YAYASAN PELAJARAN JOHOR

1. YAYASAN PELAJARAN JOHOR PENGAUDITAN PENGURUSAN KAWALAN TERIMAAN 2014

2. PENEMUAN AUDIT 4

3. Isu1 Daftar Borang Hasil AP 67 menyatakan Daftar Borang Hasil (Kew.67) mengikut format yang ditetapkan perlu diselenggara bagi merekod semua resit yang diterima, dikeluarkan bagi penggunaan dan baki stok. Pengeluaran buku Pesanan Kerajaan (LO) tidak direkodkan dengan kemaskini menyebabkan baki stok tidak bersamaan dengan baki sebenar dengan perbezaan sebanyak 2 kuantiti. 5

4. Isu2 Pengeluaran Borang Hasil AP 66(a) dan 66(c) menjelaskan borang hasil yang diterima, disemak dan diperakui tentang kebetulan nombor siri setiap helaian pertama buku resit dan dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul. Tiada bukti penyemakan dan perakuan betul tentang ketepatan nombor siri di setiap helaian pertama bagi buku Pesanan Kerajaan (LO) yang bernombor siri 088601 – 089000. 6

5. Isu4 Pengeluaran Resit Rasmi AP 70(a) menyatakan resit rasmi mestilah ditulis menggunakan karbon dua muka oleh pegawai yang menerima wang dan ditandatangani oleh seorang pegawai lain kecuali resit rasmi yang dikeluarkan dengan menggunakan sistem terimaan bermesin atau elektronik yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah. Pengeluaran resit yang dikeluarkan secara manual bagi terimaan pendapatan sewa, pendapatan faedah (mudarabah) dan lain-lain hasil yang ditulis menggunakan karbon 2 muka telah disediakan dan ditandatangani oleh pegawai yang berlainan. Namun begitu, pegawai yang menandatangani resit masih belum diberikan surat kebenaran bagi menandatangani resit. 8

6. Isu5 Kebenaran Menerima Wang AP 69 menyatakan tiada kakitangan yang boleh menerima wang hasil kecuali diberikan kebenaran secara bertulis. Surat kebenaran memungut hasil hendaklah dikeluarkan kepada setiap kakitangan yang terlibat dan satu salinan disimpan dalam fail peribadi masing-masing. Terdapat terimaan secara tunai dikaunter telah diterima oleh kakitangan yang tidak diberi kuasa secara bertulis. (Rujuk Jadual 1) 9

7. Jadual 1 10

8. 11

9. Isu6 Penerimaan Melalui Mel AP 71 menyatakan Daftar Mel perlulah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini bagi merekod terimaan wang dan dokumen atau barang berharga yang diterima melalui pos atau penghantar. Resit perlu dikeluarkan pada hari yang sama serta daftar mel diperiksa dan disemak setiap hari dengan buku tunai oleh pegawai penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas. Daftar Mel telah disediakan oleh Jabatan Pentadbiran dan direkodkan melalui sistem komputer. Semakan keatas mel yang diterima untuk 5 bulan (Jan-Mei 2014) didapati tempoh kelewatan pengeluaran resit adalah antara 1 hingga 4 hari. (Rujuk Jadual 2) Terimaan yang telah didaftarkan dalam daftar mel dan telah diresitkan tidak diperiksa dan disemak dengan buku tunai oleh pegawai penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas (Rujuk Jadual 3) 12

10. Jadual 2 : Resit Lewat Dikeluarkan Bagi Penerimaan Melalui Mel 13

11. 14

12. Jadual 3 15

13. Isu7 Resit Rasmi Dikeluarkan Dengan Segera AP 60 menyatakan Resit Rasmi mestilah dikeluarkan pada masa urusan dibuat dan jika seseorang pembayar hadir sendiri, resit rasmi mestilah diserahkan kepadanya. Apabila wang awam diterima melalui pos atau penghantar, resit rasmi mestilah disediakan pada hari itu juga dan dihantar selewat-lewatnya pada hari bekerja berikutnya. Resit rasmi bagi terimaan online banking lewat dikeluarkan iaitu tempoh kelewatan 4 bulan. 16

14. Isu8 Pindaan Dan Pembatalan Resit AP 62(a) menyatakan bahawa meminda resit adalah dilarang dan resit yang dibatalkan berserta salinannya hendaklah dikemukakan untuk diaudit. AP 62(b) memaklumkan bahawa resit rasmi hendaklah dibatalkan oleh pegawai yang diberi kuasa secara bertulis. Resit telah dibatalkan dan pelarasan batal telah dibuat pada buku tunai dan penyata peminjam, bagaimanapun resit berkenaan tidak dicop “BATAL”. (Rujuk Jadual 5) Terdapat resit yang dibatalkan tetapi salinan asal dan/atau salinan berwarna biru resit tiada. Maklumat transaksi telah BATAL diperolehi melalui Sistem PROLIMS. (Rujuk Jadual 6) 17

15. Jadual 5 18

16. Jadual 6 19

17. Isu9 Penyata Penyesuaian Bank AP 146 menyatakan Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disediakan bagi memastikan transaksi di buku tunai disemak dengan rekod di penyata bank pada setiap bulan. Sebarang perbezaan baki perlu ditentukan dan dinyatakan di Penyata Penyesuaian Bank. Semakan penyata penyesuaian bank bagi 8 akaun bank YPJ mendapati hanya penyata penyesuaian Bank Islam Malaysia Berhad bernombor akaun 01041010010171 disediakan sehingga Mei 2014. Manakala baki sebanyak 7 akaun hanya disediakan lengkap sehingga April 2014. Berlaku kelewatan dalam penyediaan penyata penyesuaian bank iaitu antara 1 hingga 43 hari dari tarikh penyata bank diterima. (Rujuk Jadual 7) 20

18. Jadual 7 21

19. 22

20. Isu10 Cek Tak Laku AP 76 b(ii) menyatakan semua Pejabat Pemungut hendaklah menyelenggara satu Daftar Cek Tak Laku dan bertanggungjawab menghubungi pembayar/pengeluar cek untuk membatal resit asal dan mengambil tindakan sewajarnya untuk mengutip amaun yang tertunggak. Sepanjang bulan Januari – Mei 2014, YPJ telah menerima sebanyak 1 keping cek tak laku berjumlah RM500, no cek(CIMB 027413) bagi kod fail 2009/0274 yang dikembalikan oleh bank atas pelbagai sebab seperti tandatangan berbeza, cek luput tarikh, kekurangan tandatangan dan sebagainya. Daftar Cek Dikembalikan (Cheque Returned) tidak disediakan untuk merekod cek tak laku yang berkenaan. Bagaimanapun tindakan telah diambil untuk mendapatkan semula wang yang terlibat melalui surat bertarikh 25.03.2014. 23

21. SEKIAN TERIMA KASIH 25