1 / 54

Opleiding voor schoolsecretariaten 2013 - 2014

ABC-cursus. Opleiding voor schoolsecretariaten 2013 - 2014. Overzicht programma dag 2. Inleiding Situering Agodi en Afdeling PBC Terminologie en afkortingen Elektronische communicatie Soorten omkadering Indiensttreding TADD en vaste benoeming Dienstonderbrekingen

walda
Download Presentation

Opleiding voor schoolsecretariaten 2013 - 2014

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. ABC-cursus Opleiding voor schoolsecretariaten2013 - 2014

  2. Overzicht programma dag 2 • Inleiding • Situering Agodi en Afdeling PBC • Terminologie en afkortingen • Elektronische communicatie • Soorten omkadering • Indiensttreding • TADD en vaste benoeming • Dienstonderbrekingen • Bezoek aan het werkstation Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  3. 1. Inleiding Het waarom en het doel van deze cursus: • inbreng Agodi in de opleiding en ondersteuning van nieuwe administratieve medewerkers • uitgebreide en complexe materie verduidelijken • fundering leggen voor latere modulaire cursussen Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  4. 2. Situering Agodi en PBC Vlaamse regering 13 beleidsdomeinen Onderwijs en vorming 5 Agentschappen en 1 Departement Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  5. 2. Situering Agodi en PBC Agentschap voor Onderwijsdiensten 6 afdelingen Afdeling Personeel Basisonderwijs en CLB de Werkstations (contact?) Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  6. Personeel Basisonderwijs en CLB • De mensen achter de dossiers • 8 werkstations: 61 dossierbeheerders (= +/- 54 FTE) 8 groepschefs • Cel eindeloopbaan: 3 • Prescancel: 1 groepschef en 10 medewerkers • Opleiding/kwaliteitsbewaking: 2 • Afdelingssecretariaat: 2 • Coördinatoren afdeling: 7 • Afdelingshoofd opleiding schoolsecretariaten 2013 – 2014

  7. 3. Terminologie en afkortingen Instellingsnummer en instellingsstructuur of hoofdstructuur: 023077 211 42011 12 instellingsnummer hoofdstructuur Soort instelling en IM NIS-code Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  8. 3. Terminologie en afkortingen • WS: werkstation • SBT: schoolbeheerteam • Stamboeknummer • ATO: administratieve toestand • Vakcode en code oorsprong omkadering (OOM) • DO: dienstonderbreking (en code DO) • AVP en VVP: afwezigheid en verlof verminderde prestaties • LBO: loopbaanonderbreking Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  9. 3. Terminologie en afkortingen • TAO: tijdelijk andere opdracht • TBSPA: terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden • Schoollisting • BPT: bijzondere pedagogische taken • GOK: gelijke onderwijskansen • GON: geïntegreerd onderwijs • ION: inclusief onderwijs • ASV: algemene en sociale vorming Buitengewoon basisonderwijs Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  10. 3. Terminologie en afkortingen • UB: uitgestelde bezoldiging • TADD: tijdelijke aanstelling van doorlopende duur • SES: socio-economische status • VKA: vervanging korte afwezigheid • Medex: medische expertise • TBSOB: terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking • R/W: reaffectatie en wedertewerkstelling • PWB (vroeger Tivoli): personeel werkingsbudget Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  11. 4. Elektronische communicatie • De communicatiestroom  van input tot output • De principes van elektronische communicatie  hoe verwerkt de computer de zendingen? • De verschillende RL’s  wat stuur je met welke recordlayout? Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  12. 4.1 De communicatiestroom Van input tot output • De instelling / de school = input • Hardware • Software • Maken van berichten (dienstonderbrekingen, opdrachten, adres, rekeningnummer, …) • Klaarmaken van de zending Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  13. 4.1 De communicatiestroom • Edison • Schakel tussen school en ministerie • Software om zendingen te versturen • WebEdison  via webbrowser, toegang met elektronische identiteitskaart of federaal token • Beheerder en gebruikers • Zorgen voor de terugzendingen Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  14. 4.1 De communicatiestroom • De registratie • Automatisch en uniform opslaan van berichten in berichtendatabank (mainframetoepassing) • Dagelijks na 20.30 uur • Technische controle op basis van ingebouwde codetabellen • Resultaat = geregistreerd, manueel te registreren, fout bericht  zie terugzending ! Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  15. 4.1 De communicatiestroom • Het EPD (Elektronisch PersoneelsDossier): A) De automatische verwerking • opdrachten • baremabepaling • hoofd-/ bijbetrekking en noemerbepaling • geldelijke anciënniteit • dienstonderbrekingen (bevallingsverlof, ziekteverlof, VVP/AVP, verlof TAO, …) • goedkeuring  gegevens naar wedde en dossier Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  16. 4.1 De communicatiestroom • B) De manuele verwerking in het WS • complexere opdrachten • niet-geautomatiseerde DO’s • inhoudelijke controle • goedkeuring  gegevens naar wedde en dossier • andere taken WS: opvolging correcties, controle van de aanwending, testen, informatieverstrekking, kwaliteitscontroles Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  17. 4.1 De communicatiestroom • Het salarissysteem • automatische berekening van salaris, vakantiegeld, eindejaarstoelage, uitgestelde bezoldiging • berekening op basis van parameters uit EPD • individueel betalingsuittreksel (elektronische versie of papieren versie) • schoollisting Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  18. 4.1 De communicatiestroom • Het salaris en loopbaanoverzicht = de output • Salaris: laatste werkdag van de maand op de rekening • Loopbaanoverzicht: automatische opbouw (van belang voor anciënniteiten, bij vaste benoeming, bij pensioen, …) • Output heel vaak zonder tussenkomst van dossierbeheerder  groot belang van correcte input ! Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  19. 4.2 De principes • 3 principes : • fotoprincipe • stopzetting • melding-annulatie • Definitie: de manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier verwerkt, geïnterpreteerd en opgeslagen worden, al dan niet in functie van wat er al in het dossier zit Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  20. 4.2.1 De principes 1. Het fotoprincipe • De nieuwe situatie is van toepassing vanaf de geldigheidsdatum van het (nieuwe) bericht • De vorige situatie wordt stopgezet op vooravond  alle gegevens opsturen, ook de niet-gewijzigde, per instelling/inst.structuur • Met of zonder historiek • Geldig voor de RL 1, RL 5 en 6, RL 7 en RL 14 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  21. 4.2.1 Fotoprincipe Voorbeeld: • op 01/09/2013: 2 opdrachten A & B • opdrachtenpakket melden met geldigheidsdatum 01/09/2013 (= 1 bericht):  opdracht A (ATO 2 voor 8/24) tot en met 30/06/2014 opdracht B (ATO 1 voor 12/24) tot en met 31/01/2014 30/6 31/1 1/9 AB Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  22. 4.2.1 Fotoprincipe • vanaf 15/11/2013: extra opdracht C (ATO 1 voor 4/24 t.e.m. 10/02/2014) • opdrachtenpakket melden met geldigheidsdatum 15/11/2013 (= 1 bericht): opdracht A tot en met 30/06/2014 opdracht B tot en met 31/01/2014 opdracht C tot en met 10/02/2014 • FOUT  indien enkel opdracht C gemeld wordt  A en B gestopt! 15/11 31/1 30/6 10/2 1/9 ABC ABC Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  23. 4.2.2 Stopzetting 2. De stopzetting • Soort fotoprincipe  opsturen van een “lege” foto • Vanaf de geldigheidsdatum zijn geen gegevens meer van toepassing • De vorige situatie wordt stopgezet op de vooravond • Geldig voor de RL 4 (en RL 6) Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  24. 4 .2.2 Stopzetting voorbeeld • gemelde opdrachten: • stopzetting opdrachtenpakket (RL 4) geldig vanaf 21/12/2013: (opdrachten lopen tot en met 20/12) 1/9 15/11 31/1 10/2 30/6 ABC 21/12 ABC Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  25. 4.2.3 Melding-annulatie 3. De melding - annulatie • Wanneer het fotoprincipe niet van toepassing is, en reeds gemelde gegevens gecorrigeerd moeten worden • Eerst de eerder geregistreerde informatie “annuleren”, met dezelfde gegevens als in de oorspronkelijke melding en dan de correcte gegevens melden • geldig voor de RL 2 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  26. 4.2.3 Melding-annulatie voorbeeld • voor een personeelslid wordt ziekteverlof gemeld met geldigheidsdatum 17/9 tot en met 21/12: • naderhand blijkt dat het ziekteverlof maar tot en met 25/11 duurt (ziektecontrole, vlugger genezen of foute melding) • meld eerst annulatie met van 17/9 t.e.m. 21/12 • meld dan de gecorrigeerde periode  dus NIET: annulatie op 26/11 of opnieuw melden zonder eerst te annuleren (geen fotoprincipe) is technische fout • Opgelet: denk ook aan vervanger!  opdracht inkorten 17/9 21/12 17/9 25/11 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  27. 4.3 De recordlayouts De verschillende RL’s – Algemeen: • Eén bericht is geldig voor: • 1 personeelslid • 1 instelling • 1 instellingsstructuur • op één bepaalde datum • Speciale aandacht bij complexe situaties • gebruik van vakcodes • gebruik van OOM-codes • Zorg voor tijdige en correcte zendingen Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  28. 4.3 De recordlayouts Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  29. 4.3 De recordlayouts Recordlayout 1 (RL 1) • Opdrachten • 1 of meerdere opdrachten • geldig op 1 bepaalde datum • Opdrachtgebonden dienstonderbrekingen • 1 of meerdere DO’s • deeltijds of voltijds (afhankelijk van DO en situatie) • bvb. VVP, verlof TAO, GLBO, BBZ, … • Begin- en einddatum: is steeds “van  tot en met” • Principe: fotoprincipe Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  30. 4.3 De recordlayouts Recordlayout 2 (RL 2) • Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen • steeds 1 enkele DO • is persoons- of instellingsgebonden • Begin- en einddatum: is steeds “van  tot en met” • Voorbeelden: VLBO, bevallingsverlof, ziekteverlof, … • Principe: melding - annulatie Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  31. 4.3 De recordlayouts Recordlayout 3 (RL 3) • Meezenden van een opmerking • Kan enkel bij RL 1 en RL 2 in hetzelfde bericht • Komen niet apart op de agenda in het werkstation  enkel gebruiken indien er een meerwaarde is (bvb. bij 1- of 2-klassige vestigingsplaats) Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  32. 4.3 De recordlayouts Recordlayout 4 (RL 4) • opsturen bij voortijdige beëindiging van het opdrachtenpakket • Volledig opdrachtenpakket aan de instelling wordt stopgezet • Altijd een reden opgeven: mutatie, affectatie, ontslag, pensioen, fusie, overlijden, foutieve melding • Niet gebruiken indien gewoon fotoprincipe mogelijk is • Principe: stopzetting Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  33. 4.3 De recordlayouts Recordlayout 5 en 6 (RL 5 – RL 6) • Melding woonplaats (RL 5) • adres van domiciliëring in België • gegevens: straatnaam, huisnummer, busnummer, postcode • Melding verblijfplaats (RL 6) • indien ander adres dan domicilie • Fotoprincipe (zonder historiek) is van toepassing Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  34. 4.3 De recordlayouts Recordlayout 7 (RL 7) • Melding familiale toestand • nodig voor het correct berekenen van de bedrijfsvoorheffing • iedere wijziging zo vlug mogelijk melden • 2 blokken : • burgerlijke staat en partnergegevens (bevat ook personen ten laste) • personen ten laste (kunnen afzonderlijk opgestuurd worden) • Fotoprincipe is van toepassing Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  35. 4.3 De recordlayouts Recordlayout 9 (RL 9) • Aanvraag immatriculatie • toekennen van uniek nummer  stamboeknummer • wordt automatisch toegekend • nodig bij eerste indiensttreding in het onderwijs • kan al toegekend zijn via leerkrachtendatabank • Geldt niet meer voor melding of wijziging rekeningnummer  gebruik hiervoor RL 14 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  36. 4.3 De recordlayouts Recordlayout 14 (RL 14) • Melding rekeningnummer • van toepassing sedert 15/12/2008 • IBAN en BIC (International Bank Account Number & Bank Identifier Code) • samen met RL 9 of bij wijziging rekeningnummer • kan al geregistreerd zijn via leerkrachtendatabank • Het fotoprincipe (zonder historiek) is van toepassing Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  37. 5. Soorten omkadering Algemeen / terminologie: • Lestijden • Uren • Punten (om te zetten naar uren) • Eenheden (om te zetten naar lestijden of uren bij GON) • Vervangingseenheden (om te zetten naar lestijden) Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  38. 5. Soorten omkadering Gewoon basisonderwijs • Benoembare lestijden/uren: • Lestijden volgens de schalen • SES-lestijden • Additionele lestijden leerling/leerkracht-ratio (18,5 regel) • Lestijden levensbeschouwelijke vakken • Anderstalige nieuwkomers (vakcode 436) • Lestijden capaciteit • Uren kinderverzorging • Uren op basis van punten eigen enveloppen (OOM 00) Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  39. 5. Soorten omkadering • Niet-benoembare lestijden/uren: • Instaplestijden (vakcode 435) • Lestijden/uren overdracht of herverdeling (OOM 05) • Omgezette LT kleuteronderwijzer in kinderverzorgster (OOM 05) • Lestijden vrijwillige fusie (vakcode 615) • Tijdelijk onderwijs aan huis (vakcode 598) • Personeel werkingsbudget (Tivoli) (OOM 16) • Lestijden sociale maatregel (compensatielestijden) (vakcode 975) • Uren op basis van punten scholengemeenschap (OOM 07) • Lestijden op basis van vervangingseenheden (OOM 08) Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  40. 5. Soorten omkadering Buitengewoon basisonderwijs • Benoembare lestijden/uren: • Lestijden ASV (kleuter, lager) • Lestijden levensbeschouwelijke vakken • GOK-lestijden (vakcode 770) • Lestijden rand- en taalgrensgemeente (vakcode 614) • Uren paramedisch personeel • Lestijden en uren GON (vakcode 595) • Uren op basis van punten uit de eigen enveloppen (OOM 00) Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  41. 5. Soorten omkadering • Niet-benoembare lestijden/uren: • Lestijden/uren overdracht of herverdeling (OOM 05) • Lestijden vrijwillige fusie (vakcode 615) • Tijdelijk/permanent onderwijs aan huis (vakcode 598/432) • Personeel werkingsbudget (Tivoli) (OOM 16) • Uren op basis van punten scholengemeenschap (OOM 07) • Lestijden op basis van vervangingseenheden (OOM 08) • Lestijden/uren GON-ASS en lestijden ION (vakcodes 885/795) • Afwijkingsuren of –lestijden (vakcode 884) Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  42. 6. Indiensttreding • Omzendbrief PERS/2005/09 van 29/06/2005 • Eerste maal in het onderwijs of niet? • Aanvragen stamboeknummer via RL 9 • Controleren voorwaarden digitaal of via de post opsturen van 3 documenten (diploma, attest dokter en uittreksel strafregister) • Denk aan familiale toestand • RL 1 opdrachtenpakket via Edison Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  43. 7. TADD en vaste benoeming TADD: tijdelijke aanstelling van doorlopende duur • Omzendbrief PERS/2003/05 van 06/06/2003 • Soort aanstelling en voorrangsregeling • Voorwaarde bij vaste benoeming • Niet van toepassing bij TAO en voor directies • Is zaak tussen school en personeelslid • Aanduiden bij opdrachtenpakket Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  44. 7. TADD en vaste benoeming • Voorwaarden: • 720 dagen dienstanciënniteit • gespreid over ten minste 3 schooljaren • waarvan 600 dagen effectief gepresteerd • per ambt en per scholengemeenschap • vaststellen recht op 30 juni  recht geldt vanaf 1 september (indien gekandideerd) Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  45. 7. TADD en vaste benoeming Vaste benoeming: • Omzendbrief 13CC/VB/ML van 29/11/1999 • Vaststellen vacante betrekkingen op 15 april (opgelet: niet alle uren zijn benoembaar!) • Geldig voor de hele scholengemeenschap • Benoemingsdatum = 1 januari (behalve voor directies) indien betrekking nog steeds vacant Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  46. 7. TADD en vaste benoeming Voorwaarden personeelslid: • Voldoen aan de aanstellingsvoorwaarden • 720 dagen dienstanciënniteit waarvan 360 dagen in het ambt (op 30 juni of 31 augustus) • Betrekking uitoefenen in hoofdambt • Zich kandidaat gesteld hebben • TADD-aanstelling in het ambt op vooravond (uitgezonderd bij R/W of TAO) Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  47. 8. Dienstonderbrekingen Enkele voorbeelden: *  onderwerp wordt uitgediept in thematische cursus Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  48. 8. Dienstonderbrekingen Verminderde prestaties: • Omzendbrief 13AC/CR/JVM/hjvan 14/11/2000 • Verlof of afwezigheid (VVP of AVP) • Samen 6 verschillende soorten  6 codes DO • Begin- en einddatum • Contingent of niet? Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  49. 8. Dienstonderbrekingen Loopbaanonderbreking: • Omzendbrief PERS/2011/05 van 15/06/2011 • Algemene en specifieke stelsels • Volledig, halftijds of 1/5 • In totaal: 19 soorten  19 codes DO • Specifieke regels qua begin- en einddatum, duur, voorwaarden, … Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

  50. 8. Dienstonderbrekingen Verlof tijdelijk andere opdracht: • Omzendbrief 13AC/GDH/SH/jsvan 15/06/2011 • Verschil tussen TAO en verlof TAO • Enkel voor vastbenoemden • Belangrijk: duur en volume • Bezoldiging: steeds als vastbenoemd • Verlof TAO is geen recht Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014

More Related