CURSO DE PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

1. CURSO DE PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN TERCERA UNIDAD DOCUMENTOS DE GESTIÓN

2. INSTRUMENTOS DE GESTIÓN Tema • Instrumentos de Gestión de la Administración Pública. • Reglamento de Organización y Funciones. • Cuadro para Asignación de Personal. • Manual de Organización y Funciones. • Inventario y Manual de Procedimientos • Texto Único de Procedimientos Administrativos.

3. ORGANIZACIONES – SU NATURALEZA NATURALEZA Unión de 2 o mas personas para el logro de objetivos comunes mediante el uso de recursos TIPOS DE ORGANIZACIONES 1) Según su Naturaleza Jurídica * Públicos * Privadas * Mixtas 2) Por sus Resultados o Productos 2.1 Organizaciones que hacen y mueven cosas - Manufacturas - Pesquería - Agricultura - Construcción - Minería - Transporte 2.2 Organizaciones de Trabajo Intelectual y de servicios * Educación * Religión * Salud * Ideologías * Cultura * Entretenimiento * Científicos * Investigación * Servicios

4. FORMALIZACIÓN DE ORGANIZACIONES PÚBLICAS • Ley Orgánica / Estatuto • Reglamento de Organización y Funciones • Cuadro para Asignación de Personal • Manual de Organización y Funciones • Plan Operativo Institucional • Manuales de Políticas • Presupuesto Analítico de Personal • Manual de Procedimientos • Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA • Guía de Servicios al Ciudadano

5. Reglamento de Organización y Funciones * ROF *

6. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF) • Es un documento de gestión que precisa: funciones/ unidades orgánicas/ relaciones funcionales y atribuciones especificas. • ESTRUCTURA DEL ROF • INTRODUCCION • INDICE • GENERALIDADES • TITULO PRIMERO : DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES • TITULO SEGUNDO : DE LA ESTRUCTURA, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES • TITULO TERCERO : DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES • TITULO CUARTO : DEL REGIMEN LABORAL • TITUTLO QUINTO : DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS • TITULO SEXTO : DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES • ORGANIGRAMA GENERAL • GLOSARIO DE TERMINOS • BASE LEGAL: D.S. N° 043-2006-PCM.

7. CARACTERÍSTICA DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF) • Todas las entidades de la Administración Publica deben contar con su respectivo ROF. • La propuesta del ROF de una entidad debe ser el resultad o de un estudio que comprenda • La disposiciones legales administrativas de creación • La factibilidad de implementar la organización propuesta • Los principales servicios que corresponda a la organización • El sustento técnico de la estructura y funciones • El ROF debe ser empleado como un instrumento de gestión. • Para establecer los tipos de órganos • Para establecer campos funcionales • Precisar atribuciones funcionales • Precisar responsabilidades funcionales • Precisar la interrelaciones funcionales • Determinar el régimen laboral • Determinar el régimen económico financiero • Servir como un instrumento para el proceso de dirección y control • El ROF formaliza unidades orgánicas solo hasta el tercer nivel

8. El ROF tendrá las siguientes características • Debe estar organizado en una forma sistemática • Debe contener información pertinente concreta y clara • Debe ser redactado en términos de fácil lectura y comprensión • Debe ser presentado e impreso para permitir su fácil manejo • Su contenido se presentara en títulos, capítulos y artículos

9. ETAPAS DEL DESARROLLO DEL ROF • Comprende las siguientes etapas • FORMULACIÓN • APROBACIÓN • DIFUSIÓN • ACTUALIZACIÓN

10. METODOLOGÍAS PARA LA ELABORACIÓN DEL ROF • Fijación de la naturaleza, finalidad y alcance. • Determinación de las funciones. • Agrupación de las funciones. • Por sistemas. • Por proceso administrativo. • Por funciones u órganos. • Determinación de la estructura orgánica.

11. METODOLOGÍAS PARA DETERMINAR LA ESTRUCTURA ORGÁNICA • Debe previamente definirse la política institucional sobre los niveles jerárquicos y sobre los tipos de Departamentalización. • El diseño de la estructura orgánica debe efectuarse sobre la base de los siguientes criterios. • Objetividad. • Simplicidad. • Funcionalidad. • Flexibilidad. • Economía de recursos. • Separación de funciones y atribuciones.

12. LOS TIPOS DE ÓRGANOS SON: • Órganos de Alta Dirección. • Órganos Consultivos. • Órganos de Control Institucional. • Órganos de Apoyo. • Órganos de Línea • Técnicos Normativos de Ejecución. • Órganos Desconcentrados. • Estos órganos podrán desagregarse en otras unidades orgánicas de menor nivel de acuerdo a la especialización, carga de trabajo, complejidad, servicios y productos a producir.

13. Por funciones o propósitos. • Por procesos o técnicas. • Por productos. • Por clientes. • Por territorio. • Por turnos. • Mixtas. CRITERIOS PARA EL PROCESO DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

14. INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DE LOS RUBROS QUE CONTIENE EL ROF • REFERENCIA : D.S. N° 043-2006-PCM (DIRECTIVA NO 005-82-INAP / DNR) • INTRODUCCIÓN. • ÍNDICE. • TITULO PRIMERO: DE LAS DISPOSICIONES GENERALES • Naturaleza jurídica • Entidad de la que depende • Jurisdicción • Funciones generales • Base legal. • TITULO SEGUNDO: DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA • De la estructura orgánica (asignándoles un código según tipo de órganos. • Funciones de cada órgano y unidades estructuradas

15. TITULO TERCERO • De las Relaciones Interinstitucionales. • TITULO CUARTO • De las disposiciones complementarias y finales. • ANEXO • ORGANIGRAMA GENERAL • GLOSARIO DE TERMINOS

16. CRITERIOS PARA ELABORACIÓN DEL ROF • Observar las disposiciones sobre creación, organización y funciones, referidas al proceso de modernización y descentralización. • Diseñar la organización con criterios de simplicidad y flexibilidad. • Observar el principio de especialidad. • Observar el principio de legalidad de las funciones. • Todas las funciones y competencias que le competan a la entidad deben ser asignadas a algún órgano de esta. • Cuidar la coherencia entre asignación de competencias y rendición de cuentas. • La estructura orgánica de una entidad debe guardar equilibrio entre las necesidades de jerarquización de la autoridad y de coordinación entre órganos.

17. NIVELES ORGANIZACIONALES

18. Cuadro para Asignación Personal * CAP *

19. El CAP es un documento técnico normativo de gestión institucional que contiene los cargos necesarios de una dependencia para su óptimo funcionamiento en base a la estructura de la organización vigente, prevista en el ROF. • El CAP deberá elaborarse tomando como base el Reglamento de Organización y Funciones y la clasificación de cargos institucional vigente. • El CAP deberá ser utilizado como un documento de previsión de la planta orgánica de una Entidad para un periodo definido, asimismo, como un documento de regulación para la previsión de plazas contenidas en el Presupuesto Analítico del Personal (PAP). CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP) REF.: D.S. N° 043-2004-PCM

20. Analizar los Objetivos. • Determinar las Funciones Básicas. • Establecer la Estructura Básica. • Determinar Actividades Servicios Productos. • Establecer Planta Orgánica. • Establecer las Situaciones Diferenciales de los Cargos. • Establecer la Nomenclatura de Cargo. • Formular el CAP. METODOLOGÍAS PARA ESTABLECER NECESIDADES DE CARGOS

21. CONSIDERAR Y/O ANALIZAR LOS SIGUIENTES FACTORES: • El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cada unidad orgánica. • Complejidad de estas acciones. • Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgánica debe brindar u obtener. • Disponibilidad Presupuestal. • Hombres necesarios para cumplir las actividades asignadas a la Unidad Orgánica. • Dificultad de obtención de determinado personal idóneo para determinar cargos. CRITERIOS PARA DETERMINAR LA NATURALEZA Y CANTIDAD DE LOS CARGOS

22. SECTOR: ENTIDAD: COD: Nº HOJA: Nº Orden Cargo Clasificado Cargo Estructural Total Necesario 01 02-05 06-07 Director de Sistema Adua II Espec. Planificación II Espec. Racionalizac. III Director Ejecutivo 01 04 02 CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP)

23. FORMATO PARA CUADRO DE ASIGNACIÓ DE PERSONAL (CAP)

24. Manual de Organización y Funciones * MOF *

25. 1.a contenido • JERARQUIA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE GESTION. • CONCEPTO DEL MOF. • FINES Y USO DEL MOF. • CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MOF. • DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF. • CARACTERISTICAS DE LAS FUNCIONES. MANUAL DE ORGANIZACIONY FUNCIONES

26. Ley Orgánica de Creación. • Estatuto. • Reglamento de Organización y Funciones (ROF). • Cuadro para Asignación de Personal (CAP). • Manual de Organización y Funciones (MOF). • Manual de Procedimientos. JERARQUÍA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIÓN

27. El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal. CONCEPTO DE MOF

28. NORMAS PARA LA FORMULACIÓN DEL MOF • REFERENCIA LEGAL • DIRECTIVA NO 001-95-INAP/DNR • Metología y Lineamientos para formular el MOF • ALCANCE • EL MOF ES OBLIGATORIO PARA TODOS LOS ORGANISMOS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA.

29. NATURALEZA DEL MOF • Es un documento normativo que describe las funciones especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas para cada dependencia orgánica en el respectivo reglamento y funciones de la entidad así como a los requerimientos y nomenclatura de los cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal. CARACTERÍSTICA • El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el ROF. • No se utilizara el MOF para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP. • El MOF se elaborará independientemente en cada unidad orgánica establecido en el segundo nivel organizacional.

30. FINALIDAD DEL MOF • Determinar las funciones especificas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos del cargo dentro de la estructura orgánica de cada dependencia. • Proporcionar información a los trabajadores sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización así como las interrelaciones formales que corresponda. • Ayuda institucionalizar la simplificación administrativa. • Facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el de adiestramiento y orientación de personal en servicio.

31. MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES • NATURALEZA • Documentos de gestión que exponen con detalle la estructura y funciones de la dependencia de la que tratan, las relacionesde cada unidad y de cada cargo, así como la especificación de la autoridad y responsabilidad inherente al cargo, líneas de responsabilidad, canales de comunicación, etc. • FINALIDAD • Indicar las funciones básicas de cada unidad, delimitado la naturaleza y amplitud del trabajo. • Precisar la ubicación de cada cargo dentro de la estructura general de la dependencia y sus respectivas funciones • Delimitar la autoridad de las unidades orgánicas y cargos. • Describen las interrelaciones formales y funcionales de las unidades y cargos al interior y exterior

32. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES • Estructura del MOF. • Introducción. • Finalidad alcance. • Aprobación y actualización. • Base legal. • Objetivos. • Políticas. • Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación. • Funciones generales. • Organización. • Funciones de las unidades estructurales. • Cuadro orgánico de asignación de cargos. • Funciones especificas a nivel de los cargos. • Organigrama.

33. CONTENIDO ESQUEMÁTICO DEL MOF (DIRECTIVA N° 001-95-INAP/DNR) • PRESENTACIÓN (INTRODUCCIÓN) • INDICE (CONTENIDO) • ASPECTOS GENERALES • OBJETO DEL MANUAL • FINALIDAD • ALCANCE • BASE LEGAL • APROBACION (ACTUALIZACIÓN) • ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO • CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS • INDICE DE CARGOS • DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS

34. DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF Organigrama estructural del órgano

35. Unidad Orgánica Cargo: ........................................... .................................... Nº HOJA 1. FUNCIONES ESPECIFICAS a. b. c. d. e. f. g. h. n. Las demás que le asigne el (Cargo del Jefe inmediato superior) 2. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD a. Dependencia Directa. b. Supervisión Directa (1) (2) (n) 3. REQUISITOS MINIMOS a. Formación b. Experiencia c. Alternativa DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF Hoja de Especificación de Funciones (Alternativa A)

36. CARACTERÍSTICAS DE LAS FUNCIONES • Describe acciones a realizar. • Los verbos se presentan en imperativo (acción dinámica). • Su descripción debe ser clara, sencilla. Pero objetiva y lógica. • Seguir la secuencia del proceso administrativo (planea, organiza, dirige, coordina, supervisa, controla). • Describir las funciones en orden de importancia y/o según la secuencia de su ejecución. • Describir las funciones permanentes y las periódicas. • Describir las atribuciones (aprueba, autoriza, firma, visa, dirige, participa y opina, selecciona, convoca, etc).

37. ETAPAS PARA LA FORMULACIÓN DEL MOF • FORMULACIÓN • PLANEAMIENTOS • RE COPILACION DE LA INFORMACIÓN • ESTUDIO DE ANALISIS • REDACCION DEL PROYECTO • APROBACIÓN • IMPRESIÓN - REPRODUCCIÓN • DIFUSIÓN • ACTUALIZACIÓN

38. MODELO DE HOJA DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES • Contenido: • Denominación de la unidad orgánica a la cual pertenece el cargo • Denominación del cargo • Funciones generales • Funciones especificas • Líneas de autoridad y responsabilidad • Dependencia directa • Cargos que supervisan • Requisitos mínimos (especificaciones) • Formación • Experiencia • Alternativa

39. DIRECTIVAS • OBJETO • FINALIDAD • ALCANCE • BASE LEGAL • VIGENCIA • NORMAS GENERALES • NORMAS ESPECIFICAS, COMPLEMENTARIOS O TRANSITORIAS • PROCEDIMIENTOS • FLUJOGRAMA

40. INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES. • 1.1.- Finalidad • Contar con Cuadro de Necesidades de Bienes, Servicios u Obras por Unidad Orgánica Estructurada y/o Unidad Ejecutora a nivel del Ministerio. • 1.2.- Base Legal • Ley N° 28411 – Ley General del Sistema del Presupuesto Público. • Decreto Legislativo N° 1017 – Ley de Contrataciones del Estado (publicado en el Diario Oficial El Peruano el 04 de Julio del 2008). • Decreto Supremo N° 184-2008-EF – Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, (publicado en el Diario Oficial el Peruano el 1° de Enero del 2009). • Ley de Presupuesto para el Sector Público de cada Año Fiscal. • D.S. N° 002-2002-VIVIENDA.- Reglamento de Organización y Funciones del MVCS y modificatoria D.S. N° 045-2006-VIVIENDA. • Resolución Ministerial N° 175-2003-VIVIENDA, Norma que aprueba la Estructura y Funciones de los Órganos de Menor Nivel Jerarquico que se encuentran en el ROF.

41. 1.3.- Requisitos. • Convocatoria oficial y cronograma para inicio y desarrollo del Proceso de desarrollo de formulación del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios de la Entidad (Directiva u Oficio) • Catálogo de Bienes y Servicios actualizado. • Duración. • Tres (03) meses. • 1.5.- Etapas del Procedimiento • 1.6.- Diagrama.

42. Procedimiento Administrativo y Texto Único de Procedimientos Administrativos * TUPA *

43. REFERENCIAS: LEY Nº 27444- LEY DEL PROCEDIMIENO ADMINISTRATIVO GENERAL LEY N° 29060- SILENCIO ADMINISTRATIVO D.S. N° 079-2007-PCM- LINEAMIENTOS PARA FORMULAR EL TUPA

44. ÁMBITO Y CONTENIDO • Su aplicación es en todas las entidades de la Administración Pública. • La Ley regula las actuaciones de la función administrativa del Estado y el procedimiento administrativo común desarrollados en las entidades.

45. FINALIDAD • Es establecer el régimen jurídico aplicable para que la actuación de la Administración Pública, sirva a la protección del interés general, garantizando los derechos e intereses de los administrados y con sujeción al ordenamiento constitucional y jurídico en general.

46. PRINCIPIOS Se sustenta que fundamentalmente en: • P. Legalidad. • Debido procedimiento. • Impulso de Oficio • Razonabilidad. • Imparcialidad. • Informalismo. • Presunción de veracidad. • Conducta procedimental. • Celeridad. • Eficacia. • Verdad material. • Participación • Simplicidad. • Uniformidad • Predictibilidad. • Privilegio de contratos posteriores.

47. ACTOS ADMINISTRATIVOS • Son las declaraciones de las entidades que, en el marco de normas de derecho público, están destinadas a producir efectos jurídicos sobre los intereses, obligaciones o derechos de los administrados dentro de una situación concreta.

48. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO • Son el conjunto de actos y diligencia tramitadas en las entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos, individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados.

49. CALIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS • Procedimientos de aprobación automática. • De evaluación previa por la entidad. • Silencio Positivo. • Silencio Negativo. Cada entidad señala estos procedimientos en su Texto Único de Procedimientos Administrativos TUPA.

50. PLAZO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE EVALUACIÓN PREVIA • 30 DIAS HÁBILES • SALVO DISPOSICIÓN POR LEY O DECRETO LEGISLATIVO .