1 / 42

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI. BAHASAN. Proyek Konsep manajemen dalam manajemen proyek Fungsi-fungsi manajerial Kepemimpinan Efisiensi dan efektivitas Profesi manajer proyek PMI dan PMBOK. KUIS AWAL. Tuliskan 3 hal yang anda ketahui tentang p royek

talbot
Download Presentation

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENGELOLAAN PROYEKSISTEM INFORMASI

  2. BAHASAN • Proyek • Konsepmanajemendalammanajemenproyek • Fungsi-fungsimanajerial • Kepemimpinan • Efisiensidanefektivitas • Profesimanajerproyek • PMI dan PMBOK

  3. KUIS AWAL Tuliskan 3 hal yang andaketahuitentangproyek Apa yang dimaksuddenganfungsi-fungsimanajemen Apapendapatandatentangkepemimpinan Apaartikegiatanberlangsungefisien Apaartikegiatanberlangsungefektif Apaartiprofesional

  4. PROYEK PROYEK: Usaha dalamwaktu yang terbatasuntukmencapaitujuan /hasil tertentu (produk/jasa) Umumnyaproyekmelibatkanbanyakorang seringkali dari berbagai bidang ilmu yang kegiatannyasalingterkait

  5. KEGIATAN PROYEK Jenis kegiatan proyek: • Kegiatanuntukmenghasilkanprodukproyek • Kegiatan yang menjaminprodukproyekselesaisesuaipersyaratan yang ditetapkan, terutamadalamhal -Cakupan, -Waktu, -Biaya, -Mutu.

  6. Produkproyek: • Produkakhirdiserahkanpadaakhirproyek. Merupakanalasanutamakenapasebuahproyekdilaksanakan Contoh: Perangkatkerasdanjaringan yang terpasang,Sistemaplikasi yang terpasang, Panduanbagipengguna, Dokumentasisistemlengkap.

  7. Produkproyek: • Produkantaradiserahkanpadawaktu-waktu yang telahdijadwalkan; Contoh: Hasilsurvei, Hasilanalisis, Rancangan.

  8. Kegiatanuntukmenjaminprodukproyekselesaisesuaipersyaratan,dilakukandalamcakupanmanajemenproyekKegiatanuntukmenjaminprodukproyekselesaisesuaipersyaratan,dilakukandalamcakupanmanajemenproyek • Produkkegiataninimisalnyaadalah: • Laporan-laporanproyek • Rencanaproyek • dll

  9. SIFAT PROYEK • Sasaran unik. • Berlangsung sementara. • Perlusumber daya dari berbagai bidang, baikdari dalam maupun dari luar organisasi • Personil, perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, dll • Punya sponsor utama/ pelanggan, yang: • menjadi penentu sasaranproyek • menjadipenentudalamhalfinansial

  10. Proyek mengandungketidakpastian. Lingkungan proyek bisaberubahdan proyek harus merespon perubahan tersebut. • Pergeseransasaranproyek: misalnyakarena waktu penetapan sasaran proyek, pihak yang menetapkan sasaran ini belum secara jelas memahami strategi sistem informasi • Perubahanperaturan yang berasaldaristakeholderorganisasi

  11. Proyekmemiliki KENDALA (sesuatu yang berasaldari/ditentukanolehpihakluarproyek • Dana/sumberdaya,jumlahdanketersediaannya • Waktupelaksanaan • Cakupan MANAJER PROYEK mengelolaproyekdengan 3 kendalatersebut

  12. PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI FAKTA MASALAH PADA PROYEK T.I. Anggaranmembengkak Waktupelaksanaanlewatjadwal 31 % gagalditengahjalan 16,2 % sukses

  13. FAKTOR UTAMA MASALAH(Jim Johnson) Masukandaripenggunakurang Kebutuhandanspesifikasinyatidaklengkap Kebutuhandanspesifikasinyaberubah Kurangnyadukunganeksekutif Kurangkompetenteknologinya Kekurangansumberdaya Harapanterlalutinggi Sasarantidakjelas Waktuterlalusingkat Menggunakanteknologibaru

  14. MENINGKATKAN MASUKAN DARI PENGGUNA Seleksiproyekbagus, danjelassponsornya, serta sponsor bisacepat menerimainformasi Penggunadijadikananggotatim Pertemuanreguler proyek dengan pengguna Pelaporanreguler dan tepatwaktu Lokasipengembangsistem ‘dekat’ denganpengguna

  15. HARAPAN: • Hubungan dg pelanggan lebih baik • Selesai lebih cepat • Biaya rendah • Kualitas tinggi • Produktivitas meningkat • Koordinasi meningkat • Moral tim meningkat PROYEK PERLU DIKELOLA DENGAN BAIK BAGAIMANA ???

  16. MANAJEMEN PROYEK DEFINISI: Penerapan pengetahuan, ketrampilan, piranti, dan teknik dalam kegiatan proyek untuk memberikan hasil yang memenuhi kebutuhan stakeholder proyek atau bahkan melampauinya

  17. STAKEHOLDER PROYEK (PEMANGKU KEPENTINGAN) Pihak yang terlibat dalam kegiatan proyek atau yang terkena dampak kegiatan ataupun hasil proyek, seperti: > Sponsor > Tim proyek > Calon pengguna hasil proyek > Pelanggan > Staf pendukung > Pemasok > Pihak yang tidak menyetujui proyek Manajer proyek perlu menjalin hubungan baik denganparastakeholder

  18. MANAJER PROYEK Manajer proyek merupakan profesi dalam manajemen proyek Kemahiran dalam manajemen organisasi tidak lagi mencukupi untuk mengelolaproyek yang semakin rumit, dengan jadwal dan sumber daya yang kritis.

  19. P M I • Project Management Institute (PMI): Organisasi internasional bagi para manajer proyek • Menerbitkan sertifikat ‘Project Manager Professional’ (PMP). • MendefinisikanPoject Management Body of Knowledge (PMBOK)

  20. PMBOK Mencakup 9 bidangpengetahuan/knowledge area Padamasing-masingknowledge areadiatas, adabeberapaproses yang perludilaksanakan. Proses-proses tsb dikelompokkan menjadi 5, yaitu: Kelompok-kelompok proses memulai (inisiasi) proyek, perencanaan proyek, pengarahan & pelaksanaan proyek, pengawasan proyek, dan penutupan proyek

  21. 9 BIDANG PENGETAHUAN DALAM PMBOK PIRANTI & TEKNIK MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK KEBU-TUHAN & HARAP-AN STAKE-HOLDER MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK PROYEK BERHASIL MANAJM SDM PROYEK MANAJM KOMUNI- KASI PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK MANAJM PEMBE- LIAN PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 denganmodifikasi)

  22. KELOMPOK PROSES DALAMMANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU

  23. INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES KELOMPOK PROSES PELAKSANAAN INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES PERENCANAAN KELOMPOK PROSES PENUTUPAN KELOMPOK PROSES MEMULAI KELOMPOK PROSES PENGAWASAN AWAL FASE AKHIR FASE WAKTU

  24. PROYEK SEBAGAI RANGKAIAN FASE Manajer proyek dapat memandang proyek sebagai serangkaian fase-fase yang terkait untuk menghasilkan produk proyek. Siklus hidup proyek sangat bervariasi. Contoh: model spiral (Muench, 1994) yang melewati kuadran : identifikasi, perancangan, konstruksi, danevaluasi

  25. SIKLUS HIDUP PROYEK KONSEP PENGEMBANGAN IMPLEMENTASI (PELAKSANAAN) MENGAKHIRI (CLOSE OUT) KELAYAKAN PROYEK ( FOKUS PADA PERENCANAAN ) AKUISISI PROYEK ( FOKUS PADA PENYERAHAN HASIL KERJA ) Dapatdipandangsebagaikegiatan yang terkaitdengankelayakanproyek, diikutidengankegiatan yang terkaitdenganakuisisiproyek (proyekditerimadandilaksanakan) fokuspadahasilkerja

  26. SIKLUS HIDUP PRODUK Kegiatandalamproyek yang terkaitdenganprodukproyek, mengikutiSiklusHidupProduk Sifatnyabervariasi, tergantungprodukproyek

  27. Contoh: siklushidupprodukpadapengembangan SI: Model air terjun, memilikitahapan linear Model spiral Boehm, memilikitahapaniteratif Model bertumbuh, makin lama PRODUK makinlengkap Model R.A.D. (Rapid Application Development) dengan 4 fase, yaitu:perencanaankebutuhan; desainolehpengguna; konstruksi; pengalihansistem (cut over). Model denganprototipe Extreme programming, analisadandesaintidakdimodelkan, se-olah2 langsungpemrograman

  28. Manajemen proyek & disiplin ilmu lain PENGETA- HUAN & PRAKTEK MANAJEMEN PROYEK LINGKUNGAN PROYEK INTERAKSI ANTAR PERSONIL PENGETAHUAN, STANDAR DAN ATURAN BIDANG APLIKASI PENGETAHUAN DAN PRAKTEK MANAJEMEN UMUM Pengetahuan dan keterampilan manajer proyek

  29. KONSEP MANAJEMEN UMUM:FUNGSI-FUNGSI MANAJERIAL Menyusunkegiatandenganseluruhkebu-tuhannyauntukmencapaitujuantertentu PERENCANAAN Menyusunorganisasidengantugas, fungsi, danhubunganantarkomponenuntukmelaksanakanpencapaiantujuan PENGORGANI- SASIAN PENEMPATAN PERSONIL Menetapkan personil yang tepat dalam struktur organisasi Melakukan kegiatan yg senantiasa memberikan arah bagi organisasi dan komponennya PENGARAHAN Melakukan monitoring, membandingkanhasil monitoring dg rencana/standar, mela-kukantindakankorektifdanpreventif PENGAWASAN

  30. PERAN MANAJERIAL (Mintzberg) • Peran interpersonal • Figurehead  kegiatanseremonial • Leader  memotivasi • Liaison  mewakilidalamurusanbisnis • Peraninformasional • Monitor  memantaukinerja • Disseminator  mendistibusikaninformasi • Spokesperson  jurubicara, keluar

  31. PERAN MANAJERIAL (Mintzberg) • Perankeputusan • Entrepreneur  peningkatansesuaikebutuhan • Disturbance handler  menanganigangguan • Resource allocator  mengalokasikansumberdaya • Negotiator  melakukannegosiasi internal & eksternal

  32. MANAJEMEN PROYEK & MANAJEMEN UMUM Persamaanantaraproyek dengan operasi organisasi • Punya sasaran • Sumber daya terbatas • Punya rencana dan anggaran biaya

  33. Tidak semua pengetahuan dalam manajemen umum dipakai, karena adanyaperbedaan

  34. PROYEK SEBAGAI SISTEM Lingkunganproyekadalahorganisasi, sehinggaisyu-isyubisnisdanorganisasional perlu diintegrasikan dalam penyusunan rencana proyek Manajerproyekperlumemahamiproyeksecaraholistik Proyekpunya komponen-komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Merupakansistem yang tidaksepenuhnyatertutup, melakukanpertukarandenganlingkungannya

  35. PROYEK DAN ORGANISASI Pengaruh organisasi bagi proyek, ditinjau dengan4kerangka : • Kerangkastruktur, • Kerangka S.D.M, • Kerangkapolitik, • Kerangkasimbolik

  36. Kerangkastruktur, berfokuspada • Strukturorganisasi • Peran, tanggungjawabdanhubungankoordinatif • Kerangka S.D.M, berfokuspada: • Harmonisasikebutuhanorganisasidengankebutuhanpersonil proyek

  37. Kerangkapolitik, organisasionalmaupun personal • Persaingangrup/ individual dalamhalotoritasatassumberdaya, otoritaskeputusan, dll Kerangkasimbolik, berfokuspadasimboldanarti • Artisetiapperistiwa (misal, hadirnya CEO padaperesmianmulainyaproyek) • Berkaitandenganbudaya: waktukerja, carakerja, disiplin • Penggunaan T.I. ygcanggihsimbolperusahaanmaju

  38. Kerangkastrukturorganisasidalamkaitannyadenganproyek • Organisasi berbasis proyek • Organisasi yang tidak berbasis proyek.

  39. KERANGKA STRUKTUR ORGANISASI dan PROYEK • Organisasi berbasis proyek • Sebagian besar operasinya dikelola secara proyek • Organisasi menerima penghasilan karena mengerjakan proyek untuk organisasi lain • Organisasi mengadopsi pengelolaan secara proyek bagi sebagian besar operasi internalnya. • Organisasi yang tidak berbasis proyek. • Organisasi jarang melaksanakan proyek. Pada tipe ini (misalnya, manufaktur, jasa finansial, dsb), manajemen proyek tidak mudah.

  40. KONDISI AGAR PROYEK SUKSES(Standish group, 2001) Eksekutifmendukung Penggunaterlibat Manajerproyekberpengalaman Sasaranbisnisjelas Lingkupsempit Infrastrukturperangkatlunakbaku (berstandar) Kebutuhandasartetap Metodologi formal Estimasiandal

  41. KARAKTER MANAJER PROYEK YG EFEKTIF (Zimmerman & Yasin) Menjaditeladan Visionaris Kompetensecarateknis Dapatmengambilkeputusan Komunikator yang baik Motivator yang baik Menemuimanajemenpuncakbilaperlu Mendukunganggotatim Mendorongidebaru

  42. S ampaiJumpa

More Related