1 / 33

PROTOKOL DALAM DALAM PENGENDALIAN MAJLIS

PROTOKOL DALAM DALAM PENGENDALIAN MAJLIS. disampaikan oleh: SHARIFAH SAZLIHA SULAIMAN. PROTOKOL DALAM DALAM PENGENDALIAN MAJLIS. PENGERTIAN. MAJLIS RASMI MAJLIS YANG KESELURUHAN PERBELANJAAN DITANGGUNG OLEH PIHAK KERAJAAN

yannis
Download Presentation

PROTOKOL DALAM DALAM PENGENDALIAN MAJLIS

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. PROTOKOL DALAM DALAM PENGENDALIAN MAJLIS disampaikan oleh: SHARIFAH SAZLIHA SULAIMAN

  2. PROTOKOL DALAM DALAM PENGENDALIAN MAJLIS PENGERTIAN • MAJLIS RASMI MAJLIS YANG KESELURUHAN PERBELANJAAN DITANGGUNG OLEH PIHAK KERAJAAN • MAJLIS TIDAK RASMI PERBELANJAAN TIDAK DITANGGUNG OLEH KERAJAAN • FORMAL SESUATU PERBUATAN YANG DILAKUKAN MENURUT PERATURAN TERTENTU YANG TELAH DITETAPKAN ATAU MENGIKUT CARA ATAU PERATURAN YANG TELAH DITERIMA DAN DIANGGAP WAJAR MENGIKUT ADAT KEBIASAAN.

  3. Jenis-Jenis Majlis • MAJLIS PENUH ISTIADAT • MAJLIS RASMI DAN FORMAL • MAJLIS RASMI TIDAK FORMAL • MAJLIS TIDAK RASMI TETAPI FORMAL • MAJLIS TIDAK RASMI DAN TIDAK FORMAL

  4. Majlis Penuh Istiadat • ISTIADAT PERTABALAN • ISTIADAT PENGANUGERAHAN DARJAH KEBESARAN • ISTIADAT MENERIMA SURAT TAULIAH • ISTIADAT MENYAMPAIKAN SURAT TAULIAH • ISTIADAT MENGANGKAT SUMPAH OLEH MENTERI KABINET

  5. Majlis Rasmi Dan Formal • MAJLIS JAMUAN MAKAN OLEH PERDANA MENTERI BAGI MERAIKAN KETUA KERAJAAN YANG MEMBUAT LAWATAN KE MALAYSIA • PERASMIAN SESUATU MAJLIS ANJURAN KERAJAAN • PAMERAN • PEMBUKAAN BANGUNAN • SEMINAR DAN LAIN-LAIN

  6. Majlis Rasmi Tidak Formal • MAJLIS ANJURAN KERAJAAN YANG TIDAK BANYAK MEMATUHI PROTOKOL • MAJLIS JAMUAN TEH KANAK-KANAK YANG DIBERI OLEH PERDANA MENTERI • JAMUAN TEH MENYAMBUT HARI KEMERDEKAAN PAKAIAN: BAJU BATIK LENGAN PANJANG

  7. Majlis Tidak Rasmi Tetapi Formal • MAJLIS YANG DIBUAT OLEH PIHAK SWASTA YANG MEMERLUKAN PROTOKOL. • PERASMIAN KILANG OLEH PERDANA MENTERI, MENTERI KABINET, MENTERI BESAR, ORANG KENAMAAN DAN LAIN-LAIN. Majlis Tidak Rasmi Tidak Formal • MAJLIS ANJURAN PEGAWAI DAN KAKITANGAN SESEBUAH ORGANISASI KERAJAAN ATAU BUKAN KERAJAAN

  8. Penyediaan Senarai Jemputan Majlis-Majlis Rasmi • SENARAI PERLU DISIAPKAN 2 ATAU 3 BULAN SEBELUM MAJLIS • JENIS SENARAI JEMPUTAN • RINGKASAN SENARAI • SENARAI NAMA • SENARAI KEUTAMAAN • SENARAI JAWAPAN • SENARAI KEHADIRAN RINGKASAN SENARAI • SATU SENARAI KATEGORI TETAMU DAN BILANGAN

  9. TUJUAN • DAPAT DIKETAHUI JENIS-JENIS TETAMU • KATEGORI TETAMU DAN BILANGAN • KOBINASI TETAMU DAN JUGA STATUSNYA • RUANG PENGGUNAAN MAJLIS DAN ANGGARAN PERBELANJAAN

  10. Senarai Nama • IAITU NAMA-NAMA TETAMU MENGIKUT KATEGORI MASING-MASING. • PERLU MENGANDUNGI BUTUR-BUTIR TERPERINCI YANG LENGKAP. • NAMA PENUH DAN GELARAN DAN DARJAH KEBESARAN (JIKA ADA) • NAMA ISTERI • JAWATAN ATAU PANGKAT • ALAMAT PEJABAT • NOMBOR TELEFON PEJABAT • ALAMAT RUMAH • NOMBOR TELEFON RUMAH • NAMA SETIAUSAHA SULIT DAN NOMBOR TELEFON • BUTIR-BUTIR LAIN

  11. SENARAI KEUTAMAAN SENARAI JAWAPAN Perlu senarai jawapan kehadiran seseorang dalam sesuatu majlis Iaitu sesuatu senarai di mana tetamu disenaraikan mengikut susunan keutamaan TUJUAN Dapat mengetahui bila-bila masa tetamu yang menjawab hadir @ tidak hadir ataupun belum memberi jawapan

  12. SENARAI KEHADIRAN • IAITU SENARAI TERAKHIR YANG MENGANDUNGI SENARAI TETAMU YANG MENJAWAB HADIR. TUJUAN • PEMBANTU MAJLIS ATAU PENYAMBUT TETAMU AKAN MENGGUNAKANNYA UNTUK MENJALANKAN TUGAS.

  13. PERANAN PENYAMBUT TETAMU TUGAS PENYAMBUT TETAMU • MENDAPATKAN SENARAI JEMPUTAN YANG HADIR • MENGENALI TETAMU • MENYAMBUT KETIBAAN TETAMU • MENGEDAR PROGRAM • MENGIRINGI TETAMU KE TEMPAT DUDUK • MEMBERI APA-APA MAKLUMAT YANG DIPINTA • MEMBANTU TETAMU DALAM PELBAGAI HAL • MENJAGA KETENTERAMAN MAJLIS • MENJAGA KESELESAAN TETAMU

  14. KRITERIA PENYAMBUT TETAMU YANG BAIK • MEMPUNYAI PERWATAKAN YANG BAIK (PLEASANT LOOKING) • PENGLIHATAN TERANG DAN PENDENGARAN BAIK • MEMPUNYAI GAYA DIRI @ (DEPARTMENT YANG SESUAI DENGAN TUGAS) • PERWATAKAN YANG BAIK (TINGKAH LAKU BAIK DAN BERSOPAN) • SENTIASA DALAM KEADAAN BERSIH • MAHIR DALAM TEKNIK MENYAMBUT DALAM PELBAGAI SITUASI

  15. Teknik Menyambut KERAIAN • PERLU MENGETAHUI KERAIAN YANG SEDANG DIADAKAN • NAMA KERAIAN • TUAN RUMAH ATAU PILIH YANG MENJEMPUT • TETAMU UTAMA • TUJUAN KERAIAN • PERLU JUGA MENGETAHUI JENIS KERAIAN • RASMI • TIDAK RASMI • FORMAL • TIDAK FORMAL

  16. ATURCARA KERAIAN YANG BERKENAAN • PERLU MENGETAHUI ATURCARA KERAIAN-KERAIAN SEPERTI:- • WAKTU TETAMU MULA TIBA • WAKTU MAJLIS DIMULA • WAKTU REHAT (JIKA ADA) • MASA JAMUAN RINGAN (JIKA ADA) • WAKTU TAMAT • MAJLIS JAMUAN MAKAN PERLU MENGETAHUI • WAKTU TETAMU MULA TIBA • MASA MINUMAN SEBELUM MAKANAN DISEDIAKAN (JIKA ADA) • MASA MAJLIS DIMULAKAN • MASA PERTUNJUKKAN DIMULAKAN (JIKA ADA) • MASA UCAPAN-UCAPAN (JIKA ADA) • WAKTU MAJLIS DIJANGKA TAMAT

  17. SUSUNAN TEMPAT DUDUK • KAWASAN YANG DIPERUNTUKAN • TEMPAT-TEMPAT PENTING • TANDAS • TEMPAT DOKTOR • PINTU MASUK / KELUAR • PINTU KECEMASAN DAN LAIN-LAIN • SENARAI TETAMU YANG DIJEMPUT • SENARAI TETAMU KENAMAAN • PAKAIAN PENYAMBUT • KEHADIRAN PENYAMBUT

  18. DIBAHAGI 4 PERINGKAT • PENYAMBUT UTAMA • PEMBAHAGI PROGRAM • PENGIRING • PENUNJUK TEMPAT DUDUK • PENYAMBUT UTAMA • TERDIRI DARI PEGAWAI KANAN ATAU KETUA PENYAMBUT • TUGASNYA • MENGENALI TETAMU DATANG • BERITAHU PEMBAHAGI PROGRAM / PENGIRING • UCAP SELAMAT DATANG CARA MENYAMBUT

  19. PEMBAHAGI PROGRAM TUGASNYA MEMBERI PROGRAM PERLU PASTI BEKALAN PROGRAM MENCUKUPI • PENGIRING TUGASNYA MENGIRINGI TETAMU KE TEMPAT YANG DITETAPKAN. • PENUNJUK TEMPAT DUDUK

  20. PERTANYAAN DAN TEGURAN JIKA ADA PERTANYAAN JAWAB DENGAN SOPAN • KESULITAN SEGERA RUJUK PEGAWAI BERTUGAS • SENYUM SELALU HENDAKLAH SENYUM SELALU

  21. Kad Jemputan • MERUPAKAN SATU BENTUK KOMUNIKASI YANG TERPENTING DARI PIHAK TUAN RUMAH ATAU PENGANJUR KEPADA TETAMU YANG DIJEMPUT. • TANGGUNGJAWAB SESEORANG APABILA TERIMA KAD JEMPUTAN • TELITI TARIKH, HARI DAN MASA MAJLIS DIADAKAN • TELITI AKAN TEMPAT MAJLIS DIADAKAN • TELITI AKAN JENIS PAKAIAN YANG DIKEHENDAKI DIPAKAI DALAM MAJLIS • BUAT KEPUTUSAN KEHADIRAN • JAWAB KEPUTUSAN KEHADIRAN

  22. SUSUNAN TEMPAT DUDUK DI PELBAGAI MAJLIS SUSUNAN TEMPAT DUDUK MENGGAMBARKAN • TARAF • SUSUNAN KEUTAMAAN • KEKANANAN • PENTINGNYA SESEORANG DALAM MAJLIS TERSEBUT PRINSIP ASASNYA • DIF PALING HAMPIR DENGAN TETAMU KEHORMAT IALAH DIF TERKANAN DAN KEKANANAN BERMULA DIKIRA DARI KANAN TETAMU KEHORMAT SAMADA BERSEBELAHAN ATAU SEIRING ATAUPUN BERSETENTANGAN.

  23. PRINSIP MENYUSUN TEMPAT DUDUK • JUMLAH DIF-DIF DI PENTAS KHAS DIHADKAN KEPADA BILANGAN KECIL IAITU:- * 3, 5 DAN 7 ATAUPUN 2, 4 DAN 6 • PENGECUALIAN HANYA PADA SESUATU MAJLIS YANG DIHADIRI DIF-DIF PROTOKOL TERLALU TINGGI.

  24. Pengendalian Majlis • JAWATANKUASA MAJLIS RASMI • TEMPAT MAJLIS • SENARAI JEMPUTAN • ATURCARA MAJLIS • KESESUAIAN PAKAIAN DALAM MAJLIS • KAD JEMPUTAN • MENU UNTUK JAMUAN • SUSUNAN TEMPAT DUDUK • JURUACARA • ATURCARA PENTADBIRAN • PENYAMBUT TETAMU • RAPTAI • POST-MORTEM • TATACARA MENGHADIRI MAJLIS

  25. ATURCARA PENTADBIRAN MERUPAKAN ATURCARA MAJLIS YANG DITULIS SECARA TERPERINCI DENGAN TUJUAN: • UNTUK PANDUAN PEGAWAI PENGENDALI BAGI DI JADIKAN PANDUAN KEPADA SEMUA PEGAWAI YANG TERLIBAT • UNTUK SEMUA PEKERJA YANG TERLIBAT • UNTUK PENENTUAN MAJLIS BERJALAN MENGIKUT PERATURAN DAN PROTOKOL YANG BETUL • UNTUK MENGAWAL MASA • UNTUK MENJADI PANDUAN MASA AKAN DATANG • UNTUK MENJADI REKOD ATURCARA PENTADBIRAN YANG BAIK MENGANDUNGI BUTIR-BUTIR BERIKUT: • MASA • KETERANGAN YANG MERUPAKAN URUSAN ACARA YANG TERPERINCI • PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB

  26. Raptai TUJUAN • MEREKA YANG TERLIBAT TAHU AKAN TUGAS DANTANGGUNGJAWAB • PENENTUAN TURUTAN MAJLIS • PENENTUAN MASA • MEMPERBAIKI KELEMAHAN • MENDAPAT GAMBARAN SEBENAR MAJLIS

  27. PENYAMBUT TETAMU • KERAIAN • ATURCARA KERAIAN BERKENAAN • SUSUNAN TEMPAT DUDUK • KAWASAN YANG DIUNTUKKAN • TEMPAT-TEMPAT PENTING • SENARAI TETAMU YANG DIJEMPUT • SENARAI TETAMU KHAS • PAKAIAN PENYAMBUT • GAYA PENYAMBUT • MENGENALI TETAMU • KETIBAAN PENYAMBUT • PERTANYAAN DAN TEGURAN • KESULITAN • SPEAK WHEN SPOKEN • SENYUM SELALU

  28. TATACARA MENGHADIRI MAJLIS KEROSAKAN - MAJLIS YANG DISEBABKAN OLEH TETAMU • TELAH MEMBERI JAWAPAN KEHADIRAN • MENJAWAB LAMBAT • JAWAB HADIR TETAPI TIDAK HADIR • JAWAB TIDAK HADIR TETAPI HADIR • JAWAB HADIR DENGAN ISTERI ATAU SUAMI TETAPI HADIR SEORANG • JAWAB TIDAK HADIR DENGAN ISTERI ATAU SUAMI TETAPI HADIR DENGAN ISTERI ATAU SUAMI • HADIR TETAPI LEWAT TIBA • HADIR MEMBAWA “EXTRA” • HADIR DENGAN PAKAIAN YANG TIDAK SESUAI • HADIR TIDAK MEMBAWA KAD JEMPUTAN SEBAGAIMANA DIKEHENDAKI • TIDAK MENGIKUT ARAHAN PEGAWAI LALULINTAS • TIDAK MENGIKUT ARAHAN PEGAWAI-PEGAWAI PENYAMBUT

  29. KETIBAAN DI TEMPAT MAJLIS • ARAHAN LALULINTAS • IKUT PINTU MASUK YANG DITETAPKAN • ARAHAN PENYAMBUT • TENTUKAN TEMPAT DUDUK • MINUMAN SEBELUM MAJLIS DIMULAKAN • PERGAULAN SEBELUM MAJLIS DIMULAKAN • MAJLIS PERKENALAN

  30. DALAM MAJLIS • ARAHAN DUDUK • TIDAK PUASHATI DENGAN KEADAAN • TERTIB DAN BERETIKA KETIKA MAJLIS SEDANG BERJALAN • CARA MULA MAKAN (DALAM MAJLIS JAMUAN) • MINUM UCAP SELAMAT (DALAM MAJLIS JAMUAN)

  31. Majlis Tamat • IKUT PERATURAN YANG DITETAPKAN • BERDIRI MENGADAP TETAMU KEHORMAT • MENGAMBIL SESUATU DI MEJA (DALAM MAJLIS JAMUAN) • TUNGGU GILIRAN

  32. PERSIAPAN BAGI MENGHADAPI MAJLIS • BERITAHU PENGANJUR JIKA ADA PERUBAHAN • KELENGKAPAN DIRI • KEMUDAHAN-KEMUDAHAN YANG DIPERLUKAN • TINJAUAN TEMPAT MAJLIS

  33. Sekian. Semoga Berjaya Melakukan Yang Terbaik

More Related