség, mint használó A=Célközönség: a regisztrált használók a szolgálandó közönségből B=Szolgálandó közönség: a Debreceni Egyetem tagjai (hallgatók, oktatók és dolgozók) A mutató meghatározása: A/Bx100 A kapott érték azt mutatja, hogy a szolgálandó közönség hány százaléka regisztrált használó. A mutatót a 2003. évi statisztika alapján számoltuk ki a DEENK minden egységében. Az összesített eredmény: A Debreceni Egyetemmel jogviszonyban állók 46,22 százaléka regisztrált használó.

22. A használókra vetített költség A mutatót a 2003. évi adatok alapján számoltuk ki A/B “A” az éves költség, “B” a használók éves száma Az éves költség tekintetében kétféle számítást végeztünk: az első esetben csak az állami támogatást vettük figyelembe, a másodiknál a pályázatokkal növelt saját bevételt is. Csak állami finanszírozást alapul véve:25.100,-Ft Saját bevételt is beszámítva:30.200,-Ft jut egy regisztrált használóra

23. A személyes használat népszerűsége A mutatót a 2003. évi statisztika alapján számoltuk ki. A/B “A” a személyes használatok éves száma, “B” a célközönség vagy a szolgálandó közönség létszáma. A vizsgált időszakban 27,21 személyes használat jutott egy regisztrált használóra.

24. A személyes használat költsége A mutatót a 2003. évi statisztika alapján számoltuk ki. Az éves költség kiszámítása itt is kétféleképpen történt. A/B “A” az éves költség, “B” a személyes használatok éves száma. Állami finanszírozás esetén: 922,-Ft Saját bevétellel növelve: 1 111,-Ft jutott egy személyes használatra

26. A kölcsönzés népszerűsége A mutatót a 2003. évi statisztika alapján számoltuk ki. A/B “A” a cél- vagy a szolgálandó közönség kölcsönzéseinek éves száma, “B” a célközönség vagy a szolgálandó közönség létszáma. Egy regisztrált olvasóra átlagosan 10 kölcsönzés jutott.

27. A helyben használat intenzitása A mutató kiszámításához 2 könyvtári egységben végeztünk méréseket meghatározott időszakban, napi négy időpontban. A/B “A” a helyben használt dokumentumok száma, “B” a személyes használatok száma. A dokumentumok mérési egysége: kötési vagy fizikai egység. Egy személyes látogatásra 2 db helyben használt dokumentum jutott.

29. A gyűjtemény használata A mutató kiszámításához 2 könyvtári egységben végeztünk méréseket Az előző mutatónál kapott helyben használati adatokat kiegészítettük a kölcsönzési adatokkal. A/B*100 “A” a kölcsönzésben lévő és a helyben használt dokumentumok száma, “B” a gyűjtemény összes dokumentuma. A kölcsönözhető állomány 21 százaléka volt forgalomban a jelzett időszakban.

37. Teljesítménymérés • Szolgáltatási hatékonyság mutatói: • A kölcsönzési állomány forgási sebessége • A kölcsönzések költségessége • A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága • A tárgyi eszközök kihasználtsága • Az ülőhelyek kihasználtsága • A dokumentumfeldolgozás gyorsasága

38. A kölcsönzési állomány forgási sebessége A mutató kiszámítását a 2003. évi statisztika alapján végeztük. A/B A = kölcsönzött dokumentumok száma B = kölcsönözhető dokumentumok száma Esetünkben A = 512.954 B = 455.850 A mutató megmutatja annak átlagát, hogy egy dokumentumot hányszor kölcsönöztek ki.(1,12)

39. A kölcsönzések költségessége A mutató kiszámítását a 2003. évi statisztika alapján végeztük. A/B A = éves költség B = a kölcsönzések éves száma A mutatót kétféle módon számoltuk. Csak az állami támogatást figyelembe véve, ill. állami támogatás+pályázati pénz+saját bevétel.

40. A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága Ezt a mérést 3 egységben végeztük. A mintavétel időszaka: nov.15.-dec. 15. közötti idő. A 2003. évi statisztika alapján kiszámoltuk az éves időszak mutatóját is. A mutató kiszámítása: A/B*100 “A” a mérési időszakban megkapott dokumentumok száma, “B” a mintavételi időszakban kért dokumentumok száma. A mutató segítségével megállapítható azon kért dokumentumok aránya, amelyeket a használói igényekhez igazított időn belül könyvtárközi kölcsönzés útján szereztünk be a használók számára.

42. A tárgyi eszközök kihasználtsága Ezt a mérést 3 egységben végeztük. Meghatározott mérési időszakban a hét különböző napjain napi 4 mérés történt eszköz fajtánként. A/B*100 “A” a vizsgálat idején használatban lévő tárgyi eszközök száma, “B” az eszközfajta teljes száma

43. A tárgyi eszközök kihasználtsága Fénymásoló (4 db) 32,66% HI-FI torony (2 db) 12,50% Nyomtató (3 db) 24,00% Rádió (1 db) 30,00% Számítógép (56 db) 58,66% Televízió (2 db) 5,00% Videómagnó (2 db) 4,00%

46. Az ülőhelyek kihasználtsága Ezt a mérést 3 egységben végeztük. Meghatározott mérési időszakban a hét különböző napjain napi 4 mérés történttípusonként, adatlapos regisztrálással. A/B*100 “A” a vizsgálat idején az elfoglalt ülőhelyek száma, “B” az összes ülőhely száma Asztal felszerelés nélkül 40,4% Asztal felszereléssel 75,3% Ülőhely kötetlen tevékenységhez 33,4%