HERRAMIENTAS DE GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

1. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 02 de Abril 2007 2011

2. PLANIFICACION ESTRATEGICA ¿Por qué planificar? • Explicitar una dirección que todos conozcan y compartan....aún cuando nunca se cumple el plan en un 100% • Asignar recursos de acuerdo a prioridades estratégicas • Identificar y examinar todas las alternativas. La planificación mejorada lleva a: • Una toma de decisiones con más y mejor información • La participación de un equipo más amplio de personal, funcionarios y técnicos. • Mayor eficacia y/o mayor eficiencia. • Menor riesgo en la toma de decisiones.

3. RELACION DE LA PLANEACION Y EL CONTROL

4. LA PLANEACION ESTRATEGICA. • Concepto: • “Proceso de 1) diagnosticar el entorno externo e interno de una organización, 2) establecer una visión y una misión, 3) idear objetivos globales, 4) crear, elegir y seguir estrategias generales, y 5) asignar recursos para alcanzar las metas de la organización. • Los directivos y otros participantes deben adoptar un método que abarque toda la organización o la división en el proceso de planeación estratégica. El acento está en crear estrategias a fin de aprovechar con eficacia las oportunidades del entorno y encarar las amenazas con base en las fortalezas y debilidades de la empresa.”

5. METAS, ESTRATEGIAS Y PROYECTOS PARA LOGRARLO PROPOSITO LOGRAR UN ALTO GRADO DE CONSENSO ENTRE LOS PRINCIPALES PROFESIONALES, EJECUTIVOS Y AUTORIDADES DE LA INSTITUCION SOBRE: VISION DE FUTURO DIAGNOSTICO ACTUAL

6. TIPOS DE PLANES • MISION • VISION • DIAGNOSTICO • OBJETIVOS • ESTRATEGIA • POLITICAS • PROCEDIMIENTO • NORMAS • PROGRAMAS • PRESUPUESTOS

7. VISION • EL CONJUNTO DE CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACION QUE QUEREMOS ALCANZAR EN UN PLAZO PRE-DETERMINADO • EL "SUEÑO DEL PIBE" PERO ... ALCANZABLE

8. VISION • CARACTERISTICAS ORGANIZACIONALES • CULTURA • RECURSOS HUMANOS • TECNOLOGIA • INFRAESTRUCTURA • ...............

9. MISION EXPRESION DE LA VISION CORPORATIVA EN SU FORMA MAS SINTETICA .... Y DIDACTICA Lo que uno le cuenta a su tía cuando ella nos pregunta: ¿Y Ud., hijito, donde trabaja? ¿Y allí, qué hacen?

10. MISION ES LA DECLARACION ACERCA DEL PROPOSITO ORGANIZACIONAL. EXPRESA LA RAZON DE SER, EL SENTIDO DE LA EXISTENCIA DE LA ORGANIZACION. INCLUYE PREFERENTEMENTE UNA REFERENCIA A LOS USUARIOS, A LOS SERVICIOS Y LA FORMA DE PROVISION DE ESTOS.

11. MISION LA MISION NORMALMENTE CONSIDERA LOS SIGUIENTES FACTORES: • CLIENTE o en nuestro caso al CIUDADANO • PRODUCTOS / SERVICIOS • TECNOLOGIA • UBICACION • VALOR SOCIAL APORTADO • IMAGEN CORPORATIVA • POLITICA Y VALORES • CONSIDERACIONES HACIA LOS EMPLEADOS (F.R. DAVID; LONG RANGE PLANNING, VOL 22, Nº1, 1990)

12. EJEMPLOS DE MISION “Reunir, acrecentar, conservar, hacer accesible, investigar y difundir el patrimonio cultural de Chile, para ponerlo al servicio de la educación, del desarrollo y de la identidad cultural del país. Generar espacios de encuentro y diálogo, y proponer políticas públicas en el ámbito del patrimonio cultural” (DIBAM) “Mejorar el acceso de los beneficiarios del Sistema Público a un plan colectivo de seguro solidario y equitativo” (FONASA)

13. OBJETIVOS ó METAS LOGROS QUE LA INSTITUCIÓN SE PROPONE ALCANZAR EN UN PLAZO DETERMINADO. HORIZONTE DE PLANIFICACION: 2, 3 - 5 AÑOS Y si fuéramos japoneses.... 20 años.

14. METAS • TODA META DEBE SER VERIFICABLE • .. y razonablemente alcanzable • LA MAYORÍA SON EXPRESADAS EN TÉRMINOS DE INDICADORES DE GESTIÓN • NORMALMENTE UNA • INSTITUCIÓN DEFINE • ENTRE 5 Y 10 METAS • CORPORATIVAS .... más • nos confunde a todos

15. METAS- Jerarquía y Organizacion

16. EL PROCESO DE FIJACIÓN DE METAS • CONTINUO Y FLEXIBLE • RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN • PARTICIPATIVO • ENTENDIENDO EL ENTORNO Y LAS TENDENCIAS FUTURAS • FACILITA LA TOMA DE DECISIONES • BUSCA LA EXCELENCIA

17. LAS METAS SUELEN ESTAR RELACIONADAS CON: • LOS RESULTADOS DE LA INSTITUCIÓN • LOS USUARIOS ACTUALES Y FUTUROS: MEJORAR SU IDENTIFICACIÓN, CONOCIMIENTO, RELACIÓN • LOS SERVICIOS • EL FINANCIAMIENTO • INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

18. Y TAMBIÉN CON: • DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS Y EQUIPOS DE TRABAJO • LOS PROCESOS, LA ESTRUCTURA, LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIONALES • LAS RELACIONES CON EL ENTORNO POLÍTICO Y SOCIOS EN EL ESTADO • LA IMAGEN EXTERNA

19. SECUENCIA DE TRABAJO • MISION • VISION • OBJETIVOS ó METAS A MEDIANO Y LARGO PLAZO • DIAGNOSTICO • ESTRATEGIAS DE ACCION • PROYECTOS DE DESARROLLO

20. DIAGNOSTICO DEL CONTEXTO • Contexto externo: Se evalúan las amenazas y las oportunidades. La evaluación se centra en un aspecto competitivo y en los factores económicos, sociales, políticos, legales, demográficos y tecnológicos.

21. DIAGNOSTICO DEL CONTEXTO • Contexto interno: Se evalúan de acuerdo a sus debilidades y fortalezas, en investigación, servicio, formulación de estrategia, recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, imagen de la Institución, estructura, clima organizacional, sistema de planeación y control , relaciones con sus usuarios.

22. MATRIZ FODA

23. DIAGNOSTICOFORTALEZAS Y OPORTUNIDADES • FORTALEZAS: • Contamos con profesionales de alta calificación y prestigio • Las encuestas de calidad de servicio revelan mejora en 80% de los indicadores • Contamos con personal idóneo. • ... • OPORTUNIDADES: • Se prevé un aumento nuevas financiaciones a baja tasa. • Existe una oferta atractiva por la adquisición de un bien inmueble relevante. • Se recibió una donación japonesa en equipamiento de alta tecnología.

24. DIAGNOSTICODEBILIDADES Y AMENAZAS • DEBILIDADES: • El sistema de información para la gestión es incompleto y poco confiable. • No existe compromiso del personal con el control de costos • Falta de capacitación en el uso de tecnología y temas de gestión. • Falta capacidad de producción en un servicio de alta demanda. • Baja ocupación de las inversiones en infraestructura • ... • AMENAZAS: • Relaciones con el Poder Ejecutivo. • Aumento de juicios (en especial del fuero laboral). • Una nueva legislación perjudicará la posición actual de la institución. • ...

25. MATRIZ FODA

26. ESTRATEGIAS DE ACCIÓN CÓMO LLEGAMOS A CUMPLIR CON LAS METAS TRAZADAS, AQUELLAS QUE RESPONDEN A LA VISIÓN DEL FUTURO. Las estrategias son la adopción de cursos de acción y a la distribución de los recursos necesarios (materiales y humanos) para alcanzar los objetivos.

27. POLITICAS “ Son declaraciones o entendimientos generales que guían el pensamiento de los directivos en la toma de decisiones. Aseguran que las decisiones caigan dentro de ciertos límites. No requieren acción pero su intención es guiar a los directivos en su compromiso con la decisión que finalmente toman.”

28. PROCEDIMIENTO “Son planes que establecen un método que se requiere para manejar actividades futuras. Se constituyen como secuencias cronológicas de acciones necesarias. Son guías de acción, más que de pensamiento, y detallan la manera exacta en la que deben realizarse ciertas actividades.”

29. NORMAS “Son reglas establecidas para la organización. Explican de manera clara las acciones necesarios específicas, o la ausencia de ellas, sin permitir lugar a duda.” Ej.: “No fumar”, “No utilizar celular”.

30. PROGRAMAS “Son objetivos, políticas, procedimientos, normas, asignación de tareas, pasos a tomar, recursos a utilizar y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso determinado de acción; comúnmente, los programas se ven sustentados por presupuestos.”

31. PRESUPUESTOS “Es una declaración de resultados esperados, expresada en términos numéricos.” Estos términos pueden ser horas trabajadas, horas de maquina, gastos, salida de capital, etc.

32. A VECES ES NECESARIO, en organizaciones grandes ... UN “PING-PONG INTERESTAMENTARIO” ... NIVEL DIRECTORIO E S T R A T E G I C O C O N S E N S O NIVEL EJECUTIVOS SUPERIORES NIVEL DEPARTAMENTOS

33. Pasos para la implementación de PE