Consortium licenties

1. Consortium licenties Kees Klijs TU Eindhoven 9 nov. 2005

2. Het wetenschappelijk tijdschrift • Belangrijkste formele communicatie-medium • Artikelen moeten nieuw en uniek zijn • Auteursrecht wordt meestal overgedragen aan de uitgever • Uitgever heeft monopolistisch product • Prijsstelling is arbitrair

3. Traditionele acquisitie van tijdschriften • Bibliotheken hebben abonnementen op afzonderlijke tijdschriften • Beslissingen worden genomen over afzonderlijke abonnementen • Beslissingen op basis van kwaliteit/ relevantie/ prijs • Bestellingen liepen meestal via intermediairs (bijv. Swets) • Geen directe contacten tussen bibliotheken en uitgevers

4. Aanleiding/begin nieuw model • “Serials crisis”:een cyclisch proces van sterke prijsstijgingen (>10% per jaar) en opzeggingen • Opkomst van het digitale tijdschrift naast de gedrukte versie; koppelverkoop, online bij print • Uitgever komen met grote digitale verzameling, i.h.b. fulltext digitale tijdschriften online • Bibliotheken gaan gezamenlijk onderhandelen voor gunstiger condities voor abonnementen print + online

5. Kenmerken van de deals 2000/2001 • Print+online of online only • Campusbrede toegang • Toegang tot het hele pakket van de uitgever • Prijs gebaseerd op historische uitgaven per universiteit (jaar min 1, of min 2) • Afspraken over jaarlijkse prijsstijging (rond 5%) • Mantelovereenkomst: facultatieve deelname per instelling, bilaterale contracten • Uitgevers houden een stabiel inkomen, bibliotheken krijgen meer ‘content’

6. Licentiecontracten • Product/pakket • Content (titels + jaargangen) • ‘Cross access’ of het hele fonds • Duur • Prijs per jaar/ prijsmodellen • ‘Price cap’ (max.) jaarlijkse prijsstijging • Toegankelijk voor wie en vanaf waar, campus (IP domein), walk-in users, off-campus use • ‘Archival rights’, ‘perpetual access’ • IBL (alleen prints), course packs

7. Prijsmodellen • Historische besteding • Omvang van de populatie • Omvang en inhoudelijk profiel van de populatie • Omzet financieel van de universiteit • Gebruik

8. Licentiebureau UKB 2001 • Eerst 0.6 fte, nu al meer dan 2 fte • Inbedding in Surf-organisatie; Surfdiensten • Contacten met uitgevers • Voorbereiding licenties • Contacten met de leden • Coördinatie van licenties • Beheer van de licentieadministratie • Expertisecentrum licenties

9. Voordelen digitale tijdschriften • Campuswijde toegang: kan op elke werkplek geraadpleegd worden • Digitale bibliotheek wordt virtuele bibliotheek (plaats- en tijd-onafhankelijk) • Navigeren door clicken en linken • Door linking vanuit zoeksystemen directe toegang naar de fulltext van het artikel • Directe linking vanuit referenties in artikelen

10. Impact van de deals → gebruikers raken snel gewend aan het ruime aanbod van digitale tijdschriften en aan het netwerk van links van publicaties. Ze verwachten dat alle relevante tijdschriften zo toegankelijk zijn en met links verbonden

11. Typen uitgevers • Grote commerciële uitgevers met multidisciplinair pakket tijdschriften • Elsevier, Springer, Wiley, Blackwell • Voormalige “university presses” • Oxford, Cambridge • “hors concours” multidisciplinair wereldklasse • Nature, Science • Society uitgevers • ACS, AIP, APS, IOP, IEEE, AMS, SIAM • Kleinere commerciële uitgevers

12. Typen materialen • Tijdschriften verzamelingen • Elsevier Science Direct • Bibliografische databases • Web of Science, Scifinder, Psycinfo • Nieuwsbronnen en kranten • Lexis Nexis • Wetten en jurisprudentie / overheid • Kluwer law, Opmaat • Naslag, encyclopedisch • Enc. Britannica, vakgerichte naslagwerken • E-books collecties

13. Big deals verlengen per 2005? • Elsevier (incl. Academic Press) • Springer (incl. Kluwer Academic) • Wiley • Blackwell (nieuwe deal, later toegevoegd)

14. Onderhandelingen nieuwe deals per 2005 • Ontwikkelen van een gemeenschappelijke strategie • Uitgangspunt: een deal voor alle universiteiten • Betrekken van de Colleges van Bestuur (VSNU/SURF) • Onderhandelingsdelegatie uit UKB, SURF en Surfdiensten • Ontwerpen van een nieuw kostenverdeelmodel

15. Strategie 2005 • Echte consortiumovereenkomst (één factuur). Alle (of geen) universiteiten nemen deel. Onderlinge kostenverdeling • E-only als uitgangspunt • We willen niet méér betalen en we willen hele pakketten blijven behouden • Als dit niet lukt: zo veel mogelijk content voor de prijs van 2004 • Wel zo veel mogelijk “access” voor een zo laag mogelijke prijs • Slechts een zeer beperkte prijsstijging per jaar (1 of 2%) • Geen pay-per-view arrangementen • Zo min mogelijk administratieve lasten door transparante afspraken

16. Strategie 2005 vervolg 1 • Overeenstemming met Springer en Wiley op basis van uitgangspunten • Met Elsevier geen overeenstemming op deze uitgangspunten. • Voorstel Elsevier 1: Toegang tot het hele pakket met een prijsstijging van 5% per jaar • Voorstel Elsevier 2: toegang tot de 90% meest gebruikte tijdschriften voor de prijs 2004 gedurende 3 jaar. Dit betekent: geen toegang tot ¾ van de Elsevier titels

17. Strategie 2005 vervolg 2 • 90% van het gebruik betekent een veel kleiner aantal tijdschriften • Discussies over de voors en tegens van 90% • Voor: we betalen niet voor de tijdschriften die we weinig gebruiken en we kunnen het geld besteden aan andere (kleinere) uitgevers (flexibiliteit) • Tegen: het aanbod wordt kwantitatief veel kleiner, hetgeen onhandig en onduidelijk is voor de gebruikers. Het resultaat is niet transparant en er is een groter administratieve last voor beide partijen • Spanning tussen onderhandelingsdelegatie (principes) en achterban (pragmatiek)

18. Strategie 2005 vervolg 3 • Drie opties: 100%, 90%, of geen consortium deal en iedere bibliotheek neemt alleen de strikt noodzakelijke tijdschriften • Nieuwe onderhandelingen met als inzet 100% • Eventueel meer prijsstijging accepteren als we extra content krijgen bijv. de backfiles • Mogelijkheid om ook HBO, onderzoeksinstituten en ziekenhuizen in de deal mee te nemen. UKB/surfdiensten zullen dan voor de marketing zorgen

19. Mogelijkheden Kostenverdeelmodel • Historisch: gebaseerd op besteding in het verleden • Gebruik : gebaseerd op gebruik in afgelopen jaar/jaren • Omvang van de gebruikersgroep (studenten+medewerkers) • Omvang en profiel van de gebruikersgroep (studenten+medewerkers per onderwerpsgebied)

20. Kostenverdeelmodel 1 • Gebaseerd op het aantal medewerkers per onderwerpsgebied en per universiteit • Onderwerpsgebieden zijn breed en meetbaar • HOOP: 9 onderwerpsgebieden: landbouw, natuur, techniek, gezondheid, economie, rechten, gedrag en maatschappij, onderwijs, taal en cultuur • De tijdschriften worden ingedeeld in HOOP gebieden • De prijs van het totale pakket wordt verdeeld over de Hoop gebieden op basis van de prijs van de tijdschriften per HOOP gebied • De prijs van het pakket tijdschriften per HOOP gebied wordt verdeeld op basis van het aantal medewerkers per HOOP gebied per universiteit

21. Kostenverdeling schema

22. Kostenverdeelmodel 2 • Studentenaantallen per HOOP gebied i.p.v. medewerkers (beter meetbaar) • Samenvoeging van landbouw + natuur + techniek was nodig om de tijdschriften te kunnen indelen • Samenvoeging onderwijs (weinig tijdschriften, weinig studenten) met gedrag en maatschappij • Correcties voor de speciale positie van Delft en Wageningen (hoog historisch uitgavenniveau)

23. Kostenverdeelmodel 3 Soms grote discrepantie tussen nieuwe en oude kostenverdeling, demping gewenst: • Meewegen van de totale omzet van de universiteit voor 1/3; 2/3 volgens de HOOP verdeling (grotere universiteiten hebben meer profijt van de multidisciplinaire pakketten) • Demping: overgangsperiode van 4 jaar van historisch model naar dit model

24. Kostenverdelingsmodel 4 Nog steeds te grote verschillen met historische verdeling, verdere aanpassing nodig • Meewegen van de totale omzet van de universiteit voor ½; andere ½ volgens HOOP verdeling • Combineren van de 4 grote deals in een pakket • Demping: Overgangsperiode van 10 jaar van historische verdeling naar nieuwe

25. Problemen • BTW problematiek (van 6 naar 19%) • Besluitvorming tussen leden van UKB • Besluitvorming locaal bij de instellingen (financieringsmodellen verschillen) • Communicatie met uitgevers • Administratie van uitgevers klopt vaak niet

26. Voordelen • Veel sterkere positie • Veel gemeenschappelijke kennis opgebouwd • Voor dezelfde prijs een veel groter aanbod voor de gebruikers • Modelcontracten • Bewaking van de contracten • Uitwisseling van ervaringen met het buitenland (ICOLC)

27. Verder • Nog meer gemeenschappelijke beleid en commitment is nodig • Gemeenschappelijk beheer van licenties • Uitbreiding van de gebruikerskring • Nationaal licentiebeleid? Nationale licenties? • Nieuwe publicatiemodellen • Open access?