公文处理工作

公文处理工作 省政府办公厅文电处　戴聪生

党政机关公文处理工作概述 • 《党政机关公文处理工作条例》共八章42条 • 第一章总则（第1～7条） • 第二章公文种类（第8条） • 第三章公文格式（第9～12条） • 第四章行文规则（第13 ～17条） • 第五章公文拟制（第18 ～22条） • 第六章公文办理（第23 ～27条） • 第七章公文管理（第28 ～37条） • 第八章附则（第38 ～42条）

党政机关公文文种 • 《条例》确定15个党政机关公文文种，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 • 文种适用对象。有的文种党政机关都可以使用，也有的文种为党的机关或政府机关专用。《条例》所列的15个文种中，党政机关通用的文种有10个：决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。 • 党的机关一般不使用命令（令）、公告、通告、议案4个文种。 • 行政机关一般不使用决议文种。

文种使用的常见问题 • 缺少文种。有的公文没有标题，有的公文虽然有标题却缺少文种要素，如以“今年高考招生计划超额完成15％”作为公文标题。 • 使用非法定文种。（1）使用《条例》未规定的文种，如总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复等。（2）文种重叠使用，如“意见报告”“请示函”“请示报告”等。（3）使用不存在的文种，如“申请汇报”等。 • 混用或错用文种。（1）本该用“函”的却用“请示”。（2）本该用“请示”的却用了“报告”，报告和请示都是上行文，但“报告”属阅件，可不回复；而“请示”属办件，需要回复。

公文的分类 1．以公文的处理程序分（1）收文：一个机关收到的来自外单位的公文。（2）发文：一个机关向外单位发出的公文。 2．以内容涉及的秘密程度划分（1）内部公文：不涉密，但又不宜向国内外公开发布的公文。（2）公布性公文：面向国内外发布的公文。（3）保密公文：分秘密（10年）、机密（20年）、绝密（30年）三种。

公文的分类 3．以对公文处理的时限要求划分（1）平件：按常规办理的公文。无标识（2）加急：需迅速传递、处理的公文。标识“加急” （3）特急：需急速传递、随到随办的公文。标识“特急” 4．以公文的传递方向划分（1）上行文：下级机关呈报给上级机关的公文。（2）下行文：上级机关下达给下级机关发送的公文。（3）平行文：同级机关的不相隶属机关相互发送的公文。

《党政机关公文格式》主要变化口诀 • 公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/T9704-2012代替《国家行政机关公文格式》 • 主题词儿不再标：删除主题词格式要素 • 涉密公文标份号：所有涉密公文都要标份号，包括秘密 • 密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角 • 加急特急马上办：“急件”改为“加急” • 上行公文不留空：上行文天头不留80mm，与一般格式同为 35mm • 印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素 • 成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注 • 公文页码不可少：增加页码格式要素，首页也标页码（信函不标） • 版记4号仿宋体：版记中抄送、印发机关和日期为4号仿宋体 • 信函格式应简化：信函格式版记不加印发机关和日期、分隔线

公文要素 • 国标将版心内的公文格式各要素划分为“版头”（红色分隔线以上）、“主体”、“版记”三部分。 • 版头：由份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标志发文字号、签发人等要素组成。 • 主体：由公文标题、主送机关正文、附件说明、发文机关署名成文日期、印章、附注、附件等要素组成。 • 版记：由抄送机关印发机关、印发日期等要素组成。

公文要素—版头部分 1．份号：公文印制份数的顺序号。份号顶格编排在版心左上角第一行，一般用6位3号阿拉伯数字。涉密公文应当标注份号。份号标注上存在的主要问题有：一是涉密文件不标注份号；二是份号的数字不按规定标注；三是份号标注位置不规范。 2．密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。密级顶格编排在版心左上角第二行，一般用3号黑体字；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限标注上存在的主要问题有：一是确定密级和保密期限不准确，出现密级过高或过低、保密期限过长或过短等情况；二是密级标注不规范不统一，有的保密期限中的数字使用汉字标注。

公文要素—版头部分 3．紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”或“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行，一般用3号黑体字。公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。公文紧急程度标注上存在的主要问题有：一是不急的公文却标注了紧急程度；二是标注位置随意性大，有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章；三是纸质公文标注的紧急程度错用电报的紧急程度；四是使用“紧急”、“急”等不规范的标注方法。

公文要素—版头部分 4．发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。发文机关标志存在的主要问题有：一是有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致，如用“XX部”的发文机关标志，发文机关署名或印章却是“XX部XX局”或“XX部办公厅（室）”等；二是发文机关标志不规范，如使用了发文机关标志加括号和文种的形式。

公文要素—版头部分 5．发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。发文字号标注存在的主要问题有：一是发文机关代字概括不准确。太长，如“X重大公益项目办发”，不庄重，如某省污水垃圾项目规划建设领导小组办公室的机关代字为“X污水垃圾”；二是发文字号标注不规范。年份标注如2014年标注为〔14〕，不使用六角括号〔〕，却使用方括号【】、圆括号（）；三是发文字号标注位置不正确。如上行文发文字号居中标注。

公文要素—版头部分 6．签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。签发人必须是本机关正职或主持工作的领导。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序依次均匀顺排，一般每行两个姓名，下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为4mm。签发人标注上存在的主要问题有：一是上报的公文没有标注签发人；二是上报公文的签发人是该机关的其他负责人；三是多个机关联合上行文时只标注主办机关负责人；四是签发人的标注位置不规范（联合行文）；五是签发人应只标注姓名，有的公文还标注了签发人的职务。

公文要素—主体部分 7．标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。位于红色分隔线下空二行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整。（1）完整结构：发文机关+事由（表明文件主要内容）+文种（2）公文标题要正确选用文种。

公文要素—主体部分 （3）标题长度一般不超过50字，排列时不超过三行。标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。（4）联合行文时，主办机关排列在前（5）不能转发或批转发文字号，应是公文标题。（6）“事由”的结构：“关于……的”，要求准确概括公文内容。（“关于”在发文机关后）。

公文要素—主体部分 8．主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称。编排在标题下空一行，左侧顶格3号仿宋体字编排，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法同抄送机关。注：（1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关；（2）顶格，回行仍顶格；（3）全称或规范化简称。

公文要素—主体部分 9．正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不回行。正文一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。（1）正文一般由三部分组成：原由+事项+结尾。（2）引文：先引标题，后引发文字号。（3）日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2005年写“05 年”。（4）结构层次序数：第一层：汉字“一、”，第二层：汉字加括号“（一）” 第三层：阿拉伯数字“1．”，第四层：阿拉伯数字加括号“（1）”

公文要素—主体部分 10．附件说明：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。附件说明标注中存在的主要问题有：一是应有附件说明而没有标注。二是标注位置不正确，如有的在正文下一行编排，没有空一行；三是标注方法不正确，如附件顺序号用汉字“一、二、三”标注；附件名称后标注标点符号；文字较长的附件说明回行后顶格编排。

公文要素—主体部分 11．发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。 12．成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，一般右空四字编排。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期以领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准。电报则以发出的日期为准。

公文要素—主体部分 13．印章：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

公文要素—主体部分 14．附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 “请示”件应在附注处注明联系人和电话。附注标注上存在的主要问题有：一是标注位置不规范，如将附注标注在版记上一行；二是标注格式不规范，如有的附注内容没有用圆括号括起来；三是标注内容杂乱，如几个机关联合报送的请示件，本来只标注主办机关联系人即可，却将所有联合发文机关的联系人都标注上去。

公文要素—主体部分 15．附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。附件的使用上存在的主要问题有：一是正文和附件可以一起装订时，没有装订在一起；二是将附件编排在版记后；三是附件顺序号和附件标题与附件说明的表述不一致。

公文要素—版记部分 16．抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称。公文如有抄送，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

公文要素—版记部分 17．印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。印发机关和印发日期标注上存在的主要问题有：一是把成文日期当作印发日期；二是有些机关的公文在版记中缺少印发机关和印发日期，或标注了印发机关和印发日期但没有标注“印发”二字；三是有些机关印制的公文，在印发机关栏还额外标注打字员、校对员姓名及存档等内容。

公文要素 18．页码：页码就是公文页数顺序号。页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

公文的特定格式—信函格式 • 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。 • 发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上细下粗），距下边页20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。 • 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 • 标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。 • 第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 • 首页不显示页码。 • 版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

命令（令）格式 • 发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。 • 发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。 • 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。 • 联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。 • 签名章一般用红色。

纪要格式 • 纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。 • 标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人姓名、单位，回行时与冒号后的首字对齐。 • 标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。 公文办理的主要特点（1）系统性。公文办理是一项系统工作，收文办理与发文办理既是相对独立的体系，又存在很强的内在联系。文秘人员需要灵活掌握运用公文的格式、文种、行文规则等公文处理工作的系统知识。（2）实践性。公文办理各个环节都有很强的实践性，如何提拟办意见、怎样进行传阅等，都需要通过公文办理实践去领会掌握。（3）服务性。公文办理过程是为机关负责人服务的过程，也是为与本机关有公文来往的其他机关服务的过程。公文办理

公文办理 • 公文办理的主要特点（4）严肃性。公文办理是为党政机关实施领导、履行职能和处理公务服务的重要手段，事关全局，责任重大。机关负责人也应对公文办理工作进行严格把关。（5）程序性。公文办理由一系列衔接有序的工作环节组成，各个环节环环相扣，文秘人员必须严格按照规定程序办文，确保公文办理准确高效，保障机关工作顺利开展。（6）时效性。党政机关工作节奏快、要求高，公文办理的时效强，如果因为工作拖拉延误了公文办理的时机，会带来严重的后果和损失。

公文办理 公文为何要有统一的“出入口”？公文如果没有统一收发：不仅会造成公文“体外循环”，不利于公文的规范管理和落实办文时限、责任；而且可能造成多头主送和领导多头批示，延误办理。各级政府办公厅（室）文电、秘书处（科、股）是本机关管理公文处理工作的职能部门，负责本机关日常公文处理工作，是进出本机关的所有正式公文（除密码电报外）的唯一出口和入口，统一负责公文的传递、收发、登记、分办、核稿、付印、分发、立卷、归档和销毁。

一、收文办理 收文办理，是公文办理程序之一，是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。是收文机关履行其法定职能，使公文产生实际效用的过程。包括对上级机关来文的贯彻、落实；对下级机关来文的批复、答复；对不相隶属机关来文的函复。

一、收文办理 收文可分为阅知性公文(以下简称阅件)和批办性公文(以下简称办件)两大类。收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。（一）签收。注意两点：一是要清点信封或文件包数量，检查密封是否完好，核对信件实际件数、信封编号与签收单上的记载是否相符。核对无误后，要签名或盖收文章并注明签收时间。(外收发）二是要逐份清点核对所收文件的编号、份数与签收单（发文通知单）上的记载是否相符。（内收发）

公 文 处 理 工 作