แนวปฏิบัติในการจัดซื้อ/จ้าง และทำสัญญาในปี 2552

1. แนวปฏิบัติในการจัดซื้อ/จ้าง และทำสัญญาในปี 2552

2. สัญญาจะซื้อจะขายและสัญญาจ้างบริการสัญญาจะซื้อจะขายและสัญญาจ้างบริการ 1. ภาควิชา/หน่วยงานขออนุมัติหลักการการดำเนินการก่อนเริ่มปีงบประมาณ 2552 และหน่วยงบประมาณออกรหัส 4 fields ให้เสร็จสิ้นภายใน 12 มิถุนายน 2551 (ไม่ต้องออก EFD) 2. จัดทำ PR. ในระบบ SAP และส่งมาที่หน่วยงบประมาณภายใน วันที่ 12 กรกฎาคม 2551

3. 3. หน่วยงบประมาณส่ง PR. มาที่งานพัสดุ ภายใน 1 วันทำการหลังจากได้รับ PR. จากภาควิชา/หน่วยงาน หรืออย่างช้าที่สุดต้องไม่เกิน 2 วันทำการ 4. งานพัสดุจะดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง และทำสัญญาจะซื้อจะขายและสัญญาจ้างบริการให้เสร็จภายใน 30 กันยายน 2551 สัญญาจะเริ่ม 1 ตุลาคม 2551 – 30 กันยายน 2552

4. 5. การจัดซื้อสารเคมี ชุดตรวจ และวัสดุในห้องปฏิบัติการ ฯลฯ ไม่ว่าผู้ขายสามารถส่งของได้ภายใน 5 วันหรือภายใน 30 กันยายน 2552 ให้อยู่ใน PR.เดียวกัน 6. รวบรวมรายการสารเคมี ชุดตรวจ และวัสดุในห้องปฏิบัติการ เมื่อมีการจัดทำ PR. และใน 1 PR.มีหลาย Vendor ให้จัดเรียงลำดับรายการให้เหมือนกับทั้งรายการใน PR.ระบบ SAP , รายการในรายละเอียด และรายการที่ผู้ขายเสนอมาต้องตรงกัน พร้อมทั้งติด Index กำกับทุกราย

5. 7. การจ้างบริการตลอดปีงบประมาณ 2552 โดยวิธีตกลงราคา วงเงินไม่เกิน 100,000 บาท ให้ภาควิชา / หน่วยงาน ถือปฏิบัติ เช่นเดียวกับข้อ 2, 3 โดยงานพัสดุจะออกใบสั่งจ้าง เริ่มวันที่ 1 ตุลาคม 2551 8. ไม่มีการทำสัญญาจะซื้อจะขายกับบริษัทใดบริษัทหนึ่งมากกว่า 1 ฉบับ ในแต่ละหน่วยงาน

6. 9. บันทึกชี้แจงเหตุผลความจำเป็นต้องจ้าง โดยวิธีพิเศษ ในกรณีจ้างหรือเช่า จากผู้รับจ้างหรือผู้ให้เช่ารายเดิม ให้ระบุว่า “ เป็นงานจ้างต่อเนื่องในปีงบประมาณ 2552 ภายหลังจากสัญญาเดิม จะสิ้นสุดลงกับผู้รับจ้างรายเดิม ” หรือ “ เป็นการเช่าต่อเนื่องในปีงบประมาณ 2552 ภายหลังจากสัญญาเดิม จะสิ้นสุดลงกับผู้ให้เช่ารายเดิม ”

7. 10. สัญญาจ้างบริการงวดสุดท้าย ของเดือนกันยายน 2551 ให้ตรวจรับ ณ วันที่ 30 กันยายน 2551 11.การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารประจำปีงบประมาณ 2551 ภาควิชา/หน่วยงานจะต้องระบุรายละเอียดลงในแบบฟอร์ม เช่น ปริมาณเครื่องที่ขอเช่า,ปริมาณการใช้ต่อเดือน,ผู้รับผิดชอบ เป็นต้น และต้องส่งเอกสารตอบกลับงานพัสดุ ภายในวันที่ 15 กรกฎาคม 2551

8. กรณีผู้ขาย/ผู้รับจ้าง ส่งมอบของ/งานจ้างล่าช้า • 1.ภาควิชา/หน่วยงาน ตรวจสอบสัญญา/ใบสั่ง ที่ครบกำหนดส่งมอบของ/งานจ้าง หากผู้ขาย/ผู้รับจ้างยังไม่ได้ส่งของ/ส่งงาน ให้ทำบันทึกแจ้งงานพัสดุเพื่อแจ้งปรับ • 2.เมื่อผู้ขาย/ผู้รับจ้าง ส่งมอบของ/งานจ้างแล้ว ขอให้คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/งานจ้าง รีบดำเนินการตรวจรับ หากส่งมอบครบถ้วนถูกต้องตามสัญญาให้ลงลายมือตรวจรับในใบตรวจรับพัสดุ/งานจ้าง แล้วส่งให้งานพัสดุโดยเร็ว เพื่องานพัสดุจะได้ดำเนินการเบิกเงินให้กับผู้ขาย/ผู้รับจ้างต่อไป

9. ตารางการปิด PR. ในระบบ SAP 1. PR.จะซื้อจะขายของปี 2551 ปิดวันที่ 31 พฤษภาคม 2551 2. PR. สอบราคา, ประกวดราคาและวิธีพิเศษ ปิดวันที่ 30 มิถุนายน 2551 ยกเว้น PR. วิธีพิเศษจัดซื้อยา หรือซ่อมแซมครุภัณฑ์ ปิดวันที่ 15 สิงหาคม 2551

10. 3. PR. ตกลงราคา ปิดวันที่ 15 สิงหาคม 2551

11. การตรวจสอบพัสดุประจำปี 2551 • 1.งานพัสดุ จัดส่งทะเบียนสินทรัพย์ให้ภาควิชา/หน่วยงาน ตั้งแต่วันที่ 1-15 กันยายน 2551 เพื่อเตรียมข้อมูลให้กรรมการฯ ตรวจสอบ • 2.ขอความร่วมมือจากภาควิชา/หน่วยงาน แจ้งเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องจัดเตรียมทะเบียนสินทรัพย์ให้กรรมการฯตรวจสอบพร้อมทั้งนำพากรรมการไปดูของ • 3.ขอความร่วมมือจากภาควิชา/หน่วยงานจัดส่งเจ้าหน้าที่ที่ไม่ได้รับการแต่งตั้งให้เป็นเจ้าหน้าที่พัสดุประจำภาควิชา/หน่วยงาน เข้าร่วมเป็นกรรมการตรวจสอบรับ-จ่ายพัสดุประจำปี 2551 โดยจะมีค่าตอบแทนให้คนละ 500.-บาท

12. ปัญหาจากการตรวจสอบพัสดุประจำปีที่ผ่านมาปัญหาจากการตรวจสอบพัสดุประจำปีที่ผ่านมา • 1.เจ้าหน้าที่ภาควิชา/หน่วยงาน ไม่ให้ความร่วมมือในการจัดเตรียมทะเบียนสินทรัพย์ให้กรรมการตรวจสอบฯ • 2.เจ้าหน้าที่ภาควิชา/หน่วยงาน ไม่ให้ความร่วมมือในการนำพากรรมการฯไปดูครุภัณฑ์ • 3.พัสดุที่ชำรุด เสื่อมสภาพจากการใช้งานแล้ว หากส่งคืนรายการให้งานพัสดุภายในเดือนกรกฎาคม 2551 จะดำเนินการจำหน่าย • 4.หากส่งคืนตั้งแต่เดือนสิงหาคม 2551 – กันยายน 2551 จะรวบรวมรายการให้คณะกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำปี