DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO INGENIERÍA COMERCIAL

1. DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO INGENIERÍA COMERCIAL DISEÑO DE PROCESOS BAJO TECNOLOGÍA BPMN Y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE ASESORÍA Y APOYO DE LA AGENCIA ECUATORIANA DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD DEL AGRO – AGROCALIDAD ANA CRISTINA JIMÉNEZ JÁCOME CARLA ALEJANDRA TOAPANTA GUERRERO DIRECTOR: ING. JAIME CADENA

2. CONTENIDO Antecedentes de AGROCALIDAD Problemática Objetivos Marco Teórico Metodología Análisis de la Situación Actual Propuesta de Mejoramiento Conclusiones Recomendaciones

3. AGENCIA ECUATORIANA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL AGRO-AGROCALIDAD

4. PROBLEMÁTICA Los procesos de Asesoría y Apoyo de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro – AGROCALIDAD no están documentados, debido a que no se les da la misma importancia que los procesos técnicos, por lo tanto, no se encuentran claramente definidos, impidiendo llevar a cabo las posibles opciones de mejora continua para proporcionar un servicio de calidad.

5. OBJETIVOS • Objetivo General • Realizar la propuesta de mejoramiento de los procesos de asesoría y apoyo de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de Calidad del Agro – AGROCALIDAD. • Objetivos Específicos • Analizar el direccionamiento estratégico de Agrocalidad. • Realizar el levantamiento de la situación actual de los procesos de asesoría y apoyo de Agrocalidad. • Diseñar los procesos de asesoría y apoyo actuales en Agrocalidad. • Realizar una propuesta de mejora de los procesos de asesoría y apoyo en Agrocalidad • Diseñar los procesos propuestos en BPMN (Bizagi) • Diseñar un sistema de medición de los procesos propuestos. • Elaborar la documentación para los procesos propuestos.

6. MARCO TEÓRICO • Direccionamiento Estratégico Se fundamenta en la obtención de un criterio común en la empresa, que permita unificar criterios y prosperar, a su vez que permita aprovechar las oportunidades futuras apoyándose en el razonamiento y la experiencia. • Componentes • Definición del Negocio • Filosofía Corporativa. • Cadena de Valor Conjunto de actividades que se desempeñan para diseñar, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar a sus productos.

7. MARCO TEÓRICO • Gestión por Procesos Es una forma de organización diferente de la clásica organización funcional, y en el que prima la visión del cliente sobre las actividades de la organización. • Proceso Secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene valor intrínseco para su usuario o cliente. • Fases de Gestión por Procesos • Mapa de procesos Representación grafica de los procesos y sus interrelaciones

8. MARCO TEÓRICO • Modernización de procesos Reducción de despilfarros y excesos, atención a cada uno de los detalles que pueden conducirnos al mejoramiento del rendimiento y de la calidad. • Eliminación de la burocracia • Eliminación de la duplicación. • Evaluación del valor agregado • Simplificación • Reducción del tiempo del ciclo del proceso • Prueba de errores • Eficiencia en la utilización de los equipos • Lenguaje simple • Estandarización • Alianzas con proveedores • Mejoramiento de situaciones importantes • Automatización y/o Mecanización • BPM Consiste en administrar el ciclo de vida de los procesos, apoyándose en herramientas de automatización del flujo de trabajo. • BPMN Estándar de aceptación mundial para modelar y documentar procesos de negocio.

9. METODOLOGÍA

10. METODOLOGÍA

11. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

12. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

13. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

14. Gestión Administrativa, Financiera y Tecnológica Gestión de Recursos Humanos Gestión de Asesoría Jurídica Gestión de Planificación Gestión de Comunicación y Relaciones Internacionales PROPUESTA DE MEJORAMIENTO CADENA DE VALOR

15. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO MAPA DE PROCESOS

16. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS La propuesta aplicada a las 4 Direcciones de Asesoría y Apoyo además del proceso de Planificación Institucional se basa en:

17. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

18. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

19. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

20. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

21. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

22. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

23. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

24. APORTE PARA LA AGENCIA

25. CONCLUSIONES • Uno de los problemas encontrados en AGROCALIDAD está en la definición de la Cadena de Valor y el Mapa de Procesos que no se ajustan a la teoría con la que se debe construir estas herramientas, por lo tanto no reflejan la verdadera situación de la Institución. • El inventario de procesos actual es demasiado extenso, debido a que, en este se describen procesos y procedimientos que confunden y dificultan la gestión. • No todos los procesos descritos en el inventario actual de la Agencia son ejecutados. • En el levantamiento de la información se evidencio una actitud hermética respecto al manejo de los datos, además del desconocimiento de los parámetros de la gestión por procesos.

26. CONCLUSIONES • Existen demasiadas personas asignadas para la realización de un mismo proceso ya que la innovación y utilización de tecnología es muy deficiente. • No existe comunicación horizontal entre los responsables de un proceso y la delegación de responsabilidades es deficiente lo que dificulta la toma de decisiones por parte de los dueños del proceso y genera tiempos muertos. • Se encontró duplicidad de procesos y un gran número de actividades repetitivas e innecesarias.

27. RECOMENDACIONES • Es necesario implementar el mejoramiento realizado junto con un manual de procedimientos que normen, respalden y estandaricen las actividades de los procesos habilitantes de asesoría, apoyo y planificación institucional además que permitan el uso eficiente de los recursos del Estado. • Capacitar a todos los funcionarios con respecto al tema de gestión por procesos y el uso de las herramientas que facilitaran la gestión. • Crear un sistema efectivo de difusión de la cultura organizacional para lograr que los colaboradores se sientan identificados con los objetivos y conviertan en propias las metas de la institución.

28. RECOMENDACIONES • Realizar una delegación de funciones efectiva donde todos los funcionarios sin importar el nivel jerárquico posean capacidad de decisión sobre sus procesos. • Mejorar la infraestructura tecnológica de la institución que permitirá automatizar los procesos y mejorar la interacción con el usuario.

29. GRACIAS