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第二章 数据库及表的基本操作

第二章 数据库及表的基本操作. 内容提要. Access 2003 的使用基础 创建数据库 创建数据表 表的基本操作 表的数据操作 建立索引和表间关系. 2.1 Access 2003 的使用基础. Access 的特点 Access 启动及退出 Access 窗口组成 Access 的系统结构. Access 的特点. 与 Windows 完全一致的界面风格,使用面向对象的概念,易学易用。 是 Office 组件之一,与 Word 、 Excel 、 PowerPoint 等应用程序统一的操作界面。

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第二章 数据库及表的基本操作

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Presentation Transcript


  1. 第二章 数据库及表的基本操作

  2. 内容提要 • Access 2003的使用基础 • 创建数据库 • 创建数据表 • 表的基本操作 • 表的数据操作 • 建立索引和表间关系

  3. 2.1 Access 2003的使用基础 • Access的特点 • Access启动及退出 • Access 窗口组成 • Access的系统结构

  4. Access的特点 • 与Windows完全一致的界面风格,使用面向对象的概念,易学易用。 • 是Office组件之一,与Word、Excel、PowerPoint等应用程序统一的操作界面。 • 能够处理多种数据类型,可以对FoxPro和Excel等格式的数据进行访问。 • 增强了Web的集成,增强了与XML之间的转换能力,可以更方便地共享跨越平台和不同用户级别的数据,还可以作为企业级后端数据库的前台客户端。 • 支持ODBC标准的SQL数据库的数据。

  5. Access的特点(cont.) • 采用OLE技术,能够方便创建和编辑多媒体数据库。 • 设计过程自动化,大大提高工作效率。 • 内置大量的函数,提供许多宏操作。 • 可以将数据库应用程序的建立移进用户环境,从而淡化最终用户和应用程序开发者之间的关系。

  6. Access的启动及退出 1. 启动Access:“开始”→“所有程序” → Microsoft Office→ 2 .退出Access (方法略)

  7. Access 窗口组成

  8. Access的系统结构 • Access通过各种对象管理信息,数据库对象有七种: • 1、表(Table) 2、查询(Query) • 3、报表(Report) 4、窗体(Form) • 5、宏(Macro) 6、模块(Module) • 7、数据访问页(Page) • 这些对象都存放在同一个数据库文件(.mdb文件)中 。

  9. 数据库下的七种对象

  10. • 表是数据库的核心与基础,是数据库中其它对象的数据来源

  11. 查询 • 查询是数据库中检索数据的对象,用于从一个或多个表中找出用户需要的记录或统计结果。 • 查询必须建立在表或其它查询基础之上 查询出“学生”表中“性别”为“男”的记录

  12. 窗体 • 窗体是用户和Access应用程序之间的主要接口。用户可以通过窗体方便而直观地查看、输入或更改表中的数据 • 窗体的数据来源是表或查询

  13. 报表 • 报表用于数据的打印输出,它可以按用户要求的格式和内容打印数据库中的各种信息 • 报表的数据来源是表或查询

  14. 页(数据访问页) • 与其它Access数据库对象不同,页对象是一个独立的.htm文件,用于在浏览器中查看和处理Access数据库(或SQL Server数据库、Excel工作表等)中数据,以支持数据库应用系统的Web访问方式。其功能类似于窗体。

  15. • 宏是一个或多个操作的集合,其中,每个操作执行特定的功能。 在宏设计器窗口下创建“学生基本信息”宏

  16. 模块 • 模块就是将VBA声明和过程作为一个单元进行保存的集合。它是由声明和过程组成的,一个模块可能含有一个或多个过程,其中每个过程都是一个函数过程或者子程序。 • 模块可以与窗体、报表等对象结合使用,完成宏无法实现的复杂功能,开发高性能、高质量的数据库应用系统。

  17. 模块 强化功能 强化功能 强化 功能 窗体 报表 来源 来源 来源 来源 查询 来源 表 数据库对象之间的关系 表是数据库中的全部数据来源,一个数据库中可以建立多个表 查询的数据来源于表或其它查询 窗体的报表的数据来源可以是表,也可以是查询 宏和模块是强化数据库功能的有力工具,可以在窗体或报表中被调用 这些对象都存放在同一个数据库文件(.mdb)中 页对象是一个独立的.htm文件,用于在浏览器中查看和处理数据

  18. 2.2 创建数据库 • 创建空数据库 • 使用向导创建数据库 • 数据库的基本操作

  19. 创建空数据库 步骤1:执行菜单“文件”|“新建”命令。 步骤2:在“新建文件”任务窗格,选择“模板”栏下的“本机上的模板”,弹出“模板”对话框,选择“常用”选项卡下的“空数据库”选项,单击“确定”按钮,将弹出“文件新建数据库”对话框。

  20. 或者:在“新建文件”任务窗格中,单击“空数据库”选项,直接出现“文件新建数据库”对话框。或者:在“新建文件”任务窗格中,单击“空数据库”选项,直接出现“文件新建数据库”对话框。

  21. 数据库窗口 名为“成绩管理”的空数据创建完毕

  22. 使用向导创建数据库 步骤1:执行菜单“文件”|“新建”命令,出现“新建文件”任务窗格,单击“模板”栏下“本机上的模板”选项,出现 “模板”对话框。 步骤2:在“模板”对话框中选择“数据库”选项卡,从中任意选择一个数据库模板,然后单击“确定”按钮。 步骤3:按照向导对话框的提示,完成数据库的创建。

  23. 使用向导创建出“库存控制”数据库

  24. 数据库的基本操作 • 打开数据库 • 关闭数据库 • 备份数据库 • 压缩数据库 • 修复数据库 • 数据库的版本转换 • 借助菜单“工具”|“数据库实用工具”|“转换数据库”命令完成转换过程。 • 在使用数据库时,不断的增加或修改记录,数据库文件可能会被分成很多碎片,使得数据库在磁盘上占用空间比其所需空间大很多,同时响应时间变长。数据库压缩可以整理和安排数据库在磁盘中的保存位置,实现高效存储。 • 借助菜单“工具”|“数据库实用工具”|“压缩和修复数据库”命令 完成压缩过程。 • 突然停电,异常关机会造成某些数据的破坏,需要对数据库进行修复。 • 执行菜单“工具”|“数据库实用工具”|“压缩和修复数据库”命令完成修复过程。

  25. 2.3 创建数据表 • 创建数据表 • 使用向导创建表 • 使用设计器创建表 • 通过输入数据创建表 • 表记录的输入和编辑 • 字段的属性设置

  26. 学生数据表 • 表是一组相关的数据按行和列排列的二维表格。 • 除标题行外,一行称为一条记录,共12条记录;一列为一个字段,图中显示为9个字段,字段名分别为:学号、姓名、专业编号……

  27. 创建数据表 在数据库窗口,选择“表”对象,右边列表区中显示3种创建表的方式,双击其中一项开始创建数据表。 或者,在数据库窗口,选择“表”对象,单击工具栏中的“新建”按钮 ,弹出的“新建表”对话框中显示5种创建表的方式,选择其中一项,单击“确定”按钮开始创建过程。

  28. 1.使用设计器创建表

  29. 设计器中创建表的一般过程 启动设计视图 定义表的字段名称、字段类型和字段说明 定义表中字段 在设计视图的下方“字段属性”栏中设置字段属性,如字段大小、标题、默认值等 设置字段属性 定义主键 表只有定义了主键,才能定义该表与数据库中其他表之间的关系。 修改表结构 包括删除字段,增加字段,删除主键等。 保存表文件

  30. 字段的命名规则 • 字段名称可以长达64个字符,一个汉字计为一个字符。 • 字段名称可以包含汉字、字母、数字、空格和特殊字符,但不能以空格开头,也不能包含句点(.)、感叹号(! )、撇号(’)、方括号([和])和控制字符(ASCII码值为0-31的字符)。 • 同一表中的字段名称不能相同,也不要与Access内置函数或者属性名称(例如Name 属性)相冲突。

  31. 字段类型 存储文本、数字或文本和数字的组合,文本类型的数字(如电话号码)不能用于计算。 最多为255个字符,默认字符个数为50。 • 文本 • 备注 • 数字 • 日期/时间 • 货币 • 自动编号 • 是/否 • OLE对象 • 超链接 • 查阅向导 如团员否、婚否等。只有两个取值:“是”或 “否”、“真”或“假”、“开”或“关” 指在其他应用程序中创建的、可链接或嵌入到Access数据库中的对象 保存超链接地址,可以是某个文件的路径或URL,如电子邮件、网页等 用来创建一个“查阅”字段,允许用户使用列表框或组合框从另一个表或值列表中选择值

  32. 主键 • 定义 • 主键(主关键字,Primary Key):指唯一标识表中每条记录值的一个或多个字段,如学生表中的“学号”字段。 • 作用 • 提高查询和排序的速度。 • 在表中添加新记录时,Access会自动检查新记录的主键值,不允许该值与其他记录的主键值重复。 • Access自动按主键值的顺序显示表中的记录。如果没有定义主键,则按输入记录的顺序显示表中的记录。 • 主键用来将表与其他表中的外键相关联。

  33. 主键的特点 • 一是,一张数据表中只能有一个主键。主键虽然不是必需的,但应尽量定义主键。 • 二是,主键的值不能重复,也不可为空(Null)。

  34. 定义主键 • 单字段主键 • 在表设计视图中,选择要设置为主键的字段,单击“表设计”工具栏上的“主键”按钮,或者右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令 • 多字段主键 • 先按住Ctrl键,再依次单击要设置为主键的多个字段,单击“表设计”工具栏上的“主键”按钮,或者右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令

  35. “学生”表结构

  36. 修改表结构 • 增加字段 • 追加新字段:在末字段下面的空白行直接输入新字段名称,选择字段类型等; • 插入新字段:将光标置于要插入新字段的位置上,执行菜单“插入”|“行”命令,或者单击工具栏上的“插入行”按钮 。 • 删除字段 • 步骤1:将光标置于要删除字段所在行的任意单元格上,或者将鼠标移到字段左边的行选定器上(可以选一行或多个相邻行) • 步骤2:执行菜单“编辑”|“删除行”命令,或者单击工具栏上的“删除行”按钮,或者按Delete键。

  37. 修改表结构(Cont.) • 移动字段 • 步骤1:单击要移动字段上的行选定器后,释放鼠标; • 步骤2:再按住鼠标左键拖至合适位置,选定字段的位置便会作移动 • 删除主键 • 删除主键时,需要确定与此主键相关的关系已经被删除。 • 删除主键的方法是:选定主键字段,单击工具栏上的“主键”按钮,从而消除主键标志。

  38. 2.通过输入数据创建表 在如图的空白数据表视图中创建表

  39. 通过输入数据创建表的一般过程 打开数据表视图 更改数据表视图中默认字段名称:“字段1”、“字段2”等 为字段重命名 在空白的数据表视图中输入数据 输入表中数据 保存表 弹出是否定义主键对话框,可以选择“否”,主键留待以后定义 定义主键

  40. 表记录的输入 • 数据表由表结构和表记录两部分构成。表记录的操作通常在数据表视图中完成。 • 不同类型的字段输入数据的方法会有所不同。

  41. OLE对象类型 该“学生”表的“照片”字段为OLE对象类型 如果某学生的照片字段内容为BMP格式的图像文件,则数据表视图下显示“位图图像”字样,双击后打开该图像文件。

  42. 插入OLE对象的方法 以在“学生”表中插入“照片”为例,介绍插入OLE对象的一般方法,具体步骤如下: 1)在“学生”表的数据表视图下,光标定位于第一条记录的“照片”字段值的空白处。 2)执行菜单“插入”|“对象”命令。弹出插入OLE对象的对话框。

  43. 3)选择“由文件创建”选项,在“文件”框中输入或点击“浏览”按钮,确定照片所在的位置,这里选择该选项,并指定一张BMP格式的照片文件所在的位置。3)选择“由文件创建”选项,在“文件”框中输入或点击“浏览”按钮,确定照片所在的位置,这里选择该选项,并指定一张BMP格式的照片文件所在的位置。 4)选中“链接”复选框,则照片是以链接方式插入 。 5)单击“确定”按钮 ,则第一条记录的照片字段插入了一个图像对象 。

  44. 链接和嵌入的区别 • 嵌入:表示在OLE对象的应用程序中插入OLE对象的副本,源对象和副本各自单独存储 • 当对象是以嵌入方式插入到表中时,对象作的修改将不会反映到对象的源文件中去,反之,对象源文件作的修改,也将不会反映到数据表中。 • 链接:表示OLE对象的应用程序中存储指向源对象的指针,使用时根据指针来找到源对象 • 当对象是以链接方式插入到表中时,对象作的修改将会反映到对象的源文件中去,反之,对象源文件作的修改,也将会反映到数据表中,只是需要在数据表视图中右击对象,弹出快捷菜单中选择“链接 位图图像 对象”下的“打开”命令重新建立链接。

  45. 表记录的编辑 • 记录选定器和字段选定器 • 常见的状态符号: • 定位记录 • 添加记录 • 执行菜单“插入”|“新记录”命令 • 修改记录 • 删除记录 • 执行菜单“编辑”|“删除记录”命令 或按Delete键 选择多条记录的方法:按Shift+ (↓)键或直接用鼠标移到最后一条记录再同时按下鼠标左键和Shift键

  46. 字段的属性设置 • 一个字段通常有多个属性选项,这些属性选项决定了该字段的工作方式和显示形式 • 常规属性:用于对已指定数据类型的字段作进一步的说明,如字段大小、格式、输入掩码、标题、默认值、有效性规则与有效性文本、必填字段、允许空字符串等 • 查阅属性:用于改变数据输入的方式 ,如将字段的显示由文本框改为列表框或组合框

  47. 字段的属性设置 • 若要设置一个字段的属性,首先需要在表的设计视图的上方窗格中选定该字段,然后在下方的“字段属性”窗格中对该字段的属性进行设置。

  48. 字段的属性设置 针对教材表2-2中的“学生”表结构,设置字段的常规属性: • 设置相关字段的“字段大小” • 设置 “团员否”字段的“格式” • 设置“学号”字段的“输入掩码” • 设置“年龄”字段的 “有效性规则” 与 “有效性文本”

  49. 2.4表的基本操作 • 表的外观定制 • 表的复制、删除和重命名 • 数据的导入和导出

  50. 表的外观定制 • 在数据表视图下,选择 “格式”菜单下的命令作相应设置 • 改变数据表文本的字体及颜色 • 改变数据表格式 • 调整行高和列宽 • 隐藏/取消隐藏列 • 冻结和解冻列 • 移动列 • 步骤1:选定要移动的一列或多列后, 释放鼠标 • 步骤2:再按住鼠标左键拖至合适位置, 选定列的位置便会作移动 注意:不要选定列后直接拖动,要分两步完成

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