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學校行政研究 -- 理論與實務

CH8 時間管理 管理學泰斗彼得．杜拉克 : 「時間是最稀有的資源，除非能有效的管理它，否則其他的資源就更無法管理。 」 時間管理是一切管理的根源，唯有成功的時間管理，才是有效管理的基礎。. 學校行政研究 -- 理論與實務. 大綱. 第一節 時間的基本 概念 第二節 浪費時間的 因素 第三節 學校組織層級中的時間 管理 第四節 時間管理的策略. 第一節 時間的基本概念. 壹 . 時間的 特性 一 . 珍貴資源 →它 會 耗失、 無法 「 再生 」 二 . 不可 回溯 →時光的隧道是單向的：只有前進，沒有後退 三 . 不能 買賣

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Presentation Transcript

  1. CH8時間管理 管理學泰斗彼得．杜拉克:「時間是最稀有的資源，除非能有效的管理它，否則其他的資源就更無法管理。」 時間管理是一切管理的根源，唯有成功的時間管理，才是有效管理的基礎。 學校行政研究--理論與實務

  2. 大綱 • 第一節時間的基本概念 • 第二節浪費時間的因素 • 第三節學校組織層級中的時間管理 • 第四節時間管理的策略

  3. 第一節時間的基本概念 壹.時間的特性 一.珍貴資源 →它會耗失、無法「再生」 二.不可回溯 →時光的隧道是單向的：只有前進，沒有後退 三.不能買賣 →不能買、不能賣、不能租、不能借 四.無法暫停 →時間無法像機器一樣，可以掌握它、操縱它

  4. 第一節時間的基本概念 貳.時間管理的重要性 一.生涯規畫觀念的衝擊 →隨著生涯規劃受重視，時間管理格外引人注目 二.組織對成員工作效率的期待增加 →一個組織若要繼續生存，必須不斷提升效能 三.社會變化速度日益劇增 →如何掌握有限時間以適應社會的變遷變得更重要 四.休閒意識的抬頭 →對時間作有效的運用，把空出時間作為休閒之用 五.追求滿全的生活 →人生除了工作，還有愛情、婚姻、家庭、健康等

  5. 第二節浪費時間的因素 壹.計畫與決策不佳 一.工作拖延 →拖延的習慣，有時得是付出相當的代價 二.危機處理 →管理者常像消防隊一樣，忙著解決各種危機 三.缺乏順序 →有些學校行政人員分不清事情輕重緩急 四.優柔寡斷 →個人性格上的問題，亦會浪費時間

  6. 第二節浪費時間的因素 貳.組織不當 一.責任不清 →各處室職責描述不清楚、有責無權 二.文件繁瑣 →學校是科層化組織，若過於執著，則浪費時間

  7. 第二節浪費時間的因素 參.領導不善 一.含糊授權 →授權不清的原因有：對其他人缺乏信心、指示 不清等 二.成例過多 →許多例行性甚至不必要的工作，都是時間的敵人 三.缺乏激勵 →若缺乏管理者激勵，工作人員可能士氣低落拖延 進度

  8. 第二節浪費時間的因素 肆.溝通不良 一.不當溝通 →語言障礙、時機不對等，都可能造成溝通不良 二.無效會義 →例行會議-蠶食光陰. 臨時會議-鯨吞時間 . 晨間 會議-效率殺手

  9. 第二節浪費時間的因素 伍.控制不宜 一.電話困擾 →若使用不當，可能成為浪費時間的罪魁禍首 二.不速之客 →與人會面、談話、共同工作是上班族重要的一 部分 三.不知拒絕 →不知如何說「不」、害怕被認為無禮

  10. 第三節學校組織層級 中的時間管理 壹.不同領導者使用時間的風格 1.獨裁型: 容易造成部屬執行時，發生失敗或延誤的狀況，導致 事情不能順利進行。 2.放任型: 限制完成工作的期限時，屬下便開始覺得慌亂，特別 是在領導者明示工作重點時，屬下如果判斷錯誤，極 易導致工作時間拖延。 3.參與型:最能實踐時間管理的人。 採取權變原則: 1.諮詢式參與 2.設計式參與 3.共同決 定式參與

  11. 第三節學校組織層級 中的時間管理 貳.管理者時間的分配準則 一.他人的請求 →管理者的指示，屬下照單全收，對時間管理影響很大 二.時間的長短 →時間必須詳加分配，才能使每一分鐘發揮最大效益 三.興趣的深淺 →面對討厭卻重要的問題，把它排在前面期限完成 四.熟悉的程度 →很少人會想嘗試陌生的工作 五.期限的壓力 →最後關頭才肯投入工作，此工作態度是麻煩的根源

  12. 第三節學校組織層級 中的時間管理 參.領導者與部屬的時間分配 規劃的時間隨著管理者層級的增加而增加 學校組織層級中管理與作業時間比 10% 校長 90% 管理(授權) 作業(自己動手) 主任 30% 組長或老師 70%

  13. 第四節時間管理的策略 壹.有效計畫 一.計畫評核術(PERT) →計畫(Program)、評估(Evaluation)、查核 (Review)等技術(Technique) 二.目標管理 →在一定期限內，要達成何種成果，由自己設立負責 三.工作簡化 →可增加工作量與提高工作素質、節省時間與人力

  14. 第四節時間管理的策略 貳.擺脫時間的浪費 一.避免拖延 原因: 1.自我懷疑，對自己不確定，花很多時間猶豫猜想 2.對挫折的低容忍度 3.解決問題技巧拙劣 4.時間估計錯誤

  15. 第四節時間管理的策略 貳.擺脫時間的浪費 一.避免拖延 解決方法 • 放棄完美主義 • 列出重要或緊急事項 • 劃分工作 • 直接面對不愉快的工作 • 獎勵自己 • 掌握資訊

  16. 第四節時間管理的策略 貳.擺脫時間的浪費 二.排除干擾 1.電話 2.訪客 3.會議 三.掌握時間 1.同時處理 2.積極充實 3.配合節奏 4.準時下班 5.休閒時間 6.彈性時間

  17. 第四節時間管理的策略 貳.擺脫時間的浪費 四.加強組織互動 1.落實職務授權 2.有效意見溝通 • 給予充分反應時間 • 明確與簡潔 • 慎選時間 • 提供回饋管道

  18. 第四節時間管理的策略 貳.擺脫時間的浪費 五.管理部屬的時間 1.尊重部屬 2.指派工作應值得被授權者花費他們的時間與努力 3.辦理時間管理研討會 4.協助部屬成長 5.控制部屬的工作負荷

  19. 結語 • 在教育領域，對於時間管理的研究還不深入，乃因教育界領導人沒有認識到時間管理的重要性，所以無法提供行政人員，有助於提高這方面能力的充分條件。 • 為提高教育與行政績效，學習時間管理的策略，藉以有效利用時間，創造自己的時間，並減低因時間所造成的壓力，是日後教育學程規劃時所應留意的。

  20. THE END

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