Archiv-, DMS- und Workflowlösungen mit OS|ECM in der Stadtverwaltung Jena

1. Archiv-, DMS- und Workflowlösungen mit OS|ECM in der Stadtverwaltung Jena - R E C H N U N G S E I N G A N G S W O R K F L O W -

2. 2 Zielstellung - papierloser Belegdurchlauf im Anordnungs- und Freigabeprozess eingegangener Rechnungen Angestrebte Effekte - Verrringerung der Durchlaufzeiten - Reduzierung des Bearbeitungsaufwandes jedes einzelnen Prozessbeteiligten - Entlastung der Mitarbeiter von sachfremden Tätigkeiten (z.B. Transporte) - Wegfall der Bindung der Arbeitsplätze der Prozessbeteiligten an bestimmte Standorte - Transparenz, Kontrolle und höhere Sicherheit des Bearbeitungsprozesses - ständige Verfügbarkeit der Rechnung - Protokollierung der Bearbeitungsschritte und Zeichnungen, Verknüpfung des Protokolls an die Rechnung - zentrale Ablage im Rechnungseingangsbuch der Verwaltung - größtmögliche Datenkorespondenz zwischen DMS- und HKR-Verfahren

3. 3 Workflowschritte der Rechnungsbearbeitung 1. Rechnung erkennen und Workflow starten 2. Rechnung prüfen, sachlich u. rechnerisch richtig zeichnen 3. Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 4. Anordnung sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 5. Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 6. Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 7. Freigabe Kasse Darstellung der Workflow-Schritte im DMS →

4. 4 Workflowschritte der Rechnungsbearbeitung 1. Rechnung erkennen und Workflow starten 2. Rechnung prüfen, sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 3. Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 4. Anordnung sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 5. Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 6. Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 7. Freigabe Kasse Steuerung in der Präsentation: zum Workflowschritt zurück

5. 5 Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten

6. 6 Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten 2. Dokument öffnen

7. 7 Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Datenblatt ergänzen („F2“) Daten können von der Rechnung im Hintergrund abgelesen oder durch Kopierfunktionen über- nommen werden.

8. 8 Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Datenblatt ergänzen („F2“) 4. Bearbeiter für sachliche und Rechnerische Richtigkeit aus- wählen

9. 9 Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Datenblatt ergänzen („F2“) 4. Bearbeiter für sachliche und Rechnerische Richtigkeit aus- Wählen 5. Workflow starten Ja! Die Rechnung wird zur Prüfungweitergeleitet.

10. 10 • Arbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnen • 1. Workfloweingangskorb sichten • Der Arbeitsschritt wurde an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet • Benachrichtigung erfolgt über Email sowie Benachrichtigung bei Programmstart • Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt → hier: PRÜFUNG

11. 11 • Arbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnen • 1. Workfloweingangskorb sichten • 2. Anordnungsdaten erfassen • Zahlungsempfänger Diese Daten können nur über den Button „Kreditorensuche“ aus der HKR-Adressdatenbank ausgewählt und übernommen werden.

12. 12 • Arbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnen • 1. Workfloweingangskorb sichten • 2. Anordnungsdaten erfassen • Zahlungsempfänger • Buchhaltungsdaten Nicht alle Daten sind Pflichtfelder, sollten aber durch die fachliche Kompetenz des Bearbeiters hier schon weitestgehend erfasst werden.

13. 13 Arbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Anordnungsdaten erfassen 3. Weiterleiten Es gibt 2 Möglichkeiten des Weiterleitens: A: Weiterleiten an einen weiteren Bearbeiter zwecks Rückfrage (bei mehreren Beteiligten) oder Zuarbeit (z. B. Einpflegen fehlender Adress-Daten in der HKR-Stammdatenbank) und anschließendes, oder wenn diesnicht notwendig ist, sofortiges B: Weiterleiten an die Haushaltsstelle zur Anordnungserstellung

14. 14 • Momentaner Stand im Workflowprozess • Schleife “Prüfung” aktiv • Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Anordnung erstellen”

15. 15 • Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung • 1. Workfloweingangskorb sichten • Der Arbeitsschritt wurde an den zuständigen Sachbearbeiter in der Haushaltsstelle weitergeleitet • Benachrichtigung erfolgt über Email sowie Benachrichtigung bei Programmstart • Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: ANORDNUNG ERSTELLEN

16. 16 Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Dokument öffnen Rechnungsrelevante Daten lesen (Zahlungsempf., Rechnungsbetrag)

17. 17 • Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung • 1. Workfloweingangskorb sichten • 2. Dokument öffnen • 3. Rechnung an HKR übergeben • Buchungsmaske im HKR öffnen • Haushaltsstelle bestimmen • Rechnungseingangsuch öffnen

18. 18 • Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung • 1. Workfloweingangskorb sichten • 2. Dokument öffnen • 3. Rechnung an HKR übergeben • Buchungsmaske öffnen • Haushaltsstelle bestimmen • Rechnungseingangsuch öffnen • vom System bereits erfasste Rechnungsdaten auswählen • Ausgewählte Rechnung mit “+” übernehmen • Daten wurden in die Buchungs- maske übernommen

19. 19 Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Rechnung an HKR übergeben 4. Weiterleiten Zurück zur Workflowmaske in OS|ECM → „WEITERLEITEN“ → Rückfrage/Erinnerung

20. 20 Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Rechnung an HKR übergeben 4. Weiterleiten 5. Anordnung anfügen →dieim HKR erstellte Anordnung wird automatisch mit der Rechnung verknüpft → dadurch Schrifterfordernis er- füllt

21. 21 • Momentaner Stand im Workflowprozess • Schleife “Anordnung erstellen” abgeschlossen • Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Anordnung sachl. u. rechn. richtig”

22. 22 • Arbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch richtig zeichnen • 1. Workfloweingangskorb sichten • Der Arbeitsschritt wird an den nächsten zuständigen Sachbe- arbeiter in der Haushaltsstelle weitergeleitet • Benachrichtigung erfolgt über Email sowie Benachrichtigung bei Programmstart • Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: ANORDNUNG SACHLICH/ RICHTIG ZEICHNEN

23. 23 Arbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Rechnung bestätigen → Rechnung nochmals prüfen → sachl./rechn. Richtig bestätigen

24. 24 Arbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Rechnung bestätigen 3. Rechnung weiterleiten

25. 25 • Momentaner Stand im Workflowprozess • Schleife “Anordnung sachlich und rechnerisch richtig” abgeschlossen • Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Anordnung unterzeichnen”

26. 26 • Arbeitsschritt 5: Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) • 1. Workfloweingangskorb sichten • Der Arbeitsschritt wurde an den nächsten zuständigen Sachbe- arbeiter in der Haushaltsstelle weitergeleitet • Benachrichtigung erfolgt über Email sowie Benachrichtigung bei Programmstart • Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: ANORDNUNG UNTERZEICHNEN

27. 27 Arbeitsschritt 5: Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken

28. 28 Arbeitsschritt 5: Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken → Zeichnen durch Passworteingabe → Arbeitsschritt beendet!

29. 29 • Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) • 1. Workfloweingangskorb sichten • Der Arbeitsschritt wurde an den zuständigen zeichnungsbefugten LEITER weitergeleitet • Benachrichtigung erfolgt über Email sowie Benachrichtigung bei Programmstart • Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: ANORDNUNG UNTERZEICHNEN LEITUNG

30. 30 Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken

31. 31 Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken → Zeichnen durch Passworteingabe → Arbeitsschritt beendet!

32. 32 Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken → Zeichnen durch Passworteingabe → Arbeitsschritt beendet! Prozessschritte im Hintergrund: → im HKR erfolgt automatisch die Fachamtsfreigabe → keine manuelle Freigabe durch Haushaltsstelle mehr notwendig!

33. 33 • Momentaner Stand im Workflowprozess • Schleife “Anordnung unterzeichnen”abgeschlossen • Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Freigabe Kasse”

34. 34 • Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse • 1. Workfloweingangskorb sichten • Der Arbeitsschritt wurde an alle Mitglieder der Gruppe “Buchungs- sachbearbeiter” in der Kasse weitergeleitet • Benachrichtigung erfolgt über Email sowie Benachrichtigung bei Programmstart • Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: FREIGABE KASSE

35. 35 Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen A:An Hand der Haushaltsstelle in der Infozeile des Eingangskorbes (wird noch umgesetzt) B: Durch Öffnen der Rechnung

36. 36 Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen 3. Prüfen der Freigabevoraus- setzungen → Rechnungs-, Buchhaltungs- und Kontierungsdaten → Vorliegen aller (virtueller) Unter- schriften durch Protokollkontrolle

37. 37 Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen 3. Prüfen der Freigabevoraus- setzungen 4. Workflow abschließen → mit “Weiterleiten“ Bearbeitung im DMS beenden (Entgegennahme des Arbeits- schrittes wird ebenfalls protokol- liert)

38. 38 Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen 3. Prüfen der Freigabevoraus- setzungen 4. Workflow abschließen 5. Freigabe der Buchung im HKR - Ende des Workflows -

39. 39 • Weitere Prozesse im Hintergrund • Rechnung wird mit Klassifizierung automatisch im Rechnungseingangs- buch abgelegt • Bearbeitungsstatus und Verlinkung zum Rechnungsdokument auch aus dem Rechnungseingangsbuch heraus • Protokollierung der durchgeführten Bearbeitungsschritte und Bearbeiter • “Kommunizierung” des DMS mit HKR (Abfrage/Übernahme Adressdaten, Abfrage und Übergabe Buchungs- status, Einbindung der erzeugten Anordnungen, Zugriff aus dem HKR auf das Rechnungsdokument im DMS, etc. ...)

40. 40 • Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit